• Estrella López Kevin Alejandro • Llontop Ramírez Mabell Allison • Miranda Torres Mary Anna de Jesús • Chávez Vargas Helen Cristina • Espinoza Vásquez Joshep Anthony ASESOR Teoría sobre la administración y • Ing. Iván Gustavo Reátegui Acedo el proceso administrativo de una empresa La administración es de carácter universal, pues forma parte de la naturaleza del hombre, se puede aplicar en situaciones cotidianas de muchas maneras, esta imparte efectividad a los esfuerzos humanos, y es de carácter esencial para cualquier organismo social.
INTRODUCCI El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un
organismo social ya que dentro de estos siempre tiene que existir un sistema de coordinación de medios. La administración está estrechamente relacionada con ciencias de otra índole, ya sea economía, contabilidad o ingeniería, sin embargo, mantiene su
ÓN particularidad a pesar de tener que relacionarse a lo largo del proceso.
A pesar de que la administración está compuesta por muchas
etapas, esta debe trabajar como una sola y mantener la interacción entre sus elementos: planeación, organización, integración, dirección y control. ADMINISTRACIÓN Es un proceso por medio del cual se consigue calidad en el funcionamiento de un organismo social, a través del correcto aprovechamiento La administración suele dividirse en dos fases de sus recursos, en pro del logro de objetivos predeterminados.
Dinámica de la administración presenta como
Mecánica: Tiene como elementos, la previsión elementos la integración (seleccionar personas (consiste en la determinación de lo que se o cosas más adecuadas para la organización, desea lograr, ¿Que puede hacerse?), la ¿Con quién y con que se va hacer?), la planeación (determina la acción que se va a dirección (promover, coordinar y vigilar las seguir, ¿Que se va hacer?) y la organización (se acciones de cada grupo, ver que se haga el refiere a la estructuración técnica de las logro) y el control (consiste en saber cómo se funciones, jerarquías y obligaciones ha realizado todo, medir los resultados individuales, ¿Cómo se va hacer?). actuales y pasados, en relación con los esperados). IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN Donde exista un organismo social allí estará presente la administración. No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor ubicación, si todo lo anterior no va acompañado del elemento humano necesario para dirigir las actividades, o sea que la administración es importante para alcanzar objetivos de la organización. En las grandes empresas la administración científica o técnica es esencial ya que no podrían existir sin una buena administración. La administración es un proceso universal ya que no solo se da en los países capitalistas, sino que también en los países socialistas o de cualquier tipo que sean, la administración es importante tanto en las pequeñas como el las grandes empresas. Otro hecho importante es que por medio de la administración se puede elevar la productividad y los niveles de vida en los países en vías de desarrollo. La administración imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. VALORES INSTITUCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN Los valores institucionales de la administración son: Sociales: Estos son los más importantes, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a través de: • El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano. • El mejoramiento de la situación socioeconómica de la población. • El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos locales y federales. • La promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo. Organizacionales: Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo social, y que tienden a: • Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos. • Optimizar la coordinación de recursos. • Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos. • Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social. Económicos: Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos y que puede ser: • Generando riqueza • Maximizando la obtención de utilidades. • Manejando adecuadamente los recursos financieros. • Promoviendo la inversión Factores que influyen en el ambiente del administrador • La administración de una organización es un sistema que interactúa con su ambiente específicos, y demás depende del mismo, pero permanece siempre al tanto de las influencias potenciales de un ambiente general. • En la siguiente sección hemos trabajado sobre los componentes en ambientes tanto especifico como generales, pero solo mencionaremos los específicos porque están más relacionado con la organización que con la propia administración, y mostraremos como los ambientes pueden restringir las selecciones disponibles para los administradores. AMBIENTES ESPECÍFICOS • Proveedores: Los proveedores de una organización, por lo general se piensa en empresas que proveen materias primas y equipos, pero este término también incluye los que proporciona insumos financieros y mano de obras. Accionistas, bancos, compañía de seguros, fondos de pensión, y otras instituciones similares que son necesarias para asegurar un flujo continuo de capital. • Clientes: Las organizaciones existen para satisfacer las necesidades de los clientes, es el quien absorbe el producto. Los clientes obviamente representan una incertidumbre potencial para las organizaciones. Estos pueden quedar insatisfechos con el producto o servicio de la organización. • Competidores: Todas las organizaciones tienen uno o más competidores. Los competidores se pueden ver desde el punto de vista de los precios, ofrecimiento de servicios, de adquisición de productos nuevos y similares. Representan una fuerza ambiental importante que la administración que debe verificar, prepararse y responder a todo esto. • Gobierno: Los gobiernos federales, estatales y locales influyen en lo que las organizaciones pueden o no hacer. Por ejemplo, si su empresa fabrica productos farmacéuticos, lo que usted puede vender queda determinado por la administración de alimentos y drogas. AMBIENTE GENERAL. Económicos: El ambiente económico no solo le interesa a los negocios cuya misión, es la producción y la distribución de bienes y de servicio que la población desea y por lo que puede pagar. Pero también es de la mayor importancia para otros tipos de empresas organizadas. Algunos de los factores económicos en el ambiente general que puede afectar las prácticas administrativas en una organización, son: las tasas de intereses, porcentaje de inflación, cambios en el ingreso disponible, índices del mercado laboral, y el ciclo económico general. Tecnológicos: Uno de los factores de mayor efecto sobre el ambiente es la tecnología. La ciencia proporciona los conocimientos y la tecnología lo usa. El termino tecnología se refiere a la suma total del conocimiento que se tiene de las formas de hacer las cosas. Algunos beneficios de la tecnología son: mayor productividad, estándares