MICROSOFT EXCEL 2013

HERRAMIENTAS
AVANZADAS
 Crisol Esmeralda García Lemus  Vivian Elizabeth Warren Esmenjaud
CUI: 3310328131801 Carné: 201645937
 Alvin Ulices Harris Reyes  María Gabriela Warren Esmenjaud
Carné: 201346622 Carné: 9520087
 Marleny Lily Pascual Calderón  Wilder Eliazar Bonilla Zelaya
Carné: 201890417 Carné: 201880027
 Maynor Antonio Escobar Aguilar
Carné: 9210098
MICROSOFT EXCEL
Datos
 DATOS
Un dato es una expresión (numérica o alfabética) de un atributo o característica
de una entidad. Según la RAE Datos se define como: la información dispuesta de
manera adecuada para su tratamiento por un ordenador.
1. CONCEPTOS BÁSICOS

En esta sección se describen algunos conceptos fundamentales para el manejo de la información

en Excel. Estando los datos ordenados y clasificados en Excel se operan con herramientas de base
de datos.
 1.1. TÉRMINOS IMPORTANTES
• Matriz:
Es un conjunto o banco de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados de manera sistemática para su posterior uso. Microsoft Office en
distintas herramientas puede hacer referencia a una base de datos con
diferentes nombres, por ejemplo: matriz, base de datos, origen, lista o tabla de
datos.
• Dato:
Excel llamará dato a una unidad de información de cualquier elemento descrito
en la base de datos, puede decirse que un dato corresponde a una celda.
 1.1. TÉRMINOS IMPORTANTES
• Base de datos:
• Campo: En el contexto de una base de datos, una columna es un conjunto de
valores de datos de un simple tipo particular. El término campo es relacionado
para describir a una columna con datos.
• Registro: En base de datos, también llamado fila, representa un objeto único de
datos estructurados en una tabla. Un registro es un conjunto de campos que
contienen los datos que pertenecen a una misma entidad.
• Llave: En una base de datos una llave es un dato que identifica plenamente a
cada registro dentro de toda la base, este dato debe ser único para este fin.
• Integridad: Existen diversos enfoques de integridad para tratar una base de
datos relacional, en el caso de Excel, enfoca el término integridad de los datos
para referirse a una tabla con datos integrados, que no tienen columnas ni filas
completamente vacías, ya que hay herramientas que se basan en ese principio
para su aplicación.
 1.2. TIPOS DE DATOS
Son los grupos generales de datos que Excel reconoce para su operación.
• Numéricos
Son conformados solo por números, pueden contener decimales. La
característica que Excel reconoce en estos es que pueden ser operados
mediante algún método matemático.
• De texto
Son cadenas de caracteres que pueden incluir texto y números juntos, pero su
característica principal es que no son operables para mostrar resultados
numéricos.
 1.3. FORMATOS
Es el conjunto de características de presentación de los datos en pantalla,
pueden ser de apariencia como color de fuerte, color de relleno, bordes y
también existen formatos que proporcionan a los datos un tipo de
interpretación contextualizada, comoformato de moneda o de fecha,
aunque en esencia los datos siguen siendo lo mismo.
• Formato de número
• General
• Número
• Moneda
• Contabilidad
 1.3. FORMATOS
• Fecha
• Hora
• Porcentaje
• Texto
• Personalizado
• Estilos de celda
• Dar formato como tabla
2. ORDENAR

Proceso por el cual una base de datos puede ordenarse fundamentándose en una columna. La
columna que servirá de base al ordenamiento, se puede referir a que esta es la columna que
guardará el orden de toda la tabla.
2.1. VENTANA ORDENAR
 2.2. CONFIGURAR EL ORDEN
Es la acción de seleccionar las opciones adecuadas para un orden deseado
a través de la ventana ordenar, al completar las especificaciones puede
decirse que se ha configurado un Criterio de orden para la tabla. Cada
requerimiento de orden será diferente por lo cual se debe plantear de forma
adecuada.
 2.3. NIVELES DE ORDENAMIENTO
• Es la característica de la configuración de la ventana ordenar, que permite
agregar un nivel de orden adicional al principal que existe de forma
predeterminada; este aplica si en la primera columna seleccionada para
ordenar existen datos repetidos, en tal caso, se puede seleccionar otra
columna para continuar ordenando los grupos repetidos por medio de la
segunda columna seleccionada.
3. FILTRAR DATOS

Es la forma de buscar un subconjunto de datos en un rango de celdas para trabajar en él.

