Dokument Input

Dokument input adalah formulir-formulir atau dokumen sumber dari data yang dikumpulkan dan
dimasukkan dalam sebuah sistem informasi akuntansi. Dokumen input ini dapat melakukan hal-hal
berikut ini:
Otorisasi transaksi secara berurutan
Mendorong tindakan yang perlu dilakukanenunjukkan pertanggung jawawaban
Menyediakan data untuk output dan referensi.
Rancangan Dokumen Input
Lepas dari sumber datanya. Entry data sangat teliti dan kesalahan bisa terjadi kerena faktor
manusia. Proses entry dapat didesain dengan meminimalkan proses manual sehingga kesalahan
dapat diminimalkan.
Dokumen dan formulir hard copy. Dokumen dan formulir yang didesai dengan baik seperti catatan
akuntansi dan dokumen sumber secara khusus bermanfaat dalam memperoleh data yang
diinginkan . beberapa langkah yang dilakukan dalam pendisainanformulir adalah sebagai berikut:
Mengidentifikasi tujuan formulir, penggunanya, dan penyedianya
Mengidentifikasi elemen data dan sumbernya
Memperhatikan masalah pengawasan seperti nomer formulir yang berurut atau tanda tangan
pembuat faktur.
 Preformatted data entry scrreens. Transaksi yang meningkat dapat
dimasukkan melalui sistem komputerisasi via terminal displai vidio on line
dan monitor komputer dalam banyak transaksi dimasukkan ke layar entry
data di computer. Biasanya dengan referensi ke dokument sumbernya
Data entry screen komputer yang dirancang secara baik seharusnya:
1. Memungkinkan entry item data standard langsung dari sistemnya
2. Melakukan perhitungan yang dibutuhkan (menghitung total)
3. Merespon dengan mengklasifikasi data
4. Memindah kursor secara otomatis ke tempat elemen data yang akan
dimasukkan
5. Menyorot tempat yang spesial, pesan eror, dan sebagainya
6. Menyediakan field pertanyaan untuk pengguna
7. Menyediakan fungsi help
 Untuk mengurangi beban kerja, meningkatkan akurasi dan membantu
mengingat entry menggunakan layar komputer, tempat pendekatan yang
digunakan dalam pendesainan data entry screens adalah:
Menu, gambaran yang mencangkup daftar pilihan, dimana pengguna
dapat secara cepat mengidentifikasi dan secara jelas menetapkan langkah
yang diinginkan.
Graphical user interfaces(guis), cara ini memungkinkan pengguna memilih
perintah dengan menandai a pictorial view (icon) dengan sebuah alat
seperti mause
Dialogue prompts. Pertanyaan atau saran yang ditujukan dengan aplikasi
sofware komputer membantu pengguna mencari informasi yang
diperlukan tanpa pemakai perlu megingat-ingat pertanyaan-pertanyaan
berikutnya.
Preformatted screens adalah format tampilan atau formulir softcopy yang
diisi oleh pengguna yang relevan
 Pemprosesan Input Pengumpulan data
Lepas dari data tersimpan dalam bentuk files atau databse. Setiap sistem
informasi akuntansi mengambil data secara terus-menerus dari aktivitas bisnis
untuk diolah menjadi informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan.
Kebanyakan transaksi dimulai dengan kejadian bisnis yang spesifik, seperti adanya
pesanan dari pelanggan atau bukti penerimaan barang. Transaksi juga bisa
bervariasi dari sisi sumber dan waktu. Sifat input yang muncul dari transaksi
tertentu mempunyai aspek yang berbeda dalam hal:
Input terdiru dari data yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi tipe transaksi yang
spesifik.
Input dikomunikasikan dalam beberapa formulir yang bisa jadi bersumber dari
hard copy dan bisa juga dalam bentuk pesan lisan.
Pemprosesan input offline . dalam pendekatan offline untuk pemprosesan input
data transaksi pertama-tama diambil dari dokumen sumber . data tersebut dicatat
sebagai kode-kode. Umumnya dokument untuk sekelompok transaksi ini disatukan
dalam bacth. Lalu bacth transaksi ini diuraikan dalam bentuk yang dapat dibaca
oleh komputer , dengan peralatan offline
 Pemprosesan input online. Pegambilan data online memungkinkan pemprosesan
yang segera terhadap input sehingga kita dapat melakukan edit data, koreksi
kesalahan dan mengumpulkan record transaksi. Entry data yang online
memungkinkan variasi tertentu dalam prosedur berikut ini:
1. Dokument sumber tidak selasu disiapkan sebelum data transaksi di entry.
2. Data bisa dimasukkan dengan alat selai dari entry melalui keyboard
3. Data bisa dimasukkan langsung oleh pihak dari luar perusahaan yang
mengadakan transaksi dengan perusahaan.
4. Data dapat diperoleh dan dimasukkan melalui lokasi yang jaraknya berjauhan
dengan komputer utama.
v Pemprosesan Untuk Memperbaharui / Memedofikasi Data Pemeriharaan Data
Data yang terkumpul melalui proses input digunakan juga dalam tahap
pemeliharaan data. Aplikasi komputer menggunakan input untuk meng-up date
data yang tersimpan. Pemeliharaan data termasuk updating taks dan modifying
taks. Dalam tahapan pemeliharaan data, input mungkin diproses secara periodik
atau segera dan secara berurutan atau langsung.
 Pemprosesan Output Menghasilkan Informasi
Aplikasi pemprosesan transaksi menghasilkan berbagai output
untuk bermacam-macam pemakai. Output ini mulai dari dokumen
sampai dengan laporan. Selain dari informasi rinci, jugadapat
diperoleh informasi yang bersifat ikhtisar. Output disajikan dengan
berbagai cara . dapat disajikan dalam bentuk narasi ,tabel atau
format grafik.
v Dokumentasi Pemprosesan
Karena data dan pemprosesan yang bervariasi, maka kita perlu
memahami tentang pemprosesan. Hal yang sama , referensi
terhadap data juga muncul dalam pendokumentasian proses.
Diagram alir adalah tampilan tampolan gambar dari sistem
pemprosesan transaksi dari alur kerjanya karena pemprosesan
melibatkan arus data dalam suatu sistem.
 v Pendekatan Pemprosesan Alternatif
Dalam setiap tugas perolehan data, pemprosesan data yang tersimpan dapat melakukan dengan segera (on-
line) atau periodik
Pendekaan Pemprosesan Periodik
Pemprosesan periodik, juga disebut dengan pemprosesan bacth atau ditunda , melibatkan pemprosesan data dari
kelompok transaksi pada rentang waktu tertentu . pendekatan ini banyak digunakan oleh perusahaan sumberdaya
komputernya minimal. Langkah penting dalam pemprosesan yang rutin adalah posting data dari bacth transaksi ke
satu atau lebih file .
Tahap ini dilakukan dari input yang sudah dibacth, berurutan dari input online atau langsung dari file outputnya .
1. Updating berurutan dari input yang dibacth
2. Updating sequential setelah entry data online

