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La Bitácora de Obra

Curso de Capacitación Continua Enero del 2005

Ing. Juan Alberto Sánchez Hernández.


Definición y Marco Legal
De acuerdo con el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios
Relacionadas con las Mimas, publicado el 20 de Agosto del 2001, en el
Diario Oficial de la Federación, La Bitácora se define como:

Articulo 1.
Bitácora.- El instrumento técnico de control de los trabajos, el cual
servirá como medio de comunicación convencional entre las partes
que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los
trabajos, y en el que deberán referirse los asuntos importantes que
se desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios.
Definición y Marco Legal
Además la Ley de Obras Públicas Federal vigente desde Enero del 2000,
en su Artículo 46, menciona:

Artículo 46.

Para los efectos de esta ley, el contrato, sus anexos y la bitácora de
los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus
derechos y obligaciones.

Por lo anterior, podemos observar que la Bitácora es uno de los


instrumentos reconocido legalmente como parte integrante del contrato
capaz de relacionar los hechos ocurridos en obra y sus implicaciones
actuales.
Definición y Marco Legal
Al igual que la Normativa Federal, nuestro estado posee en su Ley de la
Obra Pública, decreto 249 de fecha 4 de Noviembre del 2004, referencia
a la Bitácora y su importancia:

Artículo 84.
Al inicio de la obra obligatoriamente se abrirá la bitácora
correspondiente, La que deberá permanecer en la residencia de
supervisión, en ella se anotarán todas las situaciones del proceso
constructivo y desarrollo de la obra, y servirá de medio de
Comunicación formal entre la dependencia, entidad o municipio, y el
contratista. La Bitácora formará parte del contrato de obra
correspondiente, tendrá validez probatoria Plena dentro de cualquier
proceso administrativo y judicial, siempre que esté firmada Por los
representantes de las partes del contrato en la notas
correspondientes o de no Estarlo, exista requerimiento debidamente
notificado a la parte que no firmó, sobre el Contenido de la nota, sin
que exista respuesta que lo desvirtué, en un plazo de cinco Días
hábiles siguientes a dicha notificación.
Definición y Marco Legal
Como puede observarse en este Artículo de la Legislación Estatal, la
Bitácora es un entidad Legal y un registro formal de obra, que
constituye parte inseparable del contrato.
Objetivo
El Objeto de la Bitácora es registrar los cambios de proyecto y
adecuaciones que se efectúen durante la ejecución de las obras y que
modifiquen las previsiones contenidas en la planeación original,
presupuesto, programa, especificaciones y proyecto ejecutivo, que son los
anexos técnicos del contrato y que también forman parte inseparable del
mismo (Art. 46, 214 RLOPF).
Requisitos
Por su carácter legal, es importante que el libro de Bitácora y su llenado
reúna ciertos requisitos que aseguren su buen funcionamiento y respaldo,
por lo que deberán cumplir de manera básica con lo establecido en el Art.
94 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal:

►Hojas foliadas y referidas al contrato.


►Poseer original y dos copias desprendibles, una para la contratista y
otra para la supervisión.

Las libretas deberán ser de materiales muy resistentes para que puedan
soportar el trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de las
obras, debe estar foliada de forma progresiva respetando el juego de
copias requeridos y tener cuidado con el uso del papel copiante, para que
se conserve siempre en buen estado que asegure que cada una de las
copias sea clara y legible; previniendo su ulterior uso en la aclaración de
situaciones.
Ubicación de la Bitácora
Como se trata de un instrumento que deberá utilizarse como medio de
comunicación y seguimiento formal de la obra, deberá permanecer bajo
resguardo de la supervisión (Art.84 RLOPF) en la residencia de obras y en
un lugar accesible para ambas partes (Art.93 RLOPF).

Artículo 93.
El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de
obras y servicios; debiendo permanecer en la residencia de obra, a
fin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio, sin que la
bitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos.
Llenado de la Bitácora
Con la finalidad de normar el uso de la Bitácora para asegurar su validez
legal, el Artículo 95 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal,
prevee una serie de indicaciones para el llenado de la misma,
señalándola adicionalmente como el único medio para dar validez oficial
a los escritos y dictámenes relacionados con la obra.

► Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo la


fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y
firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares
del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las
características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción
de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que
estará facultado como representante de la contratante y del contratista,
para la utilización de la bitácora, indicando a quién o a quiénes se
delega esa facultad;
Llenado de la Bitácora
► Todaslas notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse
consecutivamente respetando, sin excepción, el orden establecido;

► Todaslas notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse


consecutivamente respetando, sin excepción, el orden establecido;

► Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble,


letra de molde legible y sin abreviaturas;

► Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la


nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra
nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción
correcta;
Llenado de la Bitácora
► Lanota cuyo original y copias aparezcan con tachaduras y
enmendaduras, será nula;

► No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora,


ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se
deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen;

► Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse


el llenado de las mismas;

► Una vez firmadas las notas de la bitácora, los interesados podrán retirar
sus respectivas copias;
Llenado de la Bitácora
► Cuando se requiera, se podrán validar oficios, minutas, memoranda y
circulares, refiriéndose al contenido de los mismos, o bien, anexando
copias;

► El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta


responsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para asuntos
trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión;

► Todas las notas deberán quedar cerradas y resueltas, o especificarse


que su solución será posterior, debiendo en este último caso, relacionar
la nota de resolución con la que le dé origen, y

► El cierre de la bitácora, se consignará en una nota que dé por


terminados los trabajos.
Llenado de la Bitácora
En la bitácora se deberá especificar y validar el uso de este instrumento,
precisando como mínimo los siguientes aspectos, los cuales deberán
asentarse inmediatamente después de la nota de apertura.

► Horario en el que se podrá consultar y asentar notas, el que deberá


coincidir con las jornadas de trabajo de campo;

► Establecer un plazo máximo para la firma de las notas, debiendo


acordar las partes que se tendrán por aceptadas vencido el plazo;

► Prohibirla modificación de las notas ya firmadas, así sea por el


responsable de la anotación original, y

► Regular la autorización y revisión de estimaciones, números


generadores, cantidades adicionales o conceptos no previstos en el
contrato, así como lo relativo a las normas de seguridad, higiene y
protección al ambiente que deban implementarse.
Llenado de la Bitácora
También es conveniente el uso de una hoja de referencias y
abreviaturas, con la finalidad de dejar constancia por escrito de todos
aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente
y para los que se podrán utilizar abreviaturas con fines prácticos.

Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos


extensos.

Por lo que se refiere a contratos de servicios, la bitácora deberá


contener como mínimo las modificaciones autorizadas a los alcances del
contrato, las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultados
de las revisiones que efectúe la dependencia o entidad, así como las
solicitudes de información que tenga que hacer el contratista, para
efectuar las labores encomendadas.
Llenado de la Bitácora
En lo referente a la validación e incorporación de documentos para
mejor soporte de lo establecido en la bitácora, bastará con abrir un
asiento donde se indique que una minuta de junta de obra, un oficio,
una especificación, un instructivo de instalación de un equipo, una
observación de auditoria, un reporte de laboratorio, etc.; se incorporan
íntegramente o sus partes tal cual a la bitácora.

A continuación, se obtiene por triplicado copias del documento de que


se trate, firmando cada una de las partes y se engrapa a la hoja
correspondiente de la bitácora, de manera que tanto el original como
las copias cuenten con un ejemplar adherido.

No obstante lo anterior, también se podrá validar dichos documentos o


su contenido parcial, mediante la transcripción integra de la parte de
interes en la libreta de la bitácora.
Notas de Bitácora
Siendo un elemento legal trascendente, es importante establecer una
estructura que permita el asiento de datos de forma consistente y
precisa.

ESTRUCTURA DE LAS NOTAS DE BITACORA


► Relación del asunto o Problema.
► Ubicación.
► Causa.
► Solución.
► Plazo.
► Prevención.
► Croquis explicativo.
Notas de Bitácora
Ejemplo de Nota de Bitácora:

Nota No. 28 Lunes 12:20 2/Septiembre/04

Se ordena a la contratista, retirar el escombro de sobrante de demoliciones que


se encuentra de la obra, sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica,
violando lo dispuesto en los artículos 207, 209 y 260 del Reglamento de
construcción; de otra forma, deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la
vía publica para este efecto, el cual deberá solicitarse por escrito al el
departamento correspondiente. Por lo que para este particular y al no existir tal
documento, deberá retirarse el material hoy mismo, de otra manera y de no
atenderse la orden manifestada, el departamento de Obras Públicas podrá
establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de
Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario
mínimo vigente.
Notas de Bitácora
Ejemplo- de
I.- Nota
clasificación de la nota
de Bitácora:
- II.- Descripción del asunto
Nota No. 28 Lunes 12:20 2/Septiembre/04

