Como Ter Sucesso em Seus Projetos VPMBOK

Como ter sucesso em seus projetos
Eduardo Montes, PMP

eduardo@escritoriodeprojetos.com.br
Eduardo Montes, PMP
Fundador e PMO da https://escritoriodeprojetos.com.br que possui o

melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de
projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários
Mais de 300 projetos entregues somando R$19 bilhões em
investimentos
• Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de
Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos
• PMP certificado desde 2005 quando iniciou sua atuação como PMO
e implantou e gerenciou vários Escritórios de Projetos
• Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV
• MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill
• Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar
https://escritoriodeprojetos.com.br/eduardo-montes-pmp
20/06/2018 https://escritoriodeprojetos.com.br
Meus objetivos
• Mostrar como aumentar sua chance de ter

sucesso em sua vida pessoal e
profissional
• Debater, ensinar e aprender
• Apresentar casos reais e melhores
práticas (PMBOK + PMO)
• Convidá-los para trilhar o caminho do
aprendizado contínuo em gestão de
projetos via https://escritoriodeprojetos.com.br
Agenda
• Questões para debate

• Como aumentar sua chance de sucesso?
• Importância das melhores práticas
• Áreas de conhecimento em
gerenciamento de projetos
• Para cada área de conhecimento
– Processos
– Casos reais
– Melhores práticas
Questões para debate
• Quem quer ter sucesso?

• Quantos tem metas definidas?
• O que vocês fazem para atingi-las?
• Quem avalia o que pode impactar nas suas metas
(+ / -)?
• Quem sabe o que fazer essa semana para atingir
suas metas?
• Existe alguém que não quer que você atinja suas
metas?
• Quantos tem ou atuam em projetos?
“Nenhum vento é o vento certeiro, quando não sabe

para qual porto se dirige.” Seneca
Como aumentar sua chance de sucesso?
• Gerenciando seus projetos usando as melhores

práticas de gestão de projetos com melhoria contínua
Sucesso
• p/ atender os
objetivos do projeto
Melhores práticas
• Aplicado com
melhoria contínua
Gerenciamento
de Projetos
• Conhecimentos
• Habilidades
• Ferramentas/técnicas
Por que as melhores práticas são importantes?
• Por que reinventar a roda?

• Aprenda as melhores práticas validadas
pelos melhores GPs do mercado
– PMBOK na 5ª Edição fez 20 anos em 2016
– +680.000 profissionais certificados PMP (1/16)
– 6ª edição em 2017
– MBA em gerenciamento de projetos (baseados
no PMBOK)
• Melhores práticas
– Adotar = aumentar chances de sucesso
– Não adotar = aumentar chances de fracasso
Áreas de conhecimento de G.P.
Integração Integrar todas áreas de conhecimento
Escopo Gerenciar o que deve ser feito r Concluir no escopo aprovado
Tempo Concluir no prazo planejado
Custos Concluir conforme orçamento aprovado
Qualidade Definir critérios de sucesso do projeto e como alcança-los
Recursos humanos Organizar e gerenciar a equipe

Tornar a comunicação efetiva criando um elo entre as partes
Comunicações interessadas para atender os objetivos do projeto
Riscos Gerenciar os riscos do projeto
Aquisições Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar contratos
Partes interessadas Identificar interesses e desenvolver estratégias p/ quebrar

resistências e garantir o engajamento
Integração
• Integra todas as outras áreas.

