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FACEA
CONCEPTOS BÁSICOS:
SISTEMA NACIONAL
DE CONTROL. Por Sistema se comprende el conjunto de organos,
principios y normas sobre una materia enlazados o
coordinados entre sí, tan estrechamente que constituyen
SISTEMA DE
PRESUPUESTO un todo indivisible a pesar de la relativa independencia
EL SISTEMA funcional u operativa que puedan tener sus partes
NACIONALDE
RACIONALIZACIÓN conformantes.
SISTEMA DE
PERSONAL
TIPOS DE RELACIONES
EL SISTEMA
NACIONALDE a través del proceso del proceso de
RACIONALIZACIÓN Racionalización de cargos, tratamiento conductual
SISTEMA DE
PERSONAL de las personas de la organización y acciones de
capacitación producto de las necesidades
detectadas por el sistema.
El principio de la Racionalización:” CRITERIO Y PENSAR LÓGICO” puede ser aplicado a todo tipo de
actividad, cualquiera que sea su naturaleza. Este estudio solo analizara la aplicación de estos principios a
las labores de tipo administrativo, en el que la racionalización se preocupa fundamentalmente:
APLICACIÓN DE LA RACIONALIZACION
POLÍTICA
RECURSOS TECNICAS
• DOCTRINA
RACIONALIZACION
Inserto en un problema de
DOCTRINA/POLITICA
LOS MOTIVOS QUE HAN ORIGINADO ESTE MOVIMIENTO SON INNUMERABLES DE LOS
CUALES PODEMOS DESTACAR:
VENTAJAS DE LA RACIONALIZACION
2.- DESVENTAJAS.
- Las informaciones que reciben los técnicos son
proporcionadas una veces en forma lenta y a veces
falseadas, llegándose a conclusiones y
recomendaciones no necesariamente exitosas.
- La aplicación y puesta en practica de las
recomendaciones es sumamente lenta y a menudo es
realizada cambiándose algunos aspectos fundamentales
de ellas, lo cual desvirtúa altamente los principios y
metas que los técnicos se propusieron al formularles.
- En términos generales puede afirmarse que esta
naturaleza toma a la oficina de racionalización
ineficiente, cuando se cuenta con el apoyo del o de los
mas altos ejecutivos de la empresa.
2.- DESVENTAJAS
a) El hecho que a menudo los trabajos a llevarse a cabo ,sean decididos por la
Oficina de Racionalización e impuestos a las otras unidades, sin que éstas los
hayan solicitado, origina serias resistencias de parte de los funcionarios que
pueden terminar en conflictos y roces, dificultando la adecuada aplicación de
ellos. Este problema es de tal gravedad que prácticamente torna imposible la
instauración de una Oficina de racionalización con carácter permanente
ejecutivo.
b) Como el técnico no necesita convencer al ejecutivo de la bondad de sus
trabajos, pues dispone de la autoridad necesaria para imponerlos, puede
ocasionar que no los realice con el esmero aconsejable y por consiguiente baje
la calidad.
“Una de las razones por la que no se puede reconocer la fuerza del proceso de la
Racionalización, consiste en la escasa frecuencia con que esta se emplea”
“Racionalización, es hacer posible el logro de un objetivo propuesto. Es organizar
hechos y teorías, criticar, crear y ejecutar para permitir el cambio, valiéndose de la
información para una actuación o retroacción inteligente.
Hoy Racionalización también quiere decir precisamente humanización, por ser el
hombre la criatura mas racional que existe y cuando intenta sustituir rutina o instinto
en inteligencia lo tiene que hacer en beneficio propio y de su sociedad”
Las oficinas de racionalización ( o de organización y métodos), vienen atravesando un
periodo crucial, en el que luchan desesperadamente por su definición y aceptación. La
encrucijada en que se encuentran, solo parece ofrecer dos alternativas: languidecer
hasta su desaparición de la practica o evolucionar hasta adecuarse a la realidad en que se
desenvuelve.
