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Escuela de Ciencias Administrativas, Contables,

Económicas y de Negocios - ECACEN

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS - 102030


Momento 4: EVALUACION NACIONAL

ANDREA MILENA ENCISO


CHRIS DYAAN CARRANZA CABRAS
JERLY PAOLA MARTINEZ
LISA TASCON-COD 1105783660

102030_4 # Grupo

Ing. Luz Stella Garnica Sandoval .

Bucaramanga, Agosto de 2016


Escuela de Ciencias Administrativas, Contables,
Económicas y de Negocios - ECACEN

INTRODUCCION
El área de organización y métodos juega un papel de gran
importancia en el desarrollo y crecimiento de las compañías. Por
este motivo se debe conocer cómo se realiza la organización y
aplicación de la metodología para la optimización de procesos lo
cual conllevará a brindar grandes beneficios de la compañía.
Durante el desarrollo del presente trabajo se verán aplicadas
diferentes técnicas para la organización de la empresa
Distribuidora XYZ, buscando las acciones de mejora y
optimización de tiempo y recursos.
El estudio de tiempos es de suma importancia en la productividad
de cualquier empresa de productos o servicios. Con éste se
pueden determinar los estándares de tiempo para la planeación,
calcular costos, programar, contratar, evaluar la productividad,
establecer planes de pago, entre otras actividades por lo que,
cualquier empresa que busque un alto nivel competitivo debe
centrar su atención en las técnicas de estudio de tiempos, y tener
la capacidad de seleccionar la técnica adecuada para analizar la
actividad seleccionada.
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OBJETIVOS

General

A partir de una situación administrativa y operativa propuesta,


aplicar los conocimientos del curso de Organización y Métodos.

Específicos

• Recopilar información detallada de las tareas realizadas por los


funcionarios, y que a la vez en conjunto conforman las actividades
del procedimiento analizado.

• Proponer las acciones de mejora organizando los diagramas y el


informe final.
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TABLA DE ROLES
NOMBRES Y Rol asumido Tareas o funciones realizadas Responsabilidad
APELLIDOS
Evaluador Asegurar que el documento Me responsabilizo y comprometo a
contenga los criterios presentes en estar atenta y participar activamente en
la rúbrica. Debe comunicar a la la evaluación constante de los criterios
persona encargada de las alertas establecidos en la guía de la actividad
CHRIS para que informe a los demás para garantizar el cumplimiento y
CARRANZA integrantes del equipo en caso que calidad de los aportes y consolidación
haya que realizar algún ajuste del trabajo en la fase grupal.
sobre el tema.

Compilador Consolidar el documento que se Me comprometo a realizar la


constituye como el producto final consolidación del trabajo final.
del debate, teniendo en cuenta que Incluyendo los aportes de todos
se hayan incluido los aportes de
todos los participantes y que solo
se incluya a los participantes que
intervinieron en el proceso. Debe
informar a la persona encargada de
las alertas para que avise a quienes
no hicieron sus participaciones, que
no se les incluirá en el producto a
entregar

Revisor Asegurar que el escrito cumpla con (El estudiante que selecciona este rol
LISA las normas de presentación de registra su responsabilidad y
FERNANDA trabajos exigidas por el docente compromiso ante la actividad)
TASCON
Entregas Alertar sobre los tiempos de Me comprometo a realizar las alarmas
entrega de los productos y enviar el y entrega del trabajo final conforme a
documento en los tiempos las fechas estipuladas.
JERLY PAOLA estipulados, utilizando los recursos
MARTINEZ destinados para el envío, e indicar a
los demás compañeros que se ha
realizado la entrega.

Alertas Asegurar que se avise a los Me comprometo a estar pendiente de


integrantes del grupo de las las fechas establecidas en la guía y
novedades en el trabajo e informar recordarlas a mis compañeros para
al docente mediante el foro de cumplir las actividades en los tiempos
ANDREA ENCISO trabajo y la mensajería del curso, propuestos
que se ha realizado el envío del
documento

Todos los estudiantes participantes son responsables de investigar y proporcionar todo el material y
las herramientas necesarias para el desarrollo de la actividad.
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SITUACION INICIAL DDT Inicial


DIAGRAMA DE DISTRIBUCION DE TRABAJO
DISTRIBUIDORA XYZ
Departamento Analizado: COMERCIALIZACION
Fecha 28/06/2016
Preparado por: ANDREA ENCISO MENDEZ

ACTIVIDADES minutos CARGO 1 Minutos CARGO 1 Minutos CARGO 2 Minutos CARGO 3 Minutos CARGO 4 Minutos CARGO 5 Minutos CARGO 6 Minutos CARGO 7 Minutos CARGO 8 Minutos

Gerente Preventista # 1 Auxiliar de almacen # 1 Auxiliar de Contabilidad # 1 Preventista # 2 Auxiliar de Almacen # 2 Auxiliar de Contabilidad # 2 Almacenista Auxiliar de Entregas

Reunión con Asiste a reunion de Asiste a reunion de ventas


60 60 60
preventistas ventas con Gerente con Gerente

Recorrido de Ruta Lunes Recorrido de Ruta Lunes


R 1, Miercoles R 2, R 4, Miercoles R 5,
Viernes R 3 Tomando los 420 Viernes R 6. Tomando los 420
pedidos a los clientes en pedidos a los clientes en
el talonario de pedidos. el talonario de pedidos.

