Los sistemas de contabilidad y sus

componentes
Sistemas de contabilidad

Para una empresa iniciar sus operaciones, el primer proceso que

desarrolla dentro del campo de la información financiera, es
la planeación e instalación de sus sistema de contabilidad. Para
lograr conformar un buen sistema que tienda a satisfacer
las expectativas de la entidad económica, el especialista estudia
su naturaleza, analiza los tipos de operaciones que
probablemente habrán de ocurrir y a su vez proyecta o
selecciona, las formas de registros necesarios para controlar las
operaciones que se han de producir.
 Es bueno anotar, que el diseño del sistema de contabilidad, debe estar orientado en función de
las operaciones de su forma y libros que lo integran. El proceso de registro, puede ser ejecutado
por varios métodos, desde el uso de libros manuales como sistemas electrónicos.

Componentes básicos de un sistema

1. Elaboración de organigrama: es la representación gráfica de la estructura, el orden jerárquico y

la división de funciones en una organización, entidad o empresa.
 2. Manual de funciones: es un manual donde se describen todas las actividades a desarrollarse
en cada uno de los puestos que se describen en el organigrama de la empresa.

3. Diseño de formularios: consiste en elaborar de manera coordinación todos los formularios que
utiliza una empresa para anotar sus operaciones y así facilitar el control y el registro de las
mismas. Estos pueden ser: facturas, cheques, entradas de almacén, etc.

4. Instructivos para uso de formularios: es describir la forma como debe llenarse el contenido
de cada formulario para facilitar su aplicación.
 5. Elaboración de catalogo de cuentas: consiste en confeccionar una lista de los nombres
y números de cuentas que integran el sistema. Esto debe hacerse de manera ordenada,
atendiendo a la importancia y prioridad de cada cuenta con relación a la empresa.

6. Procedimientos de control interno: consiste en describir de manera ordenada la forma de

como la empresa va a desarrollar cada una de sus actividades, atendiendo a
sus políticas generales.

7. Diseño de los libros de registros: es diseñar los formatos concernientes a los libros que la
empresa va a utilizar para registrar sus operaciones.

8. Formatos de Estados Financieros: consiste en esquemas preelaborados concernientes a la

forma de presentación de los Estados Financieros.
 El sistema contable se convierte en un medio de información para conocer la situación
financiera y económica de la organización, esta información constituye uno de los elementos
importantes para la toma de decisiones por parte de las personas responsable del buen
funcionamiento de la entidad.
Esta información contable va dirigida habitualmente a dos grupos de usuarios:
 Los usuarios internos: que se encuentran regularmente dentro de la empresa entre ellos
podríamos citar la Junta Directiva, el Director General y los que él tiene a su cargo (Director
Financiera, Director de Ventas, Director de Copras, etc). Usan esta información para la toma de
decisiones y para corregir las desviaciones si las hubiere, respecto de lo presupuestado.
El sistema contable se convierte en un medio de información para
conocer la situación financiera y económica de la organización, esta
información constituye uno de los elementos importantes para la toma
de decisiones por parte de las personas responsable del buen
funcionamiento de la entidad.

Esta información contable va dirigida habitualmente a dos grupos de

usuarios:

Los usuarios internos: que se encuentran regularmente dentro de la

empresa entre ellos podríamos citar la Junta Directiva, el Director
General y los que él tiene a su cargo (Director Financiera, Director de
Ventas, Director de Copras, etc). Usan esta información para la toma de
decisiones y para corregir las desviaciones si las hubiere, respecto de lo
presupuestado.
 Los usuarios externos: Estos usuarios se encuentran fuera de la organización y presentan un
amplio abanico de intereses y necesidades respecto a la información contable, la cual servirá
para tomar decisiones importantes respecto a las relaciones de negocios con la entidad.

 Entre estos podríamos citar: las instituciones financieras que prestan dinero a la organización
(necesitan evaluar la solvencia y capacidad de pago de la entidad), los proveedores y clientes
locales (analizan la información para decidir la condiciones de compra-venta-pago), La
administración tributaria (información para efectos tributarios).
 PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABLE:
 Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
 Preparar una lista de chequeo
 Elaborar informes
 Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
 Diseñar formularios para todas las operaciones

Estos formularios deberán tener ciertos requisitos:

 Numeración
 Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
 Redacción clara, sin errores.
 Además del original, emitir las copias necesarias
 Poseer firmas
Tipo de Sistema, para una Micro, Mediana o
Macro Empresa
Los programas de contabilidad básica para la empresa son uno de los softwares más demandados en
la red, donde incluso podemos descargarlos gracias a su licencia gratuita. Sin embargo, no siempre
es sencillo encontrar el programa idóneo para adaptarse a nuestra forma de trabajar y satisfacer
nuestras necesidades, por básicas que éstas sean.
A continuación sugerimos cinco programas de contabilidad básica para pymes que pueden ser de
gran utilidad para facilitarnos el trabajo contable. Sus características son variadas, algunos
gratuitos o otros de pago, pero todos ellos tienen en común su funcionalidad y facilidad de uso.
 1- Contabilidad Serrato PyME: Programa de facturación que facilita la contabilidad de las pymes.
Potente y sencilla, Contabilidad Serrato PyMe incluye un motor de búsqueda y divide sus múltiples
funciones en módulos que dividen las tareas en secciones, entre otras: contabilidad, bancos, cuentas
por cobrar, ventas, facturación por lotes, balance general, inventarios, producción, administración,
centros de costes, impuestos, retenciones, presupuestos, control de series de productos, estados
financieros mensuales. Su descarga es gratuita.

2. ContaSOL: Programa de contabilidad completo, con una interfaz atractiva y cómoda, que realiza
entradas automatizadas de asientos, informes e incluye modelo de IRPF, y realiza modelos configurables
de balances. También facilita la liquidación de IVA y ayuda a llevar las cuentas de la empresa con una
interfaz muy visual e intuitiva. ContaSOL es gratuito en su versión básica, pero existe la opción de
acceder a una serie de servicios adicionales de pago.
 3. SeniorConta: Gratuito y con mucha aceptación, SeniorConta permite llevar a cabo la
contabilidad básica de la empresa, con la ventaja de incluir una serie de funcionalidades extras
que pueden ser útiles de forma puntual, con las que podremos generar informes o realizar
diagnósticos y estadísticas para detectar irregularidades. Es multiusuario y se accede al
contenido (listados de clientes, proveedores, efectos a cobrar y a pagar, facturas, etc.) a través
de la barra de herramientas.

 4. Sico: Programa de contabilidad para pymes en español, con una interfaz sencilla y atractiva.
Dispone de distintas versiones específicas para distintas necesidades. Sico ofrece soluciones
adaptadas al pequeño negocio, lo que se traduce en un programa práctico y sencillo, que cubre
las necesidades de contabilidad de una pyme. Rapidez en la gestión de facturas, control de
cobro y servicio técnico con resolución de dudas online.
 5. Contasimple Windows: Diseñado para pequeñas empresas y autónomos, Contasimple
Windows es un programa pensado para usuarios sin conocimientos de contabilidad. Agilizar los
procesos y tener control de la contabilidad, calcular los impuestos conocer el estado global de la
contabilidad crear las facturas rápida y fácilmente son algunas de sus características, además de
ser gratuito.
 Formularios que intervendrán en el
Sistema a Crear
Todas las instituciones requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia
de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos
escritos. La gran mayoría de la información correspondiente a las transacciones
que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en formularios.

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se
considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Se debe
tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder
a la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado
Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:

- Sencillez en su diseño

- Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.

- El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia de la cual se
generan los datos.

- Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean
incompatibles.
CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS:

Los formularios pueden ser clasificados, de acuerdo a su presentación pueden ser:

- Simples
- Compuestos

Los formularios simples son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que
no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los depósitos a una cuenta de ahorro,
requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta correspondiente. Las cartas
con membretes de la Empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con base en un formato
predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Dentro de este renglón,
podemos distinguir los siguientes tipos:

- De bloques
- Talonarios
- Formas continua.
 FORMULARIOS UTILIZADOS POR LA EMPRESA
1.- Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o instituciones
que se le adeuda algún bien o tipo de servicio.

2.- Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia
de todos los pagos realizados por el fondo de caja chica.

3.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de

todo el dinero recibido de los clientes.

4.- Depósito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de

los depósitos realizados en el Banco Popular Dominicano.
5.- Depósito de Tarjeta: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar
constancia de los depósitos de tarjetas realizados en el Banco Popular
Dominicano.

6.- Factura a crédito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar

constancia de las ventas a crédito al por mayor y detalle.

7.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado con la finalidad de

tener control sobre los ingresos diarios que tenga la Empresa.

8.- Nota de Crédito: Este formulario es utilizado básicamente para dejar

constancia de los descuentos y devoluciones concedidos.