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Articulo 1.
Bitácora.- El instrumento técnico de control de los trabajos, el cual
servirá como medio de comunicación convencional entre las partes
que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los
trabajos, y en el que deberán referirse los asuntos importantes que
se desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios.
Definición y Marco Legal
Además la Ley de Obras Públicas Federal vigente desde Enero del 2000,
en su Artículo 46, menciona:
Artículo 46.
…
Para los efectos de esta ley, el contrato, sus anexos y la bitácora de
los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus
derechos y obligaciones.
Artículo 84.
Al inicio de la obra obligatoriamente se abrirá la bitácora
correspondiente, La que deberá permanecer en la residencia de
supervisión, en ella se anotarán todas las situaciones del proceso
constructivo y desarrollo de la obra, y servirá de medio de
Comunicación formal entre la dependencia, entidad o municipio, y el
contratista. La Bitácora formará parte del contrato de obra
correspondiente, tendrá validez probatoria Plena dentro de cualquier
proceso administrativo y judicial, siempre que esté firmada Por los
representantes de las partes del contrato en la notas
correspondientes o de no Estarlo, exista requerimiento debidamente
notificado a la parte que no firmó, sobre el Contenido de la nota, sin
que exista respuesta que lo desvirtué, en un plazo de cinco Días
hábiles siguientes a dicha notificación.
Definición y Marco Legal
Como puede observarse en este Artículo de la Legislación Estatal, la
Bitácora es un entidad Legal y un registro formal de obra, que
constituye parte inseparable del contrato.
Objetivo
El Objeto de la Bitácora es registrar los cambios de proyecto y
adecuaciones que se efectúen durante la ejecución de las obras y que
modifiquen las previsiones contenidas en la planeación original,
presupuesto, programa, especificaciones y proyecto ejecutivo, que son los
anexos técnicos del contrato y que también forman parte inseparable del
mismo (Art. 46, 214 RLOPF).
Requisitos
Por su carácter legal, es importante que el libro de Bitácora y su llenado
reúna ciertos requisitos que aseguren su buen funcionamiento y respaldo,
por lo que deberán cumplir de manera básica con lo establecido en el Art.
94 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal:
Las libretas deberán ser de materiales muy resistentes para que puedan
soportar el trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de las
obras, debe estar foliada de forma progresiva respetando el juego de
copias requeridos y tener cuidado con el uso del papel copiante, para que
se conserve siempre en buen estado que asegure que cada una de las
copias sea clara y legible; previniendo su ulterior uso en la aclaración de
situaciones.
Ubicación de la Bitácora
Como se trata de un instrumento que deberá utilizarse como medio de
comunicación y seguimiento formal de la obra, deberá permanecer bajo
resguardo de la supervisión (Art.84 RLOPF) en la residencia de obras y en
un lugar accesible para ambas partes (Art.93 RLOPF).
Artículo 93.
El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de
obras y servicios; debiendo permanecer en la residencia de obra, a
fin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio, sin que la
bitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos.
Llenado de la Bitácora
Con la finalidad de normar el uso de la Bitácora para asegurar su validez
legal, el Artículo 95 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal,
prevee una serie de indicaciones para el llenado de la misma,
señalándola adicionalmente como el único medio para dar validez oficial
a los escritos y dictámenes relacionados con la obra.
► Una vez firmadas las notas de la bitácora, los interesados podrán retirar
sus respectivas copias;
Llenado de la Bitácora
► Cuando se requiera, se podrán validar oficios, minutas, memoranda y
circulares, refiriéndose al contenido de los mismos, o bien, anexando
copias;
Es decir, los informes nos permiten en conjunto con las otras notas
de bitácora, reconstruir los antecedentes de la obra y poder
deslindar el origen de cualquier controversia futura, por ello todo
informe debe redactarse de forma clara y completa referenciando
de ser posible fuentes oficiales o reconocidas, como soporte
fehaciente de lo que se refleja.
Casos importantes.
Cuando se presentan condiciones extraordinarias que a juicio del
constructor puedan afectar las metas económicas o el periodo de
construcción, originalmente pactado en el contrato, es obligación
del contratista referirlo en la bitácora, previo a la formulación del
expediente que justifique el volumen o los tiempos que serán
superados de la asignación presente debido a los trabajos
extraordinarios detectados.
II. Que los pagos cuenten con el soporte documental necesario que justifique
que el contratista efectivamente ya realizó su pago, tales como facturas,
nóminas, costos horarios, entre otros;
Finalmente,