 3.1. DESCRIPCIÓN
• Los datos filtrados solo muestran las filas o registros que cumplen los criterios
que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver porque no
contienen la información que se necesita. Luego de filtrar los datos, puede
editar el grupo resultante con diferentes herramientas.
 3.2. FILTRO AUTOMÁTICO
• Es la herramienta para busca u ocultar valores en una o más columnas de
datos. Cuando se filtran datos y los valores en una o más columnas no
reúnen los criterios de filtrado, se ocultan las filas completas.
 3.2. FILTRO AUTOMÁTICO
• Por categorías:
• Es la manera más sencilla de filtrar
datos, para aplicar un filtro solo deben
activarse o desactivarse las casillas de
verificación de cada categoría y estas
mostrarán u ocultarán por registro los
resultados relacionados al criterio.
• Personalizado por criterio
• Es la forma de personalizar de manera
específica el criterio de filtrado, de
modo que sea cada vez menos
general. Esto se realiza por medio de
una lista que el filtro automático
proporciona.
 3.3. FILTRO AVANZADO
Es un tipo de filtro de Excel que permite la filtración de una base de datos
proporcionando la posibilidad de colocar el resultado de la filtración en una
nueva ubicación para ser editada por otras herramientas. Se basa en tres
principios:
• Escribir criterios: es la expresión del criterio de filtración de forma escrita en
celdas de la hoja, que permiten al filtro decidir qué registros se integran al
resultado y cuáles son desechados y no aparecen en el resultado final.
• Avanzadas: Es la herramienta que permite extraer datos de una fase,
filtrando para un criterio establecido y colocando el producto de este en un
rango nuevo con los datos requeridos.
 3.3. FILTRO AVANZADO
• Variaciones de filtros avanzados: Una variación
de los filtros avanzados es la forma como
presenta los resultados. Cuando el filtro se aplica
sobre un espacio vacío, el resultado muestra los
registros completos según la filtración.
4. TEXTO EN COLUMNAS

Consiste en dividir el contenido de una celda en varias columnas, usando como referente algunos
caracteres presentes en el texto; pueden ser reconocidos como separadores o aplicar separación
por ancho fijo.
 4.1. ÍCONO TEXTO EN COLUMNAS
• Ícono de aplicación de la herramienta, se ubica en la pestaña DATOS, en el
grupo Herramientas de datos. Esta herramienta puede aplicarse solo a una
columna a la vez.
 4.2. DELIMITADOS
• Permite dividir texto en columnas, basándose en separadores que se
pueden ubicar en el texto contenido en las celdas.
 4.3. DE ANCHO FIJO
• Es el método que permite dividir texto en columnas, basándose en la
longitud de texto o ancho de la cadena de caracteres que lo conforma.
5. QUITAR DUPLICADOS

Es una herramienta que elimina los datos duplicados en una hoja. El proceso puede realizarse por
dos métodos. Por columna de datos o por registros. Se pueden especificar las columnas en las que
buscará información duplicada.
 5.1. APLICACIÓN POR COLUMNAS
• La eliminación de duplicados en una columna de datos, requiere que esté
separada de una base de datos, el efecto final de este proceso es la
obtención de una lista única de valores en un campo o columna.
 5.2. APLICACIÓN POR REGISTROS
EN LAS BASES DE DATOS
• Es la aplicación de eliminación de repeticiones de registros completos, la
herramienta funciona con bases de datos completas, únicamente deben
seleccionarse las columnas que serán comparadas y determinarán la
elimnación de Registros duplicados.
6. VALIDACIÓN

Proceso de asignación de un criterio a un rango para limitar el tipo de datos que pueden escribirse
en una celda. De forma predeterminada Excel permite en las celdas el ingreso de cualquier valor. Al
aplicar una configuración de validación de datos, el dato deberá cumplir los requisitos para ser
ingresado a una celda de Excel.
 6.1. CRITERIOS DE VALIDACIÓN
Es la expresión de las características que los datos deberán cumplir para ser
recibidos en una celda. El criterio de validación es por medio de una lista
desplegable de la ventana.
• Número entero: opción para permitir a cualquier valor entero, sin decimales,
ser recibido por un grupo de celdas de Excel.
• Longitud de texto: Opción para limitar la cantidad de caracteres que
pueden ingresarse en una celda.
• Lista: Opción para restringir el ingreso de valores a las celdas, en este caso,
el usuario determina la lista única de valores que serán accesibles y ningún
valor que no esté en la lista podrá ser recibido por las celdas validadas.
 6.2. MENSAJE DE ENTRADA
• Es la acción de configurar un mensaje personalizado para da indicaciones
a los usuarios con respecto de las celdas que están validadas, se muestra al
seleccionar alguna celda con validación y por lo general su contenido son
instrucciones para el correcto ingreso de los datos.
 6.3. MENSAJE DE ERROR
• Es un mensaje mostrado en un Diálogo emergente que indica acerca de un
ingreso no permitido para un rango validado. Generalmente, indica
también una instrucción para redefinir el ingreso.
7. SUBTOTAL

Es una herramienta que inserta cálculos en tablas de datos, basándose en grupos de información.
Agrega un esquema de resultados agrupados según. El orden principal de la tabla.
 7.1. DESCRIPCIÓN
• En una tabla que previamente sea ordenada por medio de una de sus
columnas, se aplica la herramienta subtotal que calculará un resultado en
la o las columnas que se activen para mostrar las operaciones según los
grupos resultantes del orden de la tabla.
 7.2. ORDENAR PARA APLICAR
SUBTOTALES
• La agrupación de datos iguales en la columna ordenada de pie a la
esquematización de los datos, de modo que pueden aplicarse operaciones
de conjuntos de datos resultantes del ordenamiento. Es indispensable que
antes de aplicar la herramienta subtotal, se ordenen la talba de datos
basándose en una de sus columnas.
 7.3. VENTANA DE SUBTOTAL
Es la ventana que contiene las opciones de aplicación de subtotal para
seleccionar, de acuerdo con los requerimiento del usuario.
• Para cada cambio en

• Usar función

• Agregar subtotal a