P R O C E S O D E C A M B I O
MODALIDADES CARACTERISTICAS
REDEFINE FUNCIONES Y
REESTRUCTURACION
ESTRUCTURAS
AJUSTE PERMANENTE
REORDENAMIENTO DEL FUNCIONAMIENTO
DISEÑO
ESTUDIO FORMALIZACION
PREPARACION
IMPLEMENTACION
ASIGNATURA : AD 347 RACIONALIZACION ADMINISTRATIVA I EFPAE/FCEAC/UNSCH
I.- PREPARACION.
En ella se toma la decisión para llevar adelante el proceso del cambio organizacional,
se designa a los responsables de conducir el proceso, quienes formulan su plan de
trabajo y se expiden los dispositivos legales administrativos que autorizan el proceso.
CRITERIOS AL RESPECTO:
• CONDUCCIÓN:
La Comisión debe estar presidida por un miembro de la Alta Dirección, preferentemente el
segundo en el mando (Vice-Ministro, Director Técnico, etc,)
• COMPOSICIÓN:
Asimismo deberá procurarse esté integrada por un miembro de las Oficinas de Presupuesto
y Planificación , Personal, Control y de la Direcciones de línea más importantes.
• La Secretaria Técnica de esta Comisión debe ser la Oficina de Racionalización.
• En todo caso la Comisión debe ser representativa de las áreas funcionales integrando
elementos multidisciplinarios.
• RESPONSABILIDAD:
La Comisión será responsable de orientar y conducir los estudios y formular las propuestas,
incluyendo el diseño de la organización y la estrategia para su implementación. La
aprobación de las propuestas y las medidas para su implementación queda a cargo del
titular de la entidad.
• PLAN DE TRABAJO
La Comisión debe establecer un plan de trabajo en el cual se precise, plazos y responsables.
Dicho plan debe ser aprobado por el titular de la entidad.
II.- ESTUDIO
• Estimar la cantidad y calidad de los productos que ofrecen sus diferentes órganos.
• Identificar cómo están diseñadas y distribuidas las funciones y la forma que posibilitan el
logro de los objetivos. Asimismo, cómo es la estructura organizacional y cómo opera en
relación a los objetivos, políticas y metas.
• Analizar la interrelación con otras unidades, sus procedimientos y procesos técnicos, sus
principales problemas, volúmenes de trabajo, tiempo por actividades importantes,
costos, eficiencia y eficacia alcanzados, etc.
III.- D I S E Ñ O
c.- Establecer las Funciones Generales y Básicas: En base a los fines y objetivos analizados se
procederá a determinar las funciones básicas que corresponde desarrollar a la Entidad para el
efecto, se tendrá en consideración que las funciones están constituidas por un conjunto de
actividades afines e interrelacionadas que permiten alcanzar los objetivos previstos (este es un
proceso de derivación de funciones).
Definidas las funciones básicas se procederá a estudiar la manera de agruparlas para establecer
las unidades orgánicas que se consideren necesarias, en relación a la naturaleza y número de
actos administrativos a desarrollar y complejidad de sus operaciones.
Asimismo, factores que pueden complementar la aplicación de los criterios anteriores son :
aprovechamiento de la especialización, la facilidad de control, la facilidad de coordinación, la
seguridad de una atención adecuada el reconocimiento de las condiciones locales y la
reducción de gastos.
f.- Establecer el Cuadro de cargos: Luego es necesario establecer las necesidades de cargos,
determinando la cantidad y características de los puestos de trabajo necesarios para proporcionar
los servicios y obtener los productos antes señalados.
Se seguirán entre otros, los criterios siguientes:
El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada Unidad Orgánica.
Complejidad de estas acciones.
Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debe brindar u obtener.
Disponibilidad de orden presupuestal.
