LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 3
PRESENTACION POWERPOINT

INSTRUCTOR
ALEJANDRO POSSO FONSECA

ANGIE CAROLINA RONDON PEÑA

FICHA: 1658572

Barbosa, Antioquia
26 de junio de 2018
 Las Entidades deben
asegurar el control y el
seguimiento de la totalidad
de los documentos que
produce o recibe en
desarrollo de sus
actividades a lo largo de
todo su ciclo de vida.
El control, el seguimiento y la organización de los
archivos de una empresa tanto publica como
privada es importante, ya que este es la memoria
colectiva e institucional y es de gran importancia
para la supervivencia y funcionamiento de la
misma.
Organización
archivo de gestión
Clasificación de los documentos:
• Documentos de archivo: Ejemplares únicos,
testimonios de las actividades de las personas en el
ejercicio de sus funciones.
• Documentos de apoyo: Constituidos por
ejemplares múltiples ( Impresos, fotocopias, etc…)
 Marca las carpetas colgantes para cada una de las
series y subseries y de tal manera que permita
visualizar su ubicación y facilite la localización física
de la documentación utilizando el formato GDC-FO-03

Principio de orden
original
Los documentos se producen en
orden secuencial, lógico y natural.
Identificación de carpetas:
Marque cada unidad documental
(carpeta) en la esquina superior
derecha, con base en la tabla de
retención documental de su
dependencia (series y subseries).
Ordenación:
Ordene cada una de las unidades
documentales (carpetas) con base
en la TRD de su dependencia.

Foliación:
Foliar cada una de las tipologías de las
series y subseries documentales, la
numeración de los folios debe sr en el
extremo superior derecho, con lápiz de
mina negra y blanda (HB,B) en forma
legible y sin enmendaduras, del documento
mas antiguo al mas reciente.
Depuración:
Retirar de la unidad documental
los documentos que no tienen
valores primarios ni secundarios
como:
Duplicados, constancias, colillas de
fax, etc…
Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una
de las series y subseries documentales dentro de gavetas o
cajas para archivos, observando que guarden el mismo
orden en que aparece relacionada en la tabla de
retención documental.

Identifique cada uno de los archivadores utilizando el

formato GDC-FO-04 (marcado de gavetas y archivadores
versión 2) de tal forma que le permita la localización
física de los expedientes.
Una vez organizado los documentos de archivo de la dependencia, aparecerán
algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series o subseries .

Estos constituyen los documentos de carácter de apoyo que son de carácter general
y sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia y por lo tanto no se
transfieren al archivo central.

Eliminación: Inventario documental:

Eliminar documentos de apoyo Elaborar el inventario
cuando pierdan utilidad o vigencia. documental de los documentos
Para la eliminación del documento de archivo y apoyo
se debe diligenciar el formato único diligenciando el formato único
de inventario documental. de inventario documental.
RECEPCIÓN
DISTRIBUCIÓN
TRAMITE

ORGANIZACIÓN
CONSULTA
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN FINAL