Access

Manejo de Software para Microcomputadoras

Conceptos previos: ¿Qué es una
base de datos?
 Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para
gestionar un determinado tipo de información.
 Ejemplos: la base de datos de la gestión académica de la
universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la
base de datos de Hacienda.
 Por lo tanto, la base de datos está constituida por la estructura de
información y la información en ella contenida.
 Es frecuente denominar a Access como una base de datos. Para
ser exactos Access es una aplicación de gestión de base de
datos. (GBD)
 Es la misma diferencia que existe entre un procesador de textos
como Word y un documento de Word.
 Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, índices,
consultas, relaciones, informes, formularios, etc.
 Todos los objetos de una base de datos se almacenan físicamente
en un sólo fichero. Este fichero tenía la terminación .mdb , .accdb
(2010)
 El concepto de lo relacional en
las bases de datos
 Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos
grupos: simples (planas) y relacionales.
 Un ejemplo de una base de datos simple o plana es Excel, donde
tenemos toda la información en un sola tabla.
 Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que
repetirse para cada uno de estos registros.
 Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la
información de clientes con los campos de Nombre, Empresa,
Ciudad, Dirección y Teléfono, los datos que puedan ser comunes
(en este caso Empresa y Ciudad) se repetirían para cada Cliente.
 En una base de datos relacional, como lo es Access, puede haber
más de una tabla con relaciones entre ellas.
 Por ejemplo, además de tener la tabla de Clientes podríamos crear
una o más tablas con elementos comunes (en nuestro caso
podrían ser Ciudades y Empresas) y a continuación crear
relaciones entre esta tablas.
 El concepto de lo relacional en
las bases de datos
 Ejemplo:
 Tenemos una base de datos de un hospital.
 Si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene
que abrir una ficha, en poco tiempo los datos
personales del paciente (dirección y teléfono) estarán
repetidos muchas veces.
 Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de
datos contendrá gran cantidad de datos redundantes
innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará
menos eficaz.
 Para hacer una base de datos como ésta se usarán
necesariamente varias tablas que luego se relacionarán
por un campo común en ambas.
 El concepto de lo relacional en
las bases de datos

 De esta manera se consigue que no haya datos repetidos.

 Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es
necesario volver a introducir sus datos personales.
 Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos
sepa de que paciente se trata.
 Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las
dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código
del médico).
 El concepto de lo relacional en
las bases de datos
 A esta forma de organizar la base de datos mediante
distintas tablas relacionadas por campos comunes se le
llama base de datos relacional.
 Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una
base de datos plana.
 No todos los programas de gestión de base de datos
tienen esta capacidad de manejar bases de datos
relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos
considerar si necesitamos o no esta capacidad.
 Generalmente todos los programas de base de datos
de propósito múltiple de última generación tienen
capacidad relacional. Algunos de los más conocidos
son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler, etc.
 El concepto de lo relacional en
las bases de datos
 Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar
sólo información sobre los pacientes, los doctores y las
especialidades.
 Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y que
cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura
de la base de datos sería ésta:
 El concepto de lo relacional en
las bases de datos
 Se observa que existen relaciones entre
distintos objetos de la realidad.
 Estas relaciones deben respetarse para luego
poder recuperar información de manera precisa
y rápida.
 Esta base de datos relacional estará formada
por tablas. con la característica de que las
mismas se relacionan entre sí mediante uno o
más campos.
 Se puede decir que cada objeto de la realidad
será una tabla en nuestra base de datos y que
hay que buscar la manera de reflejar las
relaciones antes mencionadas.
 El concepto de lo relacional
en las bases de datos
 Hemos visto como lo relacional proporciona muchas
ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo
que perderíamos ingresando una y otra vez la misma
información.
 Y además nos ayuda a reducir el número de errores y
facilita la tarea de actualización de datos.
 Aquí se puede ver un ejemplo de cómo Access maneja
las relaciones.
 Uso de las bases de datos
 El uso de una base de datos de un listado telefónico personal es
muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una
empresa o un banco.
 El listado telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez,
mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas
al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.
 En la base de datos de un hospital muchas personas pueden
necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una
enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los
medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y
desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente
para elaborar el coste de su hospitalización.
 Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir
nuevos datos.
 Uso de las bases de datos
 Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en una
computadora a la que no se puede acceder más que sentándose
delante.
 Si se pusieran en varios sitios computadoras con bases de datos
iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan
realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y
cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería fiable.
 Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios
aparecieron las llamadas bases de datos de red.
 Estas están situadas en una única computadora llamada servidor y
se puede acceder a ellas desde terminales o computadoras con un
programa que permita el acceso a ellas (los llamados clientes).
 Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios
usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno
puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un
lugar diferente, está introduciendo datos en la base.
 Uso de las bases de datos

 Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que
están pensados para este uso y no se emplean para bases de
datos personales.
 FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal,
tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy
aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas,
que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto.
 Conceptos previos: Tablas,
campos y registros
 Una tabla es una colección de datos con la misma
estructura. Si se disponen los datos en una columna, esa
columna siempre tiene el mismo tipo de datos, por
ejemplo un número de carné, un nombre, etc.
 Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos,
en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede
ser numérico, alfanumérico, fecha, moneda, numero, etc.
 Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el
nombre de la columna es el nombre del campo.
 Un registro es cada una de las filas de la tabla, y está
formado por el dato de cada uno de los campos
almacenados en una misma operación.
 Ejemplo: una lista de clientes constituiría una tabla en
Access. Esta tabla consta de 4 campos: Nombre_cliente,
NIF_Cliente, Calle y Número. Cada uno de los clientes es
un registro.
Conceptos previos: Tablas,
campos y registros
Conceptos previos: Objetos de
Tablas:
Access
 La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El
concepto de tabla se ha explicado al ver la relación de Excel
con las bases de datos. Como resumen, una tabla es un
conjunto de datos estructurados en columnas (los campos) y
filas (los registros). En las tablas de la base de datos es donde
se almacena toda la información de la base de datos.
 Consultas:
 Una consulta de selección es una operación realizada sobre la
base de datos mediante la cual se realiza una selección de
datos según un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre
una sola tabla o sobre varias. Las consultas también se pueden
realizar sobre otras consultas previas o cualquier combinación
de consultas y tablas.
 Además de las consultas de selección, existen también
consultas de acción, de tal forma que el resultado de la
consulta no es una respuesta con información de la base de
datos, si no que es una acción sobre los mismos datos. Estas
acciones pueden ser: insertar, borrar o modificar registros y
crear nuevas tablas.
Conceptos previos: Objetos de Access
 Conceptos previos: Objetos de
Access
 Formularios:
 Es una ventana diseñada para la introducción y edición de
datos.
 El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los
registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado.
 La ventaja frente a la presentación como hoja de datos es que
los campos se presentan de manera más adecuada al usuario,
con un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando los
controles más adecuados a cada tipo de información.
 Informes:
 Si el formulario es la forma idónea de introducir y editar los
datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe en
una página impresa o mediante su representación en la
pantalla del ordenador.
 Access proporciona las herramientas para diseñar informes con
gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y
mostrar totales y subtotales de los campos deseados.
Conceptos previos: Objetos de Access
 Crear una base de datos
nueva
 Al iniciar el programa se presentará el panel de
Nuevo archivo, en el que podemos abrir y crear
una base de datos.
 Tablas
 Para empezar a trabajar con una base de
datos primero es necesario crear las
tablas.
 Dentro de cada una hay que definir los
campos que contendrán la información.
 Igual que cualquier otro objeto de la base
de datos, hay varias formas de crear una
tabla nueva:
 desde el menú.
 desde la barra de herramientas.
 desde la ventana de la base de datos.
2 Tipos de datos o campos
2 Tipos de datos o campos. Propiedades del campo, aspectos generales
2 Tipos de datos o campos. Propiedades del campo, aspectos generales
Tamaño del Campo - aquí determinamos el espacio que queremos asignar al campo, el número máximo de caracteres
que queremos almacenar. para Texto este valor no puede ser mayor de 255. Para numérico por ejemplo, puede ser
Entero Largo (entre -2.000 millones y 2.000 millones) o Doble (para valores decimales).
Formato - determina cómo se muestran los datos (por ejemplo moneda o fecha). Cuando un valor puede tener
formato lo seleccionamos desde la lista desplegable.
Lugares decimales - aquí seleccionamos el número de decimales que Access muestra en los campos de tipo Moneda o
Numérico.
Máscara de entrada - Esta propiedad sirve para introducir datos válidos en un campo. Por defecto no hay ninguna
máscara de entrada pero en ocasiones nos puede ser útil (sobre todo para las fechas).
Título - Es una propiedad opcional, nos sirve si queremos que el nombre de un campo en vista de Hoja de datos sea
distinto del nombre del campo en la Vista Diseño.
Valor predeterminado - Nos puede ser útil si tenemos siempre el mismo valor en el campo (o casi siempre). Si por
ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que más se repita es "García" podemos definirlo como el valor
predeterminado. Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en la propiedad del campo o pulsamos el
botón con "..." para generar expresiones complejas.
Regla de Validación y Texto de Validación - Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores que
introducimos en un campo (Regla) y definir el mensaje de error cuando introducimos un valor prohibido por la regla
(Texto).
Requerido - Por defecto está puesto "No", pero si lo seleccionamos Access no nos permitiría dejar un campo en blanco.
Permitir longitud cero - Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es "No".
Indexado - El indexado permite acelerar los procesos de búsqueda y ordenación pero hace aumentar el tamaño de la
base de datos. Por defecto solo la clave principal (si la tenemos) aparece indexada, para el resto de los campos es
opcional. Las opciones de esta propiedad:
Sí (Con duplicados) - el campo se indexará pero permitiría tener valores repetidos (duplicados) en más de un registro.
Sí (Sin duplicados) - el campo se indexará pero no admitiría valores duplicados.
No - El campo no se indexará.
Para obtener una vista de todos los campos que tengamos indexados pulsar el menú Ver / Índices o el botón "Índices"
de la Barra de herramientas.
 Tablas: Vista Diseño
 Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista diseño, o al
pasar de la vista de datos a vista diseño, Access pedirá que se le
de un nombre a la tabla.

 A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se

ha creado una clave principal. Por el momento se pulsa No, ya
que no se va a crear ahora, se verá más adelante.