“Herramientas de gestión:

procesales y organizacionales”
Ideas para un índice de congestión negativo

Abog. Marcelo Larralde

La Plata - 2012
 Modulo I:
Herramientas de gestión organizacional
Programa:
1.- Servicio “Publico” de Justicia. Significado. Estructura y dependencia Judicial. El rol
del secretario. Responsabilidades formales e informales.
2.- Cultura organizacional. Trabajo en equipo. Características. Aprovechamiento
adecuado del grupo humano. Estrategias. Técnicas de motivación e incentivo.
3.- Liderazgo. Características. Conducción del equipo de trabajo. Desarrollo de
estrategias y tomas de decisiones. Gestión de la comunicación. Comunicación
internas. Reuniones de trabajo. .
4.- Técnicas de organización. Herramientas de organización y gestión de un juzgado o
Tribunal. Medición y evaluación. Las soluciones contraproducentes. El enemigo
extraño. Incorporación de tecnologías: Augusta y notificación electrónica.
5.- Mesa de entradas. Importancia. Pequeños cambios para un funcionamiento
eficaz.
“Conscientes o inconscientes, todos
nos rendimos servicios los unos a los
otros. Si cultivamos la costumbre de
rendir este servicio , nuestro deseos de
servir crecerá progresivamente y
contribuirá no sólo a nuestra felicidad,
sino a la felicidad de todos…”
(Mahatma Gandhi)
Servicio Publico de Justicia
Aquel que brinda el Estado y
está destinado primordialmente,
a satisfacer las necesidades (de
Justicia) de los ciudadanos de
una comunidad donde esté se
llevan a cabo y, sobre la cual,
dicho Estado gobierna.
 Cualidades
• Permanente
• Prestador del servicio: agradable,
amable y respetuoso.
• Honestidad.
• Ofrecer información.
• Ofrecer soluciones y respuestas
efectivas.
• Celeridad en la atención.
 Poder Judicial

Proveedor del Servicio de Justicia

Ciudadanos – Consumidores
 Estructura del Poder
Judicial de la Pcia. Bs. As.
S.C.B.A. Casa Central

Departamentales Sucursales

Juzgados de 1era. Instancia

Unidad operativa primaria de

todo el engranaje Judicial
 El Rol del Secretario
(o Prosecretario)
Principal Auxiliar del Juez

Responsabilidades funcionales
(ejem: art. 109 ley 5177)

Administrador o Gerente Judicial

“…el Secretario hace todo lo
que no firma, y firma todo
lo que no hace…”
Proverbio Tribunalicio
 Herramienta
Elemento elaborado con el objetivo
de hacer más sencilla una
determinada actividad o labor, que
requiere, para llevarla a buen
puerto, de una aplicación correcta
de Energía.
 Gestión
Coordinación e introducción
de herramientas, mediante la
planificación, la organización,
la dirección y el control, con
la finalidad de conseguir
determinados objetivos.
Herramientas de Gestión
Comunicación
Toma de
Motivación
decisiones

Liderazgo
Trabajo en
Negociación Equipo
Manejo del
conflicto
Herramientas de gestión para un
Juzgado de 1er. instancia
- Planificación y gestión de las tareas
administrativas y jurídicas;
- Gestión de recursos: humanos,
tecnologicos, habitacionales, etc.;
- Liderazgo;
- Comunicación. Reuniones de trabajo;
- Capacitación permanente;
- Encuestas: control de calidad y clima
organizacional;
- Simplificación de los trámites procesales;
 Desorganización
Pautas pocos claras
Improvisación constante

Angustia/ Stress/ discusiones permanentes

Peor calidad de vida

Altas tasas de ausentismo

“… la gestión eficiente
en la Justicia deber ser
tomada como una política
de Estado …”

