“ADMINISTRACIÓN DE

ALMACENES E
INVENTARIOS”
 I. Introducción al Control de Inventarios
Es un gran reto el comprender que en nuestros almacenes
tenemos guardado dinero. Los inventarios son parte de la
inversión de la empresa y pueden llegar a ser muy valiosos, así
como tener un alto costo de mantenerlos. Una eficaz
administración de los almacenes e inventarios permite que
mantengamos nuestros stocks a un nivel óptimo el cual,
combinado con una buena rotación, lograra que aumente
nuestra rentabilidad.
 1.1 Concepto de Inventarios y Almacenes.

Almacén es: “Realizar las

operaciones y actividades
necesarias para suministrar
los materiales o artículos en
condiciones optimas de uso
y con oportunidad, de
manera de evitar
paralizaciones por falta de
ellos o inmovilizaciones de
capitales por sobre
existencias“
Un Inventario representa un
conjunto de bienes que son
propiedad de una empresa y
cuyo objetivo de adquisición o
fabricación es el de volver a
venderlos a fin de mantener
un margen de utilidad
razonable.
Un inventario consiste en las
existencias de productos
físicos que se conservan en un
lugar y momento
determinado.
 1.2 Papel de la Administración de Inventarios
en la organización.

El control de inventarios es un herramienta fundamental en la administración

moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las
cantidades existente de productos disponibles para la venta, en un lugar y
tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento
aplicables en las industrias

El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de

una empresa. Por lo tanto, el objetivo primero es aumentar la rentabilidad de
la organización por medio de una correcta utilización del inventario,
prediciendo el impacto de las políticas corporativas en los niveles de stock, y
minimizando el costo total de las actividades logísticas asegurando el nivel
de servicio entregado al cliente.
 1.3 Procesos críticos en la administración de inventarios.
¿CUANDO UN PROCESO ES CRITICO?

Se dice que un proceso es crítico si la ocurrencia de incidentes puede:

1.- Dañar a la gente (causal de accidentes laborales)

2.- Dañar equipos, maquinarias y ambiente (causal de incidentes)

3.- Discontinuar la marcha de las operaciones (causal de imagen empresarial)

4.- Afectar la calidad del producto o servicio que se entrega (causal de imagen
empresarial)

5.- Retraso de entregas o incumplimientos (causal de imagen de responsabilidad

empresarial)

6.- Incremento de costos (daño económico financiero de la empresa)

 RIESGOS QUE COMPONEN EL PROCESO

Los componentes de un proceso crítico son:

1.- LAS AREAS DONDE SE EJECUTAN LAS TAREAS

2.- LOS MATERIALES QUE SE UTILIZAN

3.- LAS TAREAS QUE SE DESARROLLAN

4.- LOS EQUIPOS QUE INTERVIENEN

 AREAS CRITICAS
Es el espacio o sector bien delimitado de una planta, donde se ubican y
funcionan las instalaciones, maquinarias y equipos, se manejan materiales y se
efectúan tareas productivas.

EQUIPOS CRITICOS
Son aquellos cuya fallas afecta de modo directo la seguridad del proceso, ya
que interrumpen las operaciones y/u originan pérdidas al disminuir la
producción, afectar la calidad, elevar los costos e incluso dañar a personas y/o
a la propiedad

MATERIALES CRITICOS
Son las MP o insumos, los productos en proceso o terminados cuyo
abastecimiento debe satisfacer requisitos de cantidad, calidad y/u
oportunidad

TAREAS CRITICAS
Son una secuencia de pasos u operaciones que, al ser realizados de una
manera errónea, impiden la obtención de un determinado resultado dentro del
proceso
Con un inventario correctamente elaborado, una
organización logra identificar y analizar aquellos riesgos
críticos que históricamente han generado la mayor parte
de pérdidas.
II. Análisis de la demanda y pronósticos.

El reto de pronosticar la demanda del cliente es una tarea difícil

porque la demanda de bienes y servicios suele variar
considerablemente

Es importante registrar los datos de manera histórica con la

finalidad de saber lo que ocurre con la demanda del mercado y
determinar si los picos y valles que presenta tienen una
explicación, llámense promociones de venta, incrementos de
precios, desabasto del mercado por los competidores, etc.
Asumiendo que se cuenta con buena información y consistencia
en los datos de demanda, el siguiente paso es su análisis
 Demanda
"La demanda es la cantidad de bienes y/o servicios que los compradores o
consumidores están dispuestos a adquirir para satisfacer sus necesidades o
deseos, quienes además, tienen la capacidad de pago para realizar la
transacción a un precio determinado y en un lugar establecido".

