Unidad 4

GESTION DE PROYECTOS POR SOFTWARE

Ing. Luis Mantilla Rodriguez

alfredo.mantilla@upn.edu.pe
 ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

• Serie de tareas o actividades dependientes.

• Tiene un objetivo bien identificado.
• Cada actividad tiene periodo de duración.
• Se puede identificar actividades que son prerrequisitos para iniciar
otras actividades.
• Es único.
• Utiliza varios recursos.
• Tiene un inicio y un final.
• Tiene un cliente.
• Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).
 TODOS SOMOS ADMINISTRADORES DE PROYECTOS, PERO NO
TODOS SABEN COMO PLANEAR Y ADMINISTRAR UN PROYECTO

Proyectos varían en tamaño y alcance:

• Lanzamiento transbordador NASA

• Construir un bote
• Construir un hospital
• Remodelación de un edificio
• Planear una fiesta o boda
• Organizar olimpiadas
• Desarrollar un nuevo software
• Obtener un titulo en Acuicultura
¿QUÉ ES MICROSOFT PROJECT?
• Herramienta que permite planear sistemáticamente las fases y tareas
de un proyecto

• Microsoft Project le permitirá:

• Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica.
• Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.
• Obtener la gráfica de red del proyecto.
• Imprimir una gran variedad de informes.
¿QUÉ ES MICROSOFT PROJECT?
 ¿EN QUE NOS AYUDA MS PROJECT?
• Es una forma de simplificar las dificultades durante la
planificación, diseño, administración y evaluación de proyectos.
 MICROSOFT PROJECT

• La primera actividad consiste en determinar las fechas de inicio y

fin del proyecto así como especificar opciones del calendario,
como días y horas laborales, etc.
• La parte más importante de determinar son las tareas, las cuales
se obtienen a través de un diagrama de planeación y un WBS
(EDT en español), también se deben considerar los hitos y los
recursos.
 FECHA DE COMIENZO DE UN PROYECTO

Permite establecer
la fecha de Inicio de
un proyecto,
moviendo todas las
tareas.
 MICROSOFT PROJECT

• Los HITOS son puntos clave en la línea del tiempo del proyecto que
sirven de puntos de control. Un hito es una actividad sin tiempo.
• Lo más difícil de manejar en esta herramienta son las estimaciones
de tareas, hitos y recursos ya que estas dependen de la
problemática del proyecto así como de la experiencia del
administrador del proyecto
 MICROSOFT PROJECT
• Los recursos pueden ser distintas índoles:
• Grupos de Personas
• Equipamiento
• Instalaciones
• Costos
• De las tareas la parte más importante es la vinculación de las
tareas.
• La fórmula mágica de la gestión de proyectos es:
• Trabajo = Duración * Unidades.
VENTANA MS PROJECT

Diagrama
Tabla de
de Gantt
entrada
 CON MICROSOFT PROJECT
• Deben ingresarse las actividades, sus duraciones y vinculaciones
• La duración de una actividad se puede establecer en minutos, horas, días
o semanas
• Posee un calendario en el cual pueden definirse los días y horas laborales
de todo el proyecto
• La vinculación entre tareas puede hacerse mediante el ingreso de sus
precedencias inmediatas, o a través de la tabla de Gantt que construye
Microsoft Project
• Permite distintos tipos de vinculación entre actividades (fin a comienzo,
comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin)
 VER LOS DATOS

• VISTAS: Sirven para presentar un subconjunto de información del

proyecto en un formato fácil de interpretar. Ej. Diagrama de Gantt,
gráfico de barras.

• TABLAS: Sirven para definir las columnas mostradas.

• FILTROS: Permiten centrase en tareas o recursos específicos.

EJEMPLO N° 03

• ACTIV DESCRIPCION PREDEC. Tiempo

• 1 Construir componentes internos - 5
• 2 Modificar pisos y techos - 4
• 3 Construir pila de recolección 1,2 8
• 4 Vaciar concreto e instalar marco 1,2 3
• 5 Construir quemador de alta t° 3,4 9
• 6 Instalar sistema de control de contam. 5 2
• 7 Instalar dispositivo para aire comprim. 5 1
• 8 Inspeccionar y probar 6 3
• 9 Seguimiento 7,8 4
• 10 Pintado 4,5,8 4
• 11 Verificación 9,10 1
• 12 Empaque 11 1
DISTINTAS VISUALIZACIONES DEL PROYECTO

1
Haga un click en
View>>View Bar

2
Aparece la barra de
Herramientas en la
parte izquierda de la
pantalla
 OPCIONES DE VISUALIZACIÓN

Barra de vistas

Una vista es un formato en donde se puede introducir y visualizar

información de un proyecto. La vista por defecto es el diagrama
de Gantt
 VER LOS DATOS – VISTAS

Permiten especificar, organizar y examinar la información en diversos formatos.

