Administracin y Control de Proyectos

GANTT- CPM - PERT

Michael Silva
2010
PROYECTO:
Serie de Actividades relacionadas entre si, que estn
dirigidas en lograr objetivo especfico.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS:

Planeacin, Direccin y control de recursos con el

fin de cumplir con el plazo requerido, los costos, la
calidad y las restricciones tcnicas.
Planificacin de proyectos
Incluye las actividades de tipo administrativo que
conducen el curso de accin, su cobertura abarca tambin
el rea operacional.

Esta funcin permite establecer

Los objetivos del proyecto
Los pronsticos de tiempo
Recursos que se requieren
Presupuesto
Tipo de organizacin
Las personas que lo van administrar y las que lo van a
ejecutar.
 HERRAMIENTAS DE
PROGRAMACION

Finalidad:

Identificar las variables claves del proyecto,

dimensionarlas, y establecer sus relaciones
recprocas, con el objeto de adoptar medidas
para cumplir principalmente con las metas de
plazos y costos predeterminados.
 Programacin de proyectos
Tiene cobertura especfica, ya que determina el tiempo y las
fases con metas; por lo tanto es parte de la fase de
establecimiento de objetivos.
*Especifica el plan del proyecto con mayor detalle,
comienza con:
la construccin de una lista detallada de actividades
(estructura de la divisin del trabajo)
Un programa detallado de los tiempos para cada actividad, y
La asignacin de personal para el proyecto en las
actividades individuales
 ACTIVIDADES
.
Identificar las tareas necesarias
para alcanzar el objetivo previsto.

Descomponer el proyecto en
subproyectos, y las actividades en
subactividades, de forma que se
reduzca la complejidad de cada una
de las tareas identificadas y se
facilite la determinacin de sus
caractersticas.
 SOBRE LAS
ACTIVIDADES
i. DURACIN (la ms probable).

ii. ORDEN (restricciones en las fecha de

inicio y/o fin de las tareas, y relacin
entre tareas).

i. RECURSOS Y COSTOS (asignacin de

recursos a las tareas, que representan
costes fijos y variables en funcin del
tiempo de participacin).
 SEGREGAR EN
ACTIVIDADES SIMPLES

Importante segregar el proyecto en actividades ms

pequeas.

Permite comprobar si se sobreponen y la forma como

algunas de ellas pueden afectar el resultado de otras.
Se debe dividir y registrar las actividades en grupos,
para que cada conjunto de tareas sea ms manejable y
fcil de detectar al controlar el desempeo y el
progreso y as se reduce el riesgo de errores o
descuidos, ya que todos los implicados conocen
cuales son sus responsabilidades.
PROGRAMACIN DE PROYECTO

LA PROGRAMACIN CONSISTE EN FIJAR,

DE MODO APROXIMADO, LOS
INSTANTES DE INICIO Y
TERMINACIN DE CADA ACTIVIDAD.

Algunas actividades pueden tener

holgura y otras son las
actividades crticas (fijas en el
tiempo).
PROGRAMACIN DE PROYECTO
I.- PASOS:
a. Establecer los tiempos de cada actividad.
b. Construir un diagrama de tiempos
(instantes de comienzo y holgura de las
actividades).
c. Analizar los costes del proyecto y ajustar
las holguras (proyecto de coste mnimo).

II.- RESULTADOS:
a. Disponer de un diagrama de tiempos.
b. Conocer actividades crticas y determinar
la necesidad de recursos.
PLANIFICAR LAS ACTIVIDADES
DEL PROYECTO
Hacer una lista exhaustiva

Agrupar las actividades en orden lgico

Revisar que no falte nada

Codificar a cada grupo

Documentar la lista de actividades

DETERMINACION DE LAS RELACIONES
ENTRE LAS ACTIVIDADES

Al tener la lista de la totalidad de las

actividades para la ejecucin del proyecto,
se determinan las relaciones existentes entre
una actividad y otra; es muy probable que
determinadas tareas tengan que ser iniciadas
antes que otras, y algunas probablemente se
ejecuten simultneamente. Hay tambin la
posibilidad de lograr diferentes alternativas
de efectuar una tarea; es decir, diferentes
secuencias de las actividades.
DESARROLLO DE HERRAMIENTAS

El desarrollo de los mtodos de programacin y

control que se emplean en la actualidad se
originaron en el siglo pasado, como una necesidad
de los sectores de defensa del estado e industrial.
Los mtodos grficos programacin y control de
mas frecuencia de utilizacin son:

Diagrama de barras Gantt

Diagramas de redes o mallas PERT, CPM
Curvas de avance curvas S
Mixtos PERT, curvas S
 DIAGRAMA DE GANTT
El diagrama de GANTT, identifica las
actividades (al nivel de agregacin deseado:
fases o etapas, actividades, equipos,
personas, etc.); las dimensiona en trminos
de unidades de tiempo para su ejecucin,
fijando su inicio y trmino programado;
sealando recursos necesarios y controla el
avance real del proyecto.
Grfica que muestra tanto la cantidad de tiempo,
como la secuencia en la cual pueden
desempearse las actividades.
Tambin es conocida como grfica de barras.
 GRAFICA DE GANTT
Historia:

