FRANCISCO ROMERO V.

Profesor
 Cuida de los pequeos costos, un pequeo agujero hunde un
barco
Benjamn Franklin (1706-1790) Estadista y cientfico
estadounidense.
Segn PMBOK, la gestin de costos se distingue tres procesos
1. Estimacin de costos: Calcular los costos de cada recurso.
2. Presupuesto: Asignar los costos estimados a cada actividad
del proyecto.
3. Control de costos: se controlan los cambios al presupuesto del
proyecto.
 Consiste en hacer aproximaciones de cunto costarn los
recursos necesarios para llevar a cabo las actividades del
proyecto.
Los costos pueden ser: mano de obra, materiales, equipamiento,
etc.
Los costos estimados debe ser lo ms realista posible: evitar
sobreestimaciones (grandes reservas para contingencias) y las
subestimaciones. Ambas situaciones pueden generar problemas
con la rentabilidad de los proyectos.
 Al asignar los costos de cada recurso a los distintos paquetes
de trabajo, se obtendr el costo total presupuestado para
cada uno de ellos. La sumatoria de todos los paquetes de
trabajo ser el costo total estimado del proyecto.
El mtodo descendente, o sea de arriba hacia abajo, se asigna
una proporcin del costo total del proyecto a cada partida de
la EDT.
Con el enfoque ascendente, de abajo hacia arriba, se realiza
una estimacin de los precios y cantidades para cada paquete
y luego se suman todos los costos de cada paquete para
obtener el presupuesto total
 Estimacin de Costos Descendente
Se lleva a cabo a partir del presupuesto total, definido en un
$1.000.000, monto que luego se distribuye entre los distintos
paquetes de trabajo.
Estimacin Ascendente
Se debe calcular los costos de cada paquete de trabajo y luego
sumarlos para calcular el costo total del proyecto.
A modo de ejemplo se estimar el costo de los paquetes de
trabajos relacionados con los costos operativos de plantaciones
de olivos para una superficie de 200 hectreas. Se considera:
mano de obra, insumos, equipos, costos variables y se considera
una reserva para contingencia del 3% sobre los costos estimados
 Estimacin Anloga
Consiste en utilizar como base de estimacin los costos de
proyectos similares que se hayan realizado en el pasado. Se
utiliza para la estimacin descendiente y cuando existe poca
informacin. Es poco preciso y sirve como en las etapas iniciales
del proyecto.
Modelos economtricos: regresiones, softwares especializados,
planillas de clculo.
 Se asignan los responsables para realizar cada una de las
actividades del proyecto.
En el proyecto agrcola se han asignado 8 personas para
coordinar 11 actividades. Cada persona va a desarrollar ms
de una actividad a la vez. Se utiliza el histograma de recursos
para cada persona para evitar la sobreasignacin.
 Una vez que se han identificado los recursos del proyecto y se
han estimado sus costos, es necesario volcar toda la informacin
en el presupuesto. El presupuesto va siempre unido al
cronograma de tiempo y las agendas de trabajo.
Mientras ms rpido se quieran realizar las actividades, ms
costosas sern.
 Una vez elaborado el presupuesto, se deben calcular los costos
acumulados a travs del tiempo para establecer la lnea base.
Cuando el presupuesto ha sido aprobado por la organizacin
sirve como base de consenso para comprometer a las personas
involucradas que cumplan con los costos presupuestados y los
plazos estimados.
Un buen presupuesto reduce la incertidumbre que podra
producirse.
Es importante que queden por escrito los supuestos utilizados en
la confeccin del presupuesto y as justificar eventuales desvos
presupuestarios.
 Realizar un presupuesto que subestime los objetivos por alcanzar
porque se piensa que la plana mayor podra aumentarlos.
Sobreestimacin de algunos costos porque sus superiores podran
recortar el presupuesto.
Este tipo de inconvenientes vara segn las caractersticas de la
organizacin y el alcance del proyecto. Una administracin eficiente
no implica utilizar estas malas prcticas. El buen DP puede detectar y
corregir estas distorsiones.
Otro de los problemas que existe es dedicar demasiado tiempo a
detalles minuciosos que lo nico que hacen es agregar informacin
poco til y demorar el proceso de la realizacin del presupuesto.
Se debe concentrar en los costos principales que representan el 95%
del costo total.
 Al momento de pedir presupuestos a distintos proveedores
para estimar los costos del proyecto es comn enfrentarse a
una gran variedad de cotizaciones para un mismo producto o
servicio. Es importante revisar bien el alcance del producto:
calidad servicio posventa, tiempo de entrega, garantas, etc.
Suele ocurrir que los DP utilizan los presupuestos como
herramienta de gestin de la empresa.
 La tcnica del valor ganado es una herramienta para el control
de la gestin donde se integra el alcance, el costo y la agenda
del proyecto.
Para llevar a cabo este anlisis se requiere: costo
presupuestado, costo real y el valor del costo realizado.
Se debe establecer la lnea base de los costos presupuestados,
esta base de define como los costos acumulados a travs del
tiempo.
Costo real devengado: una vez que el proyecto est en
ejecucin, se debe calcular el costo real ejecutado.
 No es correcto comparar la lnea de base del proyecto
(presupuesto) con el costo real devengado, puesto que no
incluye el estado de avance del proyecto.
Valor del trabajo realizado: para estimar este valor es
necesario recopilar informacin sobre el porcentaje de
terminacin de cada actividad del proyecto, luego se debe
convertir ese porcentaje en un valor monetario al multiplicarlo
por el costo total presupuestado para esa actividad.
 Una vez calculado el valor del trabajo ganado, se puede llevar
a cabo un adecuado seguimiento de los desvos
presupuestarios.
Para un informe efectivo del avance del proyecto:
P= Costo Presupuestado
C= Costo Real
T= Valor del Trabajo Realizado
ndice de Variacin de Costos (VC)= T-C, si VC<0 demuestra
ineficiencia en el uso de los recursos
ndice de Desempeo del Costo (IDC)=T/C, IDC<1 muestra
ineficiencia en la utilizacin de los recursos.
 No debe confundirse la forma que se estn gastando los
recursos con la velocidad o lentitud de la tareas realizadas.
Para evaluar el cumplimiento del avance en los tiempos es
necesario comparar el costo presupuestado (P) con el valor del
trabajo realizado:
ndice de variacin de agenda (VA)=T-P, si VA<0, el proyecto
va a terminar ms tarde de lo planeado.
ndice de desempeo de agenda (IDA)= T/P, si IDA<1, est
mostrando retraso o demoras.
Costo estimado al finalizar= Costo estimado original/IDC
Plazo estimado al finalizar = Plazo estimado original/IDA