Administração de compras

Parte 1

Laís Pillar
laispillar@hotmail.com
Introdução
• Coordenar o fluxo de bens e serviços entre
instalações físicas é um dos principais foco na
gestão da cadeia de suprimentos.
• Decidir quanto, quando e como movimentar os
produtos e, igualmente, onde comprá-los, é
preocupação constante.
• Essas decisões de programação ocorrem no canal
de suprimentos, e a boa administração impõe que
sejam coordenadas com outras atividades no todo
da empresa .
 Compras
• As atividades relacionadas a compras envolvem uma
série de fatores como seleção de fornecedores,
qualificação dos serviços, determinação de prazos de
vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na
demanda, entre outros.
• O departamento de compras desempenha um papel
fundamental na realização dos objetivos da empresa.
“Sua missão é perceber as necessidades competitivas
dos produtos e serviços, tornando-se responsável
pela entrega no tempo certo, custos, qualidade e
outros elementos na estratégia de operações”.
Compras
• Para isso é fundamental manter um banco de
dados de fornecedores atualizado, ter poder de
negociação e estabelecer um relacionamento
baseado na confiança mútua com o fornecedor.
• É necessário também que as pessoas que
trabalham nesta área estarem muito bem
informadas e atualizadas, além de terem
habilidades interpessoais como poder de
negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa
comunicação, capacidade de gestão de conflitos.
 Compras
• Decorrente das mudanças ocorridas nas organizações, a
função compras não é mais vista como uma atividade
rotineira e sim como parte do processo de logística das
empresas.
• Adquirir produtos, o setor de compras atualmente se
inter-relaciona com todos os outros setores da empresa,
influenciando e sendo influenciado.
• Os níveis de estoque da empresa, por exemplo, afetam o
custo de produção e podem trazer outros problemas para
a empresa, como a necessidade de um maior controle, de
pessoal e despesas com a sua manutenção. Assim, a área
de compras tem uma função importante de cuidar para
que os níveis de estoque da empresa estejam sempre
equilibrados.
 Departamento de compras
• O departamento de compras também pode assumir
vários outros papéis. Um deles está relacionado com
a negociação de preços com os fornecedores. “Essa
negociação determinará o preço final dos produtos e,
portanto, a competitividade da empresa”.
• Normalmente a função compras tem quatro
objetivos principais: obter mercadorias e serviços na
quantidade certa, com qualidade e a um menor
custo; garantir que a entrega seja feita de maneira
correta; e, desenvolver e manter boas relações com
os fornecedores.
Objetivos
• Os objetivos de compras devem estar alinhados
aos objetivos estratégicos da empresa como um
todo, visando o melhor atendimento ao cliente
externo e interno.
• É importante que se consiga otimizar o
investimento, aumentando o uso eficiente dos
meios financeiros, minimizando as necessidades
de capital investido em estoques.
 Objetivos da Seção de Compras
• A) Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim
de atender aos programas de produção
• B) Coordenar esse fluxo de maneira que seja
aplicado um mínimo de investimento que afete a
operacionalidade da empresa
• C) Comprar materiais e insumos aos menores
preços, obedecendo padrões de quantidade e
qualidade
• D) Procurar sempre as melhores condições para
empresa, principalmente de pagamento.
Parâmetros importantes
• Previsão das necessidades de suprimento
• Informações de quantidades, qualidades e prazos.

Resultados para a empresa:

• Aumento da produtividade
• Melhor gestão do material
• Compras mais econômicas
Necessidades
• Estocar em níveis adequados
• Racionalizar o processo produtivo
• Reduzir custos
• Verificar potencialidade do fornecedor,
instalações e produtos, cotações de preços
feitas semestralmente.
Organização das compras
Normas fundamentais
• autoridade para compra
• registro de compras
• registro de preços
• registro de estoques e consumos
• registro de fornecedores
• arquivos e especificações
• arquivos e catálogos.
Atividades típicas
• pesquisa de fornecedores
• aquisição
• administração
• diversos
Atividades partilhadas com outros
setores
 Determinação do que fabricar ou comprar
 padronização e simplificação
 especificações e substituições de materiais
 testes comparativos
 controle de estoques
 seleção de equipamentos de produção
 programas de produção dependentes da
disponibilidade de materiais.
Compra em um ponto centralizado ou
separadas para cada fábrica ou divisão
operacional?
 Razões para a descentralização:
 distância geográfica
 tempo necessário para aquisição de materiais
 facilidade de diálogo
 Razões para centralização:
 oportunidade de negociar maiores quantidades de
materiais
 homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos
 controle de materiais e estoques
 Informações externas para a seção
de compras
Condições gerais de Informações sobre
mercado produtos
Fontes de Suprimento
Informações sobre
novos produtos

