Fases de la Gestin de

Proyectos.
Existen diversos enfoques de la gestin de actividades del proyecto,
incluyendo agilidad, enfoque interactivo, incremental y progresivo.
Independientemente del mtodo empleado, la consideracin cuidadosa
debe darse en torno a aclarar los objetivos del proyecto, objetivos y sobre
todo, las funciones y responsabilidades de todos los participantes e
interesados.

 Inicio.
Determina la naturaleza y el alcance del desarrollo. Si esta etapa no se
realiza bien, es poco probable que el proyecto tenga xito en satisfacer
las necesidades de la empresa. El proyecto clave aqu son los controles
necesarios se incorporen al proyecto. Las deficiencias deben ser
notificadas y una recomendacin que debe hacerse para solucionar los.
 Planificacin.
Despus de la etapa de iniciacin, se disea el sistema de trabajo.
En ocasiones un pequeo prototipo del producto esta construido y probado. La
prueba se realiza generalmente por una combinacin de los examinadores y
usuarios finales, y puede ocurrir despus de que el prototipo esta construido
o simultneamente Los controles deben ser en el lugar que garantiza que el
producto final deber cumplir las especificaciones de la carta del proyecto. Los
resultados de la fase de diseo debe incluir un diseo de producto que satisface el
patrocinador del proyecto, el usuario final, y necesidades de los negocios.
 Ejecucin.
Consiste en a ejecucin de los procesos utilizar para completar los
trabajos definidos en el plan de gestin de proyectos para lograr los
requisitos del proyecto. El proceso de ejecucin implica la coordinacin
de personas y recursos, as como la integracin y realizacin de las
actividades del proyecto, de conformidad con el plan de gestin de
proyectos. Los productos son producidos como resultados de los
procesos realizados tal como se define en el plan de gestin del proyecto.
 Control.
El seguimiento y control consiste en procesos realizados para observar la ejecucin del
proyecto para que los problemas potenciales se puedan identificar en forma oportuna y se
pueden adoptar medidas, cuando sea necesario, para controlar la ejecucin del proyecto.
El beneficio clave es que el rendimiento del proyecto es observado es observado y medido
regularmente para identificar las variantes del plan de gestin de proyectos. En proyectos
multifase, el proceso de supervisin y control tambin proporciona retroalimentacin entre
las fases del proyecto, fin de implementar acciones correctivas o preventivas para que el
proyecto cumpla con el plan de gestin del proyecto.
 Cierre.
Incluye la aceptacin formal del proyecto y la terminacin de la misma. Las
actividades administrativas incluyen el archivo de los documentos e informar de
las conclusiones. Esta fase consiste en:
cerrar proyecto: finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de
proceso para cerrar formalmente el proyecto o una fase del proyecto.
cierre del contrato: completar y resolver cada contrato y cerca de cada contrato,
aplicable al proyecto o fase del proyecto.
 Propuesta.
ELEMENTOS DE UNA PROPUESTA

