ORGANIZACIÓN DE

PROYECTOS
Diego Alejandro Cepeda
Manuel Ricardo Montenegro
Miguel Leonardo Motta
Juan Camilo Prieto
 DEFINICIÓN ORGNIZACIÓN DE PROYECTOS
En los proyectos de inversión, la organización consiste en proporcionar una
estructura formal encaminada al logro de metas específicas; en este caso, al
logro de producir-vender los productos y/o servicios que serán fabricados o
prestados como resultado del proyecto de inversión. Existen varias
definiciones de estructura organizacional
 KOONTZ Y O’DONELL

La organización formal se concibe en el sentido de una estructura

de funciones. Es dentro de esta connotación que se piensa en la
organización como el agrupamiento de las actividades necesarias
para lograr los objetivos, la asignación de cada grupo a un
administrador con autoridad para supervisarlo, y en el
establecimiento de las medidas necesarias para entablar una
coordinación horizontal y vertical en la estructura de la empresa.
 Guillermo Gómez Ceja
Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un
organismo social, con el fin de lograr la máxima eficiencia en la realización de
planes y objetivos señalados con anterioridad. Todo organismo, para que pueda
existir como tal, necesita de los siguientes elementos:
• Partes diversas entre sí. Ningún organismo se forma de partes idénticas.
• Unidad funcional. Estas partes diversas tienden a un mismo fin.
• Coordinación. Para lograr ese fin común deben complementarse entre sí, no
importa que sus funciones sean distintas
Características De organización de Proyectos
Expone la
Define y establece las
responsabilidad, las
Dota de una estructura funciones de cada uno
obligaciones, la
a la empresa. de los elementos
autoridad y
humanos
contribución

Determina el número
Evita la duplicidad de Permite construir de personas que
funciones organigramas laborarán en la
empresa

Permite incluir, en los

Impide la fuga de las Permite cuantificar los estados financieros
responsabilidades activos que se usarán presupuestados, la
inversión y gastos
 DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN
Un requisito indispensable en el proceso de diseñar la organización de las
empresas es el conocimiento detallado de la situación actual de éstas, en el
caso que se pretenda reorganizar una empresa ya existente; pero, si se trata
de constituirla, es indispensable hacer un inventario de las actividades
necesarias para el logro de los objetivos.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

Competitividad

PERSONAL
Personal
Cumplimiento
de metas Mejor
Preparado

TECNOLOGÌA

Desarrollo
de Tecnología
procesos
PRINCIPIOS BÁSICOS DE
ORGANIZACIÓN
 Principios de organización básicos

• La organización debe diseñarse para cumplir con los objetivos.

• La división del trabajo debe reflejarse en la especialización individual.
• Debe existir la coordinación de personas y actividades a favor de la unidad de esfuerzo.
• La máxima autoridad debe depositarse siempre en el ejecutivo de más alta jerarquía.
• La definición de cada puesto, autoridad, responsabilidad y relaciones se establecen por escrito y
todos los miembros del grupo se dan a conocer a través de los manuales de organización.
• La responsabilidad del superior por la actuación de sus subordinados es absoluta.
• La responsabilidad implica la autoridad correspondiente que permita cumplir con ciertas
obligaciones.
• Por lo que respecta al tramo de control, ninguna persona debe supervisar a
más de cinco empleados.
• Es esencial que las distintas unidades de trabajo u organizacionales se
mantengan en proporción a su responsabilidad y autoridad.
• Toda organización exige continuidad de sus procesos y estudio de nuevas
técnicas y aplicaciones.
• Equilibrio de dirección-control, lo que significa que a cada grado de delegación
de autoridad deben establecerse los controles que permitan mantener la unidad
de mando.
• Debe establecerse una forma para medir la actuación de los diferentes puestos.
• Es necesario capacitar continuamente al personal para que desarrolle de
manera adecuada los diversos procesos organizacionales.
 Recomendaciones para determinar la estructura
organizacional adecuada.

