Вы находитесь на странице: 1из 57

Principios de

administración
industrial

Ing. Mario Vela Hipólito


Organización
UNIDAD III
3.1 Concepto importancia y
principios

• Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la


obtención de eficiencia sólo es posible a través del ordenamiento y la
coordinación racional de todos los recursos que forman parte de un
grupo social.
• Una vez que se ha establecido “lo que se quiere hacer”, es decir, los
objetivos por alcanzar durante la etapa de planeación, será necesario
determinar “como hacerlo”, qué medidas utilizar para lograr lo que se
desea; esto sólo es posible a través de la organización.
• En esta etapa se diseña la estructura que permite una óptima
coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar metas
establecidas en la planeación.
• Mediante la organización se determinan funciones y
responsabilidades y se establecen los métodos tendientes a la
simplificación del trabajo.
• Al organizar es imprescindible aplicar los siguientes principios: del
objetivo, de especialización, jerarquía, paridad de autoridad y
responsabilidad, unidad de mando, difusión, tramo de control,
coordinación y continuidad.
• Principio de objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas
en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos
de la empresa.
• Principio de especialización: Afirma que el trabajo de una persona
debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola
actividad. El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en
actividades claramente relacionadas y delimitadas.
• Principio de jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad
de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes,
desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
• Principio de paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de
responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad.
• Principio de unidad de mando: Este principio establece que al
determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe
asignarse un solo jefe.
• Principio de difusión: Para maximizar las ventajas de la organización,
las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y
autoridad deben publicarse y poner escrito, a disposición de todos
aquellos que tengan relación con las mismas.
• Principio de amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al
número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo de tal
manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
• Principio de la coordinación: Las unidades de una organización
siempre deberán mantenerse en equilibrio; por ejemplo, de nada sirve
un departamento de mercadotecnia y finanzas eficientes, si el
departamento de transporte es malo.
• Principio de continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura
organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las
condiciones del medio.
• El propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinar y
optimizar funciones y recursos; en otras palabras: que todo resulte
sencillo y fácil para quienes trabajan en la empresa y para los clientes.
• La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad y el diseño de
esquemas coherentes que fomentan la eficiencia e iniciativa del
personal.
3.1.1 Elementos del concepto

• Analizan las definiciones anteriores se obtienen los elementos básicos


de la organización:
– Estructura: La estructura organizacional implica el establecimiento
del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya
que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías
y actividades necesarias para lograr los objetivos
• Coordinación: La estructura proporciona la armonía y la adecuada
sincronización de las actividades, a fin de facilitar el trabajo de la
mejor manera posible.
• Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades:
organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones
a fin de promover la especialización. Además origina la necesidad de
establecer niveles de autoridad y responsabilidad.
3.2 Procesos de organización

• Para llevar a cabo el proceso de organización, es necesario aplicar


simultáneamente las técnicas y los principios organizacionales, así
como delimitar que tipo de organización es la idónea en la situación
específica que se esté manejando; de este modo las etapas de
organización son:
– División del trabajo
– Coordinación
3.2.1 División del trabajo

• Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar


una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo,
dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo;
para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las
siguientes etapas:
Jerarquización

• Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización


por orden de rango, grado o importancia.
• Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de
acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la función que realicen.
• La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por
medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre
sí con precisión.
• Debe seguir las siguientes reglas:
– Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo deben
ser los mínimos e indispensables.
– Se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional, y/o
staff) de cada nivel
Departamentalización

• Se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa


desempeñar con eficacia sus diversas actividades.
• A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en
unidades específicas, con base en su similitud, se le conoce con el
nombre departamentalización.
• Secuencia de la departamentalización: Al departamentalizar es
conveniente seguir la siguiente secuencia:
– Listar todas las funciones de la empresa
– Clasificarlas
– Agruparlas según un orden jerárquico
– Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o
departamentos
– Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación
– Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los
departamentos
• Tipos de departamentalización: De acuerdo con la situación específica
de cada empresa, es posible aplicar diferentes tipos de
departamentalización. Los más usuales son:
– Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en
agrupar las actividades análogas según su función primordial.
– Por productos: Es característica de las empresas que fabrican
diversas líneas de productos.
– Geográfica o por territorio: Se utiliza cuando la empresa realiza
actividades en sectores alejados físicamente y/o cuando el tramo de
operaciones es muy extenso y disperso en áreas muy grandes.
– Clientes: Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir
a los distintos compradores o clientes.
– Por procesos o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o equipo
que se haya empleado puede servir de base para crear unidades
departamentales.
– Secuencia: En muchas empresas por razones técnicas o económicas,
es necesario departamentaliar por secuencias alfanuméricas,
numéricas o de tiempo, de modo que pueden establecerse secciones
que controlen turnos o secciones.
Descripción de funciones,
actividades y obligaciones

• Consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los


factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor
manera, un trabajo.
• La descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de
las técnicas de descripción de puestos y de la carta de distribución del
trabajo o cuadro de distribución de actividades.
3.2.2 Coordinación

• La coordinación nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los


esfuerzos para realizar eficientemente una tarea.
• Se fundamenta en el principio del mismo nombre; si no existe
sincronización, armonía y comunicación no podrá llevarse a cabo
ningún proyecto por más hábiles que fueran los integrantes de éste.
• La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación
directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del
establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas.
• La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de
un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y
rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
3.3 Tipos de organización

• Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras


organizacionales que se pueden implantar en un organismo social y en
su aplicación originan una serie de problemas organizativos que el
administrador debe identificar y dar soluciones.
• La determinación de la clase de organización más adecuada, depende
de factores tales como el giro y magnitud de la empresa, recursos,
objetivos, tipo y volumen de producción, etcétera.
Organización lineal o militar

• Se caracteriza porque la facultad de toma de decisiones se concentra


en una sola persona, quien tiene la responsabilidad básica del mande.
• La disciplina es fácil de mantener porque los subordinados reportan a
un solo jefe.
• Se le conoce como lineal o
militar porque, precisamente,
se utiliza en instituciones
militares… :v
• La autoridad y la
responsabilidad se transmiten
íntegramente por una sola línea
para cada persona; disminuye
conforme se desciende y
aumenta conforme se asciende.
• Si se interpreta la organización lineal los problemas organizativos que
se originan son:
– Centralización de autoridad en el superior
– Se depende un hombre (quietos ahí!) clave
– No fomenta la especialización de los empleados
– Falta de delegación de autoridad de los empleados
– Se presenta comunicación informal (verbal)
– Pérdida de objetos
– Supervisión excesiva de subordinados, dificultando su control
Organización funcional o de Taylor

• Taylor sugirió que el trabajo del supervisor de la organización lineal se


dividiera en ocho supervisores, cada uno de los cuales tiene una
función particular:
– Costos y tiempo
– Tarjetas de instrucciones
– Órdenes de trabajo y hojas de ruta
– Disciplina
– Abastecimiento de materiales
– Control de calidad
– Adiestramiento
– Mantenimiento
• Con respecto a la organización lineal Taylor mantuvo al gerente
general y a los empleados en su nivel correspondiente; se dice que es
“funcional” porque existe especialización por parte de los
supervisores, lo cual los hace expertos en un conocimiento especial y
esto se conoce como autoridad funcional.
• Al interpretar la organización funcional, los problemas que se
originan, son por lo regular debida a la presencia de
incompatibilidades entre las ordenes de varios supervisores:
– Duplicidad de autoridad
– Violación del principio de unidad de mando
– Confusión en las órdenes
– Fuga de responsabilidades
– Indisciplina
– Duplicidad de funciones
– Conflictos entre autoridades
– Falta de coordinación
Organización lineofuncional

• En ésta se combinan los dos tipos de organización anteriores, de ahí


su nombre; es la que más se aplica en la actualidad, por ser la que
ofrece más ventajas.
• Obsérvese que el gerente general debe seguir los canales comunicación
lineal adecuados para cada una de las áreas de actividad; asimismo cada una
de éstas conserva autoridad-responsabilidad específica dentro de su
especialidad.
Organización estaf

• Surge como consecuencia del crecimiento de las empresas y del


avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con el
manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de
proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos
de línea.
• Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para
imponer sus decisiones. Si los deberes y responsabilidades no se delimitan
claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una
confusión considerable en toda la organización.
Organización por comités