Se ordena a la contratista, retirar el escombro de sobrante de demoliciones que


se encuentra fuera de la obra, sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica,
violando lo dispuesto en los artículos 207, 209 y 260 del Reglamento de
construcción; de otra forma, deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la
- III.- Ubicación
vía publica para este efecto, el cual deberá solicitarse
IV.- Causas delpor escrito al el
problema
departamento correspondiente. Por lo que para este particular y al no existir tal
documento, deberá retirarse el material hoy mismo, de otra manera y de no
atenderse la V.-
orden manifestada, el departamento de Obras Públicas podrá
Solución
establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de
VI. Plazo de ejecución
Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario
mínimo vigente.
VIII.- responsabilidad de la nota y
consecuencias económicas
Notas de Bitácora
CLASIFICACION DE LA NOTA. Las primeras palabras del asiento
deben referirse a la finalidad de la nota. En este caso se tratara de
una orden. Entonces debe iniciarse diciendo: “se ordena”, o bien “se
autoriza”, se recomienda, etc.

DESCRIPCION DEL ASUNTO. El asunto que motivo la nota, la


redacción seria por ejemplo: “Las pruebas de resistencia al concreto”,
“corregir el armado de la obra”, se trata en estas partes de expresar el
motivo de la orden que se emite.
Notas de Bitácora
UBICACIÓN. La ubicación del elemento al que nos referimos. Cuidando
de referenciar apropiadamente el elemento que se trate con datos
suficientes para que puedan localizarse sin equívocos.

CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuación de la ubicación tenemos


que mencionar las causas de la nota en forma breve, pero abarcando
con precisión al articulo e inciso de la Ley, Norma o Reglamento de que
se trate.
Notas de Bitácora
SOLUCION. Es muy importante señalar en esta parte que debemos
establecer la solución al problema, para lo cual nos debemos basar en
la misma normatividad aplicable que referimos con anterioridad.

PLAZO PARA LA EJECUCION. Inmediatamente después de la solución


descriptiva, se establece un plazo máximo para su ejecución. En plazo
determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los
pasos que implica el proceso. Señalando una fecha fija. No se
recomienda anotar cantidades al determinar los plazos.
Notas de Bitácora
PREVENCION. Se trata sin duda de la parte más trascendente de la
nota de bitácora pero la práctica es la parte que menos se
acostumbra a considerar al hacer los asientos, debido a que implica
razonamientos especiales que toman en consideración la experiencia
y conocimiento de quien la redacta.
Asentar la parte preventiva de la bitácora tienen cierto grado de
dificultad debido a las implicaciones económicas que con lleva, por lo
que es necesario meditar la forma mas conveniente realizar el trabajo
que nos ocupa, requiriéndose analizar el proceso durante su
ejecución. El constructor será finalmente responsable de efectuar las
medidas preventivas y nada seria mejor que participe en la
elaboración de la solución que habrá de dictarse.
Clasificación de Notas
Casi sin excepción, todas las notas de bitácora llevan implícito un costo,
a favor o en contra de una de las partes que intervienen en ella; por
consiguiente, debe meditarse muy bien lo que se pretende asentar.

En otras palabras, la bitácora es un registro muy serio y su manejo es


una responsabilidad que asumen los que la operan, por lo que deben
tener cabal conciencia de lo que ello significa.

LAS NOTAS DE BITACORA SE PUEDEN CLASIFICAR EN:


► Órdenes
► Certificaciones
► Requerimientos y solicitudes
► Autorizaciones
► Control e Informes y
► Recomendaciones
Clasificación de Notas
► ORDENES. El uso mas frecuente que el supervisor hace de la
bitácora de obra es para ordenar al constructor lo que debe realizar.

