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TERMINOS
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida
en la cual se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoría Interna: llamadas auditorías por primera parte, son realizadas por la
propia organización o en nombre de ésta, para revisión por la dirección y otros
propósitos internos, y pueden formar la base de una auto declaración de
conformidad por parte de la organización.
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Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de
la auditoría
Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el
apoyo de expertos técnicos, si se requiere. Un auditor del equipo auditor se
nombra como el líder del equipo auditor. El equipo auditor puede incluir
auditores en formación.
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Experto Técnico: Persona que suministra un conocimiento específico o
experiencia al equipo auditor. El conocimiento específico o experiencia es
aquel relacionado con la organización, proceso o actividad que van a ser
auditados, con el idioma o la cultura. Un experto técnico no actúa como
auditor en el equipo auditor.
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ALCANCE
Esta norma suministra orientación sobre los principios de
auditoría, la gestión de los programas de auditoría, la realización
de auditorías de sistemas de gestión de calidad y de gestión
ambiental, así como la competencia de los auditores de sistemas
de gestión de calidad y ambiental.
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QUE ES UNA AUDITORÍA
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AUDITORÍAS AMBIENTALES
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Su objetivo principal…
PROCESO
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AUDITORÍA EXTERNA
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PROCESOS DE LA AUDITORÍA EXTERNA
1. Planificación.
2. Ejecución.
3. Presentación de Informes.
Reunión de Preauditoría.
Criterios y alcance.
Identificación de las principales áreas de riesgo para la organización.
Manejo de áreas de confidencialidad o susceptibilidad.
El plan u horario de la auditoría.
Una visita guiada para familiarización, si se requiere.
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El equipo auditor.
El líder del equipo, conforma un equipo auditor de acuerdo con el tiempo
estimado y la pericia requerida.
Si la auditoria es de conformidad, los auditores deben tener las habilidades y
experienciaapropiadasen los criteriosde la auditoría.
Revisión de la documentación.
El equipo auditor revisa la documentación del sistema de gestión de la
organización. Por ejemplo las políticas y procedimientos, para verificar si se han
cumplido los requisitosde la auditoría.
Se presentaun reporte de revisión de la documentaciónal cliente.
Resoluciónde discrepanciasantes de realizar la auditoría.
Lista de chequeo.
Lista de requisitos o preguntas básicas con referencia a los criterios de la auditoría
o a la norma.
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Realización.
Reunión de Apertura. Con la Alta Dirección
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Presentación del Informe.
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Importante.
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El Informe de la Auditoría.
La reunión de Cierre.
Auditorías Complementarias.
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AUDITORÍA INTERNA
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ES UNA EVALUACIÓN PERIÓDICA PARA:
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Objetivos de la Auditoria Interna Ambiental
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ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.
Auditoria Global:
Comprende la auditoria a toda la organización, sus procesos y
actividades. Esto implica aquellos procesos que durante un
periodo determinado hayan producido resultados evaluables.
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ENFOQUE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.
Ventaja
Control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los
procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como
sobre su combinación e interacción.
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2. Enfoque basado en los aspectos: la auditoria se realiza con base
a los aspectos ambientales de la organización y al cumplimiento de
los requisitos legales que aplican a la organización y los demás
requisitos legales suscritos por la organización y la autoridad
ambiental.
Operaciones
Input y output
Aspectos e impactos
Controles
Interacciones del sistema.
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IMPORTANTE
Planificación y preparación.
Ejecución.
Presentación de informes
Seguimiento y Revisión.
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ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA INTERNA
Inicio de la Auditoria
1. PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA
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b. Objetivos del Programa de Auditoría
Se basan En:
Prioridades de la dirección - certificación
Propósitos comerciales
Riesgos de la organización
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e. Recursos del programa de Auditoria
Recursos financieros.
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f. Procedimientos del Programa de Auditoria
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g. Implementación del Programa de Auditoria
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i. Seguimiento y Revisión del Programa de Auditoria
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2. INICIO DE LA AUDITORÍA
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Los criterios incluyen requisitos legales, y entre otros
aspectos, políticas institucionales, normas, guías de buenas
prácticas u oportunidades de Producción más Limpia,
requisitos organizacionales, específicos o reglamentarios.
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c. Selección del Equipo Auditor
Planificación estratégica
Toma de decisiones y trabajo en equipo
Técnicas de programación de auditorias
Definición y manejo de indicadores
Técnicas de auditoria
Técnicas de entrevista
Técnicas para la elaboración de encuestas
Elaboración de informes
Elaboración de planes de trabajo
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• Características los integrantes del equipo auditor :
Ser profesional
Dominio de la metodología a utilizar
Habilidad numérica.
Capacidad para captar la integralidad de los procesos.
Habilidad para detectar situaciones conflictivas.
Habilidad para la síntesis y análisis.
Actitud para desenvolverse en condiciones de incertidumbre.
Abierto a la participación y al trabajo en equipos
Voluntad y dedicación centrada en la resolución de problemas
Capacidad para el manejo de dificultades.
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• Comunicación con los integrantes con el objetivo de
informar.
1. Propósitos de la auditoria.
2. Beneficios que se pueden obtener de los resultados de la
auditoria.
3. Composición del equipo auditor.
4. El espacio físico e infraestructura que el auditado pone a
disposición del equipo auditor.
5. Las áreas criticas entre ambas partes para fijar criterios
específicos.
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d. Reunión de Preauditoría
Se debe llevar a cabo una reunión entre el líder y el gerente o
supervisor del área auditada, al menos una semana antes de
planear la auditoría, para acordar y organizar:
La fecha y hora
El proceso que se está revisando
El alcance de la auditoría
El manejo de confidencialidad o de susceptibilidad
Los nombres de los auditados
Si no se está familiarizado con el proceso auditado, se pude
organizar una visita guiada por algunos empleados
Organizar una oficina para el equipo auditor
Acordar si el director o supervisor desea observar la auditoría,
deberá permanecer en silencio sin hacer comentarios ni preguntas
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•Aspectos a tener en cuenta…
El auditor líder deberá preparar una agenda para la reunión para asegurar el
cubrir con todos los puntos claves.
La reunión de apertura para auditorías que tengan un alcance limitado o sean
dirigidas por un auditor pueden ser celebradas en una oficina con mínima
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asistencia por parte de la organización auditada.
•Presentación del equipo Auditor y de los Asistentes.
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3. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
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• Conclusiones de la revisión documental
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•Información básica a revisar:
a. Sobre la organización:
Organigrama
Asignación de responsabilidad.
Delegación de autoridad y funciones.
Manuales.
Códigos e instructivos.
b. Productos y servicios:
Naturaleza y características.
Proveedores.
Destinatarios o clientes.
Insumos.
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c. Sistemas gerenciales de información:
Informes de seguimiento de la gestión.
Informes de auditorias anteriores.
d. Operaciones:
Operaciones y actividades criticas.
Manuales de procedimientos.
e. Información adicional:
Grado de aceptación por parte de los usuarios.
Procedimientos adoptados para la medición del desempeño.
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• Documentos a Revisar
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4. PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES IN SITU
AUDITOR LIDER Luz Patricia Hernández EQUIPO AUDITOR: Michelle Isaza – Jenny García
Competencia
Independencia
Uso de los recursos
Responsabilidades
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c. Preparación de documentos de trabajo
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TIPO DE PREGUNTAS.
• Preguntas abiertas
• Preguntas de sondeo
• Preguntas cerradas
• Preguntas Capciosas
• Preguntas Agresivas
• Preguntas Múltiples
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PREGUNTAS ABIERTAS
Ejemplos:
Dígame que procedimiento sigue usted
Muéstreme cómo funciona esto
Cómo procesa los resultados del ensayo?
De donde viene este formato?
Qué hace cuando? 87
PREGUNTAS DE SONDEO
Ejemplos:
Por favor explique qué está ocurriendo aquí
Por qué estos recipientes no están etiquetados?
Qué quiere decir?
Deme algunos ejemplos
Cómo funciona esto?
Me va a decir algo más?
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PREGUNTAS CERRADAS
Ejemplos:
Ejemplos:
Ejemplos:
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LISTA DE CHEQUEO
PLAN Nº: 1 FECHA: 12/10/2010
COMENTARIOS/OBSERVACIO
PREGUNTAS DOCUMENTOS Y REGISTROS NES/CONCLUSIONES/HALLAS
ZOS
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EJECUCION DE LA AUDITORIA
1. Reunión de Apertura. Es conveniente reunirse con el gerente
o el jefe de cada proceso por auditar, antes de comenzar la
auditoría. Su propósito es:
Presentar al equipo auditor a los jefes de áreas
Revisar el alcance de la auditoría
Revisar el plan de auditoría y aclarar detalles
Verificar que los auditados están disponibles
2. Ejecución de la Auditoría.
El criterio por el cual se evalúa la gestión del auditado, que debe partir
de la hipótesis del optimo desempeño esperado, y de los atributos
funcionales que debe tener ese desempeño, esto es, en términos de
cumplimiento normativo, eficacia, economía e impacto dentro de los
cuales debe desenvolverse la gestión, es decir, el denominado “debe ser”.
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Evaluar las Prácticas de Operación
Las buenas prácticas de operación se constituyen en factores potenciales
de contaminación.
Los cuatros factores que generalmente componen un proceso de
producción son materiales, máquinas, mano de obra y métodos de trabajo.
El control de la producción consiste en llevar a cabo una adecuada
gestión de estos cuatro elementos, en el sentido de utilizarlos eficiente y
eficazmente para fabricar y ofrecer a los clientes los productos con la
calidad solicitada, y en los plazos acordados.
