PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN EN

CONTRATACIONES CON EL ESTADO

Asignatura: Administración de la Demanda y Compras del Estado
aplicado a la contratación publica
Tema: OPINIÓN Nº 180-2017/DTN
“Modificación de las especificaciones técnicas con
ocasión de la absolución de consultas y/u
observaciones a las bases”
Profesor: Econ. Oscar Raúl Burga Tamayo

Arnaldo
Jorge Quevedo Arestegui
Octubre 2018
Consulta: 2.1. “¿Toda modificación que tiene la finalidad de mejorar, actualizar o
perfeccionar las especificaciones técnicas, los términos de referencia y el expediente
técnico, así como los requisitos de calificación que cuenten con la autorización del
área usuaria, deben contar con una aprobación del expediente de contratación?."

EXPEDIENTE DE CONTRATACION ANTES DE SER APROBADO

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 16.1 del artículo 16 de la Ley,
“El área usuaria requiere los bienes, servicios u obras a contratar, siendo responsable de
formular las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico,
respectivamente...“
Además, en el numeral 8.9 del artículo 8 del Reglamento señala que el área usuaria es
responsable de la adecuada formulación del requerimiento, debiendo asegurar la calidad
técnica y reducir la necesidad de su reformulación por errores o deficiencias técnicas que
repercutan en el proceso de contratación.
Ambas disposiciones mencionadas, expresan claramente que el área usuaria es la responsable
de definir con precisión en los términos de referencia, especificaciones técnicas o expediente
técnico, las características, condiciones, cantidad y calidad de lo que se requiere contratar, de
tal manera que satisfagan su necesidad.
Por su parte, el numeral 8.10 del artículo 8 del Reglamento establece que “el requerimiento
puede ser modificado… hasta antes de la aprobación del expediente de contratación, previa
justificación que debe formar parte de dicho expediente, bajo responsabilidad. Las
modificaciones deben contar con la aprobación del área usuaria.
Entonces cabe precisar que el órgano encargo de las contrataciones de la Entidad debe
comunicar al área usuaria la necesidad de efectuar reajustes, para que autorice las precisiones
o modificaciones de ser el caso.
EXPEDIENTE DE CONTRATACION APROBADO
Una vez aprobado el expediente de contratación, el Titular de la Entidad, o funcionario delegado, debe
designar al Comité de Selección que conducirá el respectivo procedimiento de selección.
De acuerdo con el artículo 22 del Reglamento, el Comité de Selección es competente para preparar los
documentos del procedimiento de selección, así como para adoptar las decisiones y realizar todo acto
necesario para el desarrollo del procedimiento hasta su culminación, sin que puedan alterar, cambiar o
modificar la información del expediente de contratación.

BASES DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN

Sobre la base de la información técnica y económica contenida en el expediente de contratación y
empleando las Bases estandarizadas aprobadas por OSCE, el Comité de Selección elabora las Bases del
respectivo procedimiento de selección.
Sobre el particular, corresponde señalar que si bien en las Bases dicha información ya se encuentra
determinada, puede ocurrir que estas contemplen información técnica imprecisa, incongruente o
defectuosa; ante ello los participantes pueden solicitar su aclaración mediante consultas o, incluso,
cuestionarlas mediante observaciones; de conformidad con el artículo 51 del Reglamento. Mediante
esto los participantes pueden pretender que se precise y/o modifique la información.
Si bien, el Comité de selección puede absolver las consultas u observaciones que formulen los
participantes, no es de su competencia modificar información técnica, sin embargo de acuerdo con lo
señalado en el numeral 51.3 del artículo 51 del Reglamento, "Si como resultado de una consulta u
observación debe modificarse el requerimiento, debe solicitarse la autorización del área usuaria y remitir
dicha autorización a la dependencia que aprobó el expediente de contratación para su aprobación".
De lo señalado se desprende que ante la existencia de consultas y/u observaciones que originen una
modificación al requerimiento será necesario que el Comité comunique al usuario a efectos que este, de
ser el caso, autorice la modificación y posteriormente se derive el expediente de contratación a la
dependencia que lo aprobó para que efectúe una nueva aprobación del mismo.
Consulta: 2.2. "¿Cuál es el alcance de la aprobación que realiza la dependencia que
aprobó el expediente de contratación, respecto a la autorización de las
modificaciones realizadas por el área usuaria? ¿Cuál sería el documento mediante el
cual se aprueba la autorización de las modificaciones del requerimiento, originadas
con motivo de las consultas y observaciones en la etapa del procedimiento de
selección? ¿Corresponde realizar una nueva aprobación del expediente de
contratación con motivo de dar cumplimiento al numeral 51.3 del artículo 51 del
Reglamento??"