Meses / hombre necesarios para cumplir las actividades asignadas a la Unidad Orgánica.
Dificultad de obtención de determinado personal idóneo para determinados cargos.
Definidos los cargos, se establecerá la situación diferencial de los mismos, ordenándolos de acuerdo a
la supervisión ejercida, a la responsabilidad y las atribuciones. Esto servirá para los efectos de la
asignación de las remuneraciones complementarias al cargo. Una vez definidos los cargos, se
procederá a clasificar o reclasificar los mismos de acuerdo con la normatividad que rige dichos
procesos.
Luego deberá formalizarse las previsiones de cargos elaborando el respectivo Cuadro Para Asignación
de Personal (CAP), para lo cual se empleará el formulario aprobado y las instrucciones
correspondientes.
FINALIDAD
1. Una estrategia de implementación, ya sea en forma gradual o inmediata, analizando y precisando las
acciones a realizar.
2. Los proyectos de las normas con las cuales se disponga la ejecución del proceso del cambio. La
jerarquía de las normas propuestas deben ser del mismo nivel que las normas que aprobaron la
correspondiente organización.
3. Si es necesario se debe incluir los reglamentos, el CAP, el PAP, los Manuales e instructivos nuevos,
etc.
4. Todo el proceso descrito, debe materializarse en algunos documentos que contengan la propuesta
que se ha diseñado:
La finalidad o misión, los objetivos, las funciones generales y la estructura básica se formalizan en el
Reglamento de Organización y Funciones y los respectivos organigramas.
Las funciones especificas, estructura orgánica desagregada, actividades, tareas y funciones de los cargos
se establecen en el manual de Organización y Funciones. La planta orgánica propuesta (cargos
necesarios y su asignación a cada unidad orgánica) se formaliza en el Cuadro para Asignación de Personal.
Las plazas a cubrir, se expresa en el Presupuesto Analítico de Personal.
Lic. Juan F. ANICAMA CORDOVA 52 5/06/2018
ASIGNATURA : AD 347 RACIONALIZACION ADMINISTRATIVA I EFPAE/FCEAC/UNSCH
V.- IMPLEMENTACION.
Esta etapa debe considerar los siguientes aspectos:
a. La Asignación de Personal.
Es una acción de selección y designación de personal
idóneo para cada cargo respectivo.
Esto implica:
Ubicar o reubicar al personal existente de acuerdo a sus
calificaciones y aptitudes establecidas mediante un
proceso de racionalización del potencial humano de la
entidad.
Que para tal acción debe reclutarse y seleccionarse al
personal calificado necesario.
La Administración Pública se encuentra al servicio de la Nación y permite materializar los fines del
Estado de allí que intervenga en los distintos campos de la realidad nacional como el económico,
de planificación, finanzas y en el campo político debiendo contribuir debidamente al desarrollo
integral del país.
DERIVACIÓN DE FUNCIONES
El Gobierno nacional desarrolla la primera derivación de funciones, de los organismos de la
administración pública, cuando se desconcentra en Ministerios o descentraliza en Instituciones con
personería jurídica propia (para producir bienes o prestar servicios). En ambos casos, la decisión se
formalizará en disposiciones legales que al crear o modificar la entidad pública, le señale su finalidad y
funciones generales.
La finalidad es aquello que la Entidad pretende alcanzar en forma permanente. Representa la razón de
su existencia.
Para tratar de alcanzar la finalidad encomendada una institución pública necesita desarrollar un
conjunto de tareas, actividades y acciones, es decir, cumplir funciones. La función es el enunciado de
una acción.
Existen funciones generales y funciones específicas. Las funciones generales son enunciados genéricos,
con un alto grado de abstracción y principalmente en su derivación van a configurar los órganos de línea.
Las funciones específicas son enunciados que establecen campos de responsabilidades y acciones
concretas.
La derivación o desdoblamiento de funciones generales trata de ir pasando progresivamente de lo
abstracto a lo concreto.
En toda derivación, se tratará de operativizar los objetivos del Gobierno. Por ejemplo en la intención
genérica del Gobierno de actuar normativamente en el campo funcional educativo, el proceso de
derivación debe iniciarse con la pregunta ¿Qué entiende el Gobierno por Educación?. La respuesta a
esa pregunta nos conducirá al proceso de operativización.
En toda derivación, se tratará de operativizar los objetivos del Gobierno. Por ejemplo en la
intención genérica del Gobierno de actuar normativamente en el campo funcional educativo,
el proceso de derivación debe iniciarse con la pregunta ¿Qué entiende el Gobierno por
Educación?. La respuesta a esa pregunta nos conducirá al proceso de operativización.
Para facilitar el proceso de derivación podemos agrupar las funciones derivadas, aún en
el plano de la abstracción, de acuerdo a su naturaleza en tres grandes grupos:
Operativizados los tipos de funciones anteriormente señalados podemos hacer una segunda
agrupación, en el interior de la tipología primaria:
a.- Las funciones de Decisión podrán agruparse en otras de:
• Dirección Política.
• Dirección Administrativa.
Son funciones vinculadas a la autoridad, tienen por finalidad establecer los objetivos, políticas y
pautas de acción.
Su razón se justifica en la necesidad de dirigir y orientar las acciones generales de la institución,
regular de manera general las relaciones entre los componentes de la organización así como de
estos con la colectividad nacional. La Alta Dirección tiene el mando y las responsabilidad de
organizar, coordinar y controlar las demás funciones.
De esa manera se configura la Alta Dirección la cual está compuesta por un órgano de la máxima
autoridad con funciones políticas y administrativas;(Despacho Ministerial, Alcaldía, Jefatura, etc.) y
otro a la cabeza de todo el sistema administrativo para permitirle a la máxima autoridad ocuparse
de los aspectos políticos (Despacho Vice-Ministerial, Director Municipal, Sub-Jefes, etc.).
b.- Las funciones de Gestión ( dentro de la entidad administrativa) podrá agruparse para
configurar Órganos:
Las funciones de gestión, sirven para producir bienes o prestar servicios estando directamente
vinculados con el objeto económico y/o propósito final a que se dedica la entidad. Conforman los
órganos denominados de línea (Técnicos Normativos o Ejecutivos).
c.- Las funciones auxiliares, corresponden a los denominados sistemas administrativos y
configuran órganos de apoyo (insumos), y de Asesoría (equilibrio).
Los órganos de apoyo prestan servicios o suministran los insumos y personal para facilitar el
funcionamiento de la institución.
Los órganos de Asesoría se orientan a preservar el equilibrio institucional proporcionando
información y asesoramiento para la toma de decisiones. Propone las condiciones generales para
la auto-corrección y mejoramiento de la institución.
En consecuencia es necesario cono conocer ese enunciado y verificar si contiene los tres elementos
sustantivos:
a) La acción; expresada en un verbo en infinitivo que puede estar complementado con un termino
que exprese el efecto o la acción.
b) Respecto de qué; la materia o asunto que se va a tratar en la acción, en otras palabras el ámbito
material.
c) Sobre qué actuar; es decir el ámbito formal: Una colectividad, grupo social, situación,
circunstancia territorial o temporal.
• Una definición debe exponer la esencia de lo que se define. Las palabras con que se definen
deben ser equivalentes al concepto que es definido: es decir, ser aplicables a todo aquello que
puede referirse y nada más.
• Una definición no debe ser circular, no debe contener (o repetir) directa o
indirectamente(mediante sinónimos), al concepto definido.
• Una definición no debe ser expresada en un lenguaje oscuro o figurado.
• Una definición no debe ser formulada en forma negativa. Si es posible, hacerlo en términos
positivos. Es decir no definir el concepto por lo que no es o significa. Ejemplo: Trabajador es el
no desocupado.
