Contenidos

Definicin de la Gestin del Alcance de un Proyecto.

Estructura de Desglose del Trabajo.
Plan de Control de Cambios.
Hoja de Asignacin de Trabajo.
Alcance del Trabajo.
Verificacin del Alcance.
Aceptacin del Trabajo.
Solicitudes de Cambio del Alcance.
Gestin del Alcance del Proyecto
 Gestin del Alcance del Proyecto

Gestin del Alcance del Proyecto

El alcance corresponde a la descripcin de los lmites del proyecto,

define lo que el proyecto realizar para lograr sus metas. El alcance es
el conjunto de todas las operaciones que el proyecto ha definido y que
luego usar para establecer el cronograma y el presupuesto del mismo.
 Gestin del Alcance del Proyecto

Gestin del Alcance del Proyecto

La Gestin del Alcance del Proyecto incorpora aquellos procesos requeridos

para asegurar que se incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo
requerido para completar el proyecto exitosamente.

La preocupacin de la gerencia del proyecto en la gestin de alcance es definir

y controlar lo que est incluido y lo que no est incluido en el proyecto.
 Gestin del Alcance del Proyecto

Gestin del Alcance del Proyecto

La meta de la gestin del alcance del proyecto es salvaguardar la viabilidad del

Proyecto.

En otros trminos, el Contrato del Proyecto establece la totalidad del alcance

del proyecto y esto establece un puente entre los recursos, procesos,
resultados, y metas del proyecto.

La meta de la gestin del alcance del proyecto es salvaguardar la

viabilidad del Proyecto.
 Gestin del Alcance del Proyecto

Todos los cambios al alcance del proyecto deben ser aprobados por la
gerencia y el mandante; este es uno de los requerimientos principales para la
gestin delalcance.

Esto no quiere decir que el objetivo de la gestin del alcance es evitar los
cambios hechos al plan inicial; los proyectos de desarrollo, debido a su ndole,
son iniciados en casi su totalidad, basndose en supuestos generales.

Se espera que mientras el proyecto avanza, informacin complementaria

conducir a nuevas perspectivas que harn que el proyecto cambie su enfoque
y sus planes.
 Gestin del Alcance del Proyecto

Gestin del Alcance del Proyecto

La gestin del alcance consiste en una serie de actividades y etapas para

contribuir al gerente del proyecto a manejar los resultados del mismo, estas
etapas son:

Asignar el trabajo Verificar el Adaptar el alcance

Definir el Alcance del alcance al alcance segn el de acuerdo a
del Proyecto equipo del plan y cambios
proyecto. cronograma. aprobados.
 Gestin del Alcance del Proyecto

Gestin del Alcance del Proyecto

Insumos Procesos Resultados

Contrato del Proyecto
Marco Lgico
Informacin Histrica
Informacin del usuario
Planificar: Definir el alcance del Declaracin del alcance
proyecto, lmites, suposiciones,
restricciones y criterios para
lograr el xito
Hacer: Asignar trabajo a las Estructura de desglose del
personas trabajo
Verificar: Chequear el trabajo Plan de Control de Cambios del
cumplido Alcance
Adaptar: Actualizar el alcance
con los cambios autorizados
 Definicin del Alcance del Proyecto

Establecer el alcance del proyecto, significa establecer todo el trabajo

que el proyecto realizar para lograr su meta final.

El trabajo considera las actividades definidas en el marco lgico y las operaciones

que el equipo del proyecto ha visualizado como requeridas para apoyarlo.

Algunas de las mismas consideran desarrollo de las capacidades del equipo,

gerencia de los interesados en el proyecto, reuniones y presentaciones del
proyecto, y todas las actividades importantes que consumirn los recursos del
proyecto.
 Definicin del Alcance del Proyecto

Declaracin del Alcance del Proyecto

La declaracin de alcance es empleada para desarrollar y aunar un acuerdo

comn del alcance entre los stakeholders del proyecto.

Esta declaracin debe incorporar la fundamentacin del proyecto, una breve

descripcin de los resultados esperados y sus beneficios, un breve resumen
de las mayores restricciones del proyecto, suposiciones y dependencias con
otros proyectos o iniciativas externas y una declaracin de lo que constituye el
xito del proyecto.
 Definicin del Alcance del Proyecto

Estructura de Desglose del Trabajo

Una vez que se ha declarado el alcance, la siguiente etapa para definir el alcance
es particionarla en elementos ms manejables.

