6.

1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE

6.1.1 Las operaciones econmicas
6.2 FASES DEL PROCESO CONTABLE
6.2.1 Identificacin de las operaciones
6.2.2 Recoleccin o captura de informacin
6.2.3 Clasificacin y registro
6.2.4 Resmenes intermedios
6.2.5 Estados financieros
6.3 Resumen del proceso contable
 6.1 CONCEPTO DE PROCESO
CONTABLE

Es el conjunto de actividades que permiten

incorporar a la contabilidad y expresar a
travs de estados financieros las
operaciones econmicas de una
organizacin.
 6.1.1 LAS OPERACIONES
ECONMICAS

Son los hechos carcter interno o

externo, medibles en dinero, que
afectan o modifican la situacin
financiera y/o los resultados
financieros de una organizacin.
 6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE

1. IDENTIFICACIN 2. RECOLECCIN O
DE LAS CAPTURA DE
OPERACIONES INFORMACIN

5. ESTADOS 3. CLASIFICACIN
FINANCIEROS Y
REGISTRO

4. RESUMENES
INTERMEDIOS
 6.2.1. IDENTIFICACIN DE LAS
OPERACIONES

La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones

econmicas que ocurran en una organizacin

Operaciones
basicas
RUTINARIAS
Operaciones de
TIPOS DE Apoyo
OPERACIONES

NO
RUTINARIAS
 6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS

Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en

desarrollo de las actividades de la organizacin

OPERACIONES
RUTINARIAS Deben ser planificadas

Planeacin de
Operaciones

Donde se deben definir los aspectos relacionados con

la incorporacin de la informacin que ellas originan
a la contabilidad.
 6.2.1.1. Operaciones Rutinarias

Para la obtencin de
los bienes o servicios Generalmente
OPERACIONES
que constituyen el tienen usuarios
BSICAS objeto social de la o clientes
organizacin. externos

Su propsito es Pueden tener

OPERACIONES servir de soporte usuarios o
DE APOYO para la prestacin clientes internos
de las operaciones y externos
bsicas
 6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias

Daos o prdidas por casos fortuitos,

AQUELLAS CUYA Prdidas por fallos judiciales,
OCURRENCIA NO ES Adquisiciones o remodelaciones de
FRECUENTE NI instalaciones,
UNIFORME Procesos de investigacin para el
desarrollo de nuevos productos ,etc..

Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas

a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles
procedimientos especficos.
 6.2.1.3. Aspectos a Definir
de las Operaciones

INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS

QUE CONTABLES: ( Tipo y cdigo de la operacin, partes qie intervienen,
Documentos, cdigos y claves que soportan la operacin, cuantas,
Fecha y hora de la operacin)

MECANISMOS A TRAVS DE LOS CUALES SE REPORTAR

COMO INFORMACIN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones
Peridcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos)

PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIN A

CUANDO LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O
MAXIMO MENSUAL.

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O

QUIEN TRANSMITIR LA INFORMACIN.

DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y DE

CONTABILIDAD
 6.2.2. Recoleccin o Captura de
Informacin

SISTEMA DE CAPTURA A TRAVES DE

INFORMACIN O RECOLECTA LOS MEDIOS
QUE PARA C/U
CONTABLE INFORMACIN DE LAS OPERACIONES
SE DEFINA

DEBE ASEGURARSE QUE TODA

RESPONSABLE LA INFORMACIN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE:
INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD
 6.2.2. Recoleccin o Captura de
Informacin

LENGUAJE COMN (PROPIO DE LA

OPERACIN)

INFORMACIN

TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN

FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)
 6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin

La informacin se clasifica y registra en asientos de contabilidad

Esquema basado en el principio de la partida doble,

ASIENTO DE que permite registrar hechos econmicos
CONTABILIDAD de manera individual o colectiva,
siempre que se trate de hechos homogneos.
 6.2.3. CLASIFICACIN Y REGISTRO
DE LA INFORMACIN

LA PARTIDA CAUSA EFECTO

DOBLE

Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningn significado: el

debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas
se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las
transacciones u operaciones.
6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin

DEBE HABER

El DEBE o cargo El HABER

se coloca a la izquierda se coloca a la derecha.

Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las
cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de
patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.
6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin

Se registran
operaciones que
CUENTAS Activos afecten la
REALES situacin
O DEL Pasivos financiera de la
BALANCE organizacin
Patrimonio

Se registran
CUENTAS DE Ingresos operaciones que
RESULTADO,
afectan los resultados
DE GANANCIAS Y Costos financieros de la
PRDIDAS
organizacin.
O NOMINALES Gastos
6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin

Las cuentas cumplen funciones similares a las de

las cajillas de un ordenador, es decir, permiten
agrupar en expresiones cortas operaciones
econmicas homogneas, lo que finalmente
conduce a que sea posible resumir en estados
financieros todos las operaciones econmicas de
una organizacin.
 6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin
ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

CAJA CTAS X PAGAR CAPITAL

BANCOS OBL. FINANCI. UTILIDAD

CTAS X COBRAR IMP. X PAGAR RESERVAS COSTOS Y

INGRESOS GASTOS
VENTAS SUELDOS
INVENTARIOS OBLIG. LABORA SUPERAVIT
INGRESOS SERV.
PUBLICOS
FINANCIE.
P.P.E
OTROS GASTOS
INGRESOS FINANCIE.
TOTAL
TOTAL TOTAL
TOTAL TOTAL TOTAL INGRES.
INGRESOS GASTOS
ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO
 6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin
Reglas bsicas para afectar las cuentas contables
CUENTA DEBITO
ACTIVOS Cuando surgen o aumentan
PASIVOS Cuando disminuyen o desaparecen
PATRIMONIO Cuando disminuyen o desaparecen
INGRESOS cuando por alguna razn
disminuyen o para cancelar su
saldo al final del ejercicio
COSTOS Y GASTOS Cuando surgen o aumentan
CRDITO
Cuando disminuyen o
desaparecen
Cuando surgen o aumentan
Cuando surgen o aumentan
Cuando surgen o aumentan
cuando por alguna razn
disminuyen o para cancelar su
saldo al final del ejercicio.
6.2.3. Clasificacin y Registro de la
Informacin

CUENTA REGISTRO

CAJA Movimientos de existencias de

dinero en efectivo.

BANCOS Movimientos y disponibilidades en

cuentas corrientes en entidades
banacarias.
INVENTARIOS Movimientos y existencias de
mercancas

CUENTAS POR PAGAR Las obligaciones, pagos y saldos

pendientes con acreedores
 6.2.3.1. El Asiento Contable

De la combinacin de las convenciones debe y haber con las

cuentas surge el asiento contable.

Es la unidad mnima de registro de las

operaciones o transacciones de una organizacin.
ASIENTO CONTABLE
En l se puede registrar una operacin o
un conjunto de operaciones homogneas
(de la misma operacin) ocurridas en un
perodo mximo de un mes.
 6.2.3.1. El Asiento Contable

- Clase o tipo de transaccin, con

indicacin de cdigo de transaccin si lo
tuviere
EL ASIENTO - Fecha y hora de la transaccin, esta
CONTABLE DEBE ltima si la tuviere
CONTENER LA - Documento que soporta la transaccin, si
SIGUIENTE existe, o los cdigos y claves que sustentan
INFORMACIN: la transaccin en caso de transacciones
electrnicas.
- Nombre y cdigo de las cuentas que
intervienen
- Valores dbito y crdito que afectan las
cuentas que intervienen
 6.2.3.1. El Asiento Contable

Ejemplo: El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000

segn Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de Bogot
No 154698.

FECHA Y CDIGO CUENTA DBITO CRDITO

HORA
Septiembre 24 1524 Equipo de computo 2.500.000
2:30 p.m.
1110 Bancos 2.500.000

Para registrar la compra de un

computador IBM, segn C.E.
1355
 6.2.3 Resmenes Intermedios

Dejar una memoria histrica de las operaciones

que efecta una organizacin

A partir de los
asientos contables Producir los estados financieros que
permiten informar a usuarios internos y
se realiza un
externos acerca de los recursos, sus
proceso gradual de usos, su relaciones de propiedad, el
resumen de la OBJETIVOS resultado de las operaciones y los
informacin cambios en los recursos.

Los asientos contables se registran en dos clases

de libros: libros auxiliares y libros principales.
 6.2.3 Resmenes Intermedios

Se llevan para cada una de las cuentas, tanto

de balance como de resultado. Permiten
LIBROS registrar para cada cuenta cada uno de los
AUXILIARES. movimientos dbito y crdito que la han
afectado durante un perodo, e igualmente
las variaciones que con motivo de estos
movimientos presenta el saldo.