Se trata de realizar una comparación entre la forma que hemos entendido la función y la manera
que interpreta el Gobierno. La comparación deberá hacerse tomando como referencia:
• El enunciado de la política que da respuesta a la pregunta ¿Qué hacer ante determinada
situación?.
• El enunciado de los objetivos de Gobierno para un tiempo o período; dando respuesta a la
pregunta ¿para qué hacer? O ¿Qué cambios cualitativos o cuantitativos esperamos alcanzar?.
• Análisis de la leyes generales; para el ejemplo de Educación y otras complementarias; las
normas legales que rigen a la Empresas asociativas, etc.
• Discursos o declaraciones de funcionarios autorizados del gobierno en un tiempo reciente.
• Otras fuentes que nos revelan las intenciones explicitas del gobierno en torno al mismo asunto
y en circunstancias sociales análogas.
Cuando la definición de la función nos revele algún grado de complejidad en uno o varios de los
elementos mencionados en el numeral 1, procederá la derivación.
• Las funciones se deben diseñar teniendo en cuenta los objetivos de la entidad. Una o más
funciones contribuyen al cumplimiento de un determinado objetivo.
• Las funciones que se diseñan deben distribuirse racionalmente entre todos los componentes de
la organización a fin de delimitar convenientemente campos de responsabilidad.
• Cuando en la institución existen varios niveles organizativos: Nivel central, regional, local, etc.
Las funciones deben determinarse de tal manera, que el nivel central sea responsable de
desarrollar preferentemente funciones técnico-normativos, el nivel regional, funciones de
ejecución y el nivel local funciones operativas.
• Al diseñar las funciones especificas propias de cada cargo, se debe evitar que las
decisiones se concentren solo en los altos niveles. En una organización participativa
todos deben tomar decisiones dentro de su respectivo nivel organizacional.
Predominantemente ,los trabajadores de base deben tomar decisiones operativas. Los
trabajos de los niveles medios o intermedios deben tomar decisiones técnicas. Los altos
niveles deben tomar decisiones políticas.
Asimismo, es más fácil localizar la responsabilidad de las Unidades Orgánicas por los resultados
alcanzados.
2. POR TIEMPO.
Se aplicaría cuando las operaciones durante un día o una semana se extiende más allá del periodo
normal de trabajo de un individuo.
En tales casos se añade con frecuencia un segundo relevo que realiza operaciones similares a las que se
realizan en las horas de trabajo normal. Se establecen acciones diferentes sobre la base del tiempo como
norma general.
Las cuestiones de organización más difíciles residen en la complejidad del servicio, en la autonomía de
cada relevo y en las relaciones que deben establecerse entre ejecutivos especializados que trabajan
solamente horas normales y los hombres que desarrollan una misión semejante durante las demás horas.
4. POR CLIENTE.
5. POR PROCESOS.
5. POR FUNCIONES.
Este principio también se conoce por propósito u objetivo. Es la forma más usual de
departamentalización. Se conforman los órganos por algún aspecto particular de
dirección, por la similitud de trabajo, o en una similitud de habilidad.
6. MIXTOS.
Los criterios de agrupamiento que hemos anotado dan origen a los modelos típicos pero
cada uno de ellos deja muchas cosas de resolver.
b) Al diseñar una estructura orgánica se debe tener previamente establecida las funciones que le
toca desempeñar, pues técnicamente la funciones la que define la estructura. Optar en
contrario es concebir una estructura desfasada de la realidad.
g) La estructura clásica o piramidal, utilizada en la mayoría de las organizaciones tienen los siguientes
inconvenientes :
h) Algunas recomendaciones en caso de optar por estructuras orgánicas del tipo clásico o piramidal :
E-mail : juanchofe2007@hotmail.com
Celular : 952282412
RPM : #952282412
Lic. Juan F. ANICAMA CORDOVA 79 5/06/2018