Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (Pre

Construction Meeting) dan

Rapat Pembuktian Keterlambatan (Show Cause
Meeting)
IKHTISAR PENANGANAN KEGIATAN/PEKERJAAN

Periode Pra Kontrak Periode Kontrak

Proses Lelang Periode Periode Periode

Persiapan Konstruksi Pemeli-
Pelaksanaan haraan

Pelaksanaan Konstruksi

Design dan Tanda Serah Terima Serah Terima

Dokumen Tangan Sementara Akhir
Lelang Kontrak Pekerjaan Pekerjaan
(PHO) (FHO)
Serah Terima
Pengumuman Lapangan
Lelang
12/11/2017

2 pelakskons manpro
RAPAT PERSIAPAN PELAKSANAAN
(PRE CONSTRUCTION MEETING)
 RAPAT PERSIAPAN PELAKSANAAN
(PRE CONSTRUCTION MEETING)

Kegiatan awal dari tindakan pengendalian oleh Pinpro/Pinbagpro

terhadap pelaksanaan pekerjaan di lapangan adalah penyelenggaraan
Rapat Persiapan Pekerjaan (Pre Construction Meeting). Berita acara PCM
merupakan hasil yang akan digunakan sebagai rencana kerja dan
pegangan dalam pelaksanaan proyek selanjutnya.
Rapat persiapan pelaksanaan (PCM) diselenggarakan selambat-
lambatnya 7 (tujuh) hari setelah dikeluarkannya Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) atau 21 hari setelah penandatanganan
kontrak yang diikuti oleh direksi pekerjaan (Pinpro/Pinbagpro),
direksi teknis (konsultan pengawas), penyedia jasa (kontraktor)
serta unsure perencanaan.
 ACUAN
Undang Undang No. 38 Tahun 2004 tentang Jalan;
Undang Undang No. 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi;
Undang Undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah;
Undang Undang No. 23 Tahun 1997 tentang Pengelolaan Lingkungan Hidup;
Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan;
Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1985 tentang Jalan;
Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2000 tentang Usaha dan Peran
Masyarakat Jasa Konstruksi;
 Peraturan Pemerintah No. 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi;
Peraturan Pemerintah No 30 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Pembinaan Jasa
Konstruksi;
Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang /
Jasa Pemerintah;
Keputusan Menteri Kimpraswil No. 369/KPTS/M/2001 Pedoman Pemberian Izin Usaha Jasa
Konstruksi Nasional;
Keputusan Menteri Kimpraswil No. 339/KPTS/M/2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Pengadaan Jasa Konstruksi oleh Instansi Pemerintah;
 TUJUAN RAPAT PRA-PELAKSANAAN

Tujuan Pre Construction Meeting adalah penyatuan pengertian terhadap hal-hal

penting yang belum tertera dalam dokumen kontrak maupun antisipasi terhadap
kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam pelaksanaan
pekerjaan di lapangan.
 Materi pembahasannya sesuai Surat Dirjen Bina Marga UM.02.05-Db/514 tanggal 19
Maret 1990 dan Keputusan Menteri Kimpraswil No. 257/KPTS/M/2004 tanggal 29 April
2004, antara lain adalah sebagai berikut:

Penerapan klausal penting dokumen kontrak

Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan
Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan
Kendala-kendala yang mungkin terjadi
PENERAPAN KLAUSAL PENTING DOKUMEN
KONTRAK

Pekerjaan tambah kurang;

Pemutusan kontrak;
Mobilisasi;
Pemeliharaan lalu lintas;
Pekerjaan sub kontraktor;
Asuransi;
Organisasi lapangan.
 Pengajuanadministrasi
Prosedur penyelenggaraan pekerjaan
dan persetujuan pekerjaan;
Perpanjangan waktu pelaksanaan;
Ketentuan gambar kerja dan kelengkapannya;
Pengajuan pembayaran bulanan;
Serah terima pekerjaan;
Pembuatan addendum kontrak;
Jadwal pengadaan lahan, penggunaan peralatan dan personil
(mobilisasi);
Review dan penyempurnaan jadwal kerja sesuai target volume, waktu
dan mutu;
Menyusun rencana dan pemeriksaan lapangan (mutual check)
sehubungan dengan review design.
 Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan
pekerjaan