Dr. Ricardo Lorenzetti

Presidente de la Corte Suprema
de Justicia Nacional
Cultural Organizacional
Manera en que actúan los
integrantes de un grupo u
organización y que tiene su
origen en un conjunto de
creencias y valores compartidos.
(Michael Ritter; Cultura Organizacional:
gestión y comunicación; Edit. La Crujia, 2008)
 Dimensiones del clima
organizacional
1. Imagen de la organización.
2. Identificación del personal.
3. Las relaciones horizontales.
4. Las relaciones con el jefe inmediato.
5. Liderazgo.
6. Toma de decisiones.
7. Comunicación e información.
8. Satisfacción en el trabajo.
9. Remuneración y prestaciones.
10. Evaluación de desempeño.
11. Capacitación y oportunidad desarrollo
12. Condiciones físicas de trabajo.
“…la cultural organizacional y
su complejidad es unos de los
aspectos fundamentales para
entender el éxito o fracaso de
muchas organizaciones…”

(Michael Ritter; “Cultura organizacional:

gestión y comunicación”, Edit. La Crujia,
2008, Bs. As., 2008, pág. 54)
 Equipo
Pequeño número de personas con
conocimientos y habilidades
complementarias, comprometido
con un propósito, objetivos de
rendimiento y enfoque comunes de
lo que se consideran mutuamente
responsables.
(Katzenback y Smith)
Diferencias entre grupo y equipo
Equipo Grupo
Propósito: Especifico General
Resultados: Obra del trabajo Obra del trabajo
de todos y c/uno individual compart.
Comunicación: Fluidez-Apertura Escucha limitada
Toma de
Decisiones: Participación Constrib. Limitada

Liderazgo: Vinculados al Con tendencias a

contexto ser fijos
 EQUIPO SINERGIA
El resultado alcanzado por el trabajo de varias personas
es superior a la simple suma de las aportaciones de cada
una de ellas.
Desarrolla:
 Mayor compromiso
 Más ideas
 Más creatividad
 Mejora la comunicación
 Mejores resultados
 Estrategias para fomentar
el trabajo en equipo
• Entregar la información necesaria
para que el equipo funcione.

• Generar un clima de trabajo

agradable: físico y psicológico.

• Definir claramente los tiempos para

lograr la tarea.
Requisitos para el Trabajo en Equipo
• Buena comunicación interpersonales;
• Equipo concentrado en la tarea;
• Definir la organización del equipo;
• Establecer la situación o problema a
trabajar;
• Interés por alcanzar los objetivos;
• Crear un clima democrático;
• Ejercitar el consenso en la toma de
decisiones;
• Disposición a colaborar y a intercambiar
conocimientos y destrezas.
Beneficios del Trabajo en Equipo
• Disminuye la carga de trabajo de cada
uno, ya que todos colaboran;
• Se obtienen mejores resultados, ya que
dos o más lo hacen mejor que uno;
• Se aprende a escuchar y respetar a los
demás;
• Permite organizarse de una mejor
manera;
• Mejora la calidad de las tareas del
Juzgado;
¿Por qué fallan los equipos?
• Metas de trabajo poco claras;
• Falta de soporte del Titular y
Funcionarios;
• Liderazgo no efectivo de equipos;
• Individualidad;
• Poca comunicación.
Equipo: Acumulación de trabajo
Actividad
Problemas
del equipo
(Acumulativos)
(excesivo)

Nivel de
Tratamiento de los
concentración del
Problemas (superficial)
equipo (deficiente)

Nivel de
Comprensión
Compartida
(baja)
“…Debe tenderse al aprovechamiento de
las inteligencias y capacidades de todos los
miembros de las unidades judiciales para
mejorar el servicio, distribuir las tareas,
resolver eficazmente los conflictos, y hacer
posible una mejor calidad de vida, personal
y laboral…”
Una Nueva Gestión Judicial,
Dossier de la C.S.J.N.,
Edit. L.L., 2008
 Que es un Líder?
Es un diseñador, profesor
y administrador
Requiere capacidad para:
- Construir una visión compartida
en el equipo de trabajo,
- Desafiar los modelos mentales
imperantes,
- Fomentar patrones más
sistémicos de pensamiento
 Liderazgo es…