más altos de vida. Más tiempo de descanso y una mayor variedad de productos. Políticos: El gobierno afecta prácticamente a todas Sociales: El ambiente social se compone de actitudes, las empresas y todos los aspectos de la vida. Con deseos, expectativas, grados de inteligencia y educación, relación a los negocios, desempeña dos papeles creencia y costumbre de las personas de un grupo o principales: los fomenta y los limita. Por ejemplo, sociedad determinada. La administración debe adaptar sus hace lo primero cuando estimula la expansión y el prácticas a las expectativas cambiantes de la sociedad en la que opera. Conforme cambian los valores, costumbre y desarrollo económico, proporciona ayuda mediante la administración para pequeños negocios, subsidia gustos, así también debe cambiar la administración. Esto se aplica tanto a sus productos y ofrecimiento de servicios determinadas industrias, ofrece ventajas fiscales, como a sus políticas internas. respalda la investigación y el desarrollo e incluso protege algunas empresas mediante aranceles especiales. Éticos: La ética es la disciplina que se relaciona con lo bueno y lo malo, con el deber y las obligaciones morales. Muchas decisiones que toman los administradores exigen que tomen en cuenta quien puede resultar afectado, por eso presentaremos tres puntos de vista o teorías morales sobre la ética. Institucionalización de la ética: Los administradores tienen la responsabilidad de crear un ambiente organizacional que fomente la correcta toma de decisiones mediante la institucionalización de la ética. Esto significa aplicar e integrar los conceptos éticos a las acciones diarias. Para ellos se sugieren tres alternativas: 1.Establecer una política apropiada para la compañía o un código de ética. 2.Utilizar un comité de ética formal. 3.Enseñar la ética en los programa de desarrollo gerencial. Valores: son deseos, relativamente permanentes, que parecen bueno en si, como la paz o la buena voluntad. Derechos y obligaciones: el derecho le otorga a la persona el espacio que necesita para actuar, los derechos rara vez son absolutos. Obligación: es el deber de dar pasos concretos, por ejemplo, pagar impuesto y respetar las leyes en todos los sentidos. Reglas morales: nos sirven de guía para situaciones en las que chocan intereses contrapuestos. Las reglas morales son lineamientos que pueden resolver desacuerdos, también son reglas de conductas y muchas veces se asimilan como valores. Relaciones humanas: las relaciones existen porque nos necesitamos uno de los otros para recibir apoyo y alcanzar nuestras metas. Las relaciones representan un aspecto generalizado de la vida de orden CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Dentro de las características de la administración tenemos las
siguientes: • Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. • Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), son completamente distintas. • Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. • Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo". Respetándose siempre los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización. • Valor Instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos. • Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización. • Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una organización. PROCESO ADMINISTRATIVO Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solución a un problema administrativo, en él encontraremos asuntos de organización, dirección y control, para resolverlos se debe contar con una buena planeación, un estudio previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo más fluido posible. Se considera proceso porque no se puede desarrollar la organización si no se ha establecido la planificación, no se puede dirigir si anteriormente no se ha planificado y organizado y así sucesivamente hasta que no se podrá controlar si antes no se planifica, organiza y dirige las actividades, tareas, operaciones y acciones. El proceso administrativo y sus componentes, planeación, organización, dirección y control, resultan de la mayor importancia para la empresa dentro del sistema de toma de decisiones. • La planeación, dentro de ella se siguen los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo. • La organización, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros. • La dirección, dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización. • El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa. IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO • Una organización como ente social implica una estructura que debe armonizar sus elementos fundamentales: las personas, las tareas y la administración. Por consiguiente, el proceso administrativo busca armonizar estos elementos; planeando acciones, organizando las cosas, integrando recursos, ejecutando tareas, ordenando y controlando resultados, proceso y fundamentalmente generando mecanismos de comunicación para dar a conocer sus ideas. Las organizaciones deben prepararse para la adaptación rápida y eficiente a los avances tecnológicos, preferencias del cliente, exigencias del mercado, la competencia, las variaciones macro y microeconómicas. Esto implica disposición al cambio. Intereses de todo tipo pueden favorecer o no a los propósitos de cambio organizacional. Los factores que inciden directamente sobre el cambio son: Fuerzas que los impulsan: • El temor al fracaso que puede inducir a un mayor esfuerzo, transformándose en un elemento más de cambio. • La capacidad para prever y supervisar conflictos y tensiones. • Los incentivos de carácter interno y externo. EL PROCESO • Las motivaciones de los particulares. El nivel de ADMINISTRATIVO: CONDUCE insatisfacción de los involucrados, respecto a la situación actual.
AL CAMBIO • La presencia de participantes inquietos y
emotivos. Fuerzas que se oponen y retrasan: • La percepción selectiva de aquellas opiniones o sugerencias que provengan de personas viciadas de tradicionalismos. • La independencia y el temor a la confrontación • La ignorancia. • El tradicionalismo • La inseguridad frente al logro • Los fracasos anteriores. En consecuencia, es necesario considerar las organizaciones como un sistema abierto, como un conjunto de subsistemas interdependientes, como un modelo organizacional ágil y consistente que garantice procesos dirigidos hacia el cambio y el mejoramiento en aspectos como la productividad de bienes y prestación de servicios. CONCLUSIONES • Administrar es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos. • La administración se da en todo tipo de organizaciones no es un trabajo que se realiza solo en empresas o en agencias de gobierno. • La tarea de la administración es interpretar los objetivos de la empresa y traducirlos en acción empresarial mediante planeación, organización dirección y control de las actividades realizadas en las diversas áreas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos.