Curso Avanzado

Gestin de Proyectos

Curso Avanzado Gestin de Proyectos

NIVELES DE PLANIFICACIN

PLAN

PROGRAMA

PROYECTO

ACTIVIDADES Y TAREAS

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El PROYECTO

Es la unidad bsica de intervencin en la cooperacin para el

desarrollo.

Tiene como finalidad satisfacer un conjunto de necesidades

concretas a travs de la aplicacin de una serie de tcnicas que

ponen en juego un determinado nmero de recursos para

obtener unos beneficios.

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CICLO DE GESTIN DEL PROYECTO

-Viabilidad -Anlisis de participacin

-Impacto
-Anlisis de problemas

-Eficacia
-Anlisis de
-objetivos

-Eficiencia
-Anlisis de
-alternativas

-Pertinencia

-Informes de -Matriz de
-seguimiento -planificacin

-Sistema de -Programacin de
-informacin -actividades

-Realizacin de -Programacin de
-operaciones -recursos

-Factores de viabilidad
-Plan de ejecucin

-Documento del proyecto

-Financiacin
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CICLO DE GESTIN DEL PROYECTO Y EML

Gestin del Ciclo del proyecto Mtodo del marco lgico

- Define las distintas fases de la - Metodologa para la planificacin, el

vida de un proyecto con anlisis, la gestin y la evaluacin de
procedimientos de toma de programas y proyectos, mediante
decisin y actividades de gestin instrumentos que permiten reforzar la
bien definidas participacin y la transparencia, y mejorar
la orientacin de los proyectos

-Proceso de toma de decisin y

de implementacin definido por -Mtodos e instrumentos
la organizacin de gestin de proyectos.

-Gestin del Ciclo del Proyecto -Mtodo del marco lgico

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1. LA IDENTIFICACIN DE PROYECTOS

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 -ANALISIS DE LA
PARTICIPACION

-ANALISIS DE LOS
PROBLEMAS

-ANALISIS DE LOS
IDENTIFICACIN DE PROYECTOS

OBJETIVOS

-ANALISIS DE LAS
ALTERNATIVAS Y
ESTRATEGIAS

-MATRIZ DE
PLANIFICACIN
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NALISIS DE PARTICIPACIN

- Ofrecer un panorama de todas las personas, grupos, organizaciones,

instituciones, autoridades, etc. que de alguna manera van a ser
afectados por la accin de desarrollo.

Se trata de analizar las relaciones sociales (conflictos, alianzas...)

entre las personas y grupos que pertenecen a la realidad sobre la
que se piensa intervenir.
Cada grupo debe ser identificado con sus intereses expectativas,
determinando las relaciones existentes entre los diferentes
colectivos.

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NALISIS DE PARTICIPACIN

1. Identificar a todos los agentes sociales que se encuentren en el

rea de intervencin.
2. Analizar si estos colectivos forman cuerpos coherentes o si
existen unidades menores.
3. Caracterizar y analizar a cada uno de los agentes identificados:

1. Principales problemas.
2. Necesidades e intereses.
3. Fortalezas y debilidades.
4. Interrelaciones, conflictos, etc.

4. Escoger o seleccionar al o a los colectivos beneficiarios.

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 NALISIS DE PARTICIPACIN

PREGUNTAS CLAVE
Cules son los grupos que
ms necesitan ayuda externa?

A qu grupos de inters habra PARTICIPANTES NO PARTICIPANTES

que apoyar para asegurar un
desarrollo positivo?
Directos Indirectos Neutrales Oponentes
Excluidos Perjudicados
Cules son los conflictos que
probablemente ocurrirn al
apoyar a ciertos grupos y qu
medidas pueden tomarse para
evitar estos conflictos?

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NALISIS DE PROBLEMAS

Redactar cada problema (percibido por los implicados) como

una condicin negativa (no ambigua).

Identificar nicamente los problemas existentes, no problemas

posibles o potenciales.

Un problema no es la ausencia de una solucin -- es un estado

existente negativo.

Ejemplo:

No es correcto: No hay pesticidas.

Correcto: La cosecha es destruida por plagas.

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NALISIS DE PROBLEMAS

Escribir cada problema en una tarjeta.

Determinar cual es el problema central, entorno al cual podemos

ordenar los dems.

Determinar las causas que provocan ese problema, preguntndose el

POR QU esa situacin considerada indeseable. Situaremos esas
tarjetas en la parte inferior al problema identificado como principal.

Avanzar hacia abajo preguntndose por las causas de las causas.

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NALISIS DE OBJETIVOS

Se describe la situacin futura que se alcanzar cuando se

solucionen los problemas detectados en el paso anterior.

Los problemas enunciados como situaciones negativas pasan a

convertirse en condiciones positivas de futuro o estados
alcanzados.

La relacin causa - efecto cambia a medios - fines.

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NALISIS DE ALTERNATIVAS

Seala el paso al diseo del proyecto, indicando soluciones

alternativas.

Se trata de determinar dentro del rbol de objetivos los

opciones pueden ser llevadas a cabo con ms posibilidades
de xito, que depender de una serie de factores.

No os olvidis del anlisis de participacin en este paso.

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2. LA FORMULACIN DE PROYECTOS

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MATRIZ DE PLANIFICACIN DE PROYECTO
Conjunto de conceptos interdependientes que describen de modo operativo y en
forma de matriz los aspectos ms importantes de una intervencin. Esta
descripcin permite verificar si la intervencin ha sido construida correctamente,
facilitando el seguimiento y proporcionando una evaluacin ms satisfactoria.

Se trata de una estructuracin del contenido de una intervencin

presentando de una forma sistemtica y lgica los objetivos, resultados y
actividades de una intervencin y sus relaciones causales.
Se indican los factores externos que influyen en la realizacin
satisfactoria de la intervencin.
Se indican los indicadores y sus fuentes de verificacin necesarios para
obtener la informacin sobre los objetivos y resultados.
Por ltimo se definen actividades y costes.

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MATRIZ DE PLANIFICACIN DE PROYECTO
LOGICA DE LA
INTERVENCIN
Objetivo a un nivel superior
al del proyecto al que
OBJETIVO GENERAL
deber contribuir la
intervencin
Efectos esperados por el
proyecto para los
OBJETIVO
beneficiarios directos,
ESPECFICO como una condicin futura
que se espera permanezca
Resultados que la
direccin del proyecto debe
RESULTADOS
lograr y mantener durante
la vida del proyecto.
Acciones que el proyecto
ACTIVIDADES tiene que emprender a fin
de producir los resultados
INDICADORES OBJETIVAMENTE
VERIFICABLES
Descripcin operativa del objetivo en
trminos de cantidad y calidad.
Descripcin operativa del objetivo en
trminos de cantidad y calidad
Descripcin operativa de los resultados
en trminos de cantidad y calidad
RECURSOS
Bienes y servicios necesarios para
llevar a cabo las actividades
CALENDARIO
PLAN DE EJECUCIN
Cmo y quin realizar cada tarea,
asignando responsabilidades
FUENTES DE VERIFICACIN
Indican donde y en qu forma se
obtienen las informaciones
sobre la realizacin de objetivo
Indican donde y en qu forma se
obtienen las informaciones
sobre la realizacin de objetivo
Indican donde y en qu forma se
obtienen las informaciones
sobre los resultados
PRESUPUESTO
Traduccin en trminos
financieros de los medios
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FACTORES EXTERNOS/SUPUESTOS
/HIPOTESIS
Acontecimientos importantes,
condiciones o decisiones fuera del
proyecto necesarias para lograr el
objetivo global
Acontecimientos importantes,
condiciones o decisiones fuera del
control de la gestin del proyecto
necesarias para lograr el objetivo
especifico
Acontecimientos importantes,
condiciones o decisiones fuera del
control de la gestin del proyecto
necesarias para producir resultados
CONDICIONES PREVIAS
Condiciones que tienen que darse
para que sea posible la ejecucin
del proyecto
MATRIZ DE PLANIFICACIN DE PROYECTO
-OBJETIVO
GENERAL

Lgica Vertical de Intervencin

-OBJETIVO
ESPECIFICO

-RESULTADOS

-RECURSOS
-ACTIVIDADES
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MATRIZ DE PLANIFICACIN DE PROYECTO
1er Paso - Objetivo especificado

Los jvenes inmigrantes.

2 Paso Cantidad

500 jvenes inmigrantes

3er Paso Calidad

. 500 jvenes inmigrantes consiguen un empleo en condiciones legales de al

menos 6 meses de duracin
4 Paso Tiempo

500 jvenes inmigrantes consiguen un empleo en condiciones legales de al

menos 6 meses de duracin al final del proyecto

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MATRIZ DE PLANIFICACIN DE PROYECTO

Los recursos son los insumos materiales y no materiales que son

necesarios para ejecutar las actividades planificadas y para
administrar el proyecto
Los costes son la traduccin en trminos financieros de todos los
recursos identificados.
El calendario de actividades es una herramienta que presenta las
actividades del proyecto y que identifica su secuencia lgica, as
como su interdependencia .
Calendario de Recursos: Cada actividad es examinada para
garantizar que los medios necesarios para la ejecucin de la
actividad estn previstos debidamente