El objetivo es desarrollar un listado completo de todas las actividades requeridas

por el proyecto, dicho listado ser empleado para definir los recursos como el
tiempo, habilidades, estimacin de costos y otros.

Adicionalmente, se utiliza como direccionamiento para la medicin de la ejecucin

y monitoreo del proyecto, y apoya una comunicacin fluida de las
responsabilidades del trabajo. El resultado es la Estructura de Desglose del trabajo
o EDT (WBS)
 Definicin del Alcance del Proyecto

Estructura de Desglose del Trabajo

La Estructura de Desglose del Trabajo del Proyecto es la resultante orientada al

anlisis del trabajo involucrado en el proyecto y establece el alcance total del
mismo.

Es un documento bsico en la gerencia de proyectos porque provee las bases para

la planificacin y manejo del cronograma del proyecto, presupuesto y solicitudes
para cualquier cambio o desviacin de los planes.

La Estructura de Desglose del Trabajo tiene la forma de un rbol invertido,

organizada por objetivos; luce como un cuadro organizacional que ayuda a
visualizar todo el proyecto y sus principales componentes.
 Definicin del Alcance del Proyecto

Estructura de Desglose del Trabajo

La EDT es una jerarqua de todo el trabajo del proyecto, es una divisin

vertical, que se mueve desde la meta del proyecto hasta las tareas o sub-
tareas.

Este proceso de descomposicin permite un buen nivel de seguridad en la

estimacin del presupuesto y cronograma finales del proyecto. Muestra todo
el trabajo que necesita ser realizado.

En el nivel superior se encuentra la meta final del proyecto, el segundo nivel

contiene los objetivos del proyecto, el tercer nivel contiene las actividades del
proyecto y dependiendo del tamao y complejidad de cada actividad la
Estructura puede contener un cuarto nivel que describa las tareas.
 Definicin del Alcance del Proyecto
Estructura de Desglose del Trabajo

Primer Nivel Meta

Segundo Nivel Objetivo Objetivo

Tercer Nivel Actividad Actividad Actividad

Cuarto Nivel Tareas Tareas

 Definicin del Alcance del Proyecto

Estructura de Desglose del Trabajo

La dimensin y complejidad de un proyecto establecer el nmero de niveles

que una EDT necesitar. Para ciertos proyectos, se pueden incorporar ms
niveles para mostrar objetivos o metas intermedias.

Otros proyectos establecen la EDT por localizaciones, en donde el proyecto se

realizar o asociar los objetivos acorde al equipo de trabajo que participa en el
proyecto.
 Definicin del Alcance del Proyecto
Estructura de Desglose del Trabajo

Herramienta de Planificacin.

Hace la definicin de un proyecto en trminos de resultado.

Entrega un mtodo para particionar los resultados en unidades de trabajo.

Permite al director de proyectos mostrar la naturaleza jerrquica del

trabajo.

Establece las bases para otros documentos de la planificacin.

 Definicin del Alcance del Proyecto

Estructura de Desglose del Trabajo

 Definicin del Alcance del Proyecto

Plan de Control de Cambios del Alcance del Proyecto

El plan de control de cambios es un componente tremendamente importante
para la gestin del alcance del proyecto puesto que:

Establece el rol del

Especifica el proceso para Identifica las personas con gerente para determinar
someter cualquier cambio responsabilidad para el impacto de los cambios
al alcance autorizar los cambios en presupuesto y
cronograma
 Definicin del Alcance del Proyecto

Plan de Control de Cambios del Alcance del Proyecto

Propsito: Tener la mnima desviacin del alcance. Los componentes de plan

antes descrito son:

Formulario que registra las solicitudes de cambios de alcance.

Forma de
Registra justificacin, persona y fecha.
Pedido

Se utiliza para determinar el impacto del cambio en el alcance del

Anlisis del
proyecto.
Cambio
 Definicin del Alcance del Proyecto

Plan de Control de Cambios del Alcance del Proyecto

Los interesados clave del proyecto sern quienes realicen la

Aprobacin del
aprobacin de cualquier cambio.
Cambio

Se debe actualizar cualquier plan del proyecto que sea

Actualizacin
importante, incluyendo cronograma, presupuesto, declaracin,
del Alcance marco lgico y la EDT.

Cuando se ha realizado la actualizacin de los planes y alcance,

Comunicacin el director de proyectos comunicar al equipo de proyectos,
interesados y gerencia las implicaciones.
 Asignacin del Trabajo del Alcance

Cuando se han detectado y definido todas las actividades y operaciones para

poder cumplir con el proyecto, la siguiente etapa de la gestin del alcance es la
asignacin del trabajo a los involucrados del proyecto.

Es muy importante considerar que los recursos para esta etapa incluyen:

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).

Cronograma del Proyecto (define los tiempos de actividades).
Matriz de Requerimiento de Recursos (Identifica las habilidades y define el
equipo de proyecto necesario).
 Asignacin del Trabajo del Alcance
Hoja de Asignacin de Trabajo

Las personas responsables del proyecto recibirn la asignacin del trabajo

definida en la EDT para que las ejecuten. Dependiendo de cada etapa del
proyecto, cada uno de los trabajos y actividades se van asignando para su
ejecucin. Los elementos bsicos que debe contener la hoja de asignacin de
trabajo son:
Fecha estimada de trmino de la actividad.
Responsable de la Actividad.
Lugar de ejecucin de la actividad.
Descripcin de las actividades a realizar.
Esta asignacin de trabajo se puede realizar a nivel de objetivo o bien a nivel
de actividad.
 Asignacin del Trabajo del Alcance

Alcance del Trabajo (ADT)

De forma anloga a la hoja de asignacin de tareas es el Alcance del trabajo.

Sin embargo, la diferencia principal es que el trabajo asignado corresponde a
un contratista o bien consultor para asignar un trabajo especfico del proyecto.

Cuando el contratista o consultor ha finalizado el trabajo o actividad que le fue

encomendada debe presentar un documento que informe acerca del trabajo
realizado en cuanto a progreso y resultados obtenidos.
 Verificar el Trabajo

Verificacin del Alcance

Esta etapa considera revisar exhaustivamente los resultados para asegurar

que cada uno se ha cumplido a cabalidad.

El proceso de verificacin debe definir y documentar el nivel y dimensin de los

realizado, as como tambin las tareas o actividades que se han concretado.

La verificacin del alcance es distinta al control de calidad, puesto que la

verificacin se enfoca principalmente a la aceptacin de los resultados,
mientras que la gestin de la calidad del proyecto se refiere a alcanzar las
expectativas de calidad para los resultados.
 Verificar el Trabajo
Aceptacin del Trabajo
La aceptacin del trabajo es la etapa posterior a la verificacin del alcance y
corresponde a la documentacin del resultado de las actividades que han sido
aprobadas o rechazadas por el usuario o mandante.

El director de proyectos deber lograr la aceptacin formal de los trabajos

realizados.

En proyectos de menor envergadura, una firma del representante de los

usuarios es ser suficiente para obtener la aprobacin del trabajo entregado.
Para proyectos de mayor dimensin, la organizacin o el mandante debe
identificar quien debe aprobar los resultados del proyecto.
 Verificar el Trabajo

Solicitudes de Cambio

En determinadas ocasiones cuando se realiza la entrega del trabajo, as como

tambin la verificacin de ste, se pueden formular solicitudes de cambio del
alcance.

Lo anterior basado en nuevas perspectivas que han surgido en el proyecto o

cambios en las condiciones, supuestos o nuevas oportunidades.

Estos cambios se pueden incluir en los enfoques o estrategias que finalmente

afectarn el alcance del proyecto.
 Verificar el Trabajo
Solicitudes de Cambio

La decisin de aceptar o rechazar un cambio se debe basar en algunas reglas.

La lgica bsica para aceptar un cambio debe ser:

La gerencia,
El cambio usuario y
El cambio Es factible
aumenta el mandante
es inevitable el cambio aprueban el
beneficio cambio
 Adaptar el Alcance

Cuando las solicitudes de cambios al alcance han sido autorizados, el equipo

de proyecto debe actualizar todos los planes y realizar una comunicacin a los
interesados, para informarlos acerca de los impactos de los cambios.

La etapa de adaptar el alcance es una etapa cuya finalidad es incluir los

cambios que significarn mejoras al proyecto y aumentarn la posibilidad de
xito.