Existen 3 tipos de vistas

• Diagramas ó gráficos: Representan la información gráficamente.

Diagrama de Gantt, Diagrama de Red o de Pert, Gráfico de Recursos y
Calendario.
• Hojas: Representan la información en Filas y Columnas. Cada Fila contiene
información acerca de las tareas o recursos específicos. Cada Columna
contiene un campo en el que se especifica información concreta sobre las
tareas o recursos.
• Formularios: Representan la información en un formato similar al de un
formulario de papel. Los formularios muestran la información de una Tarea o de
un recurso individual.
El Diagrama de Gantt
 DIAGRAMA DE GANTT
• Creador Henry L. Gantt
• Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de un
proyecto en un horizonte de tiempo
• representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y cada tarea se representa
mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración. La
posición del bloque en el diagrama indica el comienzo y fin de la tarea.
 LOS GRÁFICOS GANTT

• En unos ejes de coordenadas se representan las actividades de un

proyecto en forma de barras con la extensión de su duración.
• En las ordenadas se representan las actividades. Teniendo en
cuenta precedencias.
• En las abcisas el tiempo.
• Sirve para calcular la duración del proyecto y para el control del
mismo.
 LOS GRÁFICOS GANTT
Actividades

A
B
C
D
E
F
G
H
I
1 2 3 4 5 6 7 8 Tiempo
 LOS GRÁFICOS GANTT

Actividades
En la quinta semana
controlamos cómo
A va el proyecto,
B vemos que hay
C actividades
D retrasadas y otras
adelantadas sobre lo
E
previsto
F terminado

G
H
I
1 2 3 4 5 6 7 8 Tiempo
 LOS GRÁFICOS GANTT
30 ene '00 06 f eb '00 13 f eb '00 20 f eb '00
Id Nombre de tarea Duración D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V
1 Planeamiento de proyecto 2 días TERESA ABARCA SILVA
2 Análisis de requerimientos 2 días TERESA ABARCA SILVA
3 Determinación del objetivo 3 días TERESA ABARCA SILVA
4 Formación de grupo de trabajo 2 días
5 Análisis de requerimiento 2 días TERESA ABARCA SILVA
6 Inf orme de avance 2 días TERESA ABARCA SILVA
7 Determinación de Requerimientos 1 día TERESA ABARCA SILVA
8 Revisión y elaboración del inf orme 2 días TERESA ABARCA SILV
9 Ajuste de proyecto 5 días
10 Inf orme de avance 3 días TERE
11 Recopilación de inf ormación detallado
9 días
12 Inf . de documentación de trabajo 2 días
13 Inf . Plan de Proyecto 2 días
14 Redacción del Inf orme Final 2 días
15 Revisión General y Final 1 día
16 Inf orme Final 1 día
 ¿QUÉ ES UNA ACTIVIDAD?
• Son aquellos trabajos en que se puede dividir el proyecto.

• Las actividades deben ser:

• Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin ir a
demasiado detalle.

• Desglose de tareas:
• Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas manejables antes
de proceder a su planificación y puesta en marcha.
• Una representación de estas tareas consiste en un diagrama de estructura
de descomposición del trabajo (EDT)
 ACTIVIDADES
• Duración de las tareas:
Se puede fijar en meses, semanas, días, horas o minutos (las
siglas respectivas son : ms, s, d, h, m).
 EDT
• Representación estructurada de las tareas
• Las actividades que no aparecen en el EDT están fuera del alcance del proyecto
• A cada una de las tareas del proyecto se le suele asignar un código único, que
sirve para poder nombrar a esa tarea de una forma más cómoda
 CARACTERISTICAS BASICAS
Diagrama de Gantt :
Se muestra por defecto, ilustra la programación de actividades en forma de
calendario. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la
actividad, su duración y su secuencia. Las actividades críticas se muestran en
rojo, las otras en azul.

Sobrecarga de Recursos :
Significa que le estamos asignando a un recurso humano más tareas de las que
puede realizar. Esto lo podemos observar en la herramienta Gráfica de
Recursos del menú Ver

Resumen de Proyecto : Nos brinda diferentes tipos de información, como fechas

de inicio y término del proyecto, duración, horas totales de trabajo, costos, estado
de las tareas y recursos.
 CARACTERISTICAS BASICAS
Cálculo de Costos :
Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos
son asignados a cada tarea.

Ruta Critica :
Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma se
obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y
más lejanos de cada actividad, ó las holguras.
INICIAR MS PROJECT
PANTALLA PRINCIPAL DE MS PROJECT