Pelaksanaan konstruksi pondasi jembatan dan bangunan atasnya;

Pelaksanaan rigid pavement pada segmen jalan dengan LHR yang tinggi beserta traffic
management-nya;
Pelaksanaan soil stabilization;
Pelaksanaan produksi agregat dan pondasi jalan serta perkerasan aspal;
Penentuan sumber bahan (quarry), estimasi deposit bahan beserta rencana
Pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan;
Pendekatan terhadap masyarakat sekitar dan jalan menuju quarry serta jalan
angkutannya (haul road).
 Pengendalian Pelaksanaan Persiapan Pengendalian Pelaksanaan 2/7

PESERTA RAPAT PRA PELAKSANAAN

Unsur Proyek : - Pimpro, Bagpro, Ass. Teknik.
- Kaur. T.U., Kawaslap, Pengawas.
Unsur Supervisi : - Chief Supervision Engeneer.
- Site Engeneer.
- Chief Inspector.
Unsur Pelaksana : - Penanggung Jawab Perusahaan.
- General Superintendant.
- Kepala Unit Pelaksana.
 Pelaksanaan PCM

Jadwal
pelaksanaan
(PCM) Peran dan Tugas
Unsur Pelaksana
PCM
pelaksanaan (PCM)
 Jadwal pelaksanaan Rapat Persiapan
Pelaksanaan Kontrak (PCM)
Pimpro/Pimbagpro menetapkan jadwal pelaksanaan Rapat Persiapan
Pelaksanaan (PCM) sesuai batasan yang telah ditetapkan berdasarkan
Keputusan Menteri No. 257/KPTS/M/2004 tanggal 29 April 2004 dan
surat Dirjen No. UM.02.05-Db/514 tanggal 19 Maret 1990 sebagai
berikut:
1. Segera setelah kontrak ditandatangani;
2. Selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari setelah diterbitkannya Surat
Perintah Mulai Kerja (SPMK).
 Peran dan Tugas Unsur Pelaksana PCM
pelaksanaan (PCM)

Unsur Sub Dinas Bina Program Dinas Praswil / Bina Marga

Unsur Dinas / Sub Dinas Praswil / Bina Marga
Unsur P3JJ (Proyek Perencanaan dan Pengawasan Jalan dan Jembatan)
Pinpro/Pimbagpro
Kontraktor
Konsultan
Unsur Sub Dinas Bina Program Dinas Praswil /
Bina Marga
Sebagai nara sumber, pembinaan,
Memberikan pengarahan,
Menegakkan bahwa di dalam pelaksanaan proyek, sewaktu-waktu akan
dilaksanakan uji petik,
Menjelaskan kebijaksanaan AMDAL,
Menjelaskan kebijaksanaan penghijauan,
enjelaskan bahwa quality control untuk pekerjaan jembatan
menggunakan fasilitas Balai Pengujian Departemen Kimpraswil
setempat.
Unsur Dinas / Sub Dinas Praswil / Bina Marga

Sebagai moderator dan nara sumber,

Memberikan pengarahan secara umum pelaksanaan proyek,
Menjelaskan bahwa Pimpro ikut bertanggungjawab terhadap review
design, beserta prosedur survey sampai dengan penyelesaiannya
sebagai pedoman awal pelaksanaan pekerjaan.
Unsur P3JJ (Proyek Perencanaan dan Pengawasan
Jalan dan Jembatan)
Menjelaskan prosedur review design (kaji ulang perencanaan); termasuk:
1. Cara survey,
2. Pembuatan gambar kerja,
3. Pembuatan rekayasa dan laporannya,
4. Proses administrasi review design dan proses addendum serta memorandum.
Menjelaskan kapan review design harus diselesaikan;
Menjelaskan prosedur kerja dan jadwal kerja seluruh tenaga konsultan supervisi serta
kualifikasi personilnya;
Menjelaskan TOR / tugas-tugas dan tanggungjawab konsultan supervisi serta
kualifikasi personilnya;
 Unsur P3JJ (Proyek Perencanaan dan Pengawasan
Jalan dan Jembatan)
Menjelaskan laporan-laporan fisik yang akan dibuat oleh konsultan supervisi
dan distribusi laporan yang terdiri dari:
1. Monthly Executive Summary Report,
2. Monthly Program Report,
3. Quarterly Report,
4. Quality Control Report,
5. Technical Report:
- Review Design / Technical Justification Report
- Technical Report
6. Draft Final Report,
7. Final Report beserta kapan laporan tersebut harus selesai dan dikirim.
 Unsur P3JJ (Proyek Perencanaan dan Pengawasan
Jalan dan Jembatan)
Menjelaskan bahwa konsultan bertanggungjawab dalam pengarsipan
dokumen-dokumen lapangan;
Menjelaskan adanya penilaian performance konsultan dan kontraktor yang
sedang melaksanakan pekerjaan;
Menjelaskan akomodasi dan fasilitas yang disediakan oleh Kontrak
konsultan;
Secara periodik melaksanakan uji petik;
As Built Drawing harus dibuat sesuai standard Praswil;
 Unsur P3JJ (Proyek Perencanaan dan Pengawasan
Jalan dan Jembatan)
Menjelaskan adanya keharusan mencari data-data input original design
kepada Perencana Teknik dalam hal:
1. Tipe perkerasan setiap segmen,
2. Besar lendutan setiap segmen,
3. CBR setiap segmen,
4. Lebar perkerasan setiap segmen,
5. IRI, RCI,
6. SNC (kalau ada)
Untuk itu Supervision Engineer harus berkoordinasi dengan P3JJ.
 Pinpro/Pimbagpro
Sebagai Chairman,
Menjelaskan Struktur Organisasi Pinbagpro.
Membahas struktur organisasi yang diusulkan kontraktor
maupun konsultan supervisi;
Membahas tugas kontraktor mengenai:
1. Survey dan membuat gambar kerja,
2.Rencana pengadaan peralatan personil dan bahan,
3. Penyiapan jadwal pelaksanaan dan S-Curve,
4.Rencana penyelesaian Vector-Diagram setelah Review Design.
 Pinpro/Pimbagpro
Menjelaskan bahwa keterlambatan mobilisasi dapat dikenakan denda;
Menjelaskan kapan dan sebagaimana proses taking over dan final certificate issued;
Menjelaskan perlunya Show Cause Meeting bila terjadi keterlambatan di dalam pelaksanaan
pekerjaan yang mengakibatkan tidak sesuai dengan jadwal semula;
Menjelaskan bahwa 1 (satu) bulan sebelum taking over certificate
dikeluarkan, Pinbagpro mengeluarkan pengumuman kepada masyarakat
sekitar proyek, bahwa proyek akan selesai dengan maksud menghindari
adanya tagihan hutang yang belum dibayar oleh kontraktor;
Menjelaskan mekanisme kerja antara ketiga unsur proyek dalam hal
perlunya request kontraktor sebelum mulai pekerjaan, dan sebelum
mulainya penerimaan pekerjaan (waktunya ditetapkan Pinbagpro);
 Pinpro/Pimbagpro
Menjelaskan kapan serah terima lapangan dilakukan;
Menjelaskan kewajiban pembayaran pungutan retribusi, asuransi kepada
Pemda Tingkat II
Menjelaskan prosedur pembongkaran dan pengarahan barang bekas,
misalnya : Bangunan Atas Jembatan;
Menjelaskan tanggal mobilisasi terakhir dan menjelaskan kapan akhir masa
konstruksi serta sanksi-sanksinya apabila tanggal tersebut dilewati;
Menjelaskan standar laporan harian dan mingguan sesuai standar Praswil;
Menjelaskan proses pengusulan dan pembayaran bulanan (Monthly
Certficate);
Menjelaskan proses pengujian bahan jalan dan proses pengujian bahan
jembatan;
 Menjelaskan perlu atauPinpro/Pimbagpro
tidak perlu dilakukan sendiri pada awal sebelum
dimulainya pekerjaan pondasi jembatan;
Membahas metode pelaksanaan yang diajukan kontrakor pada saat tender;
Menjelaskan bahwa quality control pekerjaan jalan menggunakan fasilitas
laboratories yang disediakan kontraktor dari item pembayaran MOBILISASI;
Menekankan bahwa tidak ada biaya tambahan biaya test bahan untuk
quality control, dan menegaskan bahwa biaya tersebut sudah termasuk di
dalam harga satuan masing-masing pekerjaan;
Menjelaskan perlunya pendekatan terhadap masyarakat setempat dan
Pemerintah Daerah setempat sehubungan dengan rencana kerja yang
berkaitan dengan musim tanam petani setempat, masalah jalan akses ke
quarry / angkutan bahan, pembebasan lahan, pagar, tiang listrik, telepon,
PDAM dan sebagainya;
 Pinpro/Pimbagpro
Menjelaskan bahwa pemilik dibebaskan dari tuntutan pihak ketiga, bilamana terjadi
kelalaian kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaan;
Menjelaskan barang-barang yang menjadi milik (Pemilik) setelah selesainya Proyek;
Menekankan dan mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri;
Membahas tentang item pembayaran yang spesifik :
Beton,
Pemeliharaan rutin,
Agregat kelas B pada bahu jalan,
Pelaksanaan pekerjaan pada masa pemeliharaan (deffect liability period),
Penyiapan badan jalan dibayar setelah pondasi diterima.
menjelaskan adanya Tim Mutual Check selama periode kontrak.
 Kontraktor
Menjelaskan rencana kerja pada saat mobilisasi yang meliputi:
1. Mobilisasi peralatan dan personil,
2. Survey lapangan, meliputi : drainase, perkerasan jalan, struktur.
3. Pengembalian kondisi (reinstatement) dan pekerjaan minor (dilakukan setelah survey lapangan selesai) :
perkerasan jalan bahu jalan,
4. Pemeliharaan rutin (dilakukan setelah diterbitkannya SPMK / dimulainya pekerjaan).

Rencana Kerja dan Review Design: melaksanakan survey untuk pembuatan

gambar kerja (membuat gambar kerja standar survey dan gambar kerja
mengacu pada standar Praswil)
Menjelaskan metode / cara pelaksanaan konstruksi
Menjelaskan struktur organisasi serta tugas dan tanggungjawabnya;
 Kontraktor
Menjelaskan kualifikasi personil kontraktor yang akan dimobilisasi;
Menjelaskan rencana mobilisasi personil;
Menjelaskan bagian pekerjaan yang akan di sub-kontrakkan serta calon sub
kontraktornya;
Menjelaskan rencana penggunaan peralatan, termasuk :
Jumlah dan jenis peralatan,
Rencana kedatangan peralatan

Menjelaskan Rencana Kerja S-Curve.

 Menjelaskan rencana pengadaan Kontraktor
bahan serta surat ijinnya;
Jalan
1. Aspal,
2.Agregat,
3. Tanah timbunan
Jembatan
Lokasi quarry
Kualitas bahan jalan / struktur termasuk cara pengujiannya
Deposit material quarry
 Konsultan
Mencatat seluruh kesepakatan dalam Pre Construction Meeting dan dtuangkan dalam Berita Acara
tersendiri sebagai Dokumen Proyek;
Mempersiapkan formulir-formulir isian, antara lain:
Laporan Harian,
Laporan Mingguan,
Laporan Bulanan / Monthly Progress Report,
Survey lapangan untuk Review Design,
Persiapan Gambar Kerja,
Pemeliharaan Rutin,
Pemeliharaan Berkala,
Betterment,
Perhitungan volume / Back up Data serta Monthly Certificate,
Quality Control,
Request Kontraktor,
Memulai pekerjaan,
 Konsultan
Menjelaskan personil konsultan yang sudah dimobilisasi dan rencana personil lainnya yang akan
dimobilisasi;
Menjelaskan Struktur Organisasi Konsultan dan tugas daripada masing-masing personil konsultan;
Memberikan usulan teknik pelaksanaan yang lebih efisien;
Menjelaskan rencana kerja review design:
Waktu yang diperlukan untuk survey lapangan,
Personil yang terlibat dalam survey lapangan,
Kelengkapan peralatan yang diperlukan untuk survey lapangan,
Lingkup pekerjaan survey,
Alternatif penanganan hasil survey lapangan,
Rencana dan Gambar Kerja yang harus dibuat.
Menegaskan pengambilan lokasi foto dokumentasi : dimana, kapan, berapa kali yang harus
dilaksanakan kontraktor
RAPAT PEMBUKTIAN KETERLAMBATAN
(SHOW CAUSE MEETING)
Show Cause Meeting ( SCM ) atau Rapat Pembuktian Keterlambatan pada
proyek konstruksi. Show Cause Meeting ( SCM ) diadakan oleh Pejabat
Dinas terkait dalam hal ini PPK. Rapat diadakan dikarenakan adanya kondisi
kontrak kerja yang dinilai kritis dan berpotensi waktu pelaksanaan tidak
sesuai dengan shedule yang telah dibuat.
Karena kontrak dinyatakan kritis dalam hal penanganan pekerjaan maka
kontrak kritis harus dilakukan dengan rapat pembuktian Show Cause
Meeting ( SCM ). Pejabat Dinas dalam hal ini PPK harus memberikan
peringatan tertulis kepada kontraktor mengenai keterlambatan dalam
melaksanakan pekerjaan.
Ketentuan Kontrak Kritis sebagai berikut :