Taxa de produção Seção de Disponibilidade de

compras
dos fornecedores transporte

Capacidade de
produção dos Tarifas de transporte
fornecedores
Condições de Mão- Impostos de Preços e descontos
de-obra venda e de uso
Análise Administrativa
• Controle dos formulários, simplificação do
trabalho, emprego o sistemas informatizados,
preparação de relatórios.
• Todos departamentos funcionais dentro de
uma empresa geram informações para o
sistema de compras, ou requerem informações
por causa do mesmo.
• Veja a figura a seguir.
 Informações internas para a seção de
compras
Desenvolvimento de
Produção produtos

Departamento
Departamento
Jurídico
Financeiro
Seção de
compras

P.C.P Mercadologia

Administração
Contabilidade Engenharia
Geral
Análise administrativa
• Produção: A relação entre ambos deverá ser
considerada mais do ponto de vista do seu
objetivo comum, que é contribuir efetivamente
para o benefício geral da empresa.
• Engenharia: A cooperação entre compras e
engenharia concentra-se principalmente ao
redor dos assuntos concernentes ao projeto,
planejamento e especificações preliminares às
verdadeiras exigências de produção.
Análise Administrativa
• Contabilidade: Cada compra efetuada
representa um dispêndio, ou um compromisso
dos fundos a empresa. É iniciada logo após a
compra ser realizada.
• Vendas: O departamento de vendas deve
manter o de compras informado quanto às
cotas de vendas e quanto às expectativas delas,
que servem como um índice das prováveis
quantidades de materiais necessários.
Análise Administrativa
• PCP: Do ponto de vista funcional, o esperado
entre a estreita colaboração entre os setores de
PCP e compras, portanto estende-se a
responsabilidade pelos materiais desde o momento
da aquisição até a entrega e utilização.
• Controle de Qualidade: O setor de compras
deve adquirir materiais e produtos que satisfaçam
às especificações. O Controle de qualidade
geralmente faz testes de aceitação dos materiais
comprados.
 Organograma da seção de compras

Gerente de Materiais

Chefia de Compras

Secretária

Comprador Diversos Comprador Técnico Comprador de Matéria-prima

Auxiliar de Compras

Follow-up

Motorista
Descrição de cargos na função compras
• Chefe de compras: coordenar, assessorar
(fornecedor, preço, periodicidade, contatos,
decisão de compra) estudar e analisar as
solicitações de compra de matéria-prima,
máquinas e equipamentos em geral.
• Comprador de materiais diversos:
analisar e classificar requisições de compra,
coletar dados, estudar preços e qualidade,
controlar entrega, arquivar catálogos de
fornecedores. (sob supervisão da chefia)
 Descrição de cargos na função compras
• Comprador técnico: Efetuar compras de materiais
especiais de produção, analisar e classificar
requisições de compra, coletar dados, estudar preços e
qualidade, controlar entrega, arquivar catálogos de
fornecedores. (sob supervisão da chefia)
• Comprador de matéria-prima: Efetuar compras
de matérias-primas utilizadas em uma ou várias
unidades fabris, analisar solicitação de compras,
pesquisar cadastro de fornecedor, consultar cotações
dos produtos, organizar pequenas concorrências,
acompanhar entregas. (sob supervisão da chefia)
 Descrição de cargos na função compras
• Auxiliar de compras: Controlar o recebimento de
solicitações de compras e efetuar conferência dos
valores anotados, emitir pedidos, controlar arquivos
de catálogos e documentos, elaborar relações de
fornecedores para cada material.
• Acompanhador de comprar – Follow up:
Acompanhar, documentar e fiscalizar as
encomendas quanto ao prazos de entrega, informar
ao comprador o resultado do acompanhamento,
efetuar cancelamentos, modificações .
Qualificação de compradores
• Atualmente, a função do comprador é tida como
uma das mais importantes para uma correta
gestão de materiais.
• Para conduzir eficazmente seus compras, o
comprador deve demonstrar conhecimentos
amplos das características dos produtos, processos
em igual nível de conhecimento com os
fornecedores.
• O bom comprador esta perfeitamente identificado
com a política e os padrões de ética definidos pela
empresa, manter o sigilo nas negociações.
Negociação
• Não é uma disputa em que uma das partes
ganha e a outra tem prejuízo, é bem mais que
isso.
• Numa negociação quando ambas as partes
saem ganhando, podemos afirmar que houve
uma boa negociação.
• Saber negociar é uma das habilidades mais
exigidas de um comprador.
 Como seria o perfil de um
negociador ideal?
• Não existe um modelo único e infalível, mas um
conjunto de habilidades e técnicas desejáveis.
• Existem especialistas que consideram impossível
um indivíduo possuir todas as características
necessárias a um bom negociador e defendem a
importância da negociação em equipe.
• É de importância fundamental que o bom
negociador domine as características do bem
(produto) ou do contrato negociado.
Etapas do processo de negociação
• Preparação: quando são estabelecidos os
objetivos reais e os possíveis . Transmitir uma
expectativa positiva.
• Abertura: serve para reduzir a tensão, consolidar
os objetivos, e criar em clima de aceitação; uma
conversa descontraída ajuda.
• Exploração: é verificação se a necessidade
detectada durante a etapa da preparação é
verdadeira por meio de perguntas objetivas, mas
jamais ameaçadoras. Reciprocidade entre as
pessoas.
Etapas do processo de negociação
• Apresentação: faz-se o relacionamento dos
objetivos e expectativas iniciais com as
necessidades da outra parte.
• Clarificação: as objeções levantadas devem ser
vistas como oportunidades para fornecer mais
informações, pois se a outra parte não tiver
qualquer interesse, sequer fará objeções.
• Ação final: é a procura de um acordo ou decisão.
Vale lembrar que as pessoas compram um produto
ou uma idéia com ajuda e não com empurrão, o
que não quer dizer que ela tome a decisão sozinha.
Características
• O negociador não deve jamais ser impessoal,
selecionar comportamentos “dentro do figurino”,
tratar o outro como cliente, como pessoa que
necessita de ajuda, melhorar o indivíduo
deficiente, concentrar-se em julgamento morais e
avaliações, concentrar-se nas limitações da outra
pessoa, preocupar-se com punições e prêmios.
• Uma das chaves do êxito do processo de
negociação é saber apresentar as novas ideias de
forma que cause mais impacto ao outro
negociador.
Características de um bom negociador
• Vê a negociação como um processo contínuo e
dinâmico, mesmo após o acordo final e a
assinatura do contrato;
• Tem a mente aberta;
• É atento às necessidades pessoais e do seu negócio
e não descuida das necessidades de seu oponente;
• É flexível e rápido na definição de metas e
interesses mútuo;
• Não contraria o ponto de vista do oponente;
 Características de um bom negociador
• Oferece alternativas criativas que vão ao encontro das
necessidades de seu oponente;
• É cooperativo e cria um clima propício para a solução de
problemas, em harmonia;
• É competitivo e estimula a eficiência na realização dos
benefícios mútuos desejados;
• Compreende que a manipulação de pessoas é
incompatível com as metas de harmonia resultante da
cooperação e competição;
• Atinge os próprios objetivos e faz contribuições
significativas para o alcance das metas da organização.
Estilos comportamentais do negociador
• Catalisador: criativo e entusiasta dos grandes
empreendimentos. Para causar impacto junto a ele
é preciso apelar para aspectos de novidade,
singularidade, liderança e disponibilidade.
• Apoiador: prioriza as pessoas e o trabalho em
equipe, agrada aos outros e faz novos amigos. Às
vezes, é considerado incapaz de cumprir prazos.
Para causar-lhe impressão, deve-se mencionar
harmonia, garantia de satisfação e realização a
quatro mãos.
Estilos comportamentais do negociador
• Controlador: toma decisões rápidas, organizado,
conciso, objetivo, com sentido de urgência. Deve-
se usar tudo que se relacionar com metas os
resultados e ganhos de tempo e dinheiro.
• Analítico: gosta de fazer perguntas, coletar
dados, é perfeccionista e muito detalhista.
Fornecer dados disponíveis, alternativas para
análise, decisões seguras e pesquisas ajudará
bastante na negociação.
 Estratégias para uma boa negociação
• Comece sempre a negociação fornecendo e solicitando
informações, fatos; deixe para depois os tópicos que
envolvam opiniões, julgamentos e valores.
• Procure vestir a pele do outro negociador; isto o
ajudará a compreender melhor a argumentação e as
ideias dele.
• Nunca esqueça que um bom negócio só é bom quando
é para ambas as partes.
• Procure sempre fazer perguntas que demandam
respostas além do simples sim ou não.
 Estratégias para uma boa negociação
• Evite fazer colocações definitivas ou radicais.
• A dimensão confiança é importantíssima no processo
de negociação.
• Nunca encurrale ou pressione o outro negociador.
• Toda pessoa tem seu estilo de negociação e
determinado tipo de necessidades e motivação.
• Saiba ouvir e procure não atropelar verbalmente o
outro negociador.
• Procure sempre olhar os aspectos positivos do outro
negociador.
Dinâmica de Grupo