El análisis de la demanda tiene como objetivo principal medir las fuerzas que
afectan los requerimientos del mercado, con respecto a un bien o servicio y como
este puede participar para lograr la satisfacción de dicha demanda.
La demanda funciona a través de distintos factores:
· la necesidad real del bien
· su precio
· nivel de ingreso de la población
Para efectos de análisis, existen varios tipos de demanda:
* En relación con la oportunidad.
• Demanda satisfecha: lo producido es exactamente lo que el mercado requiere.
• -Demanda insatisfecha: lo producido no alcanza a satisfacer al mercado
* En relación con su necesidad.
• -Demanda de bienes social y nacionalmente necesarios: alimentación, vestido, vivienda
• -Demanda de bienes no necesarios o de gusto que es llamado el consumo
suntuario: perfumes, ropa fina.
* En relación con su temporalidad.
• -Demanda continua es la que permanece durante largos periodos: demanda de alimentos
• -Demanda cíclica o estacional es laque de alguna forma se relaciona con los periodos del
año: circunstancias climatológicas o comerciales
* De acuerdo con su destino.
• -Demanda de bienes finales: bienes adquiridos directamente por el consumidor para su uso o
aprovechamiento
• -Demanda de bienes intermedios o industriales: son los que requiere un procesamiento para
ser bienes de consumo final (maquila)
Patrones de demanda.

1. Horizontal, o sea, la fluctuación de los datos en torno de una media

constante

2. Tendencia, es decir, el incremento o decremento sistemático de la

media de la serie a través del tiempo.

3. Estacional, o sea, un patrón repetible de incrementos o decrementos

de la demanda, dependiendo de la hora del día, la semana, el mes o
la temporada

4. Cíclico, o sea, una pauta de incrementos o decrementos graduales y

menos previsibles de la demanda, los cuales se presentan en el curso
de periodos de tiempo más largos (años o decenios)

5. Aleatorio, es decir, una serie de variaciones imprevisibles de la

demanda
 2.1 Identificación de necesidades de suministros.

La fuente de suministro se refiere a un número de procesos dirigidos a

facilitar el flujo de las solicitudes de bienes, materiales y servicios de los
departamentos y unidades, convertir esas solicitudes en compras
mediante la entrega de los productos o servicios adquiridos y, en el
caso de los productos, almacenarlos y entregarlos a las partes y
usuarios finales que los solicitaron.
 2.2 Objetivos y funciones del área de compras.

La gestión del departamento de compras asegura que todos los

bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del
negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de
cualquier empresa; Asimismo, también es responsable de controlar el
costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser
capaz de desarrollar buenas relaciones con los proveedores.
Toda organización depende en gran medida de la compra de servicios o materiales, así que
proveerse es una de las funciones vitales de cualquier organización, por ello, es necesario saber cuál
es la mejor forma de suministrar todos los servicios necesarios y tener claros los objetivos.

Objetivos específicos de la función de compras:

Formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período teniendo en

cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa.

1.Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus condiciones precios,

servicios, información general y demás informaciones necesarias.

2.Coordinación del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso

humano necesario.

3.Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se

requieren en las diversas áreas.
4.Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se
requieren en las diversas áreas.

5. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen
oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, así como su calidad y presentación.

6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o

servicio.

7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.

8. Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad, mejor precio y
agilidad en el despacho del producto.

9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción , ventas, tesorería,

bodegas, almacén, etc.
10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o secciones de la
empresa hacen, así como el proceso de devolución.

11. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en
almacén, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad .

12. Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios
pedidos.
2.3 Eficiencia de las compras y pronósticos de demanda.

El pronóstico no es una predicción de lo que irremediablemente

pasará en el futuro. Un pronóstico es información con cierto grado
de probabilidad de lo que pudiera pasar.

Todas las empresas de logística dependen de la capacidad de

ventas de su equipo. La planeación de la demanda les permite lograr
una mayor visibilidad y un mayor horizonte, de manera que pueden
lograr mejor capacidad al contar con una visión mas completa de los
costos y servicios de la cadena de suministro, permitiendo una
compra más estratégica.
La planeación de la demanda es la base para compras más
eficientes que ayudan a:

• Eliminar la adivinación en la toma de decisiones de

compras

• Transformar a los compradores en planificadores.

• Ofrecer mayor tiempo para las negociaciones.

• Fortalecer las relaciones con los proveedores.

• Disminuir los costos de fletes.

III. Análisis de la oferta.

Se conoce como oferta a la cantidad de bienes y servicios que un cierto numero de productores
La oferta es la cantidad de bienes o servicios que un cierto
esta dispuesto a poner a disposición del mercado a un precio determinado

número de productores o prestadores de servicios están decididos

a poner a la disposición del mercado a un precio determinado

El propósito que se busca mediante el análisis de la oferta es

definir y medir las cantidades y condiciones en que se pone a
disposición del mercado un bien o un servicio. La oferta, al igual
que la demanda, está en función de una serie de factores, cómo
es el precio en el mercado del producto o servicio, entre otros.
Determinantes de la oferta:

• El precio del producto en el mercado.

• Los costos de los factores necesarios para tal
producción.
• El tamaño del mercado o volumen de la
demanda.
• Disponibilidad de los factores.
• Número de empresas competidoras.
• Cantidad de bienes producidos.
 3.1 Conocimiento y Control de proveedores.

Dentro de los posibles problemas que podemos tener con nuestros

proveedores se encuentran básicamente (ya que puede haber
más), los siguientes:

– Demora en dar respuesta a solicitudes (sea una cotización , envío

de productos o respuesta a un servicio).