Cuando se establece la organización o la estructura organizacional de una empresa, es

necesario tener en cuenta ciertos factores que ayudan a concretar una organización eficaz.
• Adecuada definición y asignación de deberes.
• Asignación de la autoridad correspondiente a las obligaciones de cada uno de los puestos.
• Precisión para defi nir las responsabilidades de los diversos departamentos y de cada
• uno de los puestos.
• División de trabajo de manera equitativa y equilibrada.
• Establecer una especialización del trabajo sin que se centralice sólo en pocas personas.
• Establecer una unidad de mando a fi n de evitar conflictos.
• Definir y mantener comunicación adecuada con los subalternos y colegas para evitar
falsas expectativas.
• Establecer mecanismos alternativos que permitan adaptar el funcionamiento del
organismo o departamento ante cambios inesperados, como, por ejemplo, ausencia de
algún elemento clave en la toma de decisiones.
• Identificar y encauzar de manera positiva la organización informal para el logro de
los objetivos.
• En la medida de lo posible, propiciar el uso de la tecnología y procedimientos para
lograr un adecuado funcionamiento de la organización.
Etapas generales del proceso de organización
de los proyectos de inversión
 Consecuencias de una inadecuada
organización
Una organización ausente o deficiente puede ser la causa primordial de que la empresa
muestre malos resultados. Las deficiencias pueden deberse a una mala organización,
motivada por una dirección o administración inadecuadas, fricciones internas, mala
comunicación, poca o ninguna cooperación, mala distribución del trabajo, ausencia de
autoridad, falta de definición de responsabilidades, etc. Si se compara esta situación
con una máquina, es como si algunos engranes funcionaran de manera inadecuada.
Como consecuencia de ello es indispensable realizar un estudio de las funciones,
estructura, niveles, jerarquías, sistemas, métodos, controles de producción, etc., a
través del cual sea posible identificar las principales causas de las deficiencias de la
organización de la empresa y establecer medidas de solución.
 LEYES QUE REGULAN
CREACIÒN DE EMPRESA
CÒDIGO DE COMERCIO COLOMBIANO
LIBRO I
TÌTULO I
• Del Contrato de Sociedad, disposiciones generales.,

TITULO II
• De la Inspección y Vigilancia de las Sociedades, superintendencia de
sociedades
TITULO III
• De la Sociedad Colectiva, los socios , la razón social, administración y
representación de la sociedad,
TITULO IV
• De las Sociedades en Comandita, disposiciones comunes, sociedad en
comandita simple, sociedad en comandita por acciones
TITULO V
• De la Sociedad de Responsabilidad Limitada

TITULO VI
• De la Sociedad Anónima, constitución de la sociedad
anónima
ALGUNOS TIPOS DE REGISTRO
REGISTRO MERCANTIL

Es el registro que deben efectuar todas

las personas naturales, sociedades
comerciales y civiles, empresas
unipersonales, establecimientos de
comercio, sucursales o agencias,
sucursales de sociedades extranjeras y
empresas asociativas de trabajo, que
ejerzan actividades comerciales.
REGISTRO UNICO
DE PROPONENTES

El Registro Único de Proponentes es un

registro público de creación legal que
deben llevar las Cámaras de Comercio
en el cual deben inscribirse las personas
naturales o jurídicas nacionales o
extranjeras domiciliadas o con sucursal
en Colombia que aspiran a celebrar
contratos con las entidades estatales
para la ejecución de obras, suministro
de bienes o prestación de servicios,
salvo las excepciones taxativamente
señaladas en la ley.
REGISTRO UNICO TRIBUTARIO

• El RUT (Registro Único

Tributario) es un mecanismo
único para identificar, ubicar y
clasificar a las personas y
entidades que tengan la calidad
de contribuyentes declarantes
del impuesto de renta .
 Registro Único de Veedurías Ciudadanas