Es la primera herramienta de planeamiento,

programacin y control de proyectos, apareci
alrededor del ao 1910, desarrollada por Henry L.
Gantt, durante la primera guerra mundial La
evolucin del diagrama de Gantt hacia una red
probablemente surge a finales de la dcada de
1940, cuando aparece el mtodo de pilares de la
marina de Estados Unidos
 CARACTERISTICAS DE LOS
DIAGRAMAS DE BARRAS
Constan de tres partes bsicas: una lnea de tiempo, un
listado de actividades y una barra para cada actividad

Pueden ser presentada en una sola hoja de tal forma que

de un solo vistazo se puede apreciar todo el proyecto y el
avance del mismo.

La longitud de la barra es proporcional al tiempo

estimado para la ejecucin de cada actividad.

Permite visualizar la secuencia de las actividades.

Le permitir saber que hacer y cuando hacerlo.

Permite analizar las situaciones Qu sucedera si?

 LA GRFICA DE GANTT
VENTAJAS

Fcil de elaborar y comprender.

De uso muy comn en la programacin de proyectos,

debido a que son fciles de usar y hay mucha gente que las
comprende.

Mantiene informacin global del proyecto.

Simplicidad en el control de avance del proyecto.

Resulta ms econmica con relacin a los mtodos de redes.

Permite comprobar el progreso general del sistema de tareas
en cualquier punto en el tiempo.
 LA GRFICA DE GANTT
DESVENTAJAS
No indica las causas y como repercute en la fecha final de un
proyecto, cuando hay problemas de retraso en una o ms
actividades.

No muestra relaciones entre tareas ni la dependencia que existe entre

ellas.

El concepto del % de realizacin es un concepto subjetivo.

Difcil de actualizar

Este mtodo es inadecuado cuando se trate de programar proyectos

complejos, debido a que no muestran interdependencia y relaciones
entre actividades y especialmente cuando ocurren cambios. El
mtodo de programacin de proyectos con red resuelve estas
dificultades.
 PROYECTO:
ELABORACION DE
tiempo
tareas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

F
 Grfica Gantt
Eje Vertical:
Siempre Actividades Las barras / Corchetes horizontales
o Trabajos se utilizan para indicar el perodo de
tiempo para cada actividad o trabajo.
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6

Tiempo Eje Horizontal: Siempre Tiempo

DIAGRAMAS DE REDES (grafos)

Un diagrama de red es cualquiera de

las representaciones que vinculan las
actividades y los eventos de un
proyecto entre s, para reflejar las
interdependencias entre las mismas.

Una actividad o evento puede

presentar interdependencias con
actividades o eventos sucesores,
predecesores o en paralelo.
 DIAGRAMAS DE REDES

Estos diagramas de flujos son: CPM (Critical Path

Method) o mtodo de la ruta crtica y el PERT
(Program Evaluation and Review Technique)
En el CPM / PERT, cada actividad es
representada mediante un circulo o nudo, las
flechas entre nudos indican la secuencia en que
se ejecutan las actividades
Como alternativa se puede construir una red de
actividades en flechas, en la que cada actividad
se representa mediante una flecha que conecta 2
nudos o eventos, en este tipo de redes existe un
inicio y un final.
 Metodo Pert
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
desarrollo por la Armada de los Estados Unidos de
Amrica, en 1957, para controlar los tiempos de
ejecucin de las diversas actividades integrantes de los
proyectos espaciales, por la necesidad de terminar cada
una de ellas dentro de los intervalos de tiempo
disponibles. Fue utilizado originalmente por el control de
tiempos del proyecto Polaris y actualmente se utiliza en
todo el programa espacial.
 Mtodo CPM

El mtodo CPM (Crtical Path Method), el segundo

origen del mtodo actual, fue desarrollado tambin en
1957 en los Estados Unidos de Amrica, por un centro
de investigacin de operaciones para la firma Dupont y
Remington Rand, buscando el control y la optimizacin
de los costos de operacin mediante la planeacin
adecuada de las actividades componentes del proyecto.
 Mtodos Pert y CPM

Ambos mtodos aportaron los elementos

administrativos necesarios para formar el mtodo del
camino crtico actual, utilizando
el control de los tiempos de ejecucin y los costos de
operacin, para buscar que el proyecto total sea
ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible.
 METODOS DE REDES
CPM y PERT, son mtodos desarrollados para planificar, programar y
controlar proyectos COMPLEJOS.

DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS

Grfica integrada por las FLECHAS que representan las ACTIVIDADES y por
crculos o NODOS que representa los eventos, ambos unidos de forma tal, que
permiten indicar grficamente la relacin de dependencia cronolgica y
secuencial

D(2)

A(2) B(1) C(1) F(5) G(1)

E(5)
 TERMINOLOGA Y SMBOLOS
Actividad: Es una accin que requiere un tiempo
y es necesaria para la ejecucin de una parte del
proyecto. Se representa en el grafo por una
flecha, con una letra o cdigo encima que la
identifica.

Suceso (evento): Es un instante determinado en

el tiempo que marca el inicio o el final de una
actividad. Se representa en el grafo por un
crculo o figura cerrada en la que se incluye el
nmero de evento, as como fechas relevantes o
retardos.
1 A 2

3 5 7 9
TERMINOLOGA Y SMBOLOS (II)

Restriccin: Es una relacin establecida

previamente que determina el orden de sucesin
entre dos o ms actividades. Se representa por el
smbolo < ".
A B
1
LINEALES: A < B
A
D
B 2
CONVERGENCIA: A < D, B < D, C < D C
B
A 3 C
DIVERGENCIA: A < B, A < C, A < D D
TERMINOLOGA Y SMBOLOS (III)

ACTIVIDAD FICTICIA: Los sucesos que enlaza

significan que coinciden en el tiempo. Aunque se
llaman actividades, realmente no lo son porque
representan una precedencia y no consumen
tiempo ni recursos. Se representan en el grafo
con flechas de trazo discontinuo.
A D
1
A<C

A<D
B 2 C
B<C
 TERMINOLOGA Y SMBOLOS

ACTIVIDAD VIRTUAL (de espera o de demora):

Cuando un suceso est condicionado a cierta
fecha (relativa al tiempo del nudo origen).
Creacin de una nueva actividad que va del nudo
origen al suceso en cuestin y a la que se asigna
un tiempo sin ningn otro recurso.

A 1
d=4
2 B
REPRESENTACION GRAFICA DE
LA SIMBOLOGIA PERT / CPM

0 1 5 7

2
6
 CONSIDERACIONES GENERALES DE
LOS DIAGRAMAS DE REDES

Ruta crtica.- trayectoria que necesita la mayor cantidad de

tiempo para recorrer la red. El tiempo de holgura es cero en la
ruta critica.

Tiempo de holgura.- es la cantidad de tiempo que puede dilatarse

las actividades sin retrasar el proyecto completo.

Menor tiempo probable (optimista).- tiempo requerido para

completar la actividad en las condiciones ms favorables

Tiempo ms probable (probable).- Tiempo necesario para

desarrollar la actividad en condiciones normales.

Mximo tiempo probable (pesimista).- tiempo necesario para

completar la actividad en las condiciones ms desventajosa
posible.
 OBSERVACIONES
La diferencia existente entre el PERT y CPM, se
relaciona con la duracin estimada de cada
actividad.
El CPM, utiliza un tiempo estimado de un solo
punto de duracin de la actividad.
El PERT, utiliza tres tipos de tiempos ( optimista,
probable y pesimista) para cada actividad.
Aunque el PERT y el CPM pueden ser
herramientas muy valiosas el la planificacin y
control de proyectos, no son adecuados en todo
tipo de proyectos.
Si resulta complejo estimar exactamente el
tiempo de cada actividad, mucho ms lo ser para
tres.
 APLICACIN DE TCNICAS PERT
Determinar las actividades necesarias y cundo lo son.
Buscar el plazo mnimo de ejecucin del proyecto.
Buscar las ligaduras temporales entre actividades del
proyecto.
Identificar las actividades crticas, es decir, aquellas
cuyo retraso en la ejecucin supone un retraso del
proyecto completo.
Identificar el camino crtico, que es aquel formado por
la secuencia de actividades crticas del proyecto.
Detectar y cuantificar las holguras de las actividades
no crticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse (en
su comienzo o finalizacin) sin que el proyecto se vea
retrasado por ello.
Si se est fuera de tiempo durante la ejecucin del
proyecto, seala las actividades que hay que forzar.
Nos da un proyecto de coste mnimo.
CONCEPTO DE CAMINO CRTICO
Conjunto o sucesin de actividades
cuyas fechas de iniciacin y
finalizacin estn rgidamente
determinadas, de forma que un
incumplimiento de las mismas a la
hora de la ejecucin comprometeran
el cumplimiento del plazo de
terminacin del proyecto. El camino
crtico representa el mnimo tiempo
en el que podremos realizar el
proyecto.
 HOLGURAS

TIEMPO DE HOLGURA.-

Tiempo de holgura de una actividad es

el tiempo mximo de retraso que puede
experimentar, sin que se retrase el
proyecto completo.
 TAREAS CRITICAS

TAREA CRITICA.-

Tarea que debe realizarse en el tiempo

estipulado caso contrario el proyecto
se retrazara.