Dictado de pedidos Realiza orden de Dictado de pedidos Realiza orden de


60 60 60 60
Martes, Jueves, Sabado despacho Martes, Jueves, Sabado despacho

Lleva las ordenes de Lleva las ordenes de


0.5 0.5
despacho. despacho.

Elabora y verifica las Elabora y verifica las


20 20
facturas. facturas de cobro

Recibe facturas
Entrega facturas verificadas Recibe facturas verificadas Entrega facturas verificadas
verificadas del aux 1 1 1 1
al aux almacen #1 del aux contabilidad #2 al aux almacen #2
contabilidad #1

cambio de factura, cambio de factura, anulacion cambio de factura, cambio de factura,


anulacion y corrección, en 5 y corrección, en caso que 5 anulacion y corrección, en 5 anulacion y corrección, en 5
caso que sea necesario sea necesario caso que sea necesario caso que sea necesario
Actvidad A. Recolección de pedidos

remisión resumen de los remisión resumen de los


20 20
pedidos facturados pedidos facturados

1582 Recibe remisión y


entrega de remisión y espera hasta que el
0.5 43 Facturas del Auxiliar 0.5
Facturas al almacenista almacenista se desocupe
#1

verifica Existencias y
40
despacha pedidos

Verificación de Pedidos cargue de Pedidos A


20 20
cargados en Camioneta camioneta

Solicitud a
Preventista # 1 de
Firma de Remision de
Firma de Remision
Productos entregados y 3 3
de Productos
entrega de Facturas
entregados y entrega
de Facturas

recibe remisión y
Entrega de remisión y
0.5 Facturas Del Auxiliar 0.5
facturas al almacenista
#2

verifica Existencias y
40
despacha pedidos

verificación de productos cargue de Pedidos A


20 20
cargados en camioneta camioneta

Solicitud al
Preventista # 2 de
Firma de Remision de
firma de remisión
Productos entregados y 3 3
de los prodcutos
entrega de Facturas
entregados y entrega
de facturas
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SITUACION INICIAL DAP Inicial

Autorización a conductor Autorización a conductor


para empezar recorrido para empezar recorrido de
de entrega 1 entrega 1

Recorrido y Entrega de Recorrido y Entrega de


Actvidad B. Distribución de pedidos

Pedidos en Ruta Pedidos en Ruta


255 197

Entrega de copias de las Espera que el gerente se


605 Facturas al gerente, Desocupe
dinero cobrados y
34 realizacion de archivo de 34 15
facturas

Entrega de copias de las


Facturas al gerente,
dinero cobrados y
34 realizacion de archivo de 34
facturas

TOTAL MINUTOS 2187.0 128.0 853.0 87.0 26.00 810.0 130.0 26 87 40 2,187.0

Verificación
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SITUACION PROPUESTA DDT Propuesto


DIAGRAMA DE DISTRIBUCION DE TRABAJO

DISTRIBUIDORA XYZ
Departamento Analizado: Proceso de Comercialización
Fecha 28/06/2016
Preparado por: Jerly Paola Martinez Ardila

ACTIVIDADES minutos CARGO 1 Minutos CARGO 1 Minutos CARGO 2 Minutos CARGO 3 Minutos CARGO 4 Minutos CARGO 5 Minutos CARGO 6 Minutos CARGO 7 Minutos CARGO 8 Minutos

Auxiliar de almacen # Auxiliar de Auxiliar de Almacen Auxiliar de Auxiliar de


Gerente Preventista # 1 Preventista # 2 Almacenista
1 Contabilidad # 1 #2 Contabilidad # 2 Entregas
Reunión con Asiste a reunion de ventas Asiste a reunion de ventas
60 60 60
preventistas con Gerente con Gerente

Recorrido de Ruta Lunes R 1, Recorrido de Ruta Lunes R


Miercoles R 2, Viernes R 3 4, Miercoles R 5, Viernes R
Tomando los pedidos a los 420 6. Tomando los pedidos a 300
clientes en el talonario de los clientes en el talonario
pedidos. de pedidos.

