AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

2. FUNDAMENTOS
DE AUDITORIA

Fernando Rada Barona.

Qué es la auditoría ?
 ETIMOLOGÍA:
• ´´ AUDIRE ´´ = ´´ OIR ´´
• ´´ AUDITOR´´ = ´´ El QUE OYE
´´
– Antes:
• Auditores Eclesiásticos.
• Auditores Militares.
• Los oidores en la organización
jurídica Española.
– Hoy:
• Auditores médicos.
• Auditores Contables.
• Auditores Informáticos.
 Que auditar?
• Identificar el objeto del examen
(estados contable, Cursogramas)
• Evaluar la significación de lo que se
debe examinar, teniendo en cuenta su
naturaleza, la importancia de los
posibles errores o irregularidades y el
riesgo involucrado.
 Que auditar?
• Obtener un conocimiento apropiado
de la estructura del ente, sus
operaciones y sistemas, las normas
legales que le son aplicables, las
condiciones económicas propias y las
del ramo de sus actividades.
(Manuales de Organización y
Procedimiento)
ASEGURANDO LO BÁSICO …

Operaciones

Control
Interno

Auditoría
 Enfoque de Auditoria
QUE = TIPO
COMO = ALCANCE O INTENSIDAD
CUANDO = OPORTUNIDAD

Esto lo condiciona dos aspectos:

– El Riesgo.
– El Control Interno.
 QUÉ CREA LA DEMANDA DE
AUDITORÍA
 Credibilidad de la información
contable
 Disminuir el riesgo de la
empresa
 Disminuir el riesgo de
información
 Información sana para socios
 Información sana para
proveedores
 Información sana para
acreedores
 Información sana para la Bolsa
de Valores
 EMPRESA = SISTEMA

Organización
Sistema particular con objetivos
propios y compuesta por
recursos humanos y materiales
que actúan en una permanente
interrelación y con un cierto
orden preestablecido.
 CONDUCCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Administración
 Planificar.
 Organizar.
 Ejecutar.
 Controlar.
 Comunicar.
 LOS USUARIOS
DE LA
INFORMACIÓN
CONTABLE

ACCIONISTAS

TRABAJADORES
ADMINISTRACIÓN

CLIENTES PROVEEDORES
EMPRESA

SOCIEDAD ENTIDADES FINANCIERAS

DIRECTIVOS
 ENTORNO DE LOS NEGOCIOS

EMPRESA
Mercadeo Recursos
y Humanos
Ventas

Gestión
y
Dirección

Contabilidad
Producción
Y
Finanzas
 VISUALIZACIÓN DE LA EMPRESA

Proceso
contable
Auditor
independiente

Proceso de Transformación o Prestación de Servicios

A X
Recibo y prueba
B de materiales Alistamiento Producción Inspección Distribución Y

C W

D Métodos para lograr RESULTADOS Z

Proveedores Clientes
 VISUALIZACIÓN DE LA EMPRESA

Sistema de Gestion

A
l S I P O C
t
a Proveedores Insumos Procesos Producción Clientes
G Logro
e
r
Resultados
e basados en
n la las cifras
c
i
a

Lo que nos precede Lo que hacemos Lo que nos sigue

para agregar valor

Retroalimentacion
 CONCEPTOS BÁSICOS DE NEGOCIO

Los diferentes enfoques

Ciclo de producto Ciclo del Cliente

Los momentos de verdad
Cadena de valor de una Investigación de
empresa de Servicios mercado / pruebas de sln
Infraestructura corporativa

Gestión Humana Facturación

Venta
Investigación y Desarrollo de productos
Abastecimiento

Creación Opera- Servicio

de la ción de la Mercadeo
Infraes- infraes- y Ventas
al Aseguramient
tructura tructura cliente o del La Entrega del
de de
Servicio Servicio Prod/Servicio Prod/Servicio
(7x24)
 LOS DIRECTIVOS

utilizan la
información
contable para tomar
decisiones que les
permitan gestionar
la empresa.
 LOS ACCIONISTAS

Toman la información contable

para controlar las decisiones de
los directivos cuando propiedad
y gestión están separadas.
 IMPORTANCIA DE LA INFORMACION CONTABLE.

El sistema de información económico

financiero constituye uno de los principales
pilares de las empresas, su misión es preveer
de la información adecuada de todos los
niveles de ella, principalmente en apoyo de
las decisiones empresariales.

La contabilidad forma parte del sistema de

información de la empresa y cumple un rol
relevante en su funcionamiento. El nuevo
portafolio del contador gerencial, es que el
CPT tome una participación activa dentro de
las organizaciones y las decisiones
administrativas.
 IMPORTANCIA DE LA INFORMACION CONTABLE.

La información contable se expresa en informes

referidos a distintos aspectos. Entre éstos están
los llamados Estados Básicos. Los estados
básicos están generalmente elaborados para
usuarios externos de las empresas. Esta
información, a su vez, recibe el nombre de
Contabilidad Financiera.

La contabilidad financiera tiene como base el

registro de las operaciones en estructuras
contables expresadas en la normativa vigente y
el procesamiento de la información se ajusta a
las Normas Internacionales de Contabilidad.

La toma de decisiones, entonces, constituye uno

de los puntos principales en la gestión de las
empresas y la información juega un rol relevante.
 LA FUNCION DEL CONTADOR PUBLICO EN EL EJERCICIO
PROFESIONAL

La contabilidad es reconocida actualmente como una

de las más importantes profesiones que ayudan a la
gestión empresarial.

El CPT es una persona dedicada y con alto grado de

habilidad analítica, hace uso inteligente de la
información contable, conoce la técnica contable, las
limitaciones que ellas aportan da una interpretación
correcta a los enunciados financieros, tiene en sus
manos la herramienta básica de la gestión
empresarial.

La aptitud que adopte el contador público como

profesional en su tarea directiva, debe estar
encaminada a crear el ambiente propicio para la labor
colectiva, de manera que cada trabajador contribuya
a conseguir los fines comunes de la organización.
 LA INFORMACION FINANCIERA Y EL GOBIERNO CORPORATIVO

El marco del Gobierno Corporativo, se debe asegurar que

se presenta la información de manera precisa y de modo
regular acerca de todas las cuestiones materiales
referentes a la sociedad, incluidos los resultados, la
situación financiera, la propiedad y el gobierno
corporativo.

Para poder hacer efectivo el poder decisorio de

accionistas, directivos y aportantes de recursos, los
intervinientes deben conocer a cabalidad la situación
económica, social y humana de la compañía, de lo
contrario el buen gobierno se circunscribirá a una mera
declaración de buenas intenciones.

Se debe preparar, auditar y presentar la información

siguiendo los estándares contables de calidad más
exigentes, de descripción de riesgo financiero y no
financiero y de auditoría.

Los canales de divulgación de información deben permitir

a los usuarios un acceso a la información justo, regular a
un costo razonable.
 SISTEMA CONTABLE

La contabilidad es la base sobre la cual

se fundamentan las decisiones
gerenciales y por tanto, las decisiones
financieras. No existe actividad
económica ajena al registro y afectación
de las técnicas de la ciencia contable.
La contabilidad es un sistema adaptado
para clasificar los hechos económicos
que ocurren en un negocio. De tal
manera que, se convierte en el eje
central para llevar a cabo diversos
procedimientos que conducirán a la
obtención del máximo rendimiento
económico que implica el constituir una
empresa determinada.
 CONCEPTO DE CONTABILIDAD

La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control

sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no
existe una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones
tienen algo en común.
A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido
definidas por diferentes autores :

“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en

términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter
financiero, así como el de interpretar sus resultados” (Instituto Americano de Contadores
Públicos Certificados)

“La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa
información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de
tomar las decisiones” (Horngren & Harrison. 1991)

“La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica” (Meigs,

Robert., 1992)

“La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar
los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas,
los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo” (Catacora, Fernando,1998)
SISTEMA CONTABLE
 LA CONTABILIDAD DEBE SER:

 Comprensible
 Relevante
 Fiable
 Comparable
 Oportuna
 LA INFORMACIÓN CONTABLE NO ES
NEUTRAL POR:

Errores involuntarios en su aplicación

Por errores voluntarios que oculten o
manipulen la información
Por la flexibilidad de aplicación de las
normas a favor de unos y en
detrimento de otros.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CONCEPTUALIZACION

“ Es el arte de evaluar independientemente

las políticas, planes, procedimientos,
controles y prácticas de una entidad, con el
objeto de localizar los campos que
necesitan mejorarse y formular
recomendaciones para el logro de esas
mejoras”.
E. Hefferon
 DEFINICIÓN

Una auditoria administrativa

es un examen integral o
parcial de una organización,
con el propósito de precisar
su nivel de desempeño y
oportunidades de mejora
 PROPOSITO
1- Evaluación objetiva, imparcial y competente de las actividades administrativas
2- Medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante cambio
3- Ayuda a descubrir deficiencias o irregularidades en aquellas partes de la empresa que fueron examinadas.
4- Facilita a la dirección, lograr una administración más eficaz y eficiente
5- Permite evaluar calidad de los administradores y de los procesos
6- Evaluar lo adecuado de la información administrativa que se provee a la alta dirección, para la planeación
(estratégica y operacional), la organización, la toma de decisiones, el control y demás funciones administrativas de
alto nivel
7- Conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa.
8- Valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.
9- Realizar análisis y evaluación de factores tanto internos como externos en forma sistemática e integral.
10- Tomar medidas preventivas, para conservar la salud del organismo administrativo y evitar prácticas
ineficientes, mejorar los métodos y desempeño administrativo y como consecuencia, disminuir los costos.
11- Sirve para comprobar la capacidad de la administración en todos los niveles
12- Determina los puntos donde hay un peligro potencial y resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos,
de eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, así como también evalúa la eficacia de los controles,
observa si se sigue en todos los niveles la dirección de las políticas y objetivos y determina si la empresa está
operando con las utilidades que debería.
CONCEPTO AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Una auditoría administrativa es la

revisión analítica total o parcial de una
organización con el propósito de
conocer su nivel de desempeño y
perfilar oportunidades de mejora para
innovar valor y crear una ventaja
competitiva sustentable
3
1

Conceptos según diversos Autores

La auditoria administrativa se ha considerado como el examen completo y

constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o
departamento gubernamental o de cualquier otra entidad, así como de sus
métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos
humanos y materiales. Sin embargo, con el interés de tener un panorama más
amplio de lo que debemos entender por auditoria administrativa se han
escogido algunas definiciones que han expuestos tratadistas de la materia.

• E. F. Norbeck: "Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un

método de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y
controles internos."

• En esencia, para Norbeck, el objetivo de la auditoria administrativa no

consiste en delinear programas de auditoria para auditores, sino en
proporcionar a la gerencia la base para entender y comprender los aspectos
generales de esta disciplina mediante la valorización de los aspectos que
forman la empresa.
3
2

Conceptos según diversos Autores

William P. Leonard.

• «Es el examen completo y constructivo

de la estructura de una empresa, de una
institución, de una sección o de cualquier
parte de un organismo, en cuanto a los
planes y objetivos, sus métodos y
controles, su forma de operación y sus
facilidades humanas y físicas».
3
3

Conceptos según diversos Autores

• J. Fernández Arena:

• «Es la revisión objetiva, metódica y completa de la

satisfacción de los objetivos institucionales que comprende en
el aspecto servicio: Derecho-habientes, usuarios,
consumidores, en el aspecto social: Colaboración, gobierno y
comunidad, en el aspecto económico: los acreedores y los
inversionistas. En base a los niveles jerárquicos de la
empresa, en cuanto a su estructura y a la participación
individual de los integrantes de la institución abarca la
coordinación, la integración, tanto de los recursos humanos y
físicos y la eficiencia de la organización»
3
4

Conceptos según diversos Autores

• J. Rodríguez Valencia:

• «Expresa que Es un examen detallado, metódico y

completo practicado por un profesional de la
administración sobre la gestión de un organismo
social. Consiste en la aplicación de diversos
procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de
sus resultados en la relación con las metas fijadas; sus
recursos humanos, financieros y materiales
empleados; la organización, utilización y coordinación
de dichos recursos; los métodos y controles
establecidos y su forma de operar».
3
5

Concepto Universal de Auditoría

Administrativa

• «Es la revisión sistemática con fines de

evaluación de una dependencia o entidad o
parte de ella, que se lleva a cabo con la
finalidad de determinar si la organización está
operando eficientemente para cumplir con los
objetivos que tiene encomendados».
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6

Necesidades Legales y Sociales de la

Auditoria Administrativa
• Legal: Se utiliza para cubrir requerimientos
contables, fiscales y gubernamentales.

• Social: Se utiliza para demostrar que la

organización es una empresa sustentable
que no daña ningún tipo de interés social,
ni el entorno en el que la sociedad esta
desarrollándose.
 OBJETIVOS
CONTROL
Evaluan el comportamiento
organizacional en relación con
estándares preestablecidos
ORGANIZACIÓN
Definen de la estructura, competencia,
funciones y procesos a través del
manejo efectivo de la delegación de
autoridad y el trabajo en equipo
PRODUCTIVIDAD
Optimizan el aprovechamiento de los
recursos de acuerdo con la dinámica
administrativa instituída por la
organización
SERVICIO
Vinculan cuantitativa y
cualitativamente las acciones de la
organización con las expectativas y
satisfacción de sus clientes
 OBJETIVOS
APRENDIZAJE
CALIDAD
Transforman a la auditoría en un
Elevan los niveles de actuación de la mecanismo de aprendizaje para que la
organización en todos sus contenidos y organización asimile sus experiencias y las
ámbitos, para que produzca bienes y convierta en oportunidades de mejora
servicios altamente competitivos

CAMBIO TOMA DE DECISIONES

Convierten a la auditoría en un Traducen la puesta en práctica y resultados

instrumento que hace más permeable y de la auditoría en un sólido instrumento
perceptiva a la organización de soporte al proceso de gestión de la
organización
 ALCANCE
• Naturaleza jurídica
• Criterios de funcionamiento
• Estilo de administración
• Enfoque estratégico
• Proceso administrativo
• Giro industrial
• Sector de actividad
• Ámbito de operación
• Tamaño de la empresa
• Número de empleados
• Relaciones de coordinación
• Desarrollo tecnológico
• Sistemas de comunicación e
información
• Nivel de desempeño
• Trato a clientes (internos y
externos)
• Entorno
• Productos y/o servicios
• Sistemas de calidad
 CAMPO DE APLICACIÓN
Sector Público Sector Privado

• Dependencias
• Entidades paraestatales • Tamaño de la empresa
• Organismos autónomos • Sector de actividad
• Gobierno de los estados • Naturaleza de sus
• Comisiones operaciones
intersecretariales • Modalidad
• Mecanismos especiales

Sector Social

• Tipo de organización
• Naturaleza de su función
 ÁREAS DE APLICACIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO ELEMENTOS ESPECÍFICOS

PLANEACIÓN
DIRECCIÓN
Visión
Misión Liderazgo Adquisiciones
Objetivos Comunicación Almacenes e inventarios
Metas Motivación Asesoría externa
Estrategias / tácticas Grupos y equipos de trabajo Asesoría interna
Procesos Manejo del estrés, el conflicto y Coordinación
Políticas la crisis Distribución del espacio
Procedimientos Tecnología de la información Exportaciones
Programas Toma de decisiones Globalización
Enfoques Creatividad e innovación Importaciones
Niveles Informática
Horizontes Investigación y desarrollo
Marketing
Operaciones
Proveedores
ORGANIZACIÓN CONTROL Proyectos
Recursos financieros y contabilidad
Estructura organizacional Naturaleza Servicio a clientes
División y distribución Sistemas Servicios generales
de funciones Niveles Sistemas
Cultura organizacional Proceso
Recursos humanos Áreas de aplicación
Cambio organizacional Herramientas
Estudios administrativos Calidad
Instrumentos técnicos
 PERSPECTIVAS
 Orientación hacia el aprendizaje
 Apertura a las figuras de delegación de autoridad
 Distribución más consistente de la información
 Pluralidad de enfoques para manejar una organización
 Contribución al desarrollo de una tecnología propia
 Integración más fluida a la globalización
 Evolución hacia una ética más intrínseca y consciente
 Énfasis en los estándares de calidad
 Impulsa los pilares para una ventaja competitiva
 Bajo costo
 Productos y servicios de calidad
 Velocidad de respuesta
 Innovación
Auditoría administrativa en empresas que
operan en base a función/proceso

EMPRESA
APLICACIÓN
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

PROCESO
A

PROCESO
B

PROCESO
RETROALIMENTACIÓN C
Auditoría administrativa en empresas que
operan basadas en procesos

APLICACIÓN

EMPRESA

PROCESO
A
AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
PROCESO
B

PROCESO
C

RETROALIMENTACIÓN
 Auditoría administrativa en empresas que
operan bajo una organización estratégica

APLICACIÓN EMPRESA

UEC
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

UEF UEF UEF

UEN

UEN UEG

UEN

RETROALIMENTACIÓN
Auditoría administrativa en una empresa con un
modelo de organización virtual con unidades a
nivel global

APLICACIÓN

U.E.
AMERICA

U.E. U.E.
ASIA EUROPA
AUDITORÍA MATRIZ
ADMINISTRATIVA

U.E.
AFRICA

RETROALIMENTACIÓN