Este registro corresponde a las diferentes organizaciones que ejercen

vigilancia sobre Gestión pública: autoridades administrativas, políticas,
judiciales, electorales, legislativas y órganos de control Entidades públicas o
privadas, Organizaciones No Gubernamentales de carácter nacional o
internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un
programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público.
PERMISOS
Certificado de usos del suelo
Licencia sanitaria
Registro mercantil
Registro único de proponentes
Que tramites debo realizar para construir
empresa.
• Abrir cuenta y depositar el capital social
• Consulta de nombre previo a la constitución de escrituras (para personas
jurídicas)
• Consulta de nombre
• Consulta de marca
• Consulta de uso de suelo
• Suscripción de la minuta
• Protocolización de las escrituras públicas
• Inscripción en registro mercantil
• Matrícula mercantil del establecimiento de comercio
• Pago de Impuesto de Registro
• Obtención del certificado de constitución y gerencia
• Inscripción de libros de comercio
Departmentalization temporal
 Que es departamentalización?

• La base fundamental de la organización, a medida que un proyecto crece

tiende a diferenciarse y a especializar cada vez mas las unidades que
componen su estructura organizacional.

• La departamentalización es un medio para obtener homogeneidad en las

tareas de cada órgano, la cual solo puede lograrse cuando se combinan o
agrupan departamentos específicos afines a las actividades que realiza la
organización.
La departamentalización temporal es idéntica a la organización departamental
por productos, excepto que tiene un periodo predeterminado de vida.
Industria bélica Elaboración de productos o Productos en serie producidos
eventos únicos bajo especiaciones y por
determinados tiempos
 Ventajas

Facilita el cálculo
de los costos

No se espera que la
producción vuelva a
repetirse, y las
instalaciones no son
integradas a otras que
se requieren
normalmente
La totalidad de la
operación es
considerada
suplementaria del
esfuerzo normal de la
empresa
Desventajas
Algunas veces los empleados
temporales no reciben las
prestaciones empresariales que
disfrutan los empleados
permanentes, por lo cual incuban
sentimientos desmoralizadores; sin
embargo, algunas compañías
intentan persuadir a los más capaces
con la promesa de que tendrán la
oportunidadde ser transferidos a las
áreas permanentes de la empresa.
 Principio de la división del trabajo
Henry Fayol plantea que la organización
debe ser dividida entre los individuos y
departamentos. Esto se debe a que una
división del trabajo conduce a la
especialización, la especialización y la
eficiencia aumenta, mejora la eficacia y
la productividad y la rentabilidad de la
organización y representa el paso inicial
de la organización.
 Tipos de división del trabajo

Industrial Vertical Colateral

División de Tareas dentro Se da en el contexto de

Se da en el contexto de
de una misma industria o una misma profesión
una sociedad de acuerdo
empresa de acuerdo al pero a nivel de su
a las profesiones
proceso productivo especialización
En la práctica: La empresa debe elegir para cada puesto de trabajo a los mejores
en su especialidad, para ventas una persona con conocimientos previos y
experiencia en manejo de público, en el proceso productivo personas expertas en
su área, etc. Cuanto más refleje la estructura de una organización las tareas o
actividades necesarias para alcanzar las metas y facilite su coordinación, y
cuanto más se estructuren las funciones organizacionales con miras a aprovechar
las capacidades y motivaciones de los individuos disponibles para ocuparlas, más
eficiente y eficaz será la estructura.
 Aspectos
adicionales
Capacitación del Planeación de Contratación de
personal: Las Reclutamiento Selección de los personal: En los
personas que de personal: personal: Las requerimientos contratos de
ocupan los disponer de un personas que de personal: En trabajo es
Análisis de
distintos puestos número ocupan los la medida que la necesario
puestos:
deben poseer suficientemente distintos puestos empresa crezca, especificar las
especifican las
alto de deben poseer la es necesario obligaciones
funciones que la capacidad y
elementos capacidad y
deben realizar los adiestramiento planear las y derechos tanto
humanos que adiestramiento
ocupantes de necesarios para características del trabajador
permita necesarios para
cada uno de los lograr un que deben como de la
seleccionar los lograr un
puestos. correcto poseer las empresa para
necesarios para correcto
desempeño de personas que evitar problemas
su contratación desempeño de
sus ocuparán los por malos
por las empresas. sus funciones.
funciones. diversos puestos. entendidos.