Dictado de pedidos Martes, Realiza orden de Dictado de pedidos Martes, Realiza orden de
60 60 60 60
Jueves, Sabado despacho Jueves, Sabado despacho

Lleva las ordenes de Lleva las ordenes


0.5 0.5
despacho. de despacho.
Elabora y verifica
Elabora y verifica
10 las facturas de 20
las facturas.
cobro
Recibe facturas Entrega facturas Recibe facturas Entrega facturas
verificadas del aux 1 verificadas al aux 1 verificadas del aux 1 verificadas al aux 1
contabilidad #1 almacen #1 contabilidad #2 almacen #2

cambio de factura,
cambio de factura, cambio de factura, cambio de factura,
anulacion y
anulacion y anulacion y anulacion y
3 3 3 corrección, en 3
corrección, en caso corrección, en caso corrección, en caso
caso que sea
que sea necesario que sea necesario que sea necesario
necesario
Actvidad A. Recolección de pedidos

remisión resumen
remisión resumen de
15 de los pedidos 20
los pedidos facturados
facturados

entrega de remisión y espera hasta que el Recibe remisión y


1439 Facturas al 0.5 almacenista se 43 Facturas del Auxiliar # 0.5
almacenista desocupe 1

verifica Existencias y
40
despacha pedidos

cargue de
Verificación de Pedidos
20 Pedidos A 20
cargados en Camioneta
camioneta

Solicitud a Preventista #
Firma de Remision de 1 de Firma de Remision
Productos entregados y 3 de Productos 3
entrega de Facturas entregados y entrega
de Facturas

Entrega de remisión recibe remisión y


y facturas al 0.5 Facturas Del Auxiliar # 0.5
almacenista 2

verifica Existencias y
40
despacha pedidos

cargue de
verificación de productos
20 Pedidos A 20
cargados en camioneta
camioneta

Solicitud al Preventista
Firma de Remision de # 2 de firma de
Productos entregados y 3 remisión de los 3
entrega de Facturas prodcutos entregados y
entrega de facturas
Escuela de Ciencias Administrativas, Contables,
Económicas y de Negocios - ECACEN

SITUACION PROPUESTA DAP Propuesto

Autorización a conductor Autorización a conductor


para empezar recorrido de para empezar recorrido de
entrega 1 entrega 1

Recorrido y Entrega de Recorrido y Entrega de


Actvidad B. Distribución de pedidos

Pedidos en Ruta Pedidos en Ruta


255 197

recibe copias Entrega de copias de las Espera que el gerente se


551 de Facturas y Facturas al gerente, dinero Desocupe
dineros cobrados y realizacion de
cobrados 22 archivo de facturas 20 5

recibe copias Entrega de copias de las


de Facturas y Facturas al gerente, dinero
dineros cobrados y realizacion de
cobrados 25 archivo de facturas 25

TOTAL MINUTOS 1990.0 107.0 839.0 80.0 14.00 671.0 128.0 24 87 40 1,990.0
Verificación
horas del proceso 33.17 13.98 1.33 0.23 11.18 2.13 0.40 1.45 0.67
Días del proceso 4.15 1.75 0.17 0.03 1.40 0.27 0.05 0.18 0.08
Tiempo total del procedimiento
PORCENTAJE DE MEJORA OBTENIDO
EN EL PROCEDIMIENTO DE COMERCIALIZACIÓN

100 - 1990 x 100


9% de mejora del procedimiento = 2187

0.91

Ahora, reemplace: 9.0

Conclusión sobre el 9% de mejora obtenido: Se lograría


mayor porcentaje de mejora al generar mejores
consolidaciones en los procesos.
CONCLUSIONES

• Al obtener los resultados del diagrama de Pareto, tenemos el


conocimiento de las causas que debemos darle prioridad.

• Realizando el análisis de todas las causas de las fallas que se presentan


en la organización es más efectivo el encontrar las soluciones.

• Hay procedimiento que no llevan de mucho tiempo, pero la sumatoria


y la frecuencia con que se realiza termina afectando la productividad
de los empleados.

• Respondiendo a las preguntas de 5W’s+H, evidenciamos más


específicamente, las fallas que se presentan dándonos un aire más
claro.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Cardona, M. (2015). ngenieria de métodos y medición del trabajo. Eficiencia para


pequeña industria.

Universidad Nacional Abierta y a Dsitancia. Recuperado el 20 de julio de 2016, de


Campus virtual:
http://campus01.unad.edu.co/ecacen04/mod/forum/discuss.php?d=3772

Kanawaty, G. (2010). Consideraciones generales sobre medición del trabajo. Mexico:


George Kanawaty.

Rico, L. M. (2008). Técnicas utilizadas para el estudio de tiempos: un Análisis


comparativo.

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