► CERTIFICACIONES. En el libro de bitácora el supervisor debe


certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de órdenes por
iniciativa propia del propietario o constructor. Siempre que se
certifique algo es por que se tiene la seguridad de que es exacta y
precisamente como se escribe en la bitácora, no esta permitido
equivocarse cuando se esta actuando prácticamente en calidad de
notario, de ser posible, se sugiere se acumulen pruebas que
respalden la certificación. Esto puede hacerse por medio de
fotografías.
Clasificación de Notas
► REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES. En el desarrollo de toda
obra y para su correcta ejecución e incluso supervisión es
conveniente contar siempre con la aprobación de lo que realizamos,
por ello la bitácora constituye el mecanismo formal para solicitar la
aprobación de lo ejecutado, de tal forma que se de fé o constate
que los trabajos fueron realizados de acuerdo a lo establecido en
los proyectos.

De la misma forma es posible requerir información adicional a la


supervisión sobre especificaciones no contenidas en el proyecto o
bien faltantes detectadas en el desarrollo de la obra.

También es posible solicitar por este conducto no solo las


certificaciones de trabajos realizados de acuerdo a proyecto, si no
también de procedimientos alternos para el logro de actividades
complejas.
Clasificación de Notas
► AUTORIZACIONES. Es frecuente que el Supervisor autorice por
conducto de la bitácora sobre cuestiones RUTINARIAS de la obra,
como son autorización de: colados de concreto, compactaciones
de relleno, bancos de nivel, trazos para la fijación de vértices,
tendido de carpetas y todo aspecto común de los proyectos que se
traten.

Sin embargo existen otros aspectos que refieren condiciones


especiales que podemos denominar NO RUTINARIOS (asuntos
que difieren de lo establecido previamente en los anexos técnicos)
y en los cuales tenemos que tener el cuidado suficiente de no estar
adquiriendo responsabilidades fuera de nuestro alcance, al trasmitir
una orden o modificando un plano o proyecto que no compete a
nuestros alcances técnicos ni administrativos y para los cuales
requerimos imprescindiblemente de autorización superior para
poder hacerlo.
Clasificación de Notas
► RECOMENDACIONES. Es Posible, basado en la experiencia de la
supervisión, realizar recomendaciones a los constructores, a fin de
asegurar la calidad de los trabajos.

Sin embargo se debe tener el cuidado de no extralimitarse en sus


funciones ni realizar recomendaciones que involucren cambios
sustanciales a lo reflejado en el catalogo de concepto y sus
especificaciones puesto que ello deberá previamente ser
consensado ante sus superiores.
Clasificación de Notas
► INFORMES. Esta actividad es quizá una de las mas importantes
herramientas que presenta la bitácora, tanto para los supervisores
como ara los constructores, ya que representa una recapitulación
cronológica de los acontecimientos importantes suscitados durante
el desarrollo de la obra y que dan paso a las condiciones actuales.

Es decir, los informes nos permiten en conjunto con las otras notas
de bitácora, reconstruir los antecedentes de la obra y poder
deslindar el origen de cualquier controversia futura, por ello todo
informe debe redactarse de forma clara y completa referenciando
de ser posible fuentes oficiales o reconocidas, como soporte
fehaciente de lo que se refleja.
Casos importantes.
Cuando se presentan condiciones extraordinarias que a juicio del
constructor puedan afectar las metas económicas o el periodo de
construcción, originalmente pactado en el contrato, es obligación
del contratista referirlo en la bitácora, previo a la formulación del
expediente que justifique el volumen o los tiempos que serán
superados de la asignación presente debido a los trabajos
extraordinarios detectados.

Artículo 73. Si el contratista se percata de la imposibilidad de cumplir con el


programa de ejecución convenido, por causas no imputables a él, deberá
notificarlo a la dependencia o entidad, mediante anotación en la bitácora,
presentando dentro del plazo de ejecución, su solicitud de ampliación y la
documentación justificatoria.

La dependencia o entidad, dentro de los treinta días naturales siguientes a


la presentación de la solicitud del contratista, emitirá el dictamen de
resolución, de no hacerlo, la solicitud se tendrá por aceptada. El convenio,
en su caso, deberá formalizarse dentro de los treinta días naturales
siguientes a uno u otro suceso.
Casos importantes.
El constructor en ningún momento podrá ejecutar obra adicional
que previamente y por escrito no haya sido autorizada por la
dependencia, a menos que se trate de una emergencia o sea un
caso excepcional que ponga en riesgo a terceros.