Influencia

La verdadera medida
del liderazgo es la…
 Liderar No es Liderar Es
• Dar ordenes • Reconocer, permitir y fomentar
el liderazgo en todos los niveles
de la organización
• Doblegar voluntades • Es conseguir lo mejor de cada
unos de los colaboradores
• Reconocer el poder del otro
• Imponer el poder del cargo (empowerment)
• Es tener empatia
• Conocer todas las • Tener un amplio conocimiento
respuestas de uno mismo y de los que lo
rodean
• Tener la capacidad de
• Administrar adelantarse al cambio, desearlo,
reorientarlo y dominarlo
 Estilos de liderazgo
(Goleman, Daniel; El Líder resonante crea más”)
• Visionario: esboza un objetivo común que resulta
movilizador.
• Coaching: establece puentes de conexión entre los
objetivos de los empleados y las metas del Juzgado
• Afiliativo: establece un clima de relación armónica.
• Democrático: tiene en cuenta valores personales y
estimula el compromiso mediante la participación.
• Timonel: establece objetivos desafiantes y
estimulantes
• Autoritarios: elimina el temor proporcionando una
dirección clara en situaciones críticas.
Conducción del equipo de trabajo
• Fomentar la comunicación: trato entre los
integrantes no solo profesional;
• Conocer a los integrantes: que piensan, que
sienten, que les preocupa. Sentirse bien!!!
• Darles confianza: mostrarse cercano,
detectar cambios de humor.
• Evitar situaciones injustas: diferencias
significativas de carga de trabajo, etc.
• Evitar agravios comparativos: trato
preferencial a cierta parte del equipo.
 Estrategias del Líder
• Identificar los objetivos y la visión para el grupo:
Servicio de justicia de excelencia (la tarea);
• Identificación de recursos, personas, procesos,
espacios físicos, sistemas y herramientas;
• Crear el plan para lograr la tarea: Prestaciones,
medidas, plazos, estrategias y tácticas;
• Establecer las responsabilidades, objetivos, y
medidas: delegación;
• Establecer estándares de calidad y tiempo;
• Controlar y mantener el rendimiento general
• Informar al equipo sobre los progresos obtenidos
que acercan al objetivo (motivación);
• Revisión, re-evaluar, ajustar los planes, métodos y
objetivos, según sea necesario.
 Toma de decisiones
• Decisiones de rutina: surge de
actividades estables y responde a modelos
predeterminados. Se efectúan algunos
ajustes.
• Decisiones adaptativas: enfoque
diferente a un problema. Conlleva ajustes
pero no un cambio total.
• Decisiones innovadoras: modificación
radical del problema. Cambio en los
objetivos.
 Aplicar la Definir el
decisión Problema

Elegir las Analizar el

alternativas problema

Evaluar las
alternativas
 Soluciones
contraproducentes
 Solución “rápida” solo alivia
síntoma
 Enfrentar el verdadero
problema
 Seleccionar las intervenciones
“menos nocivas” o más manejables
 Toma de decisiones:
oportunidad.
• Decisión equivocada en el tiempo equivocado
= Desastre.

• Decisión equivocada en el tiempo apropiado

= Equivocación.

• Decisión correcta en el tiempo equivocado

= Desaprobación.

• Decisión correcta en el tiempo apropiado

= ÉXITO!!!
El Líder debe gobernar la nave …

… no debe terminar asi!!!

 Motivación e incentivo
Del Trabajador: impulso que lleva a
actuar para satisfacer una necesidad y
conseguir objetivos.