– Lo que solicitamos no es lo que se nos cotizaron, o peor, no es lo

que nos envían u obtenemos.

– Los acuerdos se “olvidan”.

– Los soportes o servicios no son los acordados.

– Etcétera.
Si bien podrían ser muchos los problemas que existen, la solución es
simple, “Selección y Control”, estos 2 conceptos son una excelente
combinación para poder disminuir o evitar todos estos problemas
A. Evaluación de las necesidades

 ¿Qué pedir?
 ¿Cuándo pedir?
 ¿Cuánto pedir?

El ciclo de compras, que es la primera fase de la actividad de la empresa resulta de vital

importancia para dar respuesta a estas preguntas, utilizar un criterio técnico y en base a la
operación dar respuesta a las interrogantes.

B. Realización de una lista de proveedores

La búsqueda de proveedores debe llevarnos a realizar un listado de estos que puedan satisfacer
nuestras necesidades
 Datos identificativos: razón social, domicilio legal y comercial, teléfono, fax, dirección web
etc.
 Tipo de productos que ofrece o servicios que presta, precios, condiciones de pago,
condiciones generales de entrega y contratos
C. Análisis de ofertas de proveedores
Esto conlleva:
 La solicitud de propuestas a proveedores de la lista anterior
• La obtención de su catalogo de productos
• La recepción de ofertas detalladas por escrito

D. Establecimiento de criterios de selección

La elección correcta de proveedores es definir con claridad los criterios claves de

evaluación, dependiendo del resultado el análisis de los criterios, se toma la decisión
de la selección de proveedor, pueden ser solo algunos de ellos que se les define
(parciales) o todos ellos que se les denomina (globales).
E. Certificación de los proveedores

Esta el la fase final del proceso de selección de proveedores, el objetivo de este

paso es lograr que el proveedor realice su labores, de acuerdo con las pautas
comúnmente establecidas, bajo la concepción de los denominados sistemas
de gestión de calidad, basados en las normas ISO.
3.2 Análisis de fuentes de abastecimiento: fechas de entrega y
cumplimiento.
IV. Administración de almacenes.
Ofrecer un buen servicio al cliente siempre ha sido uno de los
principales objetivos de las cadenas de suministro. En una situación
como la actual, mantener los clientes existentes y conseguir nuevos
clientes se ha convertido en algo fundamental para la supervivencia.

4.1 Nivel de servicio.

El nivel de servicio se define como el porcentaje de los pedidos que somos

capaces de servir en el plazo adecuado. Este puede ser calculado en base a
líneas, unidades y valor. También hay que tener en cuenta el compromiso con el
propio cliente, sus necesidades, las expectativas o el punto de equilibrio entre los
costos de posesión del inventario y la pérdida de margen que provoca las faltas
 4.3 Rotación de inventarios

La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en

que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar
cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha
vendido).

La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de

las mercancías vendidas en el periodo entre el promedio de
inventarios durante el periodo.

(Costo mercancías vendidas/Promedio inventarios) = N

veces.
4.4 Clasificación de artículos ABC.
V. Organización de almacenes.

En la organización de la empresa tiene que observarse el reparto de las

actividades en funciones, designando estas a los correspondientes órganos.
También se puede confiar, varias actividades a la misma persona; en el caso
que la empresa sea de condiciones limitadas.

Las actividades que realiza almacenes son:

•Recepción de artículos.
•Estiba de artículos
•Inspección de artículos
•Ubicación de artículos
•Manipulación de artículos
•Despacho de mercadería
•Control de inventarios
•Mantenimiento de almacén
 5.1 Sistemas de distribución.

Especialistas en logística han identificado dos fases fundamentales

al momento de diseñar un almacén; estas son:

•Fase de diseño de la instalación.

•Fase de diseño de la disposición de los elementos que deben

"decorar" el almacén; el layout del almacén.
 Fase de diseño de la instalación.

El diseño de las instalaciones hace parte de los procesos estratégicos que

debe ejecutar la gestión de almacenes, dicho diseño debe incluir:

•Número de plantas: preferentemente almacenes de una planta.

•Planta del almacén: diseño en vista de planta de la instalación.

•Instalaciones principales: Columnado, instalación eléctrica, ventilación,

contra-incendios, seguridad, medio ambiente, eliminación de barreras
arquitectónicas.

•Materiales: principalmente los suelos para lo cuales se debe tener presente

la resistencia al movimiento de los equipos de manutención, la higiene y la
seguridad.
•Fase de diseño de la disposición de los elementos que deben "decorar" el almacén; el layout
del almacén.

Como se describe en la
segunda fase del diseño de
almacenes, el layout
corresponde a la disposición de
los elementos dentro del
almacén. El layout de un
almacén debe asegurar el
modo más eficiente para
manejar los productos que en
él se dispongan. Así, un
almacén alimentado
continuamente de existencias
tendrá unos objetivos de layout
y tecnológicos diferentes que
otro almacén que inicialmente
almacena materias primas para
una empresa que trabaje bajo
pedido.
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5.2 Sistema 5´s.
5.2 Registro de inventarios