• Este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos


administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se
comprometen para discutir y decidir en común los problemas que les
encomiendan.
• Se presentan ventajas como:
– Las soluciones son más objetivas ya que representan la conjunción de
varios criterios.
– Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el
comité, no recayendo aquélla sobre una sola persona.
– Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
– Se aprovechan al máximo los conocimientos especializados.
• Los comités más usuales son:
– Directivo: Representa a los accionistas de una empresa que se
encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen en la misma.
– Ejecutivo: Es nombrado por comité directivo para que ejecute los
acuerdos que ellos toman.
– De vigilancia: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar
las labores de los empleados de la empresa.
– Consultivo: Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o
estudios emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.
Organización matricial

• Esta forma de organización también se conoce como organización de


matriz, de parrilla, de proyecto o administración de producto.
• Consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de
funciones. De esta manera, existe un gerente funcional a cargo de las
labores inherentes al departamento, con una sobreposición de un
gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los
objetivos de dicho proyecto.
• Se distingue de otros tipos de organización en que abandona el
principio de la unidad de mando en favor del sistema de mando
múltiple o de “dos jefes”, esto requiere de una estructura
administrativa sólida y de mecanismos especiales de apoyo.
• Surge como respuesta a la necesidad de desarrollar proyectos en los
que se requiere la intervención de especialistas de distintos
departamentos; éstos reportarán al jefe de proyecto para el
desarrollo del proyecto y al jefe funcional para las labores inherentes
a su departamento.
• La autoridad, la responsabilidad y el poder están balanceados y
compartidos entre los dos jefes.
• Las ventajas que ofrece este tipo de organización son:
– Coordina la satisfacción de necesidades tanto para mejorar el
producto, como para satisfacer el programa y el presupuesto
departamental.
– Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y
los productos.
– Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra
cuando sea necesario.
– Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para
lograr una mejor calidad técnica.
3.4 Técnicas de organización

• Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización


racional; son indispensables durante el proceso de organización y
deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada grupo social
• Las principales técnicas de operación son:
– Organigramas: Representaciones gráficas de la estructura formal de
una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los
niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro
de ésta.
– Existen tres formas de representarlos
• Vertical: Niveles jerárquicos de arriba-abajo
• Horizontal: Niveles jerárquicos de izquierda-derecha
• Mixto: Se hace uso de los anteriores por cuestiones de espacio
– Manuales: Documentos detallados que contienen en forma
ordenada y sistemática información acerca de la organización de la
empresa. De acuerdo a su contenido, pueden ser:
• De organización: Si corresponden a un departamento o sección
• De descripción de puestos
• De procedimientos
– Son de gran utilidad ya que:
• Describen la estructura de funciones de toda la empresa o
departamento según correspondan.
• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la
empresa.
• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
• Aumentan la eficiencia de los empleados.
• Son una fuente de información.
• Ayudan a la coordinación interdepartamental.
– Diagramas de procedimiento o de flujo: También conocidos como
flujogramas, son representaciones gráficas que muestran la sucesión
de los pasos que consta un procedimiento. En los diagramas de flujo
se utilizan los siguientes símbolos…
• Los procedimientos se describen en un formato que se llama descripción
del procedimiento con base en el cual, se diseña el diagrama de flujo.
• Cartas de distribución del trabajo o de actividades: a través de ésta se
analizan los puestos que integran un departamento o una sección,
para lograr un división de funciones y mejorar la estructura de los
grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas entre
diversas áreas.
• Análisis de puesto: Técnica en la que se detallan pormenorizadamente
las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e
impersonal; incluye también la descripción de las características, los
conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo
desempeña.
• El análisis de puesto es un cuestionario que sirve para obtener
información sobre los componentes del puesto.
• El contenido del cuestionario es:
– Identificación del puesto
– Descripción genérica: Consiste en una definición breve y precisa de
las actividades del puesto considerado como un todo.
– Descripción específica: Consiste en una exposición detallada de las
actividades que realizar cualquier trabajador en un puesto
determinado.
– Requerimientos del puesto: Enunciación precisa de los requisitos que
debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto.
– Perfil del puesto: Es la especificación precisa de las características
que una persona debe tener para desempeñar el puesto.