Permiten el
resumen de las Libro Diario Columnario
LIBROS PRINCIPALES. operaciones a partir
de los asientos
El Libro Mayor y Balances.
contables.
 6.2.3 Resmenes Intermedios

Libro Diario Columnario. Se registran las partidas dbito y crdito que afectaron una
cuenta durante un perodo, es un libro de movimientos. El resumen de movimientos
del Libro Diario Columnario se traslada al Libro Mayor y Balances.

Libro diario columnario

COMERCIALIZADORA A.B.C. LTDA

C o mp 1105 CAJA 1110 BANCOS 1305 CLIENTES VALORES

FECHA DETALLE No
CODIGO CUENTAS VARIAS

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER

Oct. 1 Comprobante apertura 1 50,000 1524 Equipo de oficina 5,000
3115 Capital Social 55,000
Sumas 50,000 5,000 55,000

Oct. 3 Comprobante de diario 1 1,000 5305 Gastos financieros 1,000

Oct. 4 Comprobante de diario 2 45,000 45,000

Sumas 46,000 45,000 1,000

50,000 46,000 45,000 6,000 55,000

 6.2.3 Resmenes Intermedios

Libro Mayor y Balances

Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un

perodo con el movimiento de ese mismo perodo para obtener del
final del perodo. El movimiento se obtiene de la informacin que se
traslada del libro Diario Columnario.

El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance

General y el Estado de Resultados.
 6.2.3 Resmenes Intermedios

Asientos de cierre o de cancelacin de cuentas de resultado

Como paso previo a la elaboracin del los estados financieros se deben cancelar las cuentas
de resultado o de ganancias y prdidas. El procedimiento de cancelacin es el siguiente:

A las cuentas de resultado que presenten saldo dbito (las de costos y gastos) se las
hace un registro crdito por el saldo que presenten al ltimo da del ejercicio (31 de
diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero.

Costos y Gastos
DEBE HABER
XXX
XXX XXX
 6.2.3 Resmenes Intermedios
A las cuentas de resultado que presenten saldo crdito (las de ingresos) se les hace un registro
dbito por el saldo que presenten al ltimo da del ejercicio (31 de diciembre). Con este
procedimiento su saldo queda en cero.
Ingresos
DEBE HABER
YYY
YYY YYY

La diferencia entre el registro dbito y el registro crdito es el resultado del ejercicio (utilidad o
prdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay prdida.

Perdidas y Ganancias
DEBE HABER
XXX YYY
Prdida Utilidad
 6.2.3 Resmenes Intermedios
Ingresos por ventas $500.000
Costo de mercanca $300.000
Gastos de administracin $100.000
Utilidad del ejercicio $100.000

FECHA Y CDIGO CUENTA DBITO CRDITO

HORA
Diciembre 30 4135 Ingresos operacionales 500.000
590505 Ganacias y prdidas 500.000

FECHA Y CDIGO CUENTA DBITO CRDITO

HORA
Diciembre 30 590505 Ganacias y prdidas 300.000
6135 Costo de mercancas 300.000
 6.2.3 Resmenes Intermedios

FECHA Y CDIGO CUENTA DBITO CRDITO

HORA
Diciembre 30 590505 Ganacias y prdidas 100.000
51 Gastos de administracin 100.000

FECHA Y CDIGO CUENTA DBITO CRDITO

HORA
Diciembre 30 590505 Ganancias y prdidas 100.000
360501 Ganancia del ejercicio 100.000
 6.3. RESUMEN DEL PROCESO
CONTABLE

REGISTROS
AUXILIARES
AREAS OPERATIVAS LIBROS
AREAS Y/O
AUXILIARES
CONTABILIDAD
CONTABLES
ASIENTOS BALANCE
CONTABLES GENERAL
OPERACIONES REG. POR GRUPOS DE
OPERACIONES HOMOGENEAS
RUTINARIAS
LIBRO
OPERACIONES DIARIO
LIBRO
ESTADO
MAYOR
CONTABILIDAD COLUMNARIO Y DE
ASIENTOS BALANCES RESULTADOS
OPERACIONES CONTABLES
NO RUTINARIAS REGISTRO
INDIVIDUAL DE
OPERACIONES
OTROS
LIBROS INFORMES
AUXILIARES
REGISTROS
AUXILIARES
CONTABLES
AREAS OPERATIVAS