DIAGRAMAS DE FLUJO

Ing. Wendy Bravo Ross, M.Sc.

Docente de O Y M
 DIAGRAMAS DE FLUJO
Diagramar

Representar grficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o

fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clarifican la interrelacin
entre diferentes factores y unidades administrativas; as como la relacin
causa efecto que prevalece entre ellos.
 SMBOLOS USADOS EN LOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
Es necesario contar con smbolos que tengan un significado preciso y
convenir reglas claras para su utilizacin. Los smbolos de diagramacin
empleados internacionalmente son elaborados por las siguientes instituciones:
American Society of Mechanical Engineers (ASME), aceptados en reas de
produccin pero son escasamente empleados en trabajos de
diagramacin administrativa.
American National Standard Institute (ANSI) ha preparado una simbologa
para representar flujos de informacin del procesamiento electrnico de
datos de la cual se emplean algunos smbolos para diagramas de flujo
administrativos.
 SMBOLOS USADOS EN LOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
International Organization for Standarization (ISO), su simbologa
encaminada para apoyar la garanta de calidad a sus consumidores y
clientes de acuerdo con las normas ISO 9000:2000
Instituto Alemn de Estandarizacin, Deutsches Institut fur Nurmung e. V.
(DIN) ha desarrollado una simbologa para la Norma de manejo de
informacin de la Familia de las Normas ISO.
Diagramas integrados de flujo, son otras simbologas para diagramar sin una
certificacin tan estricta que por su versatilidad es empleada en las
organizaciones, son una representacin grafica de los modelos fsicos y de
comunicacin de un proceso, de lo cual sobresalen dos estilos para escribir
el flujo de datos: 1) Yourdon-De Marco y 2)Gane & Sarson.
 VENTAJAS DE LA TCNICA DE
DIAGRAMACIN
De uso.- Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerrquico.
De destino.- Permite al personal que interviene en los procedimientos identificar y
realizar correctamente sus actividades.
De aplicacin.- Por la sencillez de su representacin hace accesible la puesta en
practica de las operaciones.
De comprensin e interpretacin.- Comprensin de todo el personal de la org o de
otras organizaciones.
De interaccin.- Permite mas acercamiento y coordinacin e/ diferentes unidades,
reas u organizaciones.
De simbologa.- Disminuye la complejidad grafica.
De diagramacin.- Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren
tcnicas ni plantillas o recursos especiales de dibujo.
 RECOMENDACIONES PARA EL
USO Y APLICACIN DE SMBOLOS
Dibujo:
No mezclar varias lneas de entrada y salida en un mismo lado del smbolo.
No debe haber mas de 1 lnea de unin entre dos smbolos.
El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida.
Las lneas de unin deben representarse mediante lneas rectas, en caso
necesario ngulos rectos.
Tamao de los smbolos debe ser uniforme.
 RECOMENDACIONES PARA EL
USO Y APLICACIN DE SMBOLOS
Contenido y uso:
Frases breves y sencillas.
Cuando el smbolo terminal identifique una unidad administrativa, debe incluir
el nombre completo de ella; en caso de utilizar iniciales para identificarla, hay
que anotar su significado al pie de la hoja del diagrama.
El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o
reporte de que se trate.
Si existen varios ejemplares de un documento, el original tiene que
identificarse con la letra o y las copias mediante los dgitos1,2,3,etc. Se
recomienda hacer esta anotacin en el extremo inferior derecho del smbolo.
Contenido de conector pgina debe ser numrico.
 CLASIFICACIN DE DIAGRAMAS
DE FLUJO
1. Que indican sucesin de hechos.
2. Con escala de tiempo.
3. Que indican movimiento.
4. Por su presentacin.
5. Por su formato.
6. Por su propsito.
 CLASIFICACIN DE DIAGRAMAS
DE FLUJO
3. Por su presentacin
De bloque.- En este diagrama los procedimientos se presentan en trminos
generales, con objeto de destacar determinados aspectos.
De detalle.-Presenta procedimientos en su mnima expresin, til para
capacitar personal, supervisar labores, etc.
 CLASIFICACIN DE DIAGRAMAS
DE FLUJO
4. Por su formato
Vertical.- El flujo de las operaciones va de arriba abajo y de derecha a
izquierda.
Horizontal.- De izquierda a derecha en forma descendente.
Tabular.- Conocido tambin como columnar o panormico, en una sola
carta todo el flujo o secuencia de las operaciones y cada puesto
corresponde a una unidad administrativa (segn sea el caso) en una
columna. Su elaboracin se basa en el formato vertical, mas recomendable
Arquitectnico.- Muestra de modo objetivo el movimiento o flujo de
personas, las formas materiales, o la secuencia de las operaciones a travs
del espacio en que se efecta el trabajo.
 CLASIFICACIN DE DIAGRAMAS
DE FLUJO
6. Por su propsito:
De forma.- Se ocupa fundamentalmente de los documentos o reportes con muy
pocas o ninguna descripcin de las operaciones
De labores.- Qu se hace?. Conocido como diagrama abreviado de proceso, por
medio de smbolos indica la secuencia de operaciones quin las hace, dnde y en
qu consisten. Se usa formato vertical.
De mtodo.- Cmo se hace?. Muestra la secuencia de las operaciones, la persona
que debe realizarlas y la manera de efectuarlas. til en RRHH y se usa formato
vertical.
Analtico.- Para qu se hace?. Describe la secuencia de las operaciones, la persona
que debe realizarlas y la manera de efectuarlas, sino tambin para que sirve c/u de
las operaciones del procedimiento.
 CLASIFICACIN DE DIAGRAMAS
DE FLUJO
6. Por su propsito:
De espacio.- Dnde se hace?. Indica el espacio por dnde se desplaza una
persona durante las operaciones del procedimiento o parte de l. Se utiliza el
formato arquitectnico.
Combinados
De representacin con ilustraciones y texto.- Muestra la secuencia utilizando dibujos
y anotaciones que sustituyen la simbologa. Muy accesible.
Diagrama con diseo asistido por computadora.
 CRITERIOS DE APOYO
1er paso
Crear las condiciones ideales para trabajar
2do paso. Recuento de la informacin
Recolectar datos, documentos, estadsticas, normas de calidad, estructura
organizacionales vigente y necesidades detectadas para interrelacionarlas.
3er paso. Elaboracin de un anteproyecto
Definir responsable, descripcin de operaciones, un borrador del
procedimiento.
 CRITERIOS DE APOYO
4to paso. Depuracin e integracin del proyecto de procedimiento.
En el procedimiento escrito:
-Operaciones deben redactarse con verbos en infinitivo
-No repetir verbos o trminos en las operaciones.
-Polticas definidas.
-Conceptos tales como claves de formas o ttulos bien especificados.
-Responsables o reas que intervienen aparezcan con sus nombres correctos.
 CRITERIOS DE APOYO
En el diagrama de procedimiento:
-Que la secuencia de operaciones sea consecuente con el objetivo del
procedimiento.
-Diagramas claros y accesibles.
-Separar operaciones que se lleven a cabo de forma simultnea pero que al
final de cuenta son independientes.
-Evitar uso excesivo de conectores de pgina y decisiones.
 CRITERIOS DE APOYO
En los formatos:
Documentos actualizados.
Que no existan informacin duplicada u omitida.
Los nombres de las reas, puestos, unidades, plazas, claves, etc. sean
coincidentes con la estructura organizacional.
 CRITERIOS DE APOYO
En los instructivos:
Que correspondan a los requerimientos de informacin de los formatos.
Redaccin clara y precisa.
Que la secuencia en que se anoten los nmeros para identificar los datos siga
el orden del formato en cuanto a reas, puestos, unidades, claves, plazas,
etc.
 CRITERIOS DE APOYO
Quinto paso. Presentacin final.
Prepara el procedimiento definitivo
Presentarse al rea o unidad responsable de su aplicacin par su revisin y
aprobacin. En caso de observacin, anotar y formular el procedimiento nuevo.
Una vez aprobado el procedimiento, debe integrarse al manual del procedimientos
del rea o al manual general de procedimientos de la organizacin.
A la par, el procedimiento deber ponerse en conocimiento del responsable de la
funcin de rrhh para que se sume al material de induccin o capacitacin.
Complementariamente, los nuevos formatos debern enviarse al responsable de la
funcin administrativa para que los incluya en el catalogo de formas y programe su
impresin conforme al uso que se les dar. El numero y/o clave del formato en
catalogo debe coincidir con el del procedimiento.