Artículo 74. Si durante la vigencia del contrato, el contratista se percata de


la necesidad de ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos
en el catálogo original del contrato, deberá notificarlo a la dependencia o
entidad de que se trate, para que ésta resuelva lo conducente; el
contratista sólo podrá ejecutarlos una vez que cuente con la autorización
por escrito o en la bitácora, por parte de la residencia de obra, salvo que
se trate de situaciones de emergencia en las que no sea posible esperar su
autorización.

La dependencia o entidad deberá asegurarse de contar con los recursos


disponibles y suficientes dentro de su presupuesto autorizado. Por su
parte, el contratista ampliará la garantía otorgada para el cumplimiento del
contrato en la misma proporción sobre el monto del convenio.
Casos importantes.
De la misma manera, tampoco podrá ejecutar conceptos fuera de
catalogo sin la debida autorización escrita del supervisor, debiendo
presentar antes de 30 días un expediente donde se reflejen los
analisis de precios unitarios que se autorizaron para su ejecución.

Artículo 77. Si durante la vigencia del contrato surge la necesidad de


ejecutar trabajos por conceptos no previstos en el catálogo original del
contrato, el contratista dentro de los treinta días naturales siguientes a que
se ordene su ejecución, deberá presentar los análisis de precios
correspondientes con la documentación que los soporte y apoyos necesarios
para su revisión; su conciliación y autorización deberá realizarse durante los
siguientes treinta días naturales a su presentación.

En todos los casos, la dependencia o entidad deberá emitir por escrito al
contratista, independiente de la anotación en bitácora, la orden de trabajo
correspondiente. En tal evento, los conceptos, sus especificaciones y los
precios unitarios quedarán incorporados al contrato, en los términos del
documento que para tal efecto se suscriba.
Casos importantes.
En el proceso de revisión de los conceptos fuera de catalogo, es
posible mantener el flujo financiero de la empresa, siempre que
medie la información mínima en bitácora para asegurar el uso de
los insumos requeridos.

Artículo 78. - Si por las características y complejidad de los precios unitarios


no considerados en el catálogo original, no es posible su conciliación y
autorización en el término señalado en el artículo anterior, las
dependencias y entidades, previa justificación, podrán autorizar hasta por
un plazo de cuarenta y cinco días naturales, el pago provisional de los
costos directos de los insumos que efectivamente se hayan suministrado o
utilizado en las obras, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
Casos importantes.
I. Que cuente con la autorización del residente de obra y del área encargada
de los precios unitarios y, en su caso, del supervisor;

II. Que los pagos cuenten con el soporte documental necesario que justifique
que el contratista efectivamente ya realizó su pago, tales como facturas,
nóminas, costos horarios, entre otros;

III. Que el residente de obra y, en su caso, el supervisor lleven un control


diario, con sus respectivas anotaciones en bitácora, de los siguientes
conceptos:
a. Consumo de material, de acuerdo a lo requerido por los trabajos a
ejecutar;
b. Cantidad de mano de obra utilizada y las categorías del personal
encargado específicamente de los trabajos, la que debe ser proporcionada
en forma eficiente, de acuerdo con la experiencia en obras similares;
c. Cantidad de maquinaria o equipo de construcción utilizado en horas
efectivas, los que deben ser proporcionados en forma eficiente y con
rendimientos de máquinas y equipos nuevos, y
d. Cantidad o volumen de obra realizado durante la jornada.
Casos importantes.
Los supervisores de acuerdo al Art. 86, del RLOP. Deben de realizar
anotaciones de avances y aspectos relevantes, diariamente.

En cuanto a la entrega de revisión de las estimaciones, de acuerdo al


Art. 103, es una obligación del supervisor realizar el asiento de la
fecha de entrega.

Finalmente,

Artículo 135.- Para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos, el


contratista a través de la bitácora o por oficio, deberá notificar la terminación
de los trabajos, para lo cual anexará los documentos que lo soporten e incluirá
una relación de las estimaciones o de gastos aprobados, monto ejercido y
créditos a favor o en contra.
Bibliografía.
• Ley de Obra Pública Federal 2000

• Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con la Misma del


Estado de Chiapas 2004

• Reglamento de Ley de Obra Publica Federal 2005.

• Ponencia realizada por en el seminario para Directores Responsables


de Obra de Tapachula, Ing. José de Jesús Rodríguez López; del
Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula.

• Ponencia preparada por el Ing. José Antonio Toriello Elorza, del


Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula.