TERMO DE ABERTURA DO PROJETO

Empresa: Comissão de Formatura GP 08

Projeto: Baile de Formatura GP 08
Elaborado por: Evelyn Rodrigues Data: 15/03/2017
Aprovado por: Cristiane Sesso Versão: 00

1.1 Justificativa do Projeto

Promover a confraternização e celebração do final do curso de
Gerenciamento de Projetos através de um baile de formatura.
1.2 Objetivo do Projeto (Smart)
Realizar um baile de formatura para os alunos do curso de Gerenciamento
de Projetos na data de 15/03/2018.
1.3 Descrição do Produto
Baile de formatura da turma de Gerenciamento de Projetos em local a
definir na Região Sul Fluminense para alunos e convidados dos alunos do
curso.
1.4 Designação do Gerente
O gerente do projeto será Cristiane Sesso
1.5 Premissas
1.5.1 Conta bancária para efetuar o pagamento será em nome dos
alunos da comissão de formatura.
1.5.2 A comissão não abrirá todas as decisões para votação da turma.
1.5.3 As decisões que entrarem em votação precisam de mais de 50%
dos votos para aprovação.
1.5.4 Os alunos pretendem gastar R$ 3.000,00 cada um para realização
do Baile de formatura.
1.6 Restrições
1.6.1 Os alunos deverão quitar o pagamento do baile de formatura 90
dias antes da festa.
1.6.2 Caso o aluno não finalize o pagamento do baile de formatura no
prazo definido, o mesmo deverá pagar uma multa referente a 50% do
valor total do pacote.
1.6.3 Para realização do baile de formatura, será necessário um mínimo
de 80% de aderência, ou seja, 24 alunos.
1.6.4 O baile terá duração de 6 horas.
1.6.5 O pacote deverá considerar 11 convites, sendo 1 do aluno e 10
para seus convidados.
1.1.6 O local para realização do evento deverá estar localizado na
Região Sul Fluminense.
1.6.7 Alvará de Liberação emitido pelo Corpo de Bombeiros
1.6.8 Ambulância no local durante todo o evento para pronto
atendimento.
1.6.9 Gerador de energia para caso de falta de luz.
 Prazo de
Posição no Data de Data de
Stakeholder
projeto
Contato Descrição do requisito entrega
Inclusão Conclusão
esperado
1. Quitar o pagamento do baile de formatura no prazo de 90 dias antes
Formandos Sponsor / Cliente do evento; 9 meses 15/03/2017
2. Estar vestido com traje passeio completo;
Equipe de 1. Concluir todas as contratações no prazo de 60 dias antes do evento;
Comissão 10 meses 15/03/2017
projeto Cliente 2. Prestar contas aos formandos
1. Apresentar convite individual na entrada do evento;
Convidados Cliente N/A 15/03/2017
2. Estar vestido com traje esporte fino.
1. Tem que estar presente 6 horas antes do início do evento;
2. Planejar e organizar o cronograma do evento;
Cerimonialista Consultor 12 meses 15/03/2017
3. Apresentar lista de empresas referenciadas no prazo de 120 dias
antes do evento.
1. Tocar por 2 horas no mínino;
Banda Fornecedor 1 mês 15/03/2017
2. Apresentar setlist para comitê de formatura.
DJ Fornecedor 1. Tocar após saída da banda, até o encerramento da festa. N/A 15/03/2017
Fotógrafo & 1. Filmagem em Full HD.
Fornecedor N/A 15/03/2017
Filmagem 2. Ter cabine de fotos instantâneas
1. Possuir estacionamento para formandos e convidados.
Local do 2. Alugar gerador de energia.
Fornecedor 6 meses 15/03/2017
evento 3. Ter capacidade para 400 pessoas.
4. Apresentar alvará de funcionamento.
1. Servir cerveja Antartica Original durante todo o tempo da festa.
Buffet Fornecedor 2. Fazer uma degustação do cardapio da festa para a comissão de 6 meses 15/03/2017
formatura.
Preparado por: Comissão de formatura Versão 1
Aprovado por: Presidente da comissão 17/03/2017
1. Patrocinador
Formandos GP08 FGV
2. Nome do gerente de projetos
Cristiane Sesso
3. Time do Projeto
• Paulo • Cristiane • Evelyn • Valter
• Bernardo • Luma • Bárbara
4. Comitê do controle de mudanças
• Bárbara
• Evelyn
5. Descrição do Projeto
A Festa de formatura consiste em um baile de gala que será
realizado no salão "X" , localizado no "ENDEREÇO" no dia 15 de março do
ano de 2018, a partir das 20 horas. Os formandos recepcionarão amigos e
familiares para a celebração desse grande momento regado à um jantar,
buffet e bebidas open. Além de muita música e bandas ao vivo. Também
podendo registrar o momento contando com uma equipe especializada de
foto e vídeo.

6. Critério de Aceitação
• Seis horas de comida e bebidas liberadas durante a festa;
• Apresentação de uma banda eclética ao vivo;
• Cerveja Antártica Original ou superior;
• Champagne para brinde dos formandos;
• Wi-Fi disponível no local;
• Cabine de fotos instantâneas.
7. Escopo não incluído no Projeto
• Transporte dos convidados para a festa;
• Hospedagem dos convidados;
• Contratação de buffet com uísque liberado;
• Contratação de buffet com comida japonesa.

8. Novas Premissas
• Haverá duas formas de pagamento a escolher pelo formando;
• Os alunos estão dispostos a gastar R$ 4 mil pela festa;
• O comitê de formatura será formado por 6 membros;
• Os membros do comitê elegerão um presidente para a comissão.
9. Estratégias de condução
• Definição da comissão de formatura e eleição do presidente;
• Contratação de cerimonialista com experiência no ramo de formaturas;
• Definição dos fornecedores dos serviços;
• Reuniões mensais de alinhamento com os formandos.

APROVAÇÕES
Comitê de Formatura Data
Patrocinadores 18/03/2017
ID EAP Pacote de Trabalho Descrição Critérios de Aceitação
Eleição por parte de todos os alunos para formação do comitê de Todos os componenetes do comitê devem ser alunos da
1.2.1 Eleição do Comitê
formatura. classe.
Votação do presidente
1.2.2 Escolha de um presente para liderar o comitê. O presidente deve ser aluno da classe.
do comitê
Beneficios dos membros O comitê eleito define quais beneficios ele terá, como por exemplo Os beneficios devem ser aprovados e ser de ciência de
1.2.3
da comissão escolha da mesa na festa, convites extras, etc. todos os membros da classe.
Lista de empresas O comitê levantará empresas promotoras de eventos capazes de As empresas já devem ser conhecidas no mercado e já
1.3.1
referenciadas realizar a festa. devem ter realizado pelo menos cinco eventos.
Será feita uma analise de preços das empresas referenciadas O valor máximo do evento deve ser de 4 mil reais por
1.3.2 Pesquisa de preços
buscando um melhor custo x beneficio para todos. aluno.
Relatório de custo x Relatório realizado contendo todos os critérios exigidos pelos clientes Deve contemplar no minimo 70% de todos criterios
1.3.3
beneficio (turma) para apresentar o melhor custo x beneficio. exigidos pela classe.
Escolha de um profissional responsável por organizar o evento e se
O cerimonilista já deve ter realizado anteriormente
1.4.1 Cerimonialista relacionar com as empresas contratadas; empresas de buffet,
outros eventos.
decoração, etc.
O buffet deve oferecer entradas, petiscos, duas opções
Definição de todo o cardápio da festa de acordo com os criterios
1.4.2 Buffet de jantar, bebidas em geral, sobremesas e café da
definidos pelos alunos.
manhã.
A decoração deve contemplar flores, velas, lustres de
1.4.3 Decoração Escolha da decoração do baile.
cristal e ambientes bem elaborados.
A iluminação deve ser suave e tênue. Apenas nos
1.4.4 Iluminação Seleção de lustres e luzes para o ambiente.
painés de fotos devem ser bem iluminados.
Definição de uma equipe de fotos e filmagens para produção de dvd e
O fotógrafo deve ser profissional e o serviço deve
1.4.5 Fotógrafo e filmagem álbum para recordação dos alunos. E deve ser definido o valor deste
apresentar qualidade.
serviço, pois o mesmo não está incluso no preço do baile.

Escolha de bandas e DJs que animem a festa por todas as horas de As 6 horas do evento devem ter alguma atração musical
1.4.6 Banda e DJ
duração e seguindo o estilo musical eleito pela turma. com Bandas e Djs voltado para o público jovem.

Aquisição de um espaço para realização do baile que comporte O espaço do evento deve ter estrutura para realizar um
1.4.7 Espaço do Evento
confortavelmente os alunos e seus amigos e familiares. baile de formatura com 400 convidados.
ID EAP Pacote de Trabalho Descrição Critérios de Aceitação
Contratação de uma equipe que garanta a segurança do evento e
1.4.8 Equipe de Segurança Deve ter no minimo 6 seguranças.
evite a presença de penetras.
Se os manobristas eventualmente tiverem uma colisão
Seleção de uma equipe de motoristas que garantam mais conforto e
1.4.9 Manobrista ou grande dano ao carro dos clientes, o manobrista
luxo para o evento.
deve ser responsavel pelo reparo.
Para a entrada no baile de formatura o convidado deve
1.5.1 Convite da festa Escolha dos convites da festa e entrega dos mesmos para os alunos.
estar munido do convite individual.
Definição de um presente para recordação dos alunos como por O presente escolhido deve ser unissex, pois deve
1.5.2 Recordação do formando
exemplo um chinelo, um boné, um banner, uma cabine de fotos etc. agradar homens e mulheres.
Entrega de album de fotos contendo imagens da turma, da colação de O álbum de fotos deve ser de alta qualidade e conter no
1.5.3 Album de fotos
grau e do baile de formatura. mínimo 100 fotos em cada álbum.
1.5.4 DVD filmagem Entrega de um dvd contendo a filmagem do baile de formatura. O dvd e a filmgem do evento devem ser de qualidade.
Escolha de profissionais que façam a recepção de todos os Estes profissionais da recepção devem estar
1.6.1 Recepção de convidados
convidados e os encaminhe até a mesa do convidado. uniformizados e identificados.
Durante a realização do baile de formatura os fotógrafos farão uma
1.6.2 Sessão de fotos sessão de fotos com todos os formandos e estas fotos incluirão O aluno terá 5 minutos ininterruptos de fotos.
familiares, a mesa, o formando, amigos.
Homenagem aos Apresentação de fotos e video que fará uma homenagem aos Deve-se anunciar no microfone o momento da
1.6.3
formandos formandos. apresentação de homenagem.
Ocorrerá uma dança de todos os formandos com seus pais durante o Cada formando deve conter no minimo um
1.6.4 Valsa com os pais
baile de formatura. acompanhante para dançar com o mesmo.
1.7.1 Prestação de contas Apresentação para os alunos fomandos de todas as contas da festa. O comitê de formatura guardará todas notas fiscais.
1.7.2 Avaliação dos formandos Avaliação dos alunos sobre o baile de formatura. A avaliação do evento será feita por escrito.