13 de Marzo de 2005 Lic.

Miguel Ángel Moreno Hierro

 CONTENIDO:
1. OBJETIVO
2. MALOS HABITOS EN LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO
• MINUTOS QUE NADIE VE
• EL MAL DE POSPONER
3. SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO
• MINUTOS QUE NADIE VE
• MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO
4. ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y TRABAJO EN EQUIPO
• TRABAJO EN EQUIPO
• JUNTAS EFECTIVAS DE TRABAJO

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 1.- OBJETIVO
AL FINALIZAR LA SESION SE TENDRAN LA IDENTIFICACION
CLARA DE LOS MALOS HABITOS RELACIONADOS CON LA
ADMINISTRACION DEL TIEMPO, ASI COMO LOS
CONCEPTOS BASICOS REFERENTES A UNA
ADMINISTRACION DEL TIEMPO EFECTIVA.

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 2.- MALOS HABITOS EN LA ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
“Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede
comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden
rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar
una vida”. José Ingenieros, escritor.

“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y
luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través
del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan
alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en
manos del azar, no tarda en reinar el caos”. Víctor Hugo, escritor.

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 2.- MALOS HABITOS EN LA ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
• Estimación de tiempos para solucionar problemas,
desplazarse, son irreales.
• Carga de trabajo mal planeada.
• Intentar hacer demasiado en un tiempo corto.
• No saber decir “NO”.
• Confusión de prioridades en la asignación del
tiempo.

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 2.- MALOS HABITOS EN LA ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
• Metas inalcanzables.
• Anotaciones de cómo se va a utilizar el tiempo al
final del día.
• No se anotan los compromisos.
• La falta de planeación impide plantear soluciones y
alternativas creíbles .
• Inseguridad por la medición.

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 2.- MALOS HABITOS EN LA ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
Los minutos que nadie ve
Los minutos sueltos son como las habitaciones de hotel: la que
no se ocupe hoy se pierde, pues ese ingreso dejado de obtener
hoy no puede recuperarse mañana.

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 NO DIGAS QUE NO TIENES TIEMPO SUFICIENTE.
TIENES EXACTAMENTE EL MISMO NUMERO DE
HORAS POR DIA QUE TUVO HELLEN KELLER,
PASTEUR, MIGUEL ANGEL, LA MADRE TERESA,
LEONARDO DA VINCI, THOMAS JEFFERSON Y
ALBER EINSTEIN.
H. Jackson Brown.

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 2.- MALOS HABITOS EN LA ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
Los minutos que nadie ve
FUENTE DE “MINUTOS AL MENUDEO”
• Viajes • La computadora
• Reuniones • Intervalos y
• Teléfono suspensiones
• Interrupciones • Demoras en
ajenas general
• Esperas que no
son demoras

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 2.- MALOS HABITOS EN LA ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
El mal de posponer
El trabajo duro normalmente es el trabajo sencillo y fácil que no
se hizo en el momento apropiado
¿Por qué se posponen actividades?
• Mejor más tarde, cuando sea el mejor momento.
• Mejor más tarde, cuando este de ganas.

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 PENSAR EN TODO EL TIEMPO QUE TE OCUPARA
LLEVAR A CABO ALGO, SUELE LLEVAR
HABITUALMENTE A QUE NO SE HAGA.
Eva Young.

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 2.- MALOS HABITOS EN LA ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
El mal de posponer
Se dice que no se tiene tiempo para realizar las actividades, sin
embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.
¿Qué genera el posponer actividades?
• Falta de objetivos claros
• Subestimar la dificultad de las tareas o el tiempo necesario para
completarlas
• Sentir que las tareas son impuestas sin necesidad desde el
entorno
• Tareas demasiado ambiguas

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 2.- MALOS HABITOS EN LA ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
El mal de posponer
No permitas que el día de ayer ocupe el día de hoy.
El posponer actividades esta directamente relacionado con:
• Habilidades de toma de decisiones mal desarrolladas.
• Miedo al fracaso o fallo.
• Miedo al éxito o a la consecución de objetivos.
• Perfeccionismo (en el sentido negativo).

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 2.- MALOS HABITOS EN LA ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
CONCLUSIONES
El no administrar el tiempo de manera efectiva, sin planear y sin
aprovecharlo impacta directamente en:
• La calidad de nuestro trabajo
• La consecución de los objetivos
• El esfuerzo que debemos aplicar
• El trabajo de nuestros compañeros
• Nuestra calidad de vida

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 3.- SISTEMATIZACION EN LA ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
Los minutos que nadie ve
Para aprovechar esos minutos que nadie ve es necesario saber
reconocerlos al instante, saber en que podemos aprovecharlos,
tener a mano las herramientas para poder aprovecharlos.
¿Qué podemos hacer en los “minutos que nadie ve”?
• Leer (informes, reportes, correos electrónicos)
• Escribir (cartas del trabajo, minutas de una reunión, síntesis,
check list)
• Planear
• Vaciar memoria (lista de ideas)

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 3.- SISTEMATIZACION EN LA ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
Los minutos que nadie ve
Los minutos que nadie ve pueden emplearse para realizar
actividades que no necesitan gran cantidad de tiempo pero que
impactan en los resultados finales de nuestro trabajo
¿Qué podemos hacer en los “minutos que nadie ve”?
• Liquidar la menudencia.
• Cambiar el método.
• Aprovechar la simultaneidad.

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 3.- SISTEMATIZACION EN LA ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
Mejorar la administración del tiempo
El objetivo de la administración del tiempo es, al igual que
cualquier administración, el eficientar el proceso, esto es, obtener
el máximo beneficio reduciendo la inversión necesaria.
Reglas para la administración del tiempo:
• Enumerar los trabajos o metas diarias.
• Registrar cada actividad en periodos establecidos de tiempo
• Definir la prioridad y el objetivo de cada actividad
• Si la actividad no va a ser continuada, determinar cuando se
va a detener y cuando inicia de nuevo.

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 LA MALA NOTICIA ES QUE EL TIEMPO VUELA.
LA BUENA ES QUE TU ERES EL PILOTO
Michael Altshuler

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 3.- SISTEMATIZACION EN LA ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
Mejorar la administración del tiempo
Reglas para la administración del tiempo:
• Determina que quieres hacer con tu tiempo.
• Diferencia entre urgente e importante.
• Conoce y RESPETA tus prioridades.
• Dirige tus acciones a conseguir los resultados planeados.

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 3.- SISTEMATIZACION EN LA ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
Mejorar la administración del tiempo
• Elabora una lista de actividades regulares de la semana
completa con una tolerancia de 15 minutos (presupuesto del
tiempo).
• Utiliza los últimos 20 minutos de tu día de trabajo a planear el
día siguiente.
• Actualiza tu plan de actividades y los logros. (% Logro de tu
plan)
• Establece compromisos de tiempo definido. (objetivos medibles
y cuantificables).

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 3.- SISTEMATIZACION EN LA ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
Mejorar la administración del tiempo
• No te desesperes porque no logres una planeación adecuada
rápidamente.
• Si puedes, delega las actividades rutinarias que no implican un
alto valor dentro de la consecución del objetivo.
• Mantén a la vista la agenda del día, te ayudara a tenerla
presente y mejorar la planeación.
• Con tu plan concéntrate en una actividad cada vez. Contempla
cada una en su ejecución como algo aislado.

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 3.- SISTEMATIZACION EN LA ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
Mejorar la administración del tiempo
• Conoce como estas gastando tu tiempo. Analiza los resultados
de tu planeación, tu cumplimiento a los logros.
• Ten en cuenta los resultados cuando planees de nuevo tu
tiempo.

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 3.- SISTEMATIZACION EN LA ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
Características del buen administrador del tiempo
• El 80 % de los asuntos los resuelve de manera inmediata, los
elimina, los delega o los toma bajo su control
• Recopila toda la información existente e invita a los
involucrados a una mesa de trabajo
• Delegan con claridad y precisión para asegurarse que se ha
comprendido lo asignado
• Establece objetivos junto con las decisiones tomadas.
• Establecen posibles cursos de acción que llevan a la
consecución de objetivos de manera más rapida.

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 3.- SISTEMATIZACION EN LA ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
Características del buen administrador del tiempo
• Definen alternativas con pros y contras.
• Analizan las diferentes alternativas de manera sistemática para
elegir la mejor opción.
• Llevan un control y un seguimiento de lo delegado, por medio
de reportes.
• Dan seguimiento DIARIO a los pendientes IMPORTANTES.

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 UNA PERSONA SABIA LO HACE AL MOMENTO Y
DE UNA VEZ, LO QUE UN TONTO LO HACE AL
FINAL. LOS DOS HACEN LO MISMO, SOLO QUE EN
DIFERENTES MOMENTOS.
Baltasar Gracian

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 4.- ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y TRABAJO EN
EQUIPO.
TRABAJO EN EQUIPO
El Equipo de trabajo es un grupo de personas con objetivos y
expectativas comunes en colaboración, manteniendo un contacto
y realizando una acción coordinada para lograr su desarrollo
integral.
Que se requiere para trabajar en equipo:
• Un objetivo común. • Retroalimentación.
• Cohesión. • Preparación.
• Cooperación. • Confianza.
• Competencia. • Ambiente propicio
• Buena Comunicación.

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 4.- ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y TRABAJO EN
EQUIPO.
TRABAJO EN EQUIPO
Los beneficios de trabajar en equipo vienen dados por la sinergia,
se consigue más con un equipo, que con un conjunto de
individuos.
Aspectos críticos del trabajo en equipo:
• Diversidad de habilidades y carácter de los integrantes del
equipo.
• Dirigir los esfuerzos de los miembros del equipo a la
consecución de los objetivos del equipo.

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 4.- ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y TRABAJO EN
EQUIPO.
TRABAJO EN EQUIPO
Tips para lograr el éxito del trabajo en equipo:
• Asegurate de que los objetivos estan claros y aceptados por
los miembros del equipo
• Evita la duplicidad de responsabilidades y el vacío de las
mismas. Define quien hace que.
• Construye la confianza de tu equipo mediante una atmósfera
de honestidad y apertura de ideas.
• Para decisiones que dependen del compromiso del grupo y su
consenso, haz que todo el grupo este en el proceso de toma de
decisiones.

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 4.- ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y TRABAJO EN
EQUIPO.
TRABAJO EN EQUIPO
Tips para lograr el éxito del trabajo en equipo:
• Asegúrate de que no están bloqueadas las líneas de
comunicación y mantén informado a tu equipo de trabajo.
• Pon especial atención en los asuntos interpersonales dentro
del grupo. Detéctalos rápidamente y actúa hasta la completa
solución.
• No pierdas la oportunidad de hacer empowerment con tu
equipo, felicítalo y dales las gracias por el trabajo individual
dentro del equipo.
• Se justo. Retroalimenta tanto lo bueno como lo malo.

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 EL MEJOR EJECUTIVO ES AQUEL QUE TIENE EL
SUFICIENTE SENTIDO COMUN COMO PARA
SELECCIONAR A UN BUEN GRUPO DE HOMBRES
PARA HACER LO QUE QUIEREN HACER, Y LA
SUFICIENTE CONTENCION COMO PARA NO
ESTAR EN MEDIO CUANDO ELLOS ESTAN
HACIENDOLO.
Theodore Roosevelt

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 4.- ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y TRABAJO EN
EQUIPO.
JUNTAS EFECTIVAS DE TRABAJO
Sirve para evaluar los resultado del trabajo y acciones realizadas
y visualizar los problemas posibles en el siguiente periodo y las
acciones a realizar
No sirven para:
• Pelearse
• Justificarse
• Defenderse
• Analizar problemas sin llegar a soluciones efectivas.

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 4.- ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y TRABAJO EN
EQUIPO.
JUNTAS EFECTIVAS DE TRABAJO
Aspectos para hacer una junta efectiva de trabajo
Cada uno debe conocer el resultado de su trabajo y el estado del
objetivo, desviaciones encontradas y acciones tomadas a cabo.
La junta debe estar planeada, contar con agenda, minuta,
tiempos, asuntos a tratar.
Tomar notas de que se habla.
Determinar responsables y fechas compromiso para las
decisiones tomadas en la junta.

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 4.- ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y TRABAJO EN
EQUIPO.
JUNTAS EFECTIVAS DE TRABAJO
PAPEL DEL DIRIGENTE
- Para ser un dirigente eficaz y dinámico , no se
requiere ser un super hombre.
- Tener confianza para aceptar la responsabilidad
de liderazgo.
- Hay que tener que decir y comprometerse a
trabajar.
- Se necesita juicio y tacto al igual que congruencia.
- Saber cuando decir algo y cuando abstenerse de
decirlo.
- En los debates se comporta como policía de
tránsito, pero no impone con su garrote su
autoridad.
- Saber motivar a los asistentes.
- Evitar que los vociferantes roben cámara.
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PAPEL DEL PARTICIPANTE
- Debe ser un catalizador del cambio.
- Analice su participación . Si habla demasiado trate
de cerrar la boca y dar la oportunidad a los demás
de hablar.
- Si se distrae, procure concentrarse y expresar
pausada y elocuentemente sus ideas.
- Si ha estado atacando, cambie su actitud y
procure
brindar apoyo a las ideas que considere que
pueden dar resultado.
- Trate de propiciar un ambiente de equipo.
- Procure mantenerse a la expectativa y escuchar
todo lo que sea importante.
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 JUNTAS EFECTIVAS DE TRABAJO
Area: ______________________________
Fecha: ______________________________
Hora : ______________________________
Al inicio de la junta cada uno deber á contestar:
1 . Resultados del día/semana anterior
2. Objetivo (Plan vs Real)
3. Desviaciones del Plan y acciones tomadas
4. Soluciones y alternativas
5. Costo del problema Agenda

1.______________________________________________________________________________________________
__
2.______________________________________________________________________________________________
__
3.______________________________________________________________________________________________
__
4.______________________________________________________________________________________________
__
5.______________________________________________________________________________________________
__
Participantes:
Nombre Area
________________________________________ ___________________________________________
________________________________________ ___________________________________________
________________________________________ ___________________________________________
13 de ________________________________________
Marzo de 2005 ___________________________________________
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 JUNTAS EFECTIVAS DE TRABAJO

AREA :___________________________________________ HORA DE INICIO:____________________

FECHA:__________________________________________ HORA DE TERMINO:_________________

Soluciones Responsable Fecha de Costo $ / Tiempo

Problema
Estimadas cumplimiento

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 EVALUACION DE COMPORTAMIENTO POSITIVO EN UNA JUNTA

Indicadores
PARTICIPANTES
de
Evaluación

Cumple con el horario establecido.

Fomenta la participación.

Propone soluciones a los

problemas.

Actúa de mediador.

Confronta a quien quiere

dominar la J. E.T.

Resume acuerdos o puntos

de interés.

Sigue una agenda preestablecida.

Aporta nuevas ideas.

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 EVALUACION DE COMPORTAMIENTO NEGATIVO EN UNA JUNTA

Indicadores
PARTICIPANTES
de
Evaluación

No participa de la discusión.

Domina la J.E.T sin permitir

que otros aporten.

Toman los asuntos en un plano

personal y no profesional.

No acepta retroalimentación
para mejorar.

Fomenta discusiones fuera

del tema.

Nos sustenta sus puntos con

pruebas suficientes.

Interrumpe la junta para hacer o

tomar llamadas.

No respeta el tiempo de la
J.E.T.

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 ES INCREIBLE LO QUE SE PUEDE CONSEGUIR
CUANDO A NADIE LE IMPORTA COLGARSE LA
MEDALLA.
Robert Yates.

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