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Metodología

Guía de la
Fase Institucional
¿Qué es la Fase Institucional?

• Se identifica internamente los pasos que deben seguirse


para cumplir con los objetivos sectoriales o territoriales de
la Entidad.

• Se determina la Misión institucional, los objetivos


estratégicos institucionales con sus correspondientes
indicadores y metas.

• Se identifican las acciones estratégicas institucionales y se


construye una ruta estratégica institucional.

• Se desagregan las acciones estratégicas en actividades y se


vincula con el Sistema Nacional de Presupuesto Público.
¿Cuáles son los objetivos de la Fase Institucional?

A. Establecer el norte de la entidad y la


ruta a seguir con el fin de impulsar la
gestión para el cambio institucional.

B. Orientar las decisiones sobre la


asignación de recursos en el
presupuesto anual y multianual para
el logro de los objetivos.
¿Dónde está ubicada la Fase Institucional?
Fase de Análisis Prospectivo Fase Estratégica Fase Institucional

Misión de la institución
Diseño del modelo
Escenario apuesta
conceptual
Objetivos estratégicos
Identificación y análisis institucionales, indicadores
Visión y metas
de tendencias

Acciones estratégicas
Identificación de Objetivos estratégicos,
institucionales
variables estratégicas indicadores y metas

Identificación de la ruta
Diagnóstico de variables estratégica institucional /
Acciones estratégicas
estratégicas Actividades

Construcción de Identificación de la ruta Vinculación con la


escenarios estratégica estructura programática
del presupuesto público

Fase de Seguimiento

Coordinación con órganos de la Entidad Recopilación y análisis de la información

Elaboración del Informe de Análisis Estratégico


¿Periodo y secuencia de elaboración del PEI-POI?
Periodo:
• El PEI se elabora anualmente para un
periodo de 3 años. El POI se elabora
para un periodo de 1 año.

• El desarrollo y la revisión de ambos


documentos se realizan de manera
conjunta.

• El PEI podrá ser ajustado o


reformulado en función a resultados.

Secuencia:
• Los proyectos de PEI y POI deberán
culminar como fecha máxima el
último día hábil del mes de abril de
cada año.

• Aprobado el Presupuesto
Institucional de Apertura (PIA), la
entidad realizará el ajuste del PEI-POI
y Cuadro de Necesidades y sus
correspondientes aprobaciones.
Fase Institucional - PEI
El Proceso de la Fase Institucional - PEI

Fase Institucional

Misión de la institución

Objetivos estratégicos
institucionales,
indicadores y metas
Etapa3: Etapa4:
Etapa2: Etapa5: Etapa6:
Etapa 1: Objetivos Acciones
Acciones estratégicas Misióndela RutaEstratégica Redaccióndel
Preparatoria estratégicos Estratégicas
institucionales Institución Institucional PEI
institucionales Institucionales

Identificación de la ruta
estratégica institucional
/ Actividades

Vinculación con la
estructura programática
del presupuesto público
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

La etapa preparatoria incluye lo siguiente: Condiciones para una fase institucional exitosa:
FASE INSTITUCIONAL - PEI

 Involucramiento y compromiso de la
Aprobación del inicio del Proceso
Alta Dirección.

 Participación de los órganos de línea y


los órganos de apoyo.
Designación de la Comisión y Equipo
Técnico  Vinculación efectiva entre plan y
presupuesto.

 La fase institucional es un proceso


Elaboración del Plan de Trabajo continuo que se retroalimenta de la
fase de seguimiento.

 Se debe tener presente el cronograma


de elaboración de la fase institucional,
Realización de la síntesis de la Fase
Estratégica (máximo 10 hojas) de tal forma que se realice antes del
proceso de presupuesto.
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

MISIÓN INSTITUCIONAL: Define la razón de ser de la Entidad considerando la visión del sector al cual la
entidad pertenece. Recordar que en la visión se representa el objetivo final que se quiere alcanzar por el
Sector (el para qué).
Misión = Rol Central + Sujeto + Atributos
FASE INSTITUCIONAL - PEI

Paso 2
 Se identifica los usuarios o beneficiarios
directos de los servicios que brinda la
Identificar el entidad según grupo poblacional ya sean
Sujeto los ciudadanos directamente u otras
organizaciones del sector público o privado.