1. Introduccin: Disear una propuesta es en realidad la creacin de un plan para

un proyecto eficaz
2. Metas y Objetivos:
Metas son los resultados, a largo plazo, que el proyecto pretende lograr. El
proyecto debe ser una parte de una estrategia total para cumplir la misin de la
organizacin. Las metas del proyecto son una expresin de cmo encaja con las
aspiraciones a largo plazo de la organizacin.
Objetivos de un proyecto responden directamente a la misin de la organizacin,
son los productos especficos que guan las acciones de la organizacin y que
derivan en actividades. Es de gran ayuda plantear los objetivos en trminos
precisos, cuantificables y dentro de un plazo determinado.
3. Planteamiento de la necesidad: El planteamiento de la necesidad describe el
problema especfico sobre el cual se enfocar el proyecto. Este deber centrar su
atencin sobre los grupos que se vern impactados. El planteamiento deber incluir el
lugar en donde se llevarn a cabo las actividades del proyecto y los beneficiados.
4. Antecedentes de una organizacin: La seccin de antecedentes de una
organizacin deber resumir el propsito, las capacidades y la razn por la cual su
organizacin est en capacidad de llevar a cabo este proyecto. El nfasis en esta
seccin deber incluir tambin credibilidad y experiencia previa en el campo del
proyecto. Si esta es la primera vez que su organizacin lleva a cabo este tipo de
proyecto, describa las habilidades y pericia con que cuenta su organizacin.
5. Enfoque y operaciones: La seccin de enfoque y operaciones debe describir los
mtodos y actividades que se usarn en el proyecto. Segn el formato, las
propuestas pueden incluir planes de ejecucin que delinean todas las actividades
del proyecto. Por lo general, incluye el plan de trabajo y un cronograma.
Cmo?
Cmo lograr el proyecto sus objetivos? Cules sern sus principales actividades?
Cmo ser conducido el proyecto?
Dnde?
Dnde estar localizado el proyecto?
Cundo?
Cundo ocurrir el desarrollo del proyecto? Cundo ocurrirn las actividades del
proyecto? Cundo, cmo y quin coordinar las actividades, agencias colaboradoras,
otras organizaciones y el gobierno? Cules son las fechas claves para el proyecto
durante su ciclo de vida?
Por qu?
Por qu es necesario realizar el proyecto?
6. Monitoreo, evaluacin e informes:
Toda organizacin debe poder seguir la trayectoria del progreso de sus proyectos a travs
de un sistema de monitoreo y evaluacin. El disear un proceso de monitoreo y evaluacin
para cada proyecto le permitir a su organizacin examinarlo con claridad, medir sus metas,
monitorear el logro de sus objetivos y determinar un marco cronolgico para los resultados
esperados. El sistema deber incluir procesos para vigilar el avance del proyecto, para
someter informes sobre estos avances y para evaluar el estado de las actividades.
 El plan de evaluacin es una revisin peridica y planificada del proyecto que resume el pulso del
mismo, las lecciones aprendidas, las actividades realizadas y su impacto sobre los beneficiarios. Una
evaluacin debe tomar una perspectiva amplia de las actividades del proyecto.
El plan de evaluacin responde a las siguientes preguntas:
Cmo medir el impacto?
Cmo medir el xito y los efectos del proyecto?
Qu le dirn los factores crticos u indicadores de logro que usar para medir el impacto del proyecto?
Qu diferencia causar el proyecto en los beneficiarios?

Los informes son herramientas que sintetizan los resultados del proyecto, incluyen documentacin
peridica de su avance. Tambin pueden incluir actualizaciones financieras, avances en la ejecucin y
evaluaciones peridicas. El informe debe ser escrito para ser revisado por el administrador del
proyecto, el director ejecutivo, as como los grupos de beneficiarios, etc., quines estarn interesados
en el progreso continuo del proyecto.
Los informes responden a la pregunta:
Cmo se va a transmitir los resultados obtenidos?
Qu informacin continua se tendr que vigilar y evaluar?
Cmo va a incorporar en el proyecto de los resultado obtenidos?
Qu informacin ser requerida por terceros (grupos locales, colaboradores, etc.)?
Para quin va dirigido el informe?
7. Presupuesto: Un buen presupuesto se prepara despus de una planificacin
cuidadosa y de una evaluacin de las capacidades, metas y objetivos. El
presupuesto es el plan financiero para la duracin del proyecto. Dicho plan incluye las
contribuciones en especie, las contribuciones en efectivo, contribuciones
proporcionadas por los beneficiarios o por otros y los aportes de la misma
organizacin. Es conveniente incluir una breve descripcin de los procesos requeridos
para administrar fondos en su organizacin, identificar al banco que su organizacin
utiliza, presentar su sistema de informes financieros y el nombre de la persona
responsables de la contabilidad de su organizacin.
8. Sustentabilidad: administracin y financiamiento para el programa La seccin de
sustentabilidad debe incluir una explicacin breve del ciclo de vida del proyecto. La
seccin debe describir cmo el impacto del proyecto continuar despus que ste
haya terminado, o en caso de proyectos continuos, debe describir cmo continuar
sus gestiones una vez concluidos los fondos solicitados. La sustentabilidad de un
proyecto tiene muchas dimensiones: tcnica, administrativa, ambiental, social
y financiera. Debido a que dicha sustentabilidad depende de la influencia mutua de
todas sus dimensiones, el fracaso en un rea puede poner en peligro la
sustentabilidad de todo el proyecto.
9. Materiales de apoyo: Los materiales de apoyo deben incluir cualquier material
adicional que clarifique y refuerce al proyecto, incluyendo los currcula vitae del
personal clave, folletos e informacin sobre la organizacin, cartas de
apoyo, ejemplos de materiales del proyecto, entre otros.
Seleccin y Evaluacin de
Personal.
La Seleccin de personal es un proceso de previsin que procura prever cules
solicitantes tendrn xito si se les contrata; es al mismo tiempo, una comparacin y una
eleccin. Para que pueda ser cientfica, necesita basarse en lo que el cargo vacante
exige de su futuro ocupante (es decir, las exigencias del cargo o descripcin del
puesto). As, el primer cuidado al hacer la seleccin de personal es conocer cules son
las exigencias del cargo que ser ocupado.

