Gerencia de Proyectos

con Tecnologías de Información

Magister Andres Roa

Certificado en Proyectos SAP PS
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 Agenda
1. Entendimiento
2. Conceptos básicos
3. Tipos de PMO
4. Roles y responsabilidades
5. Estructura de la PMO
6. Resumen Ejecutivo
 Objetivos
• Entender los proyectos que se gestionan en un área, sobre los cuales
tendrá interacción en su vida profesional y personal.

• Transmitir los conceptos, buenas prácticas y herramientas que

permitan una adecuada iniciación, planeación, ejecución, monitoreo
control y cierre de los proyectos apoyados con tecnologías de
información.
 Gerencia de Proyectos

Entendimiento de las Metodologías de Gerencia de proyectos

 Establecimiento de una practica formal de
proyectos

• Situaciones comunes para abordar el desarrollo de una practica

formal de proyectos:

– Inicio de un macro proyecto que exige un desarrollo organizado de un

sub conjunto de proyectos.

– Desarrollo continuo de un conjunto de proyectos los cuales han

venido presentando fallas importantes que afectan el logro de los
objetivos para la organización.
 Establecimiento de una practica formal de
proyectos

• Problemas frecuentes en el desarrollo de proyectos:

– Falta de Coordinación de recursos y actividades.

– Falta de Comunicación con las partes interesadas, llevando a que los

productos sean desarrollados por fuera de las especificaciones del
cliente.

– Estimación deficiente de la duración y los costos, llevando a que los

proyectos tomen mas tiempo y cuesten mas de lo esperado.

– Planeación inadecuada de recursos, actividades y cronogramas.

 12 Errores causa del fracaso de los
proyectos

• Proyectos que no son parte del plan

• Pruebas Inadecuadas
estratégico
• Planeación Pobre
• Falta de Soporte Ejecutivo
• Despliegue en la fecha inadecuada
• Pobre Evaluación Tecnológica
• Entrenamiento Limitado
• No Involucramiento del usuario
• Subestimar el Impacto en el negocio
• Fallas en el alcance (Scope Creep)
• Evitar el Análisis de Riesgos
• Pilotos Inválidos
 Que saben las organizaciones exitosas acerca
de Gerencia

Impulsar Comunidades de Practica de Gerencia de Proyectos

– Impulsar Comunidades de

Obtener y Mantener el Soporte

Practica de Gerencia de

Entrenamiento Ajustado al Rol

Crear Planes de Carrera

Metodologías Versátiles
Proyectos
– Establecer practicas robustas de

Ejecutivo
gestión del cambio
– Metodologías Versátiles
– Obtener y Mantener el Soporte
Ejecutivo
– Crear Planes de Carrera
– Entrenamiento Ajustado al Rol Establecer practicas robustas de gestión del cambio
Causa / Efecto en el Cuadro de Mando Integral
 Información en tiempo real
Estrategia Corporativa: Desarrollo de Producto
Objetivo: Lograr $100.000.000.oo en ingresos con ventas del nuevo producto x

Innovación
Procesos
Finanzas Clientes y
Internos
aprendizaje
Ingresos Satisfacción Precio Estándares Capacitación

REGIONAL REGIONAL REGIONAL REGIONAL REGIONAL

CENTRO OCCIDENTE NORTE SUR ORIENTE
Ppto: 40 mill. Ppto: 20 mill. Ppto: 10 mill. Ppto: 25 mill. Ppto: 5 mill.
Vtas: 36 mill. Vtas: 20 mill. Vtas: 11 mill. Vtas: 17.5 mill. Vtas: 5 mill.

Rangos de Tolerancia

DISTRIBUIDOR DISTRIBUIDOR DISTRIBUIDOR Menor a 75%

UNO DOS TRES
Ppto: 5 mill. Ppto: 10 mill. Ppto: 10 mill.
Entre 75% y 99%
Vtas: 5 mill. Vtas: 9.5 mill. Vtas: 8 mill. Entre 99% y 100%
 Estándares de la Industria

Proyecto Especificidad de la entrega

XXX … … …
Corporativo
Estandarés

Activos e Inventario Organizacional

Marco Metodologico
Estandar de Industria

Marco de Conocimientos
 Estándares en Gerencia de proyectos

– PRESENTACIÓN PMI :

• El PMI es el Instituto de Administración de Proyectos (sus siglas en

inglés “Project Management Institute), el cuál fue formalmente
creado en 1969 con sede en Pennsylvania, USA.

• Dentro de las principales características que han identificado su

metodología son:
 CARACTERISTICAS DEL PMI

• Presencia mundial a través de los centros de servicio y de los capítulos regionales y locales

• Cuenta con 300,000 miembros

• Dedicado al crecimiento y Profesionalización de la Administración de proyectos.

• Actualización permanente de la metodología.

• Reconocimiento de sus profesionales a nivel internacional

• Su principal certificación (PMP) cuenta con una vigencia que hace que el profesional se actualice
en el área y complemente permanentemente sus conocimientos.
 CARACTERISTICAS DEL PMI

• Cada capacitación avalada y reconocida por el PMI, cuenta con unas unidades de
desarrollo profesional (PDU´s), las cuáles son redimidas ante el instituto, garantizando el
aprendizaje y el desarrollo del profesional en el área de proyectos.

• Los PDU´s pueden ser entregados por representantes del PMI a nivel mundial. Esta
representación es conocida como REP (Registered Education Partner). Global Knowledge
a nivel mundial cuenta con este reconocimiento, asegurando la calidad y formalidad de
sus entrenamientos.

• REP en Colombia clic AQUÍ

 Estándares en Gerencia de proyectos

– PMBOK:

• “Project Management Body Of Knowledge”

• Fuente: US – PMI – Project Management Institute,

• Marco de Referencia sobre conocimientos en mejores prácticas de

la disciplina de Gestión de Proyectos.
CERTIFICACIONES PMI
 Estándares en Gerencia de proyectos

– PRINCE 2:

• “PRojects IN Controlled Environments”

• Fuente: UK – CCTA – Central Computer & Telecommunications

Agency

• PRINCE 2 es una metodología genérica de gestión de proyectos la

cual se enfoca en los aspectos de la “Gestión” de un proyecto y
separa estos aspectos de la tarea del “especialista” de entregar los
productos del negocio.
 Estándares en Gerencia de proyectos

– TenStep:

• La gestión del proyecto Process® (“TenStep Process" o "TenStep")

ayudará a gestores de proyecto con éxito a manejar proyectos de
todas las clases.

• El proceso de la gestión del proyecto TenStep proporciona la

información que usted necesita para ser gestor de proyecto
acertado, incluyendo un acercamiento paso a paso, comenzando
con los fundamentos y conseguir tan sofisticado como usted
necesita para su proyecto particular.
 PMBOK – Project Management
Body Of Knowledge

 Ciclo de Vida del proyecto: Define dentro de 4 etapas

todo lo que pasa dentro del proyecto, aprendiendo a
conocer las diferencias de estas etapas le permitirá
realizar la gestión apropiada del proyecto. Para poder hacer una
apropiada gestión del
 Fases del Proyecto: Las definidas por el Gerente y proyecto es necesario
equipos de proyecto dividirlo en partes mas
pequeñas
 Grupos de procesos: Iniciación, planeación, Ejecución,
Control y Cierre

 Áreas de conocimiento: Nueve áreas de conocimiento

definidas por el PMI para la apropiada gestión del
proyecto.
 PMBOK – Project Management
Body Of Knowledge

 Procesos de Iniciación: Reconoce que una fase o un proyecto El PMBOK define 42

comienza y muestra un compromiso con la misma. Procesos de gestión
de proyectos, los
 Procesos de Planeación: El diseño y mantenimiento de un cuales estan
calendario realizable con el propósito de alcanzar los objetivos organizados en 5
del proyecto. grupos de procesos..
 Procesos de Ejecución: Coordinación y administración de
personas y recursos para ejecutar el plan.

 Procesos de Control: Garantiza que los objetivos proyecto

sean alcanzados a través de la medición y análisis continuo, y
cuando es necesario por la toma de las acciones correctivas.

 Procesos de Cierre: Formalizan la conclusión de un proyectos

o una fase de proyecto.
 PRINCE2 – Projects In Controlled
Environment
 Dirigir un proyecto: busca apoyar la dirección del proyecto y
procura una aproximación a la gestión por excepciones.
 Establecer un proyecto: Busca asegurar que todos los pre- PRINCE 2 define 8
requisitos estén en lugar para establecer un proyecto (pre- diferentes procesos de
proyecto).
gestión de proyectos,
 Iniciar un proyecto: Asegura que exista un caso de negocio y referenciados en el
que los acuerdos sean alcanzados para continuar con el “Modelo