Introducción a los sistemas de

inventarios
 CONCEPTO

 El inventario como una herramienta principal de control, para fijar tanto las entradas y
salidas de materias y productos, que establecerá una relación detallada, ordenada y
valorada dentro de su almacenamiento, para la búsqueda de reducción de los costos por
pedidos, costos por material faltante y costos de adquisición de las empresas.
INVENTARIOS; NOCIONES GENERALES

 Los costos de toda empresa son parte fundamental de su rentabilidad. Es decir,

Se dice que una empresa es rentable cuando genera suficiente utilidad o
beneficio, cuando sus ingresos son mayores que sus gastos, y la diferencia entre
ellos es considerada como aceptable.
 Para que esto sea posible las empresas que llevan inventarios deben de conocer
cuál es el tipo de sistema de inventario que será de utilidad, para conocer y
satisfacer el nivel de producción de cada pedido de sus clientes. Para ello existen
sistemas primarios, como: El sistema perpetuo y el sistema periódico.
INVENTARIOS PERPETUOS

 Sistema de inventarios perpetuos

 Es un método para el control de compra y venta de mercancías, que nos va a
permitir un adecuado manejo de las mismas y un constante e inmediato registro
de cada una de ellas, de tal manera se pueda conocer en cualquier momento el
valor del inventario. Tanto como su valor final sin la necesidad de inventarios
físicos. Proporcionando el descubrimiento de extravíos, robos o errores durante el
manejo de las mercancías, pues se conoce con exactitud el valor de la mercancía
que debería de haber, que al igual el valor del costo de lo vendido o perdido.
 Aunque no es fácil detectar movimientos específicos, como los gastos sobre
compras, devoluciones, descuentos o rebajas sobre compras y ventas, al no
poder identificar cada movimiento rápidamente.
INVENTRIOS PERIODICO
Sistema de inventarios periódico
 Como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado
periodo de tiempo, y para eso es necesario hacer un conteo
físico; para poder determinar con exactitud la cantidad de
inventario disponible en una fecha determinada.
 Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en
determinado momento cuantas son sus mercancías, ni cuanto es
el costo de los productos vendidos.
 La empresa solo puede conocer el inventario exacto de costo de
venta, en el momento de hacer un conteo físico, por lo general
se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral
o anual.
 Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo,
es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que
consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras,
restarle las devoluciones en compras y el inventario final; el
resultado es el costo de las ventas del periodo.
 Caracteristicas del Sistema de Inventario periódico:
1. El costo de la mercancía vendida debe encontrarse por juego de inventarios (inventario
inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo cual se hace
necesario conocer los datos referentes a inventario inicial, compras netas e inventario final.
2. Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y valoración de las mercancías
existentes), no es posible determinar el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida).
3. Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, de debe proceder a efectuar un
conteo físico, lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las mercancías y
posteriormente valorizarlas.
4. No mantiene actualizado el dato de inventario de mercancías (cuenta 1435), debido a que
las compras se registran en una cuenta diferente a la del manejo de mercancías no
fabricadas por la empresa, se utiliza entonces la cuenta 6205; en igual forma las
devoluciones en compras tampoco se registran en la cuenta 1435, su registro afecta
directamente la cuenta 6225.
5. En cuanto al inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435, solamente
trabaja con 2 datos, uno al iniciar el periodo, conocido como inventario inicial, y otro al
finalizar el periodo como inventario final.
6. No utiliza tarjetas de kardex discriminadas en costos y cantidades, solamente lo hace
determinando las cantidades.
 Características del Sistema de Inventario permanente:

1. El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se realiza una venta.
2. Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas) en cualquier
momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario físico de las mercancías.
3. El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar faltantes o
sobrantes de mercancías.
4. Debido a que los registros contables de entradas y salidas se realizan directamente en la
cuenta 1435, esta permanece actualizada, de tal manera que en cualquier momento se
conoce el valor del inventario final.
5. No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final, porque
permanentemente según el kardex se conocen las existencias y su respectivo costo.
6. El kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costo.
 Métodos de evaluación de inventarios