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Revisión de requisitos y documentación
Revisión programada de los registros y documentos de la organización
relativos al tema ambiental que no hayan sido revisados
La revisión dependerán de los objetivos, alcances y criterios de auditoría
que se hayan definido.
Permisos, planes y resultados de monitoreos ambientales, hojas de
seguridad sustancias peligrosas, declaraciones de disposición final de
desechos y permisos especiales.
La revisión de permisos debe considerar sus límites y condiciones, fechas
de renovación y cualquier tipo de monitoreo requerido por el permiso.
Los registros de recepción y despacho de productos químicos y desechos
Evaluación de riesgos.
Evaluación de riesgos impuestos por legislación específica (Legislación
Industrial, Prevención de riesgos laborales)
Evaluación de riesgos para los que no existe legislación (Exposición a
campos electromagnéticos.)
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La Entrevista de Auditoría
Limites de funciones y preparación del Ambiente
Llevarla a cabo en donde se realice la actividad
Tiempo apropiado
Sin interrupciones
Sin barreras físicas
Sin intimidaciones
Demostraciones
Pasos de la entrevista
Paso 1.
Paso 3.
Paso 5.
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Evidencia Objetiva: Información que se pude comprobar con
base en hechos obtenidos mediante observación, medición, ensayo
u otros medios.
= Aceptable
X = No aceptable
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NO CONFORMIDAD
“INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO
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La No Conformidad debe ser basada en:
Hechos y Datos
Precisa
Objetiva
Trazable
Concisa
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Preparación de las conclusiones de la auditoria
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Reunión de Cierre de la Auditoria
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PRESENTACION DE INFORMES
PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA
Es el producto último del auditor, por medio del cual expone sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito y que es
remitido a la dirección de la organización auditada.
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Objetividad y enfoque: Las observaciones deben
ser presentadas de manera clara y objetiva. La
información necesaria para lograr un enfoque
adecuado del informe formará parte de los papeles
de trabajo e incluirá:
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Precisión y claridad: el informe debe ser tan corto
como sea posible, utilizando un estilo de redacción
claro, preciso y simple. Un informe conciso y
completo merecerá la atención adecuada por parte del
auditado, cosa que no pasara si el texto es demasiado
extenso. Contribuye a claridad los siguientes
aspectos:
Resumen:
Contiene una declaración de conformidad con los criterios de la
auditoría, una corta sinopsis de los hallazgos de la auditoría
Las observaciones detalladas y las referencias a la evidencia
objetiva observada se escriben en la lista de chequeo y se
anexan al informe.
Si la auditoría era para evaluar la conformidad del sistema de la
organización, el informe debe incluir el grado de cumplimiento
de sus objetivos y metas.
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No Conformidades:
Habitualmente se presentan en detalle en un formato separado
por cada No Conformidad.
Se le puede dar nombre a cada No Conformidad para
referenciarla.
Si los elementos de la lista de chequeo han sido numerados, se
puede citar este numero sobre al No Conformidad.
Recomendaciones:
Son opcionales
No especifican como mejorar, sino solamente que mejorar.
Se relacionan con la eficiencia del proceso auditado y la
retroalimentación sobre el resultado del proceso.
Se pueden hacer recomendaciones acerca e las políticas y
procedimientos escritos, particularmente si se pueden aclarar
mas. 122
COMPOSICIÓN DEL INFORME
El formato del informe de auditoría
La lista de chequeo de auditoría
Los formatos de reporte de no conformidades, RNC
Una copia del procedimiento auditado
Opcional, adjuntar al formato de reporte de no
conformidades, las fotocopias de las evidencias
objetivas encontradas durante la auditoría
FINALIZACION DE LA AUDITORIA
La auditoría finaliza cuando se hayan realizado todas las
actividades descritas en el Plan de Auditoría y el
Informe de Auditoría se haya distribuido.
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Formato Lista de Chequeo
Auditoría Nº LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA Pagina Nº
Ref. Pregunta / Requisito Observaciones oX
Personas Auditadas
RESULTADO DE LA AUDITORÍA Conforme No Conforme (Véanse las NC abajo)
RESUMEN DE LA AUDITORIA
RECOMENDACIONES
SEGUIMIENTO.
La organización auditora debe mantener un programa de
seguimiento y generar evidencia de ello. El método para
monitorear el seguimiento debe ser contemplado en el programa
de auditoría.
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SEGUIMIENTO.
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CIERRE.
Una vez que se verificó que las acciones correctivas han sido
implantadas satisfactoriamente, el auditor líder debe emitir una
carta de cierre de acciones correctivas, dirigida a la gerencia
del área auditada.
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COMPETENCIAS Y ATRIBUTOS DEL AUDITOR
ATRIBUTOS PERSONALES
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ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
ATRIBUTOS PERSONALES
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CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
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ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y FORMACIÓN
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ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
COMPETENCIAS SEGÚN NTC ISO 19011
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ETAPAS PARA LA EVALUACIÓN DE AUDITORES
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EVALUACIÓN DEL AUDITOR
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ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP