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SISTEMA CRONOLÓGICO

Integrantes:
Baruch M. Fernandez Cardenas
Sergio Carmona Maganda
Jesus Bustamante Valdez
INTRODUCCIÓN
• Durante el desarrollo de este sistema observaremos que la
base de la ordenación es la fecha del documento.
• Encontraremos que este sistema priva el tiempo como
factor del ordenamiento de los expedientes que contienen
documentación agrupada en años, meses y días.
• También veremos que emplea como una agenda para
tener presentes los asuntos en una fecha determinada, por
algún tramite que deba verificarse
¿EN QUE CONSISTE?
• Como su nombre lo indica se basa en la fecha del documento a diferencia
de otros sistemas.

• Este sistema se mantiene en orden del tiempo de acuerdo el año, mes y día.
¿EN QUE CONSISTE?
• Toma en cuenta:
- La magnitud de la empresa
- El movimiento de correspondencia

• Para manejar adecuadamente este


sistema se deben de utilizar:
- Guías centrales rotuladas con los meses
del año
- Guías escalonadas con los días del mes
- Rotulación del marbete, de acuerdo
con la necesidad.
• Determinamos que se va a establecer:
1. Un archivo Principal Cronológico
2. Catálogo auxiliar alfabético
• Este sistema se considera indirecto,
porque se debe de llevar un catálogo
de tarjetas auxiliares, las que se ordenan
alfabéticamente para poder localizar
con rapidez la documentación
requerida.

• Ejemplo: Si le enviamos correspondencia


a Eduardo de los Ríos Muñoz el día 16 de Y esta se colocará después de la guía
julio de 1996, se debe redactar la tarjeta “R” de catálogo auxiliar
de la siguiente manera:
FUNCIONAMIENTO
• Por medio de tarjetero se usa para ayudar al ejecutivo a planear sus
actividades diarias como:
-Citas
-Conferencias
-Compromisos

• Un ejemplo de archivo cronológico es el


calendario de escritorio, ya que esta
ordenado de acuerdo con los días del mes
FUNCIONAMIENTO
• En el marbete de cada gaveta la rotulación deberá de llevar un orden
determinado, de acuerdo con el sistema de archivo establecido en la
oficina
EJEMPLOS

Marbete de sistema Geográfico Marbete de Sistema Por Asuntos


CUESTIONARIO
• ¿Por qué a este sistema se le llama cronológico?
• ¿Qué rotulación lleva un expediente misceláneo en este sistema?
• ¿Cómo se deben ordenar los documentos dentro del expediente
misceláneo?
• ¿Por qué a este sistema se le llama indirecto?
• ¿Por qué es importante que una asistente ejecutiva utilice en este sistema
un catalogo auxiliar?

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