 Cuando las mercancías salen del almacén hay métodos o técnicas

para evaluarlas, siendo principalmente:

1. Precio promedio: Se determina promediando los costos de adquisición de los lotes comprados a
diferentes costos.
2. Primeras entradas primeras salidas (PEPS): Se considera como costo de ventas o el costo de
adquisición de lote más antiguo hasta agotarlo y solo después, el costo del lote menos antiguo.
3. Detallista: Se valúan las existencias a precios de venta disminuyendo los factores de margen de
utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de artículos.
4. Costo identificado: Se considera el costo identificando artículo por artículo.
 Sistemas de costeo

 Los sistemas de costeo permitirán determinar el costo unitario de producción, o bien, de la

mercancía, y se trata de un conjunto de procedimientos, técnicas y registro

 Los sistemas de costos se pueden clasificar de acuerdo al tipo de actividad:

1. Por tratamiento de costos fijo: Costos por absorción - Costos variables.

2. Por la concentración de costos: Costos por órdenes - Costos por proceso.
3. Por el método de costos: Costos históricos - Costos predeterminados.
 COSTEO DE INVENTARIOS

 Los sistemas de costos por absorción o absorbente consideran todos los costos necesarios para
fabricar un producto incluyendo los costos fijos como los variables.
 Mientras que los sistemas de costos variables o costeo directo, asignan a las unidades producidas
únicamente los costos variables.
 Los sistemas de costos por órdenes asignan los costos al bien identificable.
 Los sistemas de costos por proceso consideran los costos de producción en las distintas fases del
proceso productivo, durante un lapso de tiempo.
 Los sistemas de costos históricos consideran los costos de producción reales (pasados o
incurridos).
COSTEO DE INVENTARIOS

 Los sistemas de costos predeterminados son aquellos que se determinan

anticipadamente al proceso de fabricación, para comprarse con los costos reales.

Cada empresa deberá identificar el sistema mediante el cual pueda conocer los
costos, de forma que le permita conocer junto con el precio de venta la utilidad o
pérdida que se genera y tomar las decisiones financieras que más le convenga.
 TIPOS DE INVENTARIOS

Clasificación según su nivel de terminación

 Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:

 Inventarios de Materias Primas

 Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
 Inventarios de Productos en proceso
 Inventarios de Productos terminados
 Inventarios de Productos en Embalaje
 TIPOS DE INVENTARIOS

Clasificación según su localización respecto a las instalaciones de la empresa

 Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se encuentran en

sus instalaciones físicas destinadas como su ubicación puntual, por ejemplo: Mercancía en ruta,
en control de recepción (y su ubicación puntual es otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.
 Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en
sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de materias primas, almacén intermedio,
almacén de embalaje, almacén de herramientas, almacén de mantenimiento, etc.
 TIPOS DE INVENTARIOS

 Clasificación según su función

 Según la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

A) Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de las

unidades que son vendidas o utilizadas en la producción.
 TIPOS DE INVENTARIOS
 Clasificación según su función
 Según la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

B) Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las posibles
fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los procesos de
reabastecimiento por parte de los proveedores
 PASOS PARA REALIZAR UN
INVENTARIO
 1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes son los que
corresponde inventariar y que bienes no.

 2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cuáles son los bienes que
corresponde incluir en el inventario, habrá que tener presente todos los lugares en los que están
para no omitirlos. Otra recomendación de índoles metodológica, teniendo en cuenta la cantidad de
lugares por los que deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipación recorrer
esos lugares y ordenarlos, si es que no lo están, a fin de poder identificar sin problemas los bienes
y evitar reiteraciones u omisiones.
PASOS PARA REALIZAR UN
INVENTARIO
 3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema porque
además de hacer la tarea de manera más eficiente, es una muestra de solidaridad y
corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del almacén.
 PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO

 4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en
condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un día y hora en
que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en
toda la comunidad). Es importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que
estas deben convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a
tener en cuenta es el riesgo de no inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez. Para
que esto no suceda, lo ideal es dejar algún tipo de marca que indique con claridad que ese
ítem ya fue contado.