Del Juzgado: habilidad para conseguir

que los trabajadores quieran hacer el
trabajo y además bien!!!
 Técnicas de motivación
• El reconocimiento del trabajo bien hecho;
• Enriquecimiento del puesto de trabajo:
variedad;
• La mejora en las condiciones de trabajo;
• La participación en la toma de decisiones;
• La evaluación de desempeño;
• La conciliación entre el trabajo y la vida
familiar;
• Capacitación permanente del personal;
• Promoción del personal por mérito;
• Impulsar el espíritu de equipo;
 Gestión de la
comunicación interna
Definir un conjunto de acciones
y procedimientos mediante los
cuales se despliegan una
variedad de recursos de
comunicación para apoyar la
labor de la organización judicial.
 Entre el 80% y el 100% de los
problemas de gestión de las
empresas latinoamericanas tienen
origen en inadecuados procesos
de comunicación interna.
(Fuente: Universidad Sergio Arboleda, Bogota, Colombia)
 Objetivo de la Comunicación
• Promover la comunicación entre los
miembros;
• Facilitar la integración entre las
realizaciones personales y las organizacionales;
• Reducir los focos de conflictos internos a
partir del fortalecimiento de la cohesión
(equipo);
• Contribuir a la creación de espacios de
información, participación y opinión.
 Canales de comunicación
formales e informales
Formales: Informales:
- Cartelera - Sobremesa de
- Reunión almuerzo laboral
- Correo electrónico - Cena en casa jefe
- Comunicados - Encuentros
- Entrevista con Juez deportivos
- Boletines informativos - Reunión:
after-oficce
- “El rumor”
 Reglas básicas de la
comunicación interna
 Los comunicadores efectivos son buenos
oyentes y los buenos oyentes son grandes lideres;
 Es necesario saber que necesitamos
comunicar;
 Comunican las paredes, las vestimentas, los
sistemas de información, las puertas abierta o
cerradas;
 El tuteo, el uso de malas palabras, la mayor o
menor formalidad son indicadores de la distancia
que existe entre los interlocutores
 Formas de comunicación
 Descendente: la que fluye del Juez hacia los niveles
inferiores en la jerarquía del juzgado, es el sistema de
mensajes formal básico.
Problemas: saturación, poca claridad, contradicción,
repetición.
 Ascendente: la que fluye de los niveles inferiores a
los superiores. Retroalimentación.
Problemas: excesivo control, poca receptividad,
aislamiento, insuficiencia de canales.
 Horizontal: Es la que se da entre las personas
consideradas iguales en la jerarquía de la organización.
Problemas: insuf. de canales, falta de interés o tiempo.
 Reunión de Trabajo
• Es el procedimiento esencial de
trabajo utilizado por los diferentes
equipos para posibilitar el intercambio
de ideas, pensamientos, actitudes o
sentimientos entre sus miembros

• Espacio donde se toman, en ppio.,

decisiones consensuadas.
 La Ley de E. F. Hutton
Cuando el verdadero líder habla, la gente escucha
Lideres por posición
Lideres verdaderos
Hablan primero
Hablan después
Necesita la verdadera influencia del verdadero líder para que las cosas hagan
Sólo necesita su propia influencia para que las cosas se hagan
Solo influye a los otros lideres por posición
Influye en todos en la sala
Este es el
Líder
 Reuniones de Trabajo
Tipos:
a) Informativa: presentar datos, plantear
situaciones, difundir conocimientos,
facilitar el trabajo;
b) Consultiva: recoger pareceres, valorar
aspectos del equipo, elaborar alternativas,
preparar decisiones
c) Decisivas: Elegir una propuesta de
trabajo, definir planes, establecer
responsabilidades, dar inicio a nuevos
proyectos
¿Para qué tener una reunión?
• Planificación.
• Toma de decisiones.
• Resolución de problemas.
• Mejoramiento de procesos.
• Comunicación.
¿Cuándo no tener una reunión?
• Conviene evitar reuniones con menos
de cuatro personas o más de quince.
• Reuniones informativas: sustituir con
newsletters, gacetillas informativas, etc..
 La gestión del tiempo
vs. el éxito de la reunión
- Antes: Establecer las objetivos y la duración.
Determinar orden del día - Fijar fecha, horario y
lugar – Elegir los participantes e informarles –
Materiales.
- Durante: Asegurar comodidad – Exponer
temas – Buscar consenso – Repartir el tiempo
entre los diferentes temas – Nombrar secretario –
Acta – Concluir – Fijar plazos de ejecución
- Después: Cerciorarse de la ejecución – Informar
de los resultados conseguidos
 Herramientas para la
recolección de datos:
Encuestas y entrevistas
Son herramientas que tienen como objetivo
fundamental conocer y reunir información y
opiniones a través de un intercambio de preguntas
y respuestas más o menos estructuradas.

Que técnica debemos utilizar?