Paso 1 Paso 3

Identificar el Rol Identificar los


Central Atributos
 Se revisa la normativa de
Misión  Se definen tomando en
creación de la Entidad o a la
consideración las necesidades
normativa que reglamenta su Institucional del sujeto (énfasis en cantidad,
operatividad. Allí debe estar
calidad, cobertura,
definida la naturaleza de su
oportunidad, eficiencia,
creación y la razón central de
efectividad, eficacia, etc.).
su existencia.
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

EJEMPLO MISIÓN INSTITUCIONAL SENAMHI

Identificación  Generar y Proveer Información Hidrológica y


FASE INSTITUCIONAL - PEI

del Rol Central Meteorológica


Pasos 1, 2 y 3
Elementos
Identificación del
para redactar  Ciudadanos y Organizaciones públicas y privadas
Sujeto
la misión

Identificación de
los Atributos  Oportunidad y Confiabilidad

Paso 4
Redacción de “Generar y proveer información hidrológica y meteorológica a los
ciudadanos y organizaciones públicas del país de manera oportuna y
la misión
confiable.”
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: Es la definición de los cambios que la Entidad apuesta


lograr en las condiciones o necesidades de los ciudadanos o en el entorno que estos se desenvuelven o, de ser
el caso, en otras Entidades del Estado. Orientan la gestión de la Entidad y permiten su articulación con los
objetivos estratégicos sectoriales y territoriales.
FASE INSTITUCIONAL - PEI

2.
Indicador
1.
3. Meta
Propósito

OBJETIVO
ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL

El objetivo estratégico está compuesto por el propósito y debe estar acompañado de los indicadores y las metas
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

1. PROPÓSITO:

Elemento 2
FASE INSTITUCIONAL - PEI

Es la cualidad, característica,


Condición de atributo, desempeño, actitud, entre
Elemento 1 Cambio otros, del sujeto sobre el cual se
desea incidir.
Corresponde al
ciudadano (individuos,
conjunto de personas,
colectivos u Elemento 3
organizaciones), entorno
(conjunto de aspectos del  Refleja la dirección
medio socio-económico o Objetivo del cambio que se
del ambiente) u otra Sujeto Estratégico Verbo desea lograr en la
Entidad del Estado cuya Institucional condición identificada
condición se desea para el sujeto.
cambiar (o mantener, de
ser el caso).

Propósito = (Verbo + condición de cambio + Sujeto)


Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

EJEMPLOS
FASE INSTITUCIONAL - PEI

Verbo Condición de cambio Sujeto Redacción del Propósito

Incrementar Productividad Trabajador Incrementar la productividad del trabajador

Incrementar Competitividad Pequeña empresa Incrementar la competitividad de la pequeña


empresa

Jóvenes egresados de Mejorar la empleabilidad de los jóvenes


Mejorar Empleabilidad
escuelas públicas egresados de escuelas públicas

Contaminación con
Reducir Ambiente (aire) Reducir la contaminación del aire
partículas PM10

Incrementar la aplicación de prácticas de


Comunidades
Adaptación al cambio adaptación al cambio climático de
Incrementar vulnerables al Cambio
climático comunidades vulnerables al Cambio
Climático
Climático.

Preservar la Diversidad de Recursos


Preservar Diversidad Recursos Genéticos
Genéticos
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

Casos para definir el propósito


A partir de objetivos estratégicos sectoriales/territoriales

Caso 1 Siguiendo una lógica de desagregación


FASE INSTITUCIONAL - PEI

Mejorar la salud infantil El propósito del objetivo estratégico institucional es una


desagregación del propósito del objetivo estratégico sectorial.

Mejorar el estado nutricional de los menores de


36 meses

Caso 2 Siguiendo una lógica de causalidad

El propósito del objetivo estratégico institucional se corresponde


Incrementar la Adaptación al con un Factor o Grupo de Factores vinculados causalmente o
asociado al logro del propósito del objetivo estratégico sectorial.
Cambio Climático

Elevar la capacidad adaptativa de comunidades

Incrementar voluntad adaptativa de comunidades


Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

Casos para definir el propósito


A partir de objetivos estratégicos
sectoriales/territoriales

Caso 3 Igualdad
FASE INSTITUCIONAL - PEI

Reducir la desnutrición crónica El propósito del objetivo estratégico institucional es igual al


propósito del objetivo estratégico sectorial.

