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Qué veremos

ESTRUCTURA DE UNA EMPRESA


SOCIAL
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN

¿Qué creen ustedes que considera el Área


de Administración?
ÁMBITOS DE LA ADMINISTRACIÓN y TAREAS CLAVE

SOPORTE

Clima organizacional Elaboración/Control de presupuesto


Pago de sueldos e imposiciones Rendiciones de fondos Emisión cheques
Contrataciones de personal Manejo de la caja Cobranzas
Evaluación de desempeño Pago cuentas y facturas Contabilidad
Capacitaciones Relación con SII

Manejo inventario
Mantenimiento infraestructura Compras
Mantenimiento computadores
RELACIÓN CON OTRAS ÁREAS de una OSFL
A nivel organigrama:
DESAFÍOS DEL ÁREA

1) Una administración que aporte valor

¿Área
Administrativa?
DESAFÍOS DEL ÁREA
2) Eficiente manejo de recursos…no sólo económicos!

 Recursos Humanos: contrataciones, pagos, evaluación


desempeño, capacitaciones, autocuidado, clima, etc.

 Recursos físicos: sede, sistema comunicación,


equipamiento computacional, máquinas, materiales, etc.

 Recursos financieros: cuenta corriente, caja chica,


donaciones en dinero, fondos de uso específico, rendiciones
adecuadas y oportunas, etc.
DESAFÍOS DEL ÁREA
2) Eficiente manejo de recursos…no sólo económicos!

• ¿Qué hace para esto?


Establece, ejecuta y controla procesos propios de su
área, y para otras que desempeñan tareas
administrativas sistematizar para facilitar
(protocolos)
Da soporte en procesos de la organización en temas
que involucran la gestión eficiente.
Lleva registros que permitan generar información
confiable y oportuna, que sea alimento de la toma de
decisiones de la organización.
DESAFÍOS DEL ÁREA
• Procesos asociados a objetivos:

1°DEFINIR
OBJETIVOS DEL PROCESO

2° PROCEDIMIENTO 3° HERRAMIENTAS

GESTIÓN EFICIENTE CON


SISTEMAS / INFORMACION
LOS RECURSOS DE LA
PROCEDIMIENTOS DEL DIA A DIA
ORGANIZACIÓN
DESAFÍOS DEL ÁREA
2) Eficiente manejo de recursos…no sólo económicos!
• Ejemplos de estos procesos:
Elaboración de presupuesto, en base a lo real del período anterior y
en coherencia con los desafíos para el período siguiente (en qué
período se trabaja en él, cuándo se presenta al directorio, cuándo se
da por aprobado y entra en vigencia, etc).
Control sistemático del presupuesto
Información actualizada de la situación de caja
Cotizaciones en compra de insumos y reparaciones
Solicitudes de fondos (documentos, a quién se entrega, quién la
autoriza, en qué plazo se emite el cheque, etc)
Firma de cheques (quién(es) firma(n), cada cuanto tiempo, quién da
el primer V°B°, qué información debe venir con el cheque, etc)
Protocolos de mantenimiento (ejemplo, plan de mantenciones
periódicas de gas/luz/agua, sanitizaciones, etc).
DESAFÍOS DEL ÁREA
3) Buena generación y manejo de información
Preguntas base:
¿Qué información necesita el Directorio? ¿Qué información
necesita cada jefe de área?
 ¿Qué información se necesita para tomar «X» decisión?
¿Quién la genera?
¿Cómo la construye?
¿Con qué periodicidad debe presentarla y a quién? ¿En qué
formato?
¿Qué información debe manejar cada cargo de la
organización?
DESAFÍO S DEL ÁREA
3) Buena generación y manejo de información
• De un sistema de información a un CONTROL DE
GESTIÓN:
Generar información que muestre periódicamente
el funcionamiento de la administración y gestión
OBJETIVO de los recursos, y también de los servicios que
entrega la organización

Indicadores de gestión: mediciones que permiten


evaluar objetivamente si se están logrando los
HERRAMIENTA objetivos estratégicos de la organización. Deben ser
pocos y medibles.
DESAFÍO S DEL ÁREA
3) Buena generación y manejo de información
• Algunos indicadores del área administración
• Cumplimiento presupuestario (% de desvío respecto al plan)

• Eficiencias operativas (ahorros en $ generados, convenios con proveedores, otros)

• Cumplimiento en plazos de pagos (registro de la cantidad de pagos fuera de plazo, no


puede exceder de XX)

• Entrega de información oportuna (registro de fechas de entrega de control


presupuestario, emisión de cheques, etc).

• Manejo de caja chica (registro de cuadraturas dentro de los plazos, rendiciones


debidamente documentadas, etc).

• Chequeo de mantenciones periódicas de acuerdo al plan (desvíos, motivos, gastos


asociados).

• Procesos de contratación de personal completos (perfil, búsqueda a través de distintas


fuentes, entrevista sicológica, terna).

• Cumplimiento del plan de capacitación anual.


D. DESAFÍOS DEL ÁREA

3) Buena generación y manejo de información

• Indicadores como insumo para la mejora continua:

Desarrollar Definir
Indicadores Herramientas Recoger
Información

Analizar
Retroalimentar Indicadores -
Reflexionar
ÁREA SERVICIOS

Área
Servicios

Servicio Beneficiario Evaluación


D. DESAFÍOS DEL ÁREA
3) Buena generación y manejo de información

Ejemplo: punto crítico en programa de capacitación a dirigentes comunitarios es


la asistencia :

Desarrollo de indicadores Asistencia mínima exigida para aprobar el curso= 75%

Definir herramientas Libro de clases con registro de firma en cada módulo

Recoger información Coordinador del curso tabula cada Libro de clases y


elabora estadística de asistencia por alumno
Analizar indicadores Cerca del 30% de los alumnos no cumple con el
requisito mínimo de asistencia
Retroalimentar ¿Cómo mejorar ese % de asistencia? Cambio de
horarios y días de clases, elaboración de protocolo de
convocatoria, pago de bono de locomoción a
dirigentes de lejos.
Otros Órganos:

Comisión Revisora de Cuentas: 3miembros (Art.


Trigésimo Sexto de los Estatutos)

Comisión de Ética: 3 miembros (Art.Trigésimo Octavo


de los Estatutos)

Comisión de Elecciones: 3 miembros(Art. Vigésimo


Tercero de los Estatutos
Propuestas

Áreas

Área
Área Área
Captación de
Servicios Administración
Recursos
Área de administración

Área
Administración

Depto.
Depto. Depto. Depto.
Recursos Humanos
Adquisiciones Finanzas Legal
Área Captación de Recursos

Área
Captación
Recursos

Recursos
Márketing Voluntariado
Económicos
Área de Servicios

Área
Servicios

Servicio Beneficiario Evaluación


Talleres

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