Gesto e Organizao do

Tempo nas equipa de

trabalho

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O que o tempo?

O TEMPO a durao sucessiva de qualquer

fenmeno ou de movimento real das coisas
() propriedade que as coisas tm de
coexistir ou de se sucederem, considerada
objetivamente; sucesso de dias, de horas,
de momentos. ()

Grande Dicionrio da Lngua Portuguesa

Caractersticas do TEMPO

O TEMPO :
IMPRESCINDVEL: Nada se pode fazer sem
ele;

INSUBSTITUVEL: Nada se pode utilizar no

seu lugar;

INEXORVEL: Flui e desaparece, a um ritmo

fixo e inaltervel;

COMPLETAMENTE INELSTICO: No cede,

de todo.
Corrida contra o tempo.

Quantas vezes temos a sensao de

que trabalhmos imenso durante o
dia todo, e no fim do dia parece que
nada est feito.

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(in)felizmente, podemos dizer que no
estamos sozinhos neste problema.

Ter uma gesto de tempo com qualidade talvez seja hoje um

dos principais desafios dos profissionais, e aqueles que
conseguem administr-lo bem, sem dvida tem maior hiptese
de ter sucesso no trabalho, alm de viverem com menos stress
e menos preocupados.

E se j temos dificuldades em administrar o nosso prprio

tempo, o que dizer quando temos uma equipa de trabalho para
gerir?

necessrio :

conhecer cada membro da equipa ao pormenor;

ser sensvel a todos os feddbacks;
ser determinado como lder de equipa;
perceber prioridades;
tolerar;
ser assertivo
5
 O recurso mais valioso da
Gesto o TEMPO.

O Nmero da sorte de qualquer lder de

equipa
Dinmica de Sala
O tempo, as suas prioridades, os
nossos pilares

7
Concluses

8
se no colocarmos as PEDRAS
GRANDES primeiro, nunca seremos
capazes de coloc-las depois.
E quais so as GRANDES PEDRAS
nas nossas vidas? Os nossos
pilares?
11
So a FAMLIA, A PESSOA AMADA, OS
NOSSOS FILHOS, OS AMIGOS, OS
NOSSOS SONHOS, A NOSSA SADE

O resto resto e encontrar o seu

espao, o seu tempo, o seu lugar...

No querendo com isto dizer que a parte

profissional no seja importante a questo
at que ponto somos profissionais se todos os
pilares que falamos no existem

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Num mundo cada vez mais exigente, saber gerir o nosso
tempo tornou-se no s uma necessidade, mas sim uma
PRIORIDADE, na gesto de equipas, gerimos o nosso
tempo e o de cada membro da nossa equipa.

No preciso trabalhar mais,

basta trabalhar melhor.
Einstein
O dia no tem 25 horas, se sente essa
necessidade questione-se:

Aproveita bem as 24 horas?

Trabalhando de modo mais

organizado, possvel cumprir todas as
metas, sem sacrificar a vida pessoal.
 A PSICOLOGIA DA GESTO DO TEMPO

Controle a sequncia dos acontecimentos.

Trabalhe o seu autoconceito.
Seja uma pessoa mais organizada.

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Gerir melhor o tempo pode ajudar-nos

Pense: nunca ter mais tempo do que

aquele que tem hoje e todos ns temos as
mesmas 24 horas. O nosso tempo
precioso. Saber geri-lo garante benefcios
reais e muito menos stress.

Aprenda a melhorar a utilizao do seu tempo.

 QUAIS SO OS SEUS VALORES?

Pergunte: A que d mais valor na vida?

Tudo o que faa deve estar de acordo com os
seus valores.
Tire todos os dias 30 minutos para refletir.
Pense sobre o que est a fazer.
A melhor altura logo de manh.

ONDE QUER CHEGAR?

Pergunte: Que resultados quero ter?

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8 passos para economizar tempo e
melhor gerir a equipa de trabalho

1. Faa um plano e siga-o, chek-list

2. Delegue
3. Seja assertivo
4. Use a tecnologia
5. Evite as interrupes
6. Seja objectivo ao telefone
7. Use a regra do 80/20
8. Evite prolongar as reunies
1. Faa um plano e siga-o

Elabore uma lista de coisas a fazer, evite fazer tarefas que

no contm da sua lista.

Defina objetivos e torne-os quantificveis;

Planeie as tarefas a realizar;

Estabelea prioridades;

Anote tudo o que tem para fazer na agenda;

Um bom truque instituir horas de 50 minutos para ganhar

uma folga entre cada compromisso.
Tanto no trabalho, como em casa
importante que todos tenham conhecimento
da nossa disponibilidade. Isso far com que
os outros respeitem o nosso espao.
2. Aprenda a delegar bem

No tente fazer tudo, pea colaborao;

Ao delegar, faculte as informaes completas e
mostre confiana no outro.

Um dos maiores mitos pensar que, para

uma tarefa ser bem feita, temos de ser ns
a faz-la!