Importancia de la Seleccin de Personal

l.- Provee a la empresa de las personas con las calificaciones adecuadas para su
funcionamiento, y con ello, se obtienen las siguientes ventajas:
Personas adecuadas exigen menor capacitacin
Menor tiempo de adaptacin a la organizacin
Mayor productividad y eficiencia
2.- A las personas las ayudas a colocarse en el cargo ms adecuado de acuerdo a
sus caractersticas personales, con ello, se obtienen las siguientes ventajas:
Personas ms satisfechas con su trabajo
Mayor permanencia en la empresa.

Cul es la finalidad de la seleccin de personal?

La finalidad es escoger a los candidatos ms adecuados para el cargo de la
empresa y no siempre el candidatos ms adecuado es aquel que posee las
mejores calificaciones.
La seleccin de personal cumple su finalidad cuando coloca en los cargos de la
empresa a los ocupantes adecuados a sus necesidades y que pueden, a medida
que adquieren mayores conocimientos y habilidades, ser promovidos a cargos
ms elevados que exigen mayores conocimientos y habilidades.
 Supervisin y Revisin del
Proyecto.
Un proyecto es una planificacin que consiste en un conjunto de actividades que
se encuentran interrelacionadas y coordinadas, la razn de un proyecto es
alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto y
un lapso de tiempo previamente definidos. La gestin de proyectos es la
aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las
actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
 Informes.
se clasifican en:
CIENTFICOS: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso;
pertenecen a la categora de memorias cientficas.
TCNICOS: se desarrollan en las organizaciones pblicas o privadas sobre temas de
sociologa, antropologa, psicologa social, etc.; su lenguaje es accesible, pero
mantiene el rigor de la investigacin cientfica.
DE DIVULGACIN: destinados al pblico en general; su lenguaje se adapta a una
persona de mediana cultura.
MIXTOS: destinados tanto a instituciones como al pblico en general; su lenguaje se
adapta a los dos destinatarios.
Por la extensin que tienen pueden ser:
Breves
Extensos
Por las caractersticas textuales (EL INFORME) se clasifican en:
EXPOSITIVOS: contienen una informacin o una descripcin del tema o unas instrucciones. No es
necesario incluir conclusiones, de interpretacin o evaluacin; a veces, reciben el nombre de
dossier (conjunto de informaciones, documentos o papeles recopilados sobre una persona o un
asunto).
ANALTICOS: tienen como objetivo justificar una decisin o accin ya realizada o, al menos,
proyectada. Se denominan tambin propuesta o proyecto.
PERSUASIVOS: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisin en la lnea de lo
que se expone en el informe. Proponen un plan de accin (es el informe ms utilizado en
consultora).

CONTENIDO DEL INFORME

Aspectos formales:
Portada
Ttulo del proyecto
Empresa que solicita el proyecto (cliente)
Empresa que realiza el proyecto
Aspectos Legales:
Documento de entrega y finalizacin
Documento / contrato de solicitud
ndice:
Contenidos del documento
ndice de grficos
ndice de tablas
ndice de figuras
Informe directivo:
Objetivos del estudio
Principales resultados
Conclusiones
Recomendaciones