Periode I ( rencana fisik pelaksanaan 0 % - 70 % dari kontrak ), realisasi fisik

pelaksanaan terlambat lebih besar 10 dari rencana.
Periode II ( rencana fisik pelaksanaan 70 % - 100 % dari kontrak), realisasi
fisik pelaksanaan terlambat lebih besar 5 % dari rencana.
Rencana fisik pelaksanaan 70 % - 100 % dari kontrak, realisasi fisik
pelaksanaan terlambat kurang dari 5 % dari rencana dan akan melampui
tahun anggaran berjalan.
 Penanganan Kontrak Kritis sebagai berikut :
Pada saat kontrak dinyatakan kritis, Direksi pekerjaan menerbitkan surat peringatan kepada
kontraktor/penyediah dan selanjutnya menyelenggarakan Show Cause Meeting ( SCM).
Dalam SCM PPK, Direksi pekerjaan, direksi teknis dan penyediah membahas dan menyempakati
besaran kemajuan fisik yang harus dicapai oleh Penyediah dalam periode waktu tertentu (uji coba
pertama) yang dituangkan dalam Berita Acara SCM Tingkat Pertama.
Apabila penyediah gagal pada uji coba pertama, maka dilaksanakan SCM II yang membahas dan
menyempakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai oleh Penyedia dalam periode waktu
tertentu (Uji coba kedua) yang dituangkan dalam Berita Acara SCM II.
Apabila Penyedia gagal pada uji coba tahap kedua, maka diselenggarakan SCM III yang membahas
dan menyempakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai oleh Penyedia dalam periode waktu
tertentu (uji coba ketiga) yang dituangkan dalam Berita Acara SCM III.
Pada setiap uji coba yang gagal, PPK harus menerbitkan surat peringatan kepada Penyedia atas
keterlambatan realisasi fisik pelaksanaan pekerjaan
 Apabila dalam hal setelah diberikan SCM III yaitu Rencana fisik pelaksanaan
70 % - 100 % dari kontrak, realisasi fisik pelaksanaan terlambat kurang dari 5
% dari rencana dan akan melampui tahun anggaran berjalan dan penyedia
tidak mampu memenuhi kemajuan fisik yang sudah ditetapkan, maka PPK
melakukan rapat bersama atasan PPK sebelum tahun anggaran berakhir,
dengan ketentuan:
1. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dapat memberikan kesempatan untuk
menyelesaikan sisa pekerjaan paling lama 50 (lima puluh) hari kalender
dengan ketentuan :
Penyedia secara teknis mampu menyelesaikan sisa pekerjaan paliung lama 50 (lima puluh) hari kalender,
dan
Penyedia dikenakan denda keterlambatan sesuai SSSK apabila pemberian kesempatan melampui masa
pelaksanaan pekerjaan dalam kontrak.
2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dapat langsung memutuskan Kontrak
secara sepihak dengan mengesampingkan pasal 1266 kitab Undang-
Undang Hukum Perdata; atau
3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dapat menunjuk pihak lain untuk
melaksanakan pekerjaan. Pihak lain tersebut selanjutnya dapat
menggunakan bahan/peralatan, Dokumen kontraktor dokumen desain
lainnya yang dibuat oleh atau atas nama penyedia. Seluruh biaya yang
timbul dalam pelaksanaan pekerjaan pihak lain sepenuhnya menjadi
tanggung jawab penyedia bedasarkan kontrak awal.