¿Cuál es el fin de la investigación?
¿Qué información necesitamos?
¿De qué recursos disponemos?
“De una forma general la
información tiene como
principal objetivo reducir
la incertidumbre para los
directivos de la empresa”
Gilles Faure; Estructura, organización y
eficacia de la empresa, 1993.
 Encuesta
 Es una técnica que …
 Utiliza un conjunto de procedimientos
estandarizados de investigación…
 Mediante los cuales se recogen y
analizan una serie de datos…
 De una muestra de casos representativa
de una población y universo…
 Del que se pretende explorar, describir,
predecir y/o explicar una serie de
características.
 Encuestas de Requerimiento
del sistema de calidad de la gestión
 Entablar una buena y fluida comunicación
con el usuario del servicio de Justicia;
 Se le hace saber al usuario que la
Organización se encuentra pendiente de sus
prioridades y las asume para brindarle un
buen servicio;
 Requiere que los ítems de la encuesta estén
bien relacionados, coordinados e integrados;
 El objetivo es captar del usuario: a) La
satisfacción del servicio de justicia; y b) Los
requerimientos (lo que debemos mejorar);
 Encuesta de requerimientos del sistema de calidad
de gestión del Juzgado Civ. y Com. Nro. 11
Desde ya agradecemos su participación en esta encuesta. La información que Ud. nos
proporcione es confidencial, y nos ayudará a brindarle un mejor servicio y mejorar, por ende, nuestro
trabajo. Para conocer su opinión le solicitamos, que sin compromiso, llene este formulario, estableciendo
sus necesidades en la gestión de este Sala III, en una escala de 5 a 1 (de más a menos prioritario.)

Servicio: 5 4 3 2 1
Tiempo de espera para ser atendido en mesa de entrad
Cordialidad en el trato del personal
Celeridad en el despacho diario de expedientes
Respuestas confiables de los miembros del Juzgado
Interés del Juzgado por solucionar los problemas
¿Cómo nos evaluaría Ud. en general? Excelente M. bueno Bueno Regular Malo
Indique con un círculo 5 4 3 2 1

Sugerencias:………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
En el caso que lo crea conveniente, déjenos sus datos:
Nombre y Apellido:……………………………………………………………………………
Tel.: ……………………………………………………………………………………………
E-mail: ………………………………………………………………………………………...
Muchas gracias por su tiempo.
Encuestas de Actitud al personal.
Funciones:
• Como medio para descubrir fuentes
específicas de irritación entre los
empleados;
• Como válvula de escape: expresar
opiniones y resentimientos consigue por sí
mismo aliviar la tensión y tiende a elevar el
estado de ánimo general;
• Como guía para planear la organización
y la capacitación del Juzgado.
 Encuesta laboral al equipo de trabajo
del Juzgado en lo Civil y Com. Nro. 11

1. ¿Le gusta a usted el trabajo que viene desarrollando actualmente?

A. No me gusta. B. Preferiría alguna otra cosa. C. Lo acepto; ni me gusta, ni me disgusta.
D. Me gusta bastante. E. Me gusta mucho.
2. La atmósfera del lugar donde usted trabaja es:
A. Extremadamente calurosa; fría; aireada; o polvorienta. B. Casi siempre desagradable.
C. Ocasionalmente desagradable. D. Generalmente satisfactoria.
E. La mayor parte del tiempo, excelente.
3. La mayoría de los compañeros del Juzgado son:
A. Poco amistosos. B. Indiferentes hacia mí. C. Buenos. D. Cooperativos. E. Muy
amistosos.
4. En su actitud personal hacia usted, los Funcionarios son:
A. Siempre injusto, B. Con frecuencia injusto. C. A veces justo, a veces no.
D. Generalmente justo. E.. Justo en todas las ocasiones.
5. En comparación con otros Juzgados de este Dpto. judicial ¿cómo trata el
Juzgado a sus empleados?
A. La mayoría de los otros Juzgados son mejores. B. Algunos Juzgados son mejores.
C. Tan bien como los demás Juzgados. D. Nuestro Juzgado es mejor que los demás.
E. Nuestro Juzgado decididamente es el mejor de todos.
 El “enemigo extraño” de las
Dependencias Judiciales
El “afuera” El “adentro”
(Abogados, AJB, (El Juzgado o Presupuesto,
etc) el Tribunal)

Forman mismo
Sistema

Lideres- Funcionarios ver como mejoran sus propios

“proactivos” problemas (“adentro)

Agresividad con el “afuera”:

Reactividad
“La solución no está afuera. Del
entorno podemos tomar información,
conceptos, técnicas; pero la solución
está relacionada con la capacidad de
generar modelos mentales más
comprensivos, flexibles y abiertos…”

(Krupatini, Sergio; Y ahora qué hacemos

ante la complejidad, Edit. Granica,
Bs. As. 2011, pág. 196)
 Mesa de entradas

Imagen del Juzgado

Confiable, receptiva y ordenada

 Herramientas de gestión
Mesa de Entradas
- Firma del cargo por el empleado de Mesa de
Entrada: Fin de la ficción (Ej. Art. 28 CPC Cord.);
- Buzones: recepción de escritos mero tramite, oficios,
etc. en horario inhábil;
- Reconstrucción de expedientes: en audiencias;
- Escritos modelos: préstamo, desglose, solicita giro;
- Expediente paralizado: sin necesidad de escrito;
- Exhibición en cartelera: instructivos confec.
oficios, autos fundamentales en proc. Universales
- Nuevas tecnologías: aplicación y uso correcto
Sistema de Gestión Multifuero
AUGUSTA
Carga integral de todos los datos y pasos
Procesales, facilita la tarea de:
1.- El profesional: utilizara maquina de consulta y la
MEV;
2.- Del equipo de trabajo: domicilios, agenda por
usuario, prestamos, pases, agregados, tareas masivas,
búsqueda de paralizados;
3.- Del Funcionario “Líder”: trámites por usuario,
Agenda, estadísticas, remisión electrónica de pedidos
y informes al Reg. Público de Juicios universales
Notificaciones electrónica
Art. 40 del C.P.C., Primer parrafo:
“Toda persona que litigue por su propio derecho o en
representación de tercero, deberá constituir domicilio dentro del
perímetro de la ciudad que sea asiento del respectivo juzgado o
tribunal, juntamente con una casilla de correo
electrónico, que será la asignada oficialmente al
letrado que lo asista, donde se le cursarán las
notificaciones por cédula que no requieran Soporte
papel y la intervención del Oficial Notificador”.
 Notificaciones electrónica
Reglamentación: Ac. 3540/11
Operatoria
Art. 4: Operatoria: - Abogado, Juez o funcionarios designados confeccionaran
la cédula y la signaran con firma digital;
- Confeccionada por abogado: quedará por 24hs. a disposición del Juzg. para
ser remitida al servidor del P. Judicial. Las restantes se remiten directamente.
- El sistema registrará fecha y hora en que:
a) el documento ingrese y quede disponible para el destinatario;
b) el destinatario accedió al servidor para notificarse;
c) descargo dicha notificación
d) quedo a disposición del Juzgado (cédula confec. Abogado)
Art. 5º: Momento en que opera la notificación: Por cumplida el día martes o
viernes inmediato posterior a que la cédula hubiere quedado disponible para su
destinatario en el sitio Web.
Casos excepcionales de urgencia: justificado en el auto que ordena la
notificación, ésta se tendrá por cumplida el día en el que la cédula queda disponible
para su destinatario. Copias en formato digital.
 Solicita préstamo de expediente.
Juzgado Civil y Comercial Nro.11
Sr. Juez:
Expte. Nº:................. Carátula:...........................................................
Solicitante:................................................, en calidad de….............,
T….., F......., del Coleg. de Abogados de………..……………
Domicilio Constituido:....................................................................
Carácter:.............................................................................................
Digo:
Que por el presente solicito el préstamo del expediente por el
término de................., fundado en..................................................
………………………………………………………………
Haciendo constar que el retiro del mismo implica la
notificación de todos los actos y resoluciones que en él
consten (arts. 127, 134 y ccds. del C.P.C.)

Firma y sello del abogado

Hacinamiento” de expedientes:
una “pequeña” solución …
Caducidad de oficio:
Art. 310, 315 y 316 del C.P.C.
Paralización de Exptes.

Despacho y notificación: Art. 315 CPC

Próxima paralización: revisión,

declaración de caducidad y archivo

Limitación de procesos: Art. 313 del C.P.C

“Para quedarte donde estás, tienes
que correr lo más rápido que
puedas. Y si quieres ir a otro sitio
deberás correr, por lo menos, dos
veces más rápido…”

(Lewis Carroll, “Detrás del espejo”)

Muchas gracias!!!
marcelolarralde@hotmail.com