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CONTROL

CONTROL
PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEAR ORGANIZAR

DIRIGIR CONTROLAR

Control: Proceso para asegurar que las actividades reales


se ajustan a las actividades planificadas.
CONTROL
PERSPECTIVA ÉTICA

El control interno es una actitud personal que se


manifiesta a través de las diferentes actuaciones de
los seres humanos , en los distintos escenarios y
espacios que ocupan, tanto a nivel familiar, social o
laboral; a fin de proteger sus recursos, cumplir metas
y objetivos.
RENDICIÓN DE
CUENTAS
¿Rendir cuentas es sólo informar qué se hizo?

 ¿Es de abajo hacia hacia


arriba y sin derecho de
réplica?

 ¿Ayuda al equilibrio de la
relación entre las partes?
Un proceso “integral” de rendición de cuentas

Clientes

Gestión
Directiva

Colaboradores Accionistas

Es una relación respetuosa y comunicante entre 3 partes interesadas e


involucradas en un plan de convivencia y equilibrio.
Este concepto de rendición integral de cuentas
corresponde

Al vocablo anglosajón

“ACCOUNTABILITY”, que

difunde una cultura de armonía,

de respeto, de libertad y de

valores esenciales
Raíces de la rendición de cuentas:
Palabra que está presente en nuestro trabajo
de todos los días, popular sólo recientemente

Término antiguo y noción bíblica


“¿Parábola de los Talentos?”

(Mt. 25, 14-30)

Indicio elemental de que tendremos que rendir


cuentas de nuestras acciones.
Los canadienses inventaron el término
“accountability”:

 Obligación de responder por la encomienda


recibida.
 Engloba la división del trabajo.
 Como sustento de responsabilidad
compartida en el ejercicio de la
Administración.

La Auditoría Superior de la Federación menciona de la


“rendición integral de cuentas”
Los pesos y contrapesos en un sistema
democrático real:

Ningún grupo ni persona tiene por sí mismo poder


suficiente para decidir por los demás y frente a la
sociedad.

(CONCEPTO ESENCIAL DE LA CONSTITUCIÓN 1774 DE LOS


ESTADOS UNIDOS Y DE LAS DECLARACIONES DE LOS
CONSTITUYENTES)

“Checks and balances”:


The first principle of government is founded on the natural rights of
individuals and in perfect equality.
Rendir cuentas es responder:
obligación de responder ... “responsabilidad”
Asociación Interamericana de Contabilidad
XIX Conferencia Interamericana
Argentina, octubre, 1991

DEBER DE TODA PERSONA QUE MANEJA BIENES O DINERO, O QUE HA


RECIBIDO LA ENCOMIENDA DE REALIZAR CUALQUIER TAREA EN NOMBRE DE
OTROS, DE RESPONDER SOBRE LA FORMA EN QUE CUMPLIÓ SUS
OBLIGACIONES, INCLUIDA LA INFORMACIÓN SUFICIENTE SOBRE SU GESTIÓN.

ESTA OBLIGACIÓN IMPLICA LA DE ESTABLECER UNA ESTRUCTURA ADECUADA


DE ORGANIZACIÓN PARA CUMPLIRLA, LA QUE DEBERÁ SER EVALUADA EN SU
EFECTIVIDAD Y CAPACIDAD DE CUMPLIMIENTO POR UNA ENTIDAD
INDEPENDIENTE Y SUPERIOR.