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3. LA GESTIN DE RECURSOS

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QUE REQUIERE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO

La medida de cambio del objetivo general al ser a largo plazo se ver en

la evaluacin
OE
Se est alcanzando el objetivo especfico?
Que est
provocando
Conducen los resultados al objetivo retrasos en los
especfico? Indicadores de seguimiento resultados
Resultados previstos?
Conducen las actividades al resultado previsto?
Est
sucediendo
Se han realizado las actividades segn el algo que
calendario y el presupuesto propuestos? debera
Actividades empujar a los
responsables a
Estn disponibles los recursos econmicos, modificar la
humanos y materiales en el momento, ejecucin?
Insumos cantidad y calidad apropiados?

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 CONCEPTOS BSICOS

INSUMOS : Bienes, mano de obra, servicios, tecnologa que se utilizaran para lograr los objetivos

PRODUCTOS: Resultados o servicios especficos generados a partir de los

insumos del proyecto (objetivos de corto plazo).

EFECTOS : Resultados de la utilizacin de los productos , cambios en la manera de hacer las cosas.
Pueden aparecer durante la ejecucin del proyecto pero tambin con posterioridad a su
trmino.

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 QUE INCORPORA UN INFORME DE SEGUIMIENTO

Los informes de seguimiento, es una forma de remitir la informacin a quien la

requiere (cargos directivos superiores, financiadores,..).
Como cuestiones bsicas deben tener en cuenta:
Qu era lo que se quera hacer?

Qu se ha hecho?

Cundo?

Con qu?

Si no se ha hecho: Por qu no?

Qu es lo que se va a hacer? (prximamente).

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RECURSOS ECONMICOS

1. Un presupuesto es un ejercicio de previsin.

2. No se debe asumir un proyecto que no tenga asegurada la

financiacin completa.

3. Un presupuesto debe ser "ajustado", ceido y realista, partiendo de

datos y variables de referencia.

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RECURSOS ECONMICOS. Adaptacin Presupuestaria

1. Un primer anlisis que sera el desglose del presupuesto por actividades,

que nos permitir controlar el gasto por actividades, saber el coste de
conseguir cada presupuesto y saber la necesidad de fondos en el tiempo al
relacionar el presupuesto por actividades con el cronograma de ejecucin.

2. Otro anlisis sera el desglose del presupuesto por partida econmica,

que nos permitir analizar el peso de cada partida en la ejecucin
presupuestaria.

3. Y por ltimo, el anlisis por financiador, para en el caso de que exista

ms de un financiador sepamos que gasto debe justificarse a cada uno de
ellos.

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RECURSOS ECONMICOS. Adaptacin Presupuestaria

a. Una opcin es revisar el tamao del proyecto.

b. Proceder a una reduccin lineal entre los distintos grupos y

partidas presupuestarias.

c. Proceder a una reduccin del plazo previsto de ejecucin que

repercute directamente en una bajada lineal de costes, pero tambin
sobre los resultados del proyecto.

d. Reducir el presupuesto del grupo o partida de imprevistos u

otros gastos, siendo conscientes de los riesgos que ello comporta.

e. Imputar el recorte al bloque de costes indirectos

(administracin, evaluacin...), ante el nivel del prioridad y trascendencia
que puede imprimir un determinado proyecto.
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RECURSOS ECONMICOS. Herramientas de Control de Gasto

Libro de caja.

Libro de banco.

Relacin de Facturas.

Control presupuestario. Arqueo de caja y conciliacin bancaria.

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RECURSOS ECONMICOS. Procedimientos de Adquisicin

1. Gastos corrientes del da a da

Se fijar un lmite mximo para dichos gastos, que se justificar a travs de
recibo o factura justificante del desembolso.

2. Compras de abastecimientos y equipos.

Se fijarn lmites de valor de compra, as como la realizacin de rdenes de
compra autorizadas. Mnimo de 3 ofertas, definindose de antemano los
criterios de seleccin de la oferta.

Transparencia de la contratacin.
Mayor concurrencia de empresas.
Precios ms competitivos y homogneos.
Aseguramiento de la calidad y garantas sobre la debida
ejecucin del contrato.

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RECURSOS HUMANOS

1. Personal asalariado.

2. Personal voluntario

3. Personas participantes

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RECURSOS HUMANOS

Direccin y Coordinacin.

Organigramas y distribucin de funciones y responsabilidades.

Asignacin de recursos humanos

Mecanismos de Toma de Decisiones

Sistemas de Comunicacin Interna y externa del proyecto

Relaciones Externas

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MUCHAS GRACIAS

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