Como se ha indicado al absolver la consulta anterior, las modificaciones -al

requerimiento contenido en las Bases- que puedan originarse con ocasión de la
absolución de consultas y/ observaciones, deben ser autorizadas por el área
usuaria, debiendo posteriormente derivar el expediente de contratación para que
la dependencia que lo aprobó efectúe una nueva aprobación.
Con relación al documento mediante el cual debe realizarse esta aprobación, la
normativa no ha previsto la formalidad para dicho acto, entendiéndose que
dependerá de cada Entidad, en función a sus normas de organización interna.
Consulta: 2.3. "¿Se debe entender que todas las modificaciones al requerimiento,
realizadas durante el procedimiento de selección, tienen incidencia en el valor
referencial, en vista que varían las condiciones que sirvieron para la determinación de
dicho valor? ¿La modificación del valor referencial, durante el procedimiento de
selección, requiere una nueva aprobación del expediente de contratación?"

De conformidad con lo señalado en la absolución de la primera consulta, las

especificaciones técnicas, términos de referencia y expediente de contratación,
comprenden las características, condiciones, cantidad y calidad de aquello que se
requiere contratar, en función de las necesidades del área usuaria, las que se
encuentran vinculadas con el logro de los objetivos institucionales.
Sobre el particular, el numeral 11.1 del artículo 11 del Reglamento señala que "El
órgano encargado de las contrataciones realiza un estudio de mercado para
determinar el valor referencial, sobre la base del requerimiento, tomando en
cuenta las especificaciones técnicas o términos de referencia, así como los
requisitos de calificación definidos por el área usuaria". (El subrayado es
agregado).
En dicho sentido, al efectuarse modificaciones al requerimiento, con ocasión de la
absolución de consultas y observaciones, podría afectarse el valor referencial del
procedimiento, situación que compete ser corroborada por el órgano encargado
de las contrataciones de la Entidad, al ser este el que elabora el estudio de
mercado y determina finalmente el valor referencial del procedimiento.
De otro lado, de acuerdo con lo señalado en el numeral 12.10 del artículo 12 del
Reglamento, cuando el valor referencial es observado por los participantes, el
Comité de Selección debe hacerlo de conocimiento del órgano encargado de las
contrataciones o de la dependencia encargada de la determinación del valor
referencial para su opinión y, si fuera el caso, para que apruebe un nuevo valor
referencial.
Así, considerando que el valor referencial forma parte de la información
comprendida en el expediente de contratación, la determinación de un nuevo
valor referencial genera una nueva aprobación del expediente de contratación.
Consulta: 2.4. "¿Cuál es el sentido de la denominación "modificaciones" al amparo
del artículo 51 del Reglamento, a efecto que sean aprobadas por la dependencia que
aprobó el expediente de contratación? ¿La disminución de los requisitos de
calificación, producto de las consultas u observaciones que tiene por objeto
promover la competencia es considerado o se puede considerar como
modificaciones, en el sentido establecido en el numeral 51.3 del artículo 51 del
Reglamento?"

Atendiendo a lo señalado en los numerales precedentes, tanto para el caso de

bienes, servicios u obras, las especificaciones técnicas, términos de referencia o
expediente de contratación, según corresponda, pueden ser materia de precisión
o modificación, con ocasión de la absolución de consultas y/u observaciones a las
bases, siempre y cuando el área usuaria lo autorice.
Sobre el particular, debe precisarse que dichas modificaciones están destinadas a
efectuar cambios en las características del bien, servicio u obra que no varíen de
forma sustancial el requerimiento original, de forma tal que no se desnaturalice el
objeto de contratación contenido en el expediente de contratación aprobado por
la Entidad y se termine contratando un bien, servicio u obra totalmente distinto.
Asimismo, debe considerarse que tal como se señaló en la primera consulta, el
requerimiento contiene los requisitos de calificación, los mismos que deben ser
determinados por el área usuaria, en función a lo señalado tanto en el artículo 28
del Reglamento como en las disposiciones previstas por las bases estándar, las
mismas que en función al objeto de contratación, describen los requisitos de
calificación que pueden incluirse y la forma en la cual deben ser acreditados.
De esta forma, ante la existencia de una consulta u observación que implique la
modificación de un requisito de calificación, considerando que estos forman parte
del requerimiento, corresponde que al área usuaria emita su autorización al
respecto.
3. CONCLUSIONES

3.1. Las modificaciones que puedan efectuarse a las especificaciones técnicas, términos
de referencia o expediente técnico, con ocasión de la absolución de consultas u
observaciones a las bases, deben ser autorizadas por el área usuaria de la Entidad,
luego de lo cual corresponderá que se efectúe una nueva aprobación del expediente de
contratación.

3.2. En caso se efectúen modificaciones al requerimiento autorizadas por el área

usuaria, a efectos de determinar si las mismas influyen en el valor referencial del
procedimiento, corresponde que el órgano encargado de las contrataciones de la
Entidad verifique dicha situación, como órgano competente para la elaboración del
estudio de mercado y determinación del valor referencial.

3.3. La determinación de un nuevo valor referencial en el procedimiento, origina una

nueva aprobación del expediente de contratación.

3.4. Considerando que los requisitos de calificación forman parte del requerimiento y
son determinados por el área usuaria, su modificación con ocasión de la absolución de
consultas y/u observaciones debe ser autorizada por esta última.