Habilidad para hacerlo bien ... “RESPONDHABILIDAD”


CONTROL
INTERNO
¿Qué es Control Interno?
“Dominio”
La persona domina una situación
mediante un mecanismo de comparar
lo real vs lo deseado emprendiendo
acciones u ordenándolas para
corregir la actividad y alcanzar lo
óptimo. “Control”
“Regular”
Dejar un nivel de Acción de medir,
actividad en dicho
CONTROL comparar con un
estándar.
INTERNO óptimo o estándar
deseado y la de
corregir para dejar
“Restricción” el nivel de
Fijar límites, fronteras o parámetros a actividad en dicho
las acciones ,con el propósito de estándar.
verificar si la acción está o no dentro
del límite prefijado, para esto es
necesario evaluar, comparar y corregir.
¿Qué es Control Interno?
El control interno no es competencia de determinada
oficina, organización o grupo de personas, sino por el
contrario, nace en la actitud de las personas y se
manifiesta a través de las diferentes actuaciones de
los seres humanos , en los distintos escenarios y
espacios que ocupan, tanto a nivel familiar, social o
laboral.

Ética, Equidad, Honestidad, Lealtad, Compromiso, Imparcialidad, Responsabilidad y Confianza


Valores que sustentan el Control Interno
Ejemplo de la vida cotidiana

El conductor de un vehículo desea llegar a un lugar


previamente determinado, para lo cual ha realizado
un análisis de la relación costo beneficio
(viabilidad), con el fin de establecer la mejor ruta a
utilizar (eficiencia), que le asegure llegar al lugar
planeado (eficacia). Una vez que emprende la
marcha , se convierte en el gerente de acción de ir
hacia la meta.
Para asegurar el éxito y minimizar los
riesgos cuenta con :
Mecanismos de Control Ayudas Externas (Agente
Controlador)
Tablero de instrumentos que permite ver las
alertas de consumo de combustible, • Semáforos
temperatura, aceite, velocidad entre • Señales
otras….
El conductor tendrá un excelente desempeño de su función, en la medida en
que sea capaz de hacer uso racional y sensato de los controles a disposición y
además, cumpla adecuadamente con las regulaciones de tránsito.
Qué es Control Interno?

Es una filosofía de trabajo sustentada en el orden, disciplina


y eficiencia para tener buenas prácticas de negocios
apoyados por medio de políticas y procedimientos que se
adoptan en la organización con el fin de proteger sus
recursos, cumplir metas y objetivos de negocio y buscando
la mejora continua en todos sus procesos.
Qué es Control Interno?

Es una filosofía de trabajo sustentada en el orden, disciplina


y eficiencia para tener buenas prácticas de negocios
apoyados por medio de políticas y procedimientos que se
adoptan en la organización con el fin de proteger sus
recursos, cumplir metas y objetivos de negocio y buscando
la mejora continua en todos sus procesos.

• Hacer las actividades en forma


efectiva y siempre de una misma
forma.
• Un proceso es eficiente en la
medida en que se documente y se
ordene.
Qué es Control Interno?

Es una filosofía de trabajo sustentada en el orden, disciplina


y eficiencia para tener buenas prácticas de negocios
apoyados por medio de políticas y procedimientos que se
adoptan en la organización con el fin de proteger sus
recursos, cumplir metas y objetivos de negocio y buscando
la mejora continua en todos sus procesos.
• Al no existir documentación, la “memoria institucional”
se concentra en cabeza de individuos aislados y se
abre la posibilidad de que el desarrollo de un proceso
cualquiera sea susceptible de interpretaciones
diversas.
• En estos casos es muy difícil definir parámetros de
rendimiento, establecer normas de manejo o definir
metas de resultados, porque cada actividad se
desarrolla de manera casuística.
Qué es Control Interno?

Es una filosofía de trabajo sustentada en el orden, disciplina


y eficiencia para tener buenas prácticas de negocios
apoyados por medio de políticas y procedimientos que se
adoptan en la organización con el fin de proteger sus
recursos, cumplir metas y objetivos de negocio y buscando
la mejora continua en todos sus procesos.

• La única forma de proteger los recursos


de la empresa es estableciendo los
controles adecuados.
• Las metas y objetivos se cumplen
estableciendo procesos eficientes.
¿Qué beneficios tiene una empresa
CON Control Interno?
Claridad de dirección.
Proceso adecuado de toma de decisiones.
Cultura de control y gestión.
Procesos eficientes.
Orientada a resultados.
Buena imagen y credibilidad.
Entidad confiable, segura y efectiva.
Preventiva no correctiva.
Objetivos de Control Interno

1.- Optimizar y proteger los bienes y recursos.

Humanos

Financieros
Materiales

Activos Fijos y
Sistemas de
Información

Inventario
Objetivos de Control Interno

2.- Facilitar el proceso de toma de decisiones.

3.-Garantizar información veraz, razonable, confiable y


oportuna.

4.-Promover la eficiencia en los procesos asegurando:


Control
Simplificación del Trabajo
Mejora continua

5.-Implementar controles proactivos, sensatos y oportunos


para prevenir o minimizar riesgos.

6.-Asegurar el cumplimiento de políticas y procedimientos


validados por la administración.
Elementos de Control Interno

Autorización
Seguridad Todas las operaciones y/o
Debe haber controles para transacciones de negocio
asegurarse de que los activos deben ser autorizadas
están debidamente adecuadamente por un
funcionario de la
protegidos contra riesgos. Organización que se
encuentre dentro de los
Procedimientos límites de aprobación.
y
Procesos
Validación
Las acciones llevadas a Evidencia
cabo por los responsables, Anotar la información de las
operaciones realizadas
deben ser validadas para cumpliendo con la veracidad ,
comprobar la correcta oportunidad y la eficiencia.
realización de las mismas.
Elementos de Control Interno
• Cómo sé que debo realizarlo?
• Cómo sé que alguien va a pagar por el servicio?

Autorización
Seguridad
• Cómo sé
• Cómo sé que cuales son los
fue el cliente
Servicio a un vehículo
servicios que
quien recogió se realizaron?
la unidad?
• Cómo puedo
• Cómo sé si medir mi
la unidad productividad?
está en mis • Cómo sé
patios o ya cuantas horas
salió? toma cada
servicio?

Validación
• Cómo sé que el servicio fue realizado?
• Cómo sé que se le hizo lo correcto?
Pirámide de Normatividad

Definiciones:

Disposición CI Actualizaciones
administrativa que
orienta y regula la toma
de decisiones. Son las
Consejo de
“reglas del juego”. Políticas Administración
• Generales
Conjunto de técnicas, métodos • De Actividad de Negocio
y secuencias que de manera
obligatoria deben observarse Areas
para el cumplimiento de los Administrativas
procesos. Procedimientos
Maneras que se tienen
de hacer las cosas que a
veces vienen a modificar
los procedimientos. Prácticas / Rutinas
Políticas

POLITICA DE CONTROL INTERNO POLITICA DE CONTROL INTERNO


PCI-000-1 PCI-000-1

POLITICA GENERAL DE CONTROL INTERNO POLITICA GENERAL DE CONTROL INTERNO

OBJETIVO:

Fomentar el establecimiento de un ambiente de trabajo y una cultura empresarial


orientada al Control Interno, de manera congruente con las metas generales de la RESPONSABILIDAD
Organización.
La responsabilidad, en primera y última instancia, del establecimiento y mantenimiento de
un adecuado control interno, así como de su cumplimiento, recae en la Administración. El
Control Interno debe reconocerse como parte integral de cada sistema que la
ALCANCE: Administración usa para regular y llevar a cabo sus operaciones y de esta forma, facilite el
logro de sus objetivos y metas establecidas.
Esta Política es de carácter general y está dirigida a todas las Compañías de la
Organización Paccar México, en todas sus actividades y para ser observada por todos los La Administración y todos los empleados deben mantener y demostrar en todo momento
empleados de la Organización. una actitud positiva y de apoyo hacia el Control Interno.

El Area de Finanzas tiene la responsabilidad de examinar y evaluar lo adecuado y el grado


de efectividad del Control Interno establecido así como su cumplimiento. Todos los
CONCEPTO: sistemas, procesos, operaciones, funciones y actividades dentro de la Organización, están
sujetos a revisiones periódicas.
Control Interno comprende todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada
se adoptan en la Organización para proteger sus bienes, proporcionar información
correcta y oportuna, promover la eficiencia en las operaciones, asegurar el cumplimiento
de las políticas establecidas por la administración, y asegurar el logro de los objetivos y
metas establecidas.

Director General
PROGRAMA DE CONTROL INTERNO

El Programa de Control Interno, contiene los objetivos de Control Interno, mismos que
representan el nivel requerido de calidad para los controles internos en la operación y
constituyen los criterios contra los cuales los sistemas tienen que ser evaluados.

Fecha de creación: 07/07/95 Página 2 de 2


Fecha de revisión: 16/09/97
Fecha de creación: 07/07/95 Página 2 de 2
Fecha de revisión: 16/09/97
Políticas

POLITICA DE CONTROL INTERNO


PCI-002-3

RECLUTAMIENTO Y SELECCION DE PERSONAL

OBJETIVO: Objetivo:
Establecer lineamientos que nos permitan contar con personal que reúna los más altos
estándares en función a la especificación del puesto a ocupar, como base para alcanzar los
más altos niveles de competitividad en los mercados tanto nacional como internacional de
Qué persigue?
nuestros productos.

ALCANCE: Alcance:
Esta política es de aplicación principalmente a las actividades desempeñadas en la fase de
reclutamiento y selección, llevadas a cabo por el departamento responsable de las
funciones de reclutamiento y selección y demás departamentos involucrados en el
proceso.
Qué departamentos o
REQUISITOS: personas deben
1.- Para cada puesto vacante, deberá efectuarse un proceso de reclutamiento que
observarla?
permita contar con varios candidatos, tomando en cuenta las distintas
habilidades requeridas y la capacidad moral y profesional de los aspirantes,
independientemente de cualquier recomendación que los mismos pudieran
ostentar. Requisitos:
2.- Se deberá mantener la equidad y objetividad en el proceso de selección,
exigiendo a los aspirantes el cumplimiento de los requisitos, tanto generales
2.- Se deberá
como mantener
específicos, la puesto
que el equidad y objetividad en el proceso de selección,
requiera.
Qué reglas deben
exigiendo a los aspirantes el cumplimiento de los requisitos, tanto generales
como específicos, que el puesto requiera. seguir?
Fecha de creación: 07/07/95 Página 1 de 3
Fecha de revisión: 15/05/97
3.- Los aspirantes deberán proporcionar la documentación que les sea solicitada y
cumplir con la presentación de los exámenes correspondientes.
3.- Los aspirantes deberán proporcionar la documentación que les sea solicitada y
cumplir con la presentación de los exámenes correspondientes.
¿Porqué son importantes los
procedimientos?

Es la forma de regular las operaciones de negocio.

Documentan los controles que deban existir para evitar


cualquier riesgo en la operación.

Evitan que la operación esté sustentada en la experiencia


de una ó varias personas.

Evitan emplear diferentes criterios.

Contribuye a la inducción del personal.


¿Como son los procedimientos
modernos?
FECHA HOJA No.
ORGANIZACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PACCAR MEXICO PROCESO DE 21 09 2001
1 de 4
CAPITAL HUMANO
1 DIA MES AÑO

PROCEDIMIENTO: Servicio y utilización del Centro de Fotocopiado de Kenworth Mexicana NUMERO: 001-0499-104
3
Supervisor del Asistente
C.I.R.D.
Usuario
2 Jr./Papelería 1 Nombre del procedimiento
Inicio

1 2
Coordina que
exista en la
empresa dos
Acude al
Centro de
Fotocopiado
2 Puestos de los participantes
operadores para solicitar
técnicos por parte diversos
del proveedor
5 servicios
3
4 3
Mantenimiento
preventivo y
correctivo a las
copiadoras Xerox
¿Tengo firma
autorizada

para solicitar el
No Consigue firma
de autorización
correspondiente
Número de procedimiento
(001-0499-103) servicio?

