SOCIETE DE TELECOMMUNICATION ET INFORMATIQUE

MISE A NIVEAU EN EXCEL POUR CADRES ET

AGENTS_Jour1

Avril 2016
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 16. Aide
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1. Barre de titre 2. Ruban Office 3. Barre d’outils

4. Barre de Formule

5. Zone Nom
15-1. Réduire
15-2. Agrandir
12. Barre de défilement vertical 15-3. Fermer
l’application
11. Barre de défilement horizontal

6. En-tête Colonne 8. Onglet des feuilles

10. Barre d’état
14. Contrôleur de zoom

7. Référence Ligne 9. Boutons de défilement des feuilles 13. Mode d’affichage

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# Description
1 Barre de titre affiche le nom du classeur
2 Ruban Office Elle contient les menus et les menus contextuels (Fichier, Accueil, Formules,…)
3 Barre d’outils ce sont des outils qui apparaissent en fonction des menus contextuels
4 Barre de Formule affiche les informations ou les formules saisies dans une cellule
5 Zone Nom affiche la référence ou le nom de la cellule active
6 En-tête Colonne sert de référence aux colonnes
7 Référence Ligne sert de référence aux lignes
8 Onglet des feuilles permet de passer d'une feuille de travail à une autre
9 Boutons de défilement des onglets permettent de faire défiler les feuilles de gauche à droite ou de droite à gauche
10 Barre d’état affiche des informations et des résultats temporaires
11 Barre de défilement horizontal sert à défiler horizontalement le contenu de la feuille
12 Barre de défilement vertical sert à défiler horizontalement le contenu de la feuille
13 Mode d'affichage des pages permet d'afficher la feuille sous les modes suivant: Normal, Mise en page et Aperçu de saut de pages
14 Controller de zoom Permet de modifier le zoom appliqué à votre feuille de calcul
15.1 Réduire permet de réduire le classeur
15.2 Agrandir permet d'agrandir le classer
15.3 Fermer l'application sert quitter l'application
16 Aide donne une explication sur toutes les fonctionnalités d'Excel
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En Utilisant la souris

Pour passer d’une cellule active à une autre en utilisant la souris, cliquez sur la cellule voulue. Si la cellule que vous
souhaitez activer est pas visible dans la fenêtre du classeur, vous pouvez utiliser les barres de défilement pour déplacer
la fenêtre dans une direction désirée.
Pour faire défiler par un écran complet, cliquez sur chaque côté de la boîte de défilement. Vous pouvez également faire
glisser la boîte de défilement pour un défilement plus rapide.
En Utilisant le clavier

Raccourcis Clavier Action

↑ la cellule du haut devient active
↓ La cellule du bas devient active
← la cellule de gauche deveient active
→ la cellule de droite devient active
PgUp la cellule active est déplacée d'un écran plus haut
PgDn la cellule active est déplacée d'un écran plus bas
Alt+PgDn la cellule active est déplacée d'un écran à droite
Alt+PgUp la cellule active est déplacée d'un écran à gauche
Ctrl+Espace met en évidence la cellule active
↑* la cellule active et celle du haut sont sélectionnées
↓* la cellule active et celle du bas sont sélectionnées
←* la cellule active et celle de gauche sont sélectionnées
→* la cellule active et celle de droite sont sélectionnées
*Maj enfoncée
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Accueil

Cet onglet contient les commandes de base du Presse-papiers, des commandes de mise en forme, les commandes de style,
commandes pour insérer et supprimer des cellules, lignes ou des colonnes, …
Insertion

Cet onglet contient les commandes des commandes qui permettent d’insérer des tableaux, des graphiques, des liens hypertextes,….
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Mise en page

Cet onglet contient les commandes qui permettent de modifier l’apparence des feuilles de calcul ainsi que des commandes d’impression
Formules

Cet onglet contient les commandes permettant d’insérer des formules , de nommer les cellules et les plages, de contrôler la manière dont
Excel opère les calculs,…..
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Données

Cet onglet contient les commandes permettant de faire appel à des données externes, de trier et filtrer les données … Bref toutes les
commandes se rapportant aux données
Révision

Cet onglet contient les commandes permettant de vérifier l’orthographe, de traduire le contenu d’une cellule, d’insérer des commentaires…
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Affichage

Cet onglet contient les commandes permettant de contrôler les différentes manières de présenter une feuille Excel
Menus contextuels

Ce sont des menus qui apparaissent quand des objets tels que des graphiques, tableaux, … sont sélectionnés

Note: Les raccourcis clavier pour accéder aux différents commencent par la touche ALT
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Cellules

Les cellules peuvent contenir 3 principaux types de données qui sont:

• Les données numériques
• Les textes
• Les formules

Feuilles de calculs

Les Feuilles peuvent contenir les graphiques, des images, des boutons et autres

Note:
• Les données numériques peuvent être des nombres (entiers, décimaux , positifs ou négatifs) ou des dates et les heures quelles que
soient leurs formats.
• Excel considère comme données numériques négatives tous les nombres commençant par le signe moins ou étant entre parenthèses
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Données numériques et textes

Il suffit de sélectionner le cellule souhaitée, y saisir les données numériques ou textes puis valider en utilisant la touche Enter
Note: Si le nombre ou le texte est trop long pour s’afficher complètement dans la barre de formule, il suffit d’utiliser le raccourci CTRL+SHIFT+U
pour l’afficher complètement dans la barre de formule
Dates et heures
Excel considère les dates et les heures comme des données numériques de types spéciaux, d’où l’attention particulière qui leur est accordée.
 Dates
Excel gère les dates en utilisant un système de numéro de série. La première date à laquelle Excel comprend est le 1er janvier 1900. Cette
date a un numéro de série de 1. Le 2 Janvier 1900 a un numéro de série de 2, et ainsi de suite. Ce système rend le traitement des dates facile
dans les formules , comme nous verrons dans la suite.
 Heures
Excel considère les heures comme une extension numéro de série de la date en y incluant les décimaux.
En d'autres termes, Excel fonctionne avec des temps en utilisant des fractions jours. Voir exemple

Note: Pour saisir la date du jour dans une cellule , utiliser le raccourci CTRL+;
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Formats des nombres

La mise en forme du nombre fait référence au processus de modification de l'apparence des données (numériques ou textes) contenues dans
cellules.
Pour modifier le format d’une cellule ou d’une plage, il suffit de faire un CLIC DROIT sur la sélection est choisir le format voulu.

Ci-dessous, nous retrouvons un arsenal de raccourcis clavier permettant un gain de temps lors de ma modification du format des cellules

# Raccourci Mise en forme appliquées

1 Ctrl+Shift+~
2 Ctrl+Shift+$
3 Ctrl+Shift+%
4 Ctrl+Shift+^
5 Ctrl+Shift+#
6 Ctrl+Shift+@
7 Ctrl+Shift+!
Format général
Format monétaire avec 2 décimal (les nombres négatifs apparaissent entre parenthèses)
Pourcentage
Format scientifique
Format Date (Jour/Mois/Année)
Format Heure (AM/PM)
Nombre avec 2 décimal

Note: Les mises en forme ne concernent que la ou les cellules sélectionnées.

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Dans Excel, chaque fichier est appelé un classeur, et chaque classeur peut contenir une ou plusieurs feuilles de calcul.
Les fenêtres Excel
Chaque fichier de classeur Excel est affiché dans une fenêtre. Un classeur peut contenir un certain nombre de feuilles, et ces feuilles peuvent
être soit des feuilles de calcul (feuilles consistant de lignes et de colonnes) ou feuilles graphiques (feuilles qui détiennent un seul graphique).

 Naviguer d’une fenêtre à une autre

Vous pouvez faire une autre fenêtre du la fenêtre active de plusieurs façons:
• Appuyez sur Ctrl + F6 pour faire défiler toutes les fenêtres ouvertes jusqu'à ce que la fenêtre à activer
• Choisissez Affichage ➪ Fenêtre ➪ Changer Fenêtre et sélectionnez la fenêtre que vous voulez dans la liste
• Cliquez sur l'icône Excel dans la barre des tâches Windows
Le raccourci pour passer d’une fenêtre à une autre est CTRL+ TAB
 Fermer une fenêtre Excel

Excel offre plusieurs façons de fermer la fenêtre active:

• Choisissez Fichier ➪ Fermer.
• Cliquez sur le bouton Fermer (l'icône X) sur la barre de titre de la fenêtre du classeur.
• Appuyez sur Alt + F4.
• Appuyez sur Ctrl + W
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Les feuilles de calculs Excel

 Activer une feuille Excel

Pour un classeur donné, une seule feuille est active. Pour activer une autre feuille, il suffit de
• Cliquer entre sur son onglet de la feuille à activer
• Cliquer droit entre les boutons de défilement des feuilles et choisir la feuille à activer puis OK
• Utiliser les raccourcis ci-dessous:
*Pour activer la feuille précédente, le cas échéant: Ctrl + PgUp
*Pour activer la feuille suivante (si celle-ci existe): Ctrl + PgDn
 Ajouter une feuille Excel

Voici trois façons d'ajouter une nouvelle feuille de calcul à un classeur:

• Cliquez sur l'icône située à droite du dernier onglet de la feuille.
• Appuyez sur Maj + F11.
• Cliquez-droit sur un onglet de feuille, choisissez Insérer dans le menu contextuel, sélectionnez la
onglet Général de la boîte de dialogue Insérer qui apparaît. Ensuite, sélectionnez l'icône de feuille de calcul
et cliquez sur OK.
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 Supprimer une feuille Excel

Pour supprimer une feuille de calcul d’un classeur, vous pouvez :

• Faites un clic droit sur son onglet et choisissez Supprimer dans le menu contextuel.
• Activer la feuille de calcul non désirée et choisissez Accueil ➪ cellules ➪ Supprimer ➪ Supprimer Feuille.

Note: Cette opération est irréversible !

 Renommer une feuille de calcul

Pour modifier le nom d'une feuille, double-cliquez sur l'onglet feuille. Les noms de feuille peut contenir jusqu'à 31
caractères et espaces sont autorisés. Cependant, vous ne peut pas utiliser les caractères suivants dans les noms de
feuilles ( : , /, \ , [ , ] , ? , * ).

 Figer les volets

Affichage➪ Fenêtre ➪ Figer les volets

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Les lignes et les colonnes

 Insérer des lignes des colonnes

Pour insérer une nouvelle ligne /colonne ou les lignes/colonnes , utilisez une de ces méthodes:
• Sélectionnez une ligne entière/colonne ou plusieurs lignes/colonnes en cliquant sur les numéros de ligne ou de la
colonne dans la feuille . Faites un clic droit et choisissez Insérer dans le menu contextuel.
• Placez le pointeur de cellule à la ligne/ colonne que vous souhaitez insérer, puis choisissez
Accueil ➪ cellules ➪ Insérer ➪ Insérer ligne ou colonne.
 Supprimer des lignes ou des colonnes
Pour supprimer une nouvelle ligne /colonne ou les lignes/colonnes , utilisez une de ces méthodes:
• Sélectionnez une ligne entière/colonne ou plusieurs lignes/colonnes en cliquant sur les numéros de ligne ou de la
colonne dans la feuille . Faites un clic droit et choisissez Supprimer dans le menu contextuel.
• Placez le pointeur de cellule à la ligne/ colonne que vous souhaitez supprimer, puis choisissez
Accueil ➪ cellules ➪ Supprimer ➪ Insérer ligne ou colonne.
 Masquer ou Afficher des lignes ou des colonnes

Pour masquer ou afficher les lignes ou des colonnes de votre feuille de calcul, sélectionnez la ou les
lignes/colonnes que vous souhaitez masquer en cliquant dans l'en-tête. Ensuite, faites un clic droit et choisissez
Masquer ou Afficher dans le menu contextuel.
Ou vous pouvez utiliser les commandes sur le Accueil ➪ cellules ➪ ➪ Masquer ou Afficher
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Une cellule est l’élément d’une feuille de calcul qui peut contenir une donnée (numérique, texte ou formule). Elle est identifiée par
son adresse, qui se compose de la lettre de la colonne et le numéro de ligne.
Par exemple, une cellule D9 est la cellule dans la quatrième colonne et de la neuvième ligne.
Un groupe de cellules est appelé un plage. Elle est désignée la cellule supérieure gauche adresse et la cellule inférieure droite,
séparés par deux points.
Voici quelques exemples d'adresses de plage:
A1: B1 Deux cellules qui occupent une ligne et deux colonnes.
A1: A100 : représente 100 cellules dans la colonne A.

Sélectionner un plage

Vous pouvez sélectionner une gamme de plusieurs façons:

• Cliquez sur la 1ère cellule et faites glisser la jusqu’à la dernière cellule de la plage et Relâchez
• Cliquez sur la 1ère cellule, appuyez et maintenez et le bouton SHIFT, Cliquez sur la dernière cellule de la plage et Relâchez SHIFT
• Appuyez sur F8 puis sélectionner la plage à l’aide les touches de navigation. Appuyez à nouveau sur F8
• Tapez la cellule ou l'adresse de la plage dans la zone Nom et appuyez sur Entrée.
• Appuyer sur F5 et entrez l’adresse de la plage
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Sélectionner un plage
Lorsque vous utilisez Excel, vous pouvez avoir besoin de localiser des types spécifiques de cellules . Pour exemple, ne serait-il pas utile d'être
en mesure de localiser les cellules qui contiennent des formules – ou qui dépendent de la cellule active?
Excel fournit un moyen facile de localiser ces derniers et beaucoup d'autres types spéciaux de cellules:
Sélectionnez une plage ➪ appuyez F5 ➪ Cellules

Note: Pour Copier ou coller une cellule ou une plage: Utiliser CTRL+C ou CTRL+V
Pour Déplacer une cellule ou une plage : Utiliser CTRL+X ou CTRL+V
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Collage spécial des cellules copiées ou déplacées

Excel dispose d’une commande permettant d’exécuter une diversité de collages spéciaux :
Sélectionner la cellule de destination, Cliquer droit, Cliquer Collage Spécial.

Nommer et Renommer des cellules

Excel met à notre disposition plusieurs méthodes permettant de nommer les cellules ainsi que les plages.
Les règles ci-dessous sont à respecter lors de la nomenclature des cellules:
• Les noms ne contiennent pas d’espace
• Les noms peuvent être alphanumériques mais doivent commencer impérativement par une lettre
• Les seuls symboles autorisés sont _ et \
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Nommer et Renommer des cellules

Excel dispose de 3 commandes permettant de renommer les cellules:

• Sélectionner la cellule ou la plage ➪ Cliquer sur la zone Nom ➪ Insérer le nom ➪ Appuyer sur Entrer
• Le menu Formules puis Définir un Nom
• Sélectionner la cellule ou la plage ➪ Clic droit ➪ Insérer un nom
Insérer un commentaire

Pour ajouter un commentaire à une cellule, sélectionner la cellule et utilizer l’une des methods ci-dessous:
• Menu Révision ➪ Commentaires ➪ Nouveau Commentaire.
• Clic droit sur la cellule et choisisser Insérer un Commentaire.
• Appuyer Shift+F2.
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Création d’un tableau

Excel dispose de 2 commandes permettant de créer un tableau à partir d’une plage de cellules:
• Sélectionner la cellule ou la plage ➪ Menu Insertion➪ Tableaux ➪ Tableau
• Sélectionner la cellule ou la plage ➪ CTRL + T
Travailler avec les tableaux
 Sélectionner une colonne entière
Disposer le curseur à l’en-tête de la colonne puis cliquer ou Sélectionner une cellule de la colonne puis appuyer CTRL+ESPACE
 Sélectionner une ligne entière

Disposer le curseur sur la cellule la plus à gauche de la ligne puis cliquer ou utiliser le raccourci SHIFT+ESPACE
 Sélectionner tout le tableau
Placer le curseur au coin supérieur gauche de première cellule puis cliquer ou utiliser le raccourci CTRL+A
 Insertion d’une ligne ou d’une colonne

On procède de la même façon que pour insérer une ligne ou une colonne pour les plages de cellules
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Travailler avec les tableaux

 Supprimer les doublons
Sélectionner un cellule du tableau. Puis choisisser Outils de Tableaux➪ Outils ➪ Supprimer les doublons.