Reducir la desnutrición crónica

Caso 4 Estudio propios

En caso la entidad tenga:


(i) obligación asignada por ley,
(ii) que sea un organismo constitucional autónomo o
(iii) tenga temas altamente especializados diferentes de su sector

La Entidad deberá realizar un diagnóstico sobre aquellas condiciones sobre las que
debería incidir.
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

2. FORMULACIÓN DEL INDICADOR


FASE INSTITUCIONAL - PEI

Ejemplo:

Unidad de medida Sujeto Atributo

que acceden a un
Porcentaje de niños y niñas servicio educativo
de calidad

Indicador = (Unidad de medida + Sujeto + Condición de cambio)


Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

3. FORMULACIÓN DE LA META

La meta se formulará al momento de construir la ruta estratégica


FASE INSTITUCIONAL - PEI

Ejemplo de objetivo estratégico institucional

Propósito Indicador Meta

Incrementar los logros Porcentaje de niñas y niños 80% de los niños y niñas
educativos en los niños y niñas del III ciclo de EBR con del III Ciclo de EBR con
al III Ciclo de Educación Básica desempeño suficiente en desempeño suficiente en
Regular comprensión lectora. comprensión lectora al
2018.
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

ACCIONES ESTRATÉGICAS INSTITUCIONALES:.

1. Acciones Estratégicas Institucionales Tipo A: Bienes y Servicios: Reflejan los bienes y


FASE INSTITUCIONAL - PEI

servicios que deben ser provistos directamente a los beneficiarios a fin de lograr los objetivos estratégicos
planteados.

c) El Quién
b) Atributo (s)
Además debemos identificar
 ¿A quién se entrega?: Conjunto de
 ¿Cómo se entrega?: Se refiere a un ciudadanos, entorno o entidades
 Para qué se entrega: Cambios
aspecto cuantitativo o cualitativo de que reciben directamente los o efectos que se desea lograr
la manera cómo debe ser entregado bienes y servicios . sobre el beneficiario para el
el bien o servicio.
logro de los Objetivos
Estratégicos Institucionales.
 Responsables: Son aquellas
a) El Qué Áreas sobre las cuales debería
recaer la responsabilidad
 ¿Qué se entrega?: Unidades Acciones principal del desarrollo de la
tangibles (bienes) e intangibles Estratégicas Acción
(servicios) que se entregan Institucionales
directamente a los beneficiarios.
Tipo A

Acción Estratégica Institucional (Tipo A) = Quién + Qué + Atributo


Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

EJEMPLOS
FASE INSTITUCIONAL - PEI

¿Qué se
¿A quién se entrega? Atributo Redacción
entrega?

Productores de Productores de espinaca reciben


Apoyo Técnico Integrado
espinaca Apoyo Técnico Integrado

Niños menores de 3 completas según Niños menores de 3 años con


Vacunas
años edad vacunas completas según edad

Comunidades de áreas
Comunidades de focalizada e
Vigilancia residenciales con Vigilancia
áreas residenciales integrada
focalizada e integrada a

Familias de Familias de adolescentes


Apoyo
adolescentes integral vulnerables a drogas reciben apoyo
psicológico
vulnerables a drogas psicológico integral
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

Casos para definir los Acciones Estratégicos Institucionales Tipo A

Caso 1
FASE INSTITUCIONAL - PEI

Relaciones y modelaciones de causalidad definidas en el Plan Estratégico Sectorial


Multianual, Plan Estratégico de Desarrollo Concertado, el Plan Especial
Multisectorial y el Plan Especial Territorial

Caso 2

Relaciones, modelaciones de causalidad e intervenciones definidas en los


Programas Presupuestales

Caso 3

Modelación de causalidad e identificación de las acciones estratégicas a partir del


análisis propio
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

2. Acciones Estratégicas Institucionales Tipo B - Acciones Transversales: Tienen la característica


de contribuir a más de un objetivo estratégico institucional.

Paso 2
FASE INSTITUCIONAL - PEI

Paso 1
Análisis sobre el estado de la
Analizar la  ¿Qué acciones se
institución en cuanto a las capacidades Determinar las
situación actual de deberían llevar a
de gestión pública y de gobernanza Acciones
la entidad cabo para mejorar
correspondientes a la Entidad.
la situación?
Acciones Categorías
Dirección estratégica
Comunicación estratégica
Gestión del riesgo Ejemplos:
Gobernanza
Participación de stakeholders  Fortalecimiento y
Gestión de conflictos desarrollo institucional del
Evaluación y auditoría CEPLAN.
Aprendizaje
Acciones  Posicionamiento
Eficacia administrativa Estratégicas institucional del CEPLAN.

Gestión pública
Implementación de las acciones estratégicas Institucionales  Fortalecimiento de
capacidades de los
Cumplimiento normativo Tipo B operadores del SINAPLAN
Evaluación del desempeño
Revisión y reporte
en planeamiento
estratégico.

Acción Estratégica Institucionales (Tipo B) = Verbo+ Aspecto a ser mejorado


Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

Ejemplo de acción estratégica institucional


FASE INSTITUCIONAL - PEI

Acción Estratégica Indicador Meta


Institucional
Niños y niñas menores de 3 Porcentaje de niñas y niños 90% de los niños y niñas
años con vacunas completas menores de 3 años con menores de 3 años con
vacunas completas según vacunas completas según
según edad
edad. edad al 2018.
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

RUTA ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL: determina las prioridades a nivel de objetivos


estratégicos institucionales y la secuencia lógica de sus correspondientes acciones
estratégicas institucionales.
FASE INSTITUCIONAL - PEI

Paso 1

Priorización de Objetivos
Estratégicos

 Se valora la importancia
del objetivo para el
desarrollo del
ciudadano y su entorno,
o de las Entidades
Fuente: Heckman
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

Paso 2

Construcción de la Ruta estratégica


FASE INSTITUCIONAL - PEI

Prioridad Objetivo Prioridad de Acciones Responsable


Estratégico acciones Estratégicas
Institucional Institucional

1 1
2
3
2
3
4
Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

Paso 3

Formulación de metas
FASE INSTITUCIONAL - PEI

Ejemplo:

Cantidad Sujeto Atributo Temporalidad

acceden a un al 2018
80% de niños y niñas servicio educativo
de calidad

Meta = Cantidad + Sujeto + Atributo +Temporalidad


Objetivos Acciones Ruta Estratégica
Misión de la Redacción del
Preparatoria estratégicos Estratégicas Institucional
Institución PEI
institucionales Institucionales

La redacción del PEI se realizará de acuerdo a la estructura siguiente:


FASE INSTITUCIONAL - PEI

 Síntesis de la Fase Estratégica (máximo 10 hojas).

 Misión de la Institución.

 Objetivos Estratégicos Institucionales, Indicadores y Metas Anuales.

 Acciones Estratégicas Institucionales.

 Identificación de la Ruta Estratégica.


El Proceso de la Fase Institucional - POI

Fase Institucional

Misión de la institución

Objetivos estratégicos
institucionales,
indicadores y metas Etapa9:
Etapa8: Identificaciónde Etapa11:
Etapa7: Etapa10:
Vinculacióncon el elementoscríticosde DifusióndelPEI.-
Acciones estratégicas Actividades RedaccióndelPOI
institucionales presupuestopúblico lasactividades POI.

Identificación de la ruta
estratégica institucional
/ Actividades

Vinculación con la
estructura programática
del presupuesto público
Identificación de
Actividades Vinculación con el Redacción Difusión del
elementos críticos de las
presupuesto público del POI PEI-POI
actividades

ACTIVIDAD: define las condiciones necesarias para el logro de la Acción Estratégica.


Las actividades cuentan con unidad de medida y meta física.
Paso 1 Paso 2 Paso 3
FASE INSTITUCIONAL - POI

Identificación de las Identificación de la Identificación de la Meta


Actividades según Acción Unidad de Medida de de la Actividad
Estratégica seleccionada las Actividades

 ¿Qué Actividades son las  Unidad de medición de la  Se determina según los


mínimas necesarias para el magnitud física del avance criterios de alcance y cobertura
desarrollo de la Acción en el cumplimiento y que la Entidad defina para la
Estratégica? desarrollo de la Actividad. Acción Estratégica.

Actividades
Identificación de
Actividades Vinculación con el Redacción Difusión del
elementos críticos de las
presupuesto público del POI PEI-POI
actividades

VINCULACIÓN CON PRESUPUESTO


▪ Las diferentes estructuras del Plan Estratégico Institucional deben tener reflejo presupuestal
asegurando lo siguiente:
FASE INSTITUCIONAL - POI

▪ Las Acciones Estratégicas Tipo A, se deben reflejar en Productos de la Estructura


Presupuestal, en tanto sean parte de un Programa Presupuestal.

▪ Las Acciones Estratégicas Tipo B, se deben reflejar en Acciones Comunes, en


tanto sean parte de un Programa Presupuestal.

▪ En caso, no se disponga de equivalentes en Productos, Actividades o Acciones


Comunes, según corresponda, la Acción Estratégica debe reflejarse como parte de
las Asignaciones Presupuestales que No Resultan en Productos (APNOP)

▪ Los insumos asociados a bienes de capital tienen reflejo presupuestal a nivel de


proyectos en caso correspondan y se hayan desarrollado como tales.
Identificación de
Actividades Vinculación con el Redacción Difusión del
elementos críticos de las
presupuesto público del POI PEI-POI
actividades

VINCULACIÓN CON PRESUPUESTO


POI Presupuesto Público
FASE INSTITUCIONAL - POI

Acciones Estratégicas Categoría Presupuestal


Institucionales
0090: Logros de aprendizaje de estudiantes de la
Niños y niñas reciben horas
educación básica regular
lectivas completas durante el
año escolar
Producto
Padres de familia participan
en programas completo de
aprendizaje de escuela de
padres
Actividades

APNOP

Actividades POI
Actividades
Identificación de
Actividades Vinculación con el Redacción Difusión del
elementos críticos de las
presupuesto público del POI PEI-POI
actividades

Para cada actividad se debe identificar los elementos críticos


FASE INSTITUCIONAL - POI

Elementos Descripción
Insumos necesarios para llevar a cabo
Entradas la actividad: recursos materiales,
información, recursos humanos, etc.
Resultados de la actividad
Salidas
(información, documentación, etc.).
Objetos que gobiernan o regulan la
Controles actividad: normas, guías, políticas,
calendarios, presupuestos, etc.
Infraestructura necesaria y
características del ambiente de
Mecanismos trabajo para el adecuado desarrollo
de la actividad.
Identificación de
Actividades Vinculación con el Redacción Difusión del
elementos críticos de las
presupuesto público del POI PEI-POI
actividades

EJEMPLO PARA LA ACTIVIDAD: “Distribución de materiales educativos”


FASE INSTITUCIONAL - POI

Elementos Descripción

 Materiales educativos.
Entradas
 Personal encargado de la distribución.

Salidas  Materiales educativos en las escuelas.


 Supervisión de las condiciones de
entrega.
Controles  Entrega de materiales a tiempo.
 Conocimiento de logística de
distribución.

Mecanismos  Transporte para la distribución.


Identificación de
Actividades Vinculación con el Redacción Difusión del
elementos críticos de las
presupuesto público del POI PEI-POI
actividades

Estructura del Plan Operativo Institucional – POI


FASE INSTITUCIONAL - POI

2.4.2. Estructura de Plan Operativo Institucional

Unidad de medida Meta física Unidad(es) responsable(s)


Acción Estratégica Institucional 1
Actividad 1
Actividad 2

Actividad n
Acción Estratégica Institucional 2
Actividad 1
Actividad 2

Actividad n

Identificación de
Actividades Vinculación con el Redacción Difusión del
elementos críticos de las
presupuesto público del POI PEI-POI
actividades
FASE INSTITUCIONAL - POI

Garantizar la difusión del PEI –POI que incluye:

 Presentar ante la Comisión de elaboración del PEI-POI, para su validación.


 A los Organismos Técnicos Especializados vinculados al sector.
 A los órganos y unidades ejecutoras.
 A las oficinas de Presupuesto para asegurar la vinculación entre los
sistemas de planeamiento y presupuesto.
Gracias
/ CEPLAN Perú @CEPLAN2050

www.ceplan.gob.pe