Externalizacin de Servicios de TI

Tendencias que favorecen la externalizacin

Flexibilidad en un entorno que cambia rpido.

Organizacin puede (y debe) focalizarse en su negocio.
Proveedores externos tienen ventajas: economas de escala,
experiencia, conocimiento de tecnologas.

Outsourcing de TI atractivo cuando:

Productos y servicios son un commodity y no central en el xito del
negocio.
Cunado los sistemas de informacin pueden ser separados fcilmente del
resto del negocio.
Cuando la externalizacin ofrece economas de escala.

FCE: No externalizar porque otros lo hacen, hacerlo por buenas

razones para el negocio
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Riesgos y recompensas
Recompensas:
Ahorro de costos
Aspectos financieros (menor uso de capital)
Servicios y velocidad de respuesta
Tecnologa y habilidades
Menor personal
Cambio organizacional
Riesgos:
Prdida de control
o Responsabilidades de proveedor: asociado a contrato
o Responsabilidades del negocio: evaluar productos y desempeo
FCE:
Decisin de externalizar debe ser el resultado de un anlisis y decisin detallado.
Nunca por incapacidad o ineptitud de la funcin TI.
Balance de riesgos y recompensas.
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Anlisis de Factibilidad
Etapas de proyecto de externalizacin:
Anlisis de factibilidad
Anlisis de requerimientos
Diseo de la relacin a travs de la negociacin de contratos
Desarrollo, construccin e implantacin
Operacin
Expiracin o renovacin
Filtros para el anlisis de factibilidad:
Competencia nuclea, contribucin central al xito competitivo del negocio
Costo de controlar al proveedor demasiado alto
Riesgo tecnolgico por nueva tecnologa
Organizacin preparada
Disponibilidad de proveedores preparados
Volmen para interesar a proveedores
FCE:
Nunca externalizar toda la funcin de TI
Definicin clara del tipo de relacin con el proveedor
Controlar a un provedor tiene costos
Nunca externalizar para resolver problemas internos
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Anlisis de Requerimientos
Definir claramente:
Los objetivos especficos
Los parmetros del anlisis
Cmo obtener la informacin para el anlisis
Formular el RFP (Request For Porposal)
Conocer los costos actuales
Definir requerimientos medibles del servicio
Analizar aspectos de transferir H/W, S/W y personasl al proveedor
Administrar la externalizacin es ms caro que que administrar un
servicio interno
Risego externalizacin = Riesgo de proyecto TI usual + Riesgo de hacerlo
externo
Implica hacer un buen anlisis del riesgo
Definir cmo se va a controlar el riesgo
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FCE Requerimientos
Es esencial una definicin clara de objetivos.
Requerimientos detallados medibles.
Requerimientos en trminos de desempeo del negocio propio como
forma de alinear los objetivos del proveedor con los propios.
Una parte relevante de los costos y requerimientos son futuros y deben
anticiparse.
Identificar todos los costos, algunos pueden estar ocultos en los
presupuestos de los usuarios.
Riesgos sern mayores si: proyecto de tamao grande, complejidad
grande o el proveedor es nuevo.
Evitar que el proveedor se salte la etapa de anlisis yendo directamente
a la alta gerencia.
Chequear las referencias del proveedor.
Establecer etapas y plazos claros para el proyecto y cumplirlos.
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Negociacin de Contratos
Son el medio de control.
No deben existir incertezas y problemas de medicin.
Negociacin debe visualizar el tipo de relacin: proveedor
/ socio.
Incentivos y desincentivos a travs de precios: desde fijos
hasta tiempo y materiales.
Mayor dependencia implica menor poder de negociacin.
Estrategia Win-Win (los dos ganamos).
Partir con contrato propia, si no obtener asesora legal.
De nuevo: etapas y plazos realistas y cumplirlos.
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Transicin hacia Outsourcing
Basarse en tareas, implica anlisis de la organizacin.
Requiere buenas relaciones interpersonales entre
interlocutores.
Un solo contacto para toda la comunicacin oficial.
Posibilidad de compartir espacios fsicos (co-ubicacin)
para mejorar comunicacin.
Administracin es crtica.
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Resumen y Conclusiones
Requerimientos:
Ofertas maduras en el mercado
Madurez organizacional en evaluar y manejar relaciones de outsourcing
FCE:
Poner los mejores gerentes a cargo del proceso
No permitor que los oferentes interfieran en el proceso de decisin
mediante contactos con la alta gerencia.
Contratar consultora para el proceso de decisin si no se tienen las
competencias en casa.
Negociar un buen contrato, debe ser win-win. De nuevo puede requerirse
consultora.
Considerar los elementos clave: alcance, resultado esperado, mtricas,
proceso de cambio, responsabilidades.
Resolver a priori: carta Gantt, algoritmos de costeo, temas de personal.
Dueo del outsourcing debe ser la unidad de negocio: usuario y pagador.
Revisar peridicamente el entorno del negocio local y externo: cambios en
el negocio, costos/beneficios, tecnologa, riesgos.