Surpreenda-se!
Etapas da delegao de tarefas:

Analisar escolher as tarefas a delegar;

Nomear indicar o nome do delegado;
Instruir definir a tarefa;
Controlar vigiar e incentivar;
Avaliar examinar e rever o plano de ao.
3. Aprenda a ser assertivo
Como:
Aprenda a dizer NO;

No receie desagradar os outros;

No procure ajudar todos;

No tente fazer coisas a mais.

A assertividade :

Um comportamento aprendido.

Uma aprendizagem por si prprio e

pelos pontos de vista do outro.
Personalidade assertiva:

Capacidade de defesa dos prprios

direitos;
Expresso de sentimentos, interesses
e necessidades, de forma aberta;
Respeito pelo prprio e pelos outros;
Abertura ao compromisso e
negociao.
4. Use a tecnologia

Prefira o e-mail;
Seja sucinto nas suas mensagens;
Analise as tarefas a realizar, o que pode e
deve mudar (recorrendo, por exemplo, ao
computador).
As tecnologias de informao e
comunicao so um grande contributo
para a reorganizao do trabalho. No as
receie, USE-AS!
5. Evite as interrupes

Ligue a agenda electrnica e avise que no

quer ser interrompido;
Quando um colega pergunta se pode conversar
1 minuto; se est ocupado, diga que logo que
possvel ir ter com ele;
Barreiras fsicas (como fechar a porta) podem
ser consideradas, em casos extremos.
6. Seja objectivo ao telefone

Identifique quais as chamadas que precisa

de fazer;
Reserve um perodo para telefonemas e
tente fazer os mais complicados primeiro;
Um bom truque estruturar o que tem
para dizer, antes de efectuar a chamada.
 Se a pessoa for inconveniente ou no
entender a sua necessidade de desligar,
agradea a conversa usando o verbo no
passado, por exemplo:
Foi muito bom termos falado sobre isso.

Se no funcionar use uma desculpa, como a

clssica tenho uma chamada no outro
telefone no telemvel,
 7. Utilize a regra 80/20

Classifique as suas tarefas em:

A Importantes e urgentes.
B Importantes e no urgentes.
C No contribuem para os seus
resultados.
D Delegar.
E Eliminar.

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 Regra 80/20 Principio de Pareto
Pareto, estudou a propriedade da terra em Itlia e o que
ele descobriu foi que 20% dos proprietrios possuam 80%
das terras, enquanto os restantes 20% das terras pertencia
ao 80% da populao restante. Assim nasceu o principio de
Pareto.
EXEMPLOS:uma loja com grande inventrio, para concentrar o
controlo nos itens mais significativos, muitas vezes usa-se o princpio
de Pareto. Assim, controlar 20% dos produtos armazenados pode
controlar, aproximadamente, 80% do valor dos artigos na loja.

A classificao ABC de produtos tambm usada para agrupar os

itens dentro da loja num nmero limitado de categorias.
Os produtos A, 20% dos itens, que geram 80% dos movimentos do
stok sero colocados perto dos lugares onde os pedidos so
preparados para perder o mnimo de tempo possvel na
movimentao de mercadorias dentro do armazm.
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8. Evite prolongar as reunies

Quando depender de si, defina as reunies em

termos objectivos:
Hora incio e fim da reunio;
Assunto(s) a discutir;
Lista das pessoas que vo participar;
Se possvel, marque a reunio para antes do
almoo.
O mau hbito de no ter hora para terminar
uma reunio ou uma tarefa de trabalho no
deve prevalecer. Tome a iniciativa de concluir
a reunio.

importante criar o bom hbito de que

um compromisso tem uma determinada
durao, que, no sendo cumprida,
condiciona o compromisso seguinte.
Gerir o nosso tempo no tarefa fcil.
Estamos, muitas vezes, condicionados ao
modo como os outros gerem o seu prprio
tempo.

Gradualmente, temos que nos educar e fazer

entender a quem nos rodeia a importncia
que tem, para ns, cumprir os diversos
compromissos assumidos, tenham estes
carcter pessoal ou profissional.

Gerir o Tempo Reduz o seu Stress

 EXERCCIO

A Gesto do Tempo

Imagine-se
no
Presente
Quer
Planeie os seus chegar ao
actos a partir do Futuro
Futuro at ao
Presente

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 EXERCCIO

A Gesto do Tempo

Presente
Futuro

Analise os paos
necessrios para
chegar ao Presente

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 EXERCCIO

A Gesto do Tempo

Imagine que tem 4 projetos

planeados
PROJECTOS

1
2 Defina uma meta clara
(objectivo) para cada 1.
3
4

Aqui est o seu tempo

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 EXERCCIO

A Gesto do Tempo

Analise e controle os seus projectos

semana a semana. No deixando nunca
que se afastem dos seus objectivos
PROJECTOS

1
2
3
4

TEMPO
38
Obrigado a todos!!!

E toca a gerir o nosso tempo

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