Si
4
Solicita el
servicio ¿Consiguió Surtido de
4 Flujo del proceso
Si No artículos de
3 llenando el firma de 1
formato “orden papelería
autorización? (001-0499-111)
de trabajo”

5
Solicita material
Orden de Trabajo

6
5 Hipervínculo del Diagrama:
llenando el
“cargo de Entrega el
papelería” que
se requiere para
realizar el
trabajo
material que le
solicitan
Texto de referencia a una
7
Cargo de Papelería
actividad.
Recibe y entrega
la orden de
trabajo junto con
con el material
requerido

Copia NO Controlada Impresa 9-Mayo-2002 Destruya este documento después de 12-Mayo-2002


Fecha limite de Actualización 24-Septiembre-2002
Evaluaciones del Control Interno

Las evaluaciones de control interno son revisiones que


se hacen a los diferentes procesos de negocio para
asegurar que los departamentos estén cumpliendo con
los objetivos de Control Interno. Las evaluaciones de CI
son totalmente preventivas.

Las revisiones de CI son como


cuando te haces un examen
médico y el doctor te
recomienda bajar grasas,
tomar vitaminas, etc. es decir,
te detecta áreas de
oportunidad a fortalecer.
Evaluaciones del Control Interno
Una Evaluación de CI no es igual a una Auditoría

Evaluación de Control Auditoría


Interno

• Es preventiva • Es correctiva
• Se basa en normatividad y • Es profunda
en un muestreo
• Su resultado se da a conocer
• Su resultado se da a conocer a externos
internamente
• El plan de acción es
• Las acciones de mejora son obligatorio y determinado por
acordadas entre el equipo y auditoría
el área evaluada
Estructura del Sistema de Control
Interno (COSO)

I. Ambiente de Control
II. Evaluación de Riesgos
III. Actividades de Control
IV. Información y
Comunicación
V. Monitoreo
Responsabilidades de Control Interno

• El Consejo de Administración u Órgano de Gobierno


 Gobierno Corporativo

• La Dirección
 Titularidad del Sistema
 Responsabilidad en cascada

• El Personal en general
• Otras partes involucradas:
 Auditores / Contralores Internos
 Auditores Externos
 Autoridades
 Universidades
 Colegios Profesionales
Componente I:
AMBIENTE DE CONTROL

 Pronunciamientos Éticos
 Valores
 Gobernabilidad organizacional
(Governance)
 Asignación de Responsabilidad
 Compromiso con el mejoramiento de las
Competencias del Personal
 Estilo de la Administración
Componente II:
EVALUACIÓN DE RIESGOS

 Establecimiento de objetivos para cada área


 Alineación de objetivos
 Identificación y gestión de riesgos
 Medición de los riesgos
 Identificación de los controles
 Identificación de las acciones a implementar
Componente III:
ACTIVIDADES DE CONTROL

 Financiero

 Sistemas de Información
 Operacional
Componente IV:
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

 Identificación, obtención y comunicación de la


información correspondiente a los factores clave de
medición (Financiera y operativa)
 Flujo sistemático de información relativa al avance en
las metas y objetivos
 Sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento
de disposiciones, normas y políticas
 Mecanismos orientados a la identificación de cambios
Componente V:
MONITOREO

 Auto-evaluación
 Auditorías Externas e Internas
 Gestión
 Otras instancias de fiscalización
Relaciones de Componentes y Objetivos

MONITOREO
INFORMACION Y
COMUNICACION
ACTIVIDAD
ACTIVIDADES DE
CONTROL
EVALUACION DE
RIESGOS
AMBIENTE DE
CONTROL

COMPONENTE