Enterprise Resqurce Planning

Enterprise resource planning adalah software dengan seperangkat aplikasi yang menyatu untuk perusahaan
dibidang fungsional seperti keuangan dan akuntansi, manajemen sumber daya manusia da pabrikasi dan logistik
v Organisasi File dan Pemprosesan Data
Media Penyimpanan File
Ketika sistem informasi tadak berkomputerisasi, Perusahaan menyimpan banyak data dalam map folder ,kotak,
keranjang atau laci arsip. Banyak data diduplikasi dengan fotocopy formulir dan dokumen dan disimpan
dibeberapa tempat . data tertentu di urutkan atau bahkan dihilangkan dalam formulir dengan maksud untuk
memudahkan penyimpanan arsip. Umumnya manajemen file lebih informal.
 Pemeliharaan File
Fungsi yang dikenal sebagai pemeliharaan file
termasuk kegiatan mengup date . updating atau
posting terdiri dari pembuatan kegiatan rutin dan
perubahan yang relatif sementara terhadap nilai data
yang tersimpan direcord. Updating umumnya terjadi
pada record yang berada di file master. Pemeliharaan
file termasuk tiga kegiatan berikut ini:
Menambah record baru ke file
Mengubah nilai tetap dalam record
Membatalkan record dari suatu file