• Possui todos os grandes processos de gerenciamento de projetos
4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto
Autoriza projeto ou fase e documenta requisitos iniciais
4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Define como o projeto será planejado, executado, monitorado e encerrado
4.3 Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

Realiza trabalho definido no plano de projeto para atingir os objetivos do projeto
4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Monitora para identificar desvios e suas causas e define como tratá-los
4.5 Realizar o controle integrado de mudanças

Avalia as solicitações de mudança, aprova e gerencia as mudanças
4.6 Encerrar o projeto ou fase

Finaliza todas atividades para terminar o projeto ou fase (Transição, Lições aprendidas, ...)
Integração – Melhores práticas
Metodologia PMO
• Processos definidos e de conhecimento geral agiliza
as decisões, permite melhor alinhamento.
• Processos Otimizados
• Metodologia de gerenciamento de projetos e a
preocupação com a melhoria contínua
• Lições aprendidas são incorporadas na
metodologia. Define CheckList para as atividades.
• Ferramentas Adequadas
• Soluções que armazenam base histórica dos
projetos para uso futuro e melhores estimativas;
Comitê de projetos / mudanças periódico

Escopo
• O que será feito

5.1 Planejar o gerenciamento do escopo
define e documenta como o escopo será definido, validado e controlado
5.2 Coletar os requisitos:

define e documenta as necessidades das partes interessadas
5.3 Definir o escopo:

desenvolve uma descrição detalhada do projeto e do produto
5.4 Criar a EAP:

subdivide os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis
5.5 Validar o escopo

formaliza a aceitação dos produtos do projeto
5.6 Controlar o escopo

monitora o escopo e gerencia alterações na linha de base de escopo.
Escopo – Melhores práticas
Questões? Saber ouvir seu Definição de

• Baseado nos objetivos cliente Requisitos
SMART do projeto, • Ouvir seu cliente e Mínimos
quais são os requisitos envolve-lo no projeto
necessários para • Entrega de requisitos
reduz as mudanças e mínimos permite que o
atende-los? agiliza o aceite dos usuário veja os
• O que será feito? produtos resultados rapidamente
• Como seu projeto será • Tempo é o inimigo de
estruturado? EAP todos os projetos.
• Fases • Dividir o projeto em
• Entregas subprojetos/entregas.
• Pacotes de trabalho:
Tempo
• Define cronograma & Linha de base a ser comparada com realizado
Planejar o gerenciamento do cronograma
Estabelece políticas, procedimentos p/ planejar, desenvolver, gerenciar e controlar o cronograma
Definir as atividades
Identifica as atividades específicas para produzir cada pacote de trabalho do projeto
Sequenciar as atividades
Identifica e documenta as relações de dependência entre as atividades
Estimar os recursos das atividades

Estima o tipo e quantidade dos recursos necessários para executar cada atividade
Estimar as durações das atividades

Estima quantos períodos de trabalho são necessários para completar cada atividade
Desenvolver o cronograma
Analisa sequência das atividades, duração, recursos e restrições para criar o cronograma
Controlar o cronograma
Controla as mudanças no cronograma
Tempo – Melhores práticas
“O trabalho se expande para

preencher o tempo disponível para
ser concluído”
Lei de Parkinson
• Se você não monitora o que precisa ser feito no
tempo, você dança.
• Projeto no banco que assumi após renegociação
Questões
• Para cada pacote de trabalho definido no escopo,
quais são as atividades necessárias para concluí-
lo?
• Para cada atividade, Quais os recursos
necessários, qual duração, quais as dependências
com outras atividades?
Custos
• Dinheiro gasto no projeto

• Define orçamento & linha de base de custos a ser
usada para monitorar o realizado
Planejar o gerenciamento dos custos
Define políticas e procedimentos para planejar, gerenciar, executar e controlar os custos
Estimar os custos
Estima custos dos recursos necessários para executar as atividades do projeto
Determinar o orçamento
Agrega os custos estimados das atividades para estabelecer uma linha de base
Controlar os custos
Monitora o status do projeto para atualizar o orçamento e gerenciar alterações na linha de base dos custos
Custos – Melhores práticas
Questões
• Qual é o custo para cada recurso necessário para executar cada
atividade definidos em tempo?
Controle dos Gastos integrado com a contabilidade
• Orçado x Realizado (Gastos efetuados)
Gerenciamento do valor agregado

• Verificar qualidade das informações coletadas
• Determinar variações entre real x linha de base através das
equações
• Determinar impacto das variações nos custos e no cronograma
• Analisar as causas e as tendências das variações
• Propor ações corretivas ou repactuar linha de base
• Documentar causas e área de impacto
Qualidade
• Garantir o atendimento dos objetivos do projeto
Planejar o gerenciamento da qualidade

Identificar requisitos e padrões da qualidade do projeto e do produto e documentar como o projeto
demonstrará a conformidade.
Realizar a Garantia da Qualidade

Auditar os requisitos da qualidade e os resultados das medições do controle da qualidade para
certificar que os padrões da qualidade e definições operacionais apropriadas estão sendo utilizados.
Controlar a Qualidade
Monitorar e registrar os resultados da execução das atividades para avaliar a performance e
recomendar mudanças necessárias.
Qualidade – Melhores práticas
• Como garantir que o projeto atenda os objetivos do projeto?

• Quais são os checklists a serem usados?
• Como os processos serão aperfeiçoados?
Questões • Como os produtos ficaram livres de defeito?
• Specific: Específico, Claro;

• Measurable: Indicador e meta;
• Assignable: Quem;
Objetivos do • Realistic: realístico;
projeto SMART • Time-related: Quando
• Subida em produção de um Sistema (Procedimento detalhado, testado e validado

evita erros, dá credibilidade a equipe)
• Uso das melhores práticas (PMBOK)
Outras melhores • Uso das lições aprendidas para evitar erros futuros
práticas • Metodologia PMO (Revisada)
Recursos Humanos
• Organizar e gerenciar a equipe do projeto

9.1 Planejar o gerenciamento dos recursos humanos
• Identificar e documentar funções, responsabilidades, competências
necessárias e relações hierárquicas.
9.2 Mobilizar a equipe do projeto
• Obter os recursos humanos necessários para o projeto
9.3 Desenvolver a equipe do projeto

• Melhorar as competências e interação dos membros da equipe para
aprimorar o desempenho do projeto
9.4 Gerenciar a equipe do projeto
• Acompanhar o desempenho da equipe, fornecer feedback, resolver
problemas e coordenar mudanças para melhorar o desempenho
Recursos Humanos – Melhores práticas
• Como formar a melhor equipe para executar as atividades

do projeto no prazo e dentro do orçamento previsto?
• Como capacitá-los de forma adequada? Como motivá-los?
Questões • Como monitorar o desempenho da equipe?
• X: irresponsáveis e preguiçosas / Punições

• Y: responsáveis e conscienciosas / Recompensas
Teoria X e • Um recurso humano desmotivado pode contaminar toda
Y equipe
• O GP deve motivar a equipe e capacitá-la para atender os

objetivos do projeto
Equipe • Tipos de recompensa: $$$, novos conhecimentos/desafios,
Motivada estabilidade, reconhecimento, ...
Comunicações
• Informação exata no tempo certo
10.1 Planejar o
• Necessidades e Relevância de informações
gerenciamento das e Abordagem da comunicação
comunicações
10.2 Gerenciar as • Coloca informações necessárias à

disposição das partes interessadas
comunicações conforme planejado
• Monitora e controla as comunicações para

10.3 Controlar as assegurar que as necessidades de
comunicações informação das partes interessadas sejam
atendidas
Comunicações – Melhores práticas
“60% dos problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação”

Peter Drucker
Definir matriz das comunicações baseados no 5W2H descrito abaixo
Como garantir que as informações deixem todos na mesma página e conectados de

modo a atingir os objetivos do projeto?
5W2H das Informações do projeto
What-Quais informações serão necessárias?
Why-Por que? Qual é o objetivo?
Who-Quem gera, quem recebe, quem ...
When-Quando deve ser gerada? Qual a periodicidade?
Where-Onde será armazenada?
How-Como será disponibilizada? Procedimentos / Templates
SR Semanal com desvios, causas, pontos de atenção e alternativas para solução

Parte interessada não poderá alegar falta de informação
Permite que todos estejam na mesma página conectados para atingir os objetivos do
projeto
Riscos
• Possíveis eventos que podem impactar seu projeto

Planejar o gerenciamento de riscos
Definir como conduzir as atividades de gerenciamento de riscos para o projeto
Identificar os riscos
Determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar suas características
Realizar a análise qualitativa de riscos

Avaliar a exposição ao risco para priorizar os riscos que serão objeto de análise ou ação adicional
Realizar a análise quantitativa de riscos

Efetuar a análise numérica do efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto
Planejar as respostas aos riscos

Desenvolver ações p/ aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto
Controlar os riscos
Controlar os riscos durante o ciclo de vida do projeto
Riscos – Melhores práticas
Identificar estratégias para cuidar das pessoas resistentes

“Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará” - Lei de Murphy
Qual evento pode impactar meu projeto?

Quais são as ameaças ou oportunidades?
Quais a probabilidade e o impacto de cada uma delas?
O que fazer? Aceitar, Mitigar, Transferir, Criar contingências?
Prevenir ao invés de remediar

Riscos comuns (Postergar serviço para a última hora e não cumprir prazos; Pessoas
resistentes ao projeto; Interesses conflitantes com os objetivos do projeto; Equipe não
capacitada; Falhas dos Equipamentos ou com baixo desempenho; Catástrofes &
Condições climáticas inadequadas; Doenças, Gravidez, Desligamento ou qualquer tipo
de ausência de pessoas da equipe; Greves (Importação, Correios, Transporte de
Pessoas e/ou materiais); Roubos; Acidentes de trabalho; Premissas não atendidas; ...)
Aquisições
• Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar os contratos
Planejar o gerenciamento
Conduzir as aquisições
das aquisições
• obtenção de respostas de
• Definir o que fazer ou adquirir fornecedores,
• Especificar produto/serviço • seleção do fornecedor e
• Estabelecer critérios de avaliação • assinatura do contrato.
• Elaborar minuta do contrato
• Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI)
• Solicitar Propostas
Encerrar as aquisições Controlar as aquisições

• finalizar todas as aquisições do • gerenciamento das relações de
projeto aquisição,
• monitorando o desempenho do
contrato e
• realização de mudanças e
correções conforme necessário.
Aquisições
Questões 5W2H Outras melhores

• Qual pacote de trabalho ou • What? O que adquirir? práticas
grupos de pacotes devo • Why? Por que? (Análise de • Contrato Guarda Chuva
terceirizar? fazer ou comprar) • Processo de Seleção de
• Como selecionar o melhor • When? Quando? (Início e Fontes (Maior transparência,
fornecedor? Término do Contrato) credibilidade, ...)
• Quais critérios usar • Where? Onde?
(eliminatórios e • Who? Quem participa e
classificatórios)? como? (Matriz de
• Quais riscos relacionados a Responsabilidade)
terceirização? • How? Como? (Tipo de
• Como trata-los? Qual tipo de Contrato, Termos e
contrato usar? ... Condições)
• How much? Quanto custará?
(Tipo de Contrato, Incentivos)
Partes interessadas
• Última destacada do PMBOK, mas, a primeira a ser avaliada

• Pessoa ou organização envolvida cujos interesses podem ser afetados
pelo projeto. Exercem influência sobre o projeto, entregas e equipe
13.1 Identificar as • e seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do

partes interessadas projeto;
13.2 Planejar o
• Estratégias para quebrar resistências e
gerenciamento das • garantir seu engajamento no projeto;
partes interessadas
13.3 Gerenciar o
• comunicar e interagir p/ atender suas necessidades
engajamento das partes • e solucionar as questões quando ocorrem;
interessadas
13.4 Controlar o • monitorar relacionamentos entre partes interessadas

engajamento das partes • ajustar estratégias para engajar partes interessadas
interessadas • eliminando resistências e aumentando suporte ao projeto.
Partes interessadas
“Porque cada um olha pro seu

próprio umbigo”
Lei dos interesses individuais
(Eduardo)
Suporte da alta administração

• Importância aumenta com a complexidade do
projeto
Quem são os clientes do projeto?

Quem são as pessoas resistentes e os
que apoiaram o projeto?
Quais estratégias serão desenvolvidas?
Escritório de Projetos
• Especialista em capacitar Gerentes de Projetos

• Melhor e mais completo conteúdo sobre gestão de
projetos
• Programa de Melhoria contínua
– Soluções para garantir o sucesso dos projetos
validadas e aperfeiçoadas ao longo de mais de 10
anos por mim, pelos clientes, e por mais de 70.000
usuários que visitam o site todo mês
– Plataforma on-line com:
• Guia de Gerenciamento de Projetos
• Metodologia de Gerenciamento de Projetos
• Templates e Ferramentas de Gerenciamento de
Projetos
• Exemplos Práticos de Projetos
• Artigos e fóruns de Gerenciamento de Projetos
Dúvidas?
Eduardo Montes, PMP

Como Ter Sucesso em Seus Projetos VPMBOK

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Como ter sucesso em seus projetos

Eduardo Montes, PMP

Fundador e PMO da https://escritoriodeprojetos.com.br que possui o

• Mostrar como aumentar sua chance de ter

• Questões para debate

• Quem quer ter sucesso?

“Nenhum vento é o vento certeiro, quando não sabe

• Gerenciando seus projetos usando as melhores

• Por que reinventar a roda?

Integração Integrar todas áreas de conhecimento

Escopo Gerenciar o que deve ser feito r Concluir no escopo aprovado

Tempo Concluir no prazo planejado

Custos Concluir conforme orçamento aprovado

Qualidade Definir critérios de sucesso do projeto e como alcança-los

Recursos humanos Organizar e gerenciar a equipe

Riscos Gerenciar os riscos do projeto

Aquisições Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar contratos

Partes interessadas Identificar interesses e desenvolver estratégias p/ quebrar

• Integra todas as outras áreas.

4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

4.3 Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto

4.5 Realizar o controle integrado de mudanças

4.6 Encerrar o projeto ou fase

Comitê de projetos / mudanças periódico

• O que será feito

5.2 Coletar os requisitos:

5.3 Definir o escopo:

5.4 Criar a EAP:

5.5 Validar o escopo

5.6 Controlar o escopo

Questões? Saber ouvir seu Definição de

Estimar os recursos das atividades

Estimar as durações das atividades

“O trabalho se expande para

• Dinheiro gasto no projeto

Gerenciamento do valor agregado

• Garantir o atendimento dos objetivos do projeto

Planejar o gerenciamento da qualidade

Realizar a Garantia da Qualidade

• Como garantir que o projeto atenda os objetivos do projeto?

• Specific: Específico, Claro;

• Subida em produção de um Sistema (Procedimento detalhado, testado e validado

• Organizar e gerenciar a equipe do projeto

9.3 Desenvolver a equipe do projeto

• Como formar a melhor equipe para executar as atividades

• X: irresponsáveis e preguiçosas / Punições

• O GP deve motivar a equipe e capacitá-la para atender os

10.2 Gerenciar as • Coloca informações necessárias à

• Monitora e controla as comunicações para

“60% dos problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação”

Como garantir que as informações deixem todos na mesma página e conectados de

SR Semanal com desvios, causas, pontos de atenção e alternativas para solução

• Possíveis eventos que podem impactar seu projeto

Realizar a análise qualitativa de riscos

Realizar a análise quantitativa de riscos

Planejar as respostas aos riscos

Identificar estratégias para cuidar das pessoas resistentes

Qual evento pode impactar meu projeto?

Prevenir ao invés de remediar

• Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar os contratos

Encerrar as aquisições Controlar as aquisições

Questões 5W2H Outras melhores