Gestión de Proyectos

Gestión del Alcance

ING. FABRICIO MEDINA PALACIOS, MDPR.

Carrera de Ingeniería en Sistemas

Computacionales
 Gestión del Alcance del proyecto

¿Qué es la Gestión del Alcance?

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos
necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el
proyecto con éxito.

Objetivo de la Gestión del Alcance

Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente
en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el
proyecto.
 Gestión del Alcance del proyecto

Alcance del Producto: Características y funciones que describen un producto,

servicio o resultado.
Alcance del Proyecto: Es el trabajo realizado para entregar el producto, servicio
o resultado con las funciones y características especificadas. En ocasiones se
considera que incluye el alcance del producto.
Enunciado (o declaración) del alcance: El enunciado del alcance del proyecto
es un documento donde se definen los entregables y las tareas necesarias para
realizar esos entregables. En este documento se detalla en profundidad la
descripción de los entregables, se analiza si los supuestos preliminares son
válidos, se explicitan los límites del proyecto, etc.
Línea Base del Alcance: Versión aprobada del enunciado del alcance, la
Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) y su diccionario de la EDT asociado.
Cambios en la Línea Base: Vía procedimientos formales de control de cambios.
Se utiliza como base de comparación para los procesos de Validar el Alcance y
Controlar el Alcance.
 Planificar la Gestión del Alcance

El plan de Gestión del Alcance es un plan secundario del Plan de Dirección

de Proyectos que describe cómo se definirá, desarrollará, controlará y
verificará el alcance del proyecto.

Es uno de los mayores insumos para el proceso de Desarrollar el Plan para

la Dirección del Proyecto.
Los componentes pueden incluir los siguientes procesos para:
◦ Preparar el alcance detallado del proyecto.
◦ Preparar la EDT / WBS.
◦ Mantener y aprobar la EDT / WBS.
◦ Obtener aprobación formal de los entregables del proyecto.
◦ Controlar cómo los cambios van a ser procesados (Ligado con Control Integral
de Cambios)
Plan de Gestión de Requisitos

Describe el enfoque general para gestionar los

requerimientos del proyecto.

El documento detalla cómo se generan, organizan,

modifican, monitorean y se reportan los
requerimientos durante el proyecto.

Describe todos los tipos de requerimientos y los

atributos utilizados en el proyecto.
 Recopilar Requisitos
Los requisitos se identifican a partir de necesidades,
deseos y expectativas del patrocinador, cliente y otros
interesados.

Estos requisitos deben ser recopilados, analizados y

registrados a un nivel de detalle suficiente, que permita
medirlos una vez el proyecto inicia.

Por tanto, recopilar requisitos significa

medir y gestionar las expectativas del
cliente.
 Recopilar Requisitos
Requisitos de negocio: Necesidades de alto nivel de la organización, en respuesta a
problemáticas.
Requisitos de interesados: Necesidades de uno o grupos de interesados.
Requisitos de las soluciones: Inherentes al producto, servicio o resultado.
o Funcionales: Comportamientos del producto, tales como procesos, características, datos,
etc.
o No funcionales: También conocidos como atributos de calidad, complementan a los
funcionales. Por ejemplo fiabilidad, seguridad, desempeño, nivel de servicio, etc.

Requisitos de transición: Para pasar del estado actual al futuro, por ejemplo la
capacitación.
Requisitos del proyecto: Acciones, procesos o condiciones que el proyecto debe de
cumplir.
Requisitos de calidad: Condiciones o criterios necesarios para validar la finalización
exitosa de un entregable.
 Recopilar Requisitos
Documentación de Requisitos.
Los requisitos deben ser medibles, comprobables, trazables y coherentes.
Puede ser un documento sencillo donde se listen los requerimientos por
interesado y prioridad.
Puede ser un documento elaborado que contenga resumen ejecutivo y
anexos.
Puede incluir los distintos tipos de requisitos clasificados por tipología:
Negocio, interesados, soluciones, proyecto, transición, así como los
supuestos y restricciones del requisito.
 Recopilar Requisitos

Documentación de Requisitos.
Un documentos de requisitos puede contener, entre otras cosas:
◦ Número y nombre del requisito.
◦ Interesado.
◦ Prioridad.
◦ Descripciones detalladas.
◦ Requisitos de calidad.
◦ Criterios de aceptación.
◦ Requisitos de capacitación.
◦ Requisitos de soporte.
◦ Supuestos y restricciones acerca de los requisitos.
Documentación de Requisitos
 Recopilar Requisitos
Matriz de Trazabilidad de Requisitos.
La Matriz de Trazabilidad vincula los requisitos con los entregables.
Se evalúa cada requisito en cuanto a su generación de valor al negocio
(contribución a objetivos del negocio y del proyecto).
Facilita el seguimiento de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.
Facilita la gestión de cambios en el alcance del proyecto.
Se consideran atributos de los requisitos tales como: responsable,
prioridad, versión, estado.
Matriz de Trazabilidad de Requisitos.
 Definir el Alcance
Definir el Alcance del Proyecto es el proceso que consiste en identificar
todo el trabajo que se realizará en el proyecto para alcanzar sus objetivos.
Es decir, se realiza una descripción detallada del proyecto y del producto.
La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es
fundamental para su éxito ya que propicia un entendimiento común entre
los interesados del proyecto. Su contenido puede incluir:

◦ Objetivos del proyecto.

◦ Justificación del proyecto.
◦ Descripción del alcance del proyecto.
◦ Beneficios.
◦ Supuestos.
◦ Restricciones.
◦ Exclusiones.
◦ Dependencias de otros proyectos.
 Definir el Alcance
Descripción del alcance del producto: Elaboración gradual de características del
producto, servicio o resultado descrito en el Acta de Constitución y la
documentación de requisitos.
Criterios de aceptación: Conjunto de condiciones que deben cumplirse antes de que
se acepten los entregables.
Entregable: Producto, servicio resultado único y verificable obtenido al término de
un proceso, fase o proyecto. También hace referencia a reportes/informes y demás
documentación del proyecto.
Exclusiones del proyecto: Corresponde a lo excluido, es decir a lo que está fuera del
alcance del proyecto.
Restricciones: Limitaciones para la ejecución del proyecto. Ejemplo: Presupuesto o
tiempo determinado y demás condiciones contractuales.
Supuestos: Factores del proceso de planificación que se consideran verdaderos. Cabe
señalar el impacto de que estos supuestos no se cumplan.
 Definir el Alcance
La declaración del alcance es una herramienta que ayuda a controlar los
cambios del proyecto, puesto que definen los límites para aceptar o
rechazar los cambios.

Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se

describe de manera más específica conforme se va recabando mayor
información sobre el proyecto.
 Crear la EDT

La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es la descomposición

jerárquica descendente de todo el trabajo del proyecto en componentes
más pequeños y fáciles de manejar hasta llegar a un nivel más detallado
conocido como paquete de trabajo.
La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el
trabajo especificado en la declaración del alcance del proyecto aprobada y
vigente.
El propósito de la EDT es desarrollar una lista de todas las tareas
requeridas por el proyecto para cumplir el objetivo deseado. A partir de la
identificación de las tareas será posible estimar el tiempo, costos, recursos,
etc. Es decir la EDT sirve de base para generar el cronograma del proyecto y
otros documentos de planificación.
 Crear la EDT

Un paquete de trabajo es un resultado; una regla básica para

determinar el nivel más bajo de la EDT es usar la regla 80/8, la
cual especifica que un paquete de trabajo no debe durar más
de 80 horas ni menos de 8.
La EDT necesita ser construida con ayuda del equipo de
proyecto y/o personas que participaron en proyectos
similares.
Otro componente de la EDT es el sistema de numeración
utilizado para seguir cada elemento con un número único, esto
es útil para desarrollar el cronograma del proyecto.
 Crear la EDT

Descomposición.
Es una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y
sus entregables en componentes más pequeños y fáciles de manejar.
El paquete de trabajo (work package) es el trabajo definido a más bajo
nivel de la EDT, para el cual se puede estimar y gestionar el costo y la
duración con facilidad.
El nivel de descomposición dependerá del grado de control requerido
para una gestión efectiva del proyecto.
La descomposición puede realizarse por fases del clico de vida, por
entregables o por subproyectos.
 Crear la EDT

Descomposición Pasos:
Definir la estructura que se utilizará: entregables, fases, sub - proyectos.
Identificar el primer nivel de descomposición del proyecto, por ejemplo
entregables, incluyendo la dirección del proyecto.
Identificar los componentes que constituyen cada entregable.
Verificar la calidad de la descomposición:
◦ Nivel necesario y suficiente
◦ Componentes claramente definidos.
◦ Se puede realizar estimaciones adecuadas.
◦ Identificador único.
◦ Se especifica el alcance requerido.
◦ Determinar que es el nivel más bajo de los componentes de la EDT.
 Crear la EDT

¿Cómo debe ser una EDT bien desarrollada?

Muestra una jerarquía del proyecto completo.
No se representa como una lista ni carta o diagrama de Gantt.
Descompone el proyecto en paquetes de trabajo pequeños y manejables.
La EDT representa todo el trabajo necesario para realizar el producto o
proyecto, e incluye el trabajo de gestión del proyecto.
El total del trabajo en los niveles inferiores de la EDT debe corresponder al
cúmulo de los niveles superiores, regla del 100%.
 Crear la EDT

¿Cómo debe ser una EDT bien desarrollada?

Cada elemento cuenta con un identificador único.
Cada nivel es un segmento más pequeño del nivel superior.
Es lo suficientemente detallada para soportar la estimación.
Llega a un nivel de detalle que permite controlar el alcance, sin que sea
excesivo, dado que dicho exceso puede generar un esfuerzo de gestión no
productivo y un uso ineficiente de los recursos.
 Crear la EDT

Métodos para la Creación de la EDT.

Existen los siguientes:

◦ Top – Down
◦ Bottom - Up
◦ Estándares de la EDT.
◦ Plantillas de EDT.
 Crear la EDT
Ejemplo EDT por fases
 Crear la EDT
Ejemplo de EDT por Entregables
 Crear la EDT
Diccionario de la EDT
Documento con información detallada sobre los entregables, actividades y
programación de cada uno de los componentes de la EDT. Puede incluir
información como:
◦ Identificador de código de cuenta.
◦ Descripción del trabajo.
◦ Supuestos y restricciones.
◦ Organización responsable.
◦ Hitos del cronograma.
◦ Actividades asociadas al cronograma.
◦ Recursos necesarios.
◦ Estimaciones de costos.
◦ Requisitos de calidad.
◦ Criterios de aceptación
◦ Referencias técnicas.
◦ Información sobre acuerdos.
 Crear la EDT

Como resultado tenemos la Línea Base del Alcance, la cual está

conformada por:

◦ Enunciado del Alcance.

◦ Estructura de desglose del trabajo.
◦ Diccionario de la EDT.
Gestión del Alcance
 Gestión del Alcance

TAREA
Desarrollo del Plan de Gestión del Alcance

Debe contener:
• Documentación de requisitos con Matriz de trazabilidad
• Línea base del alcance
o Enunciado del alcance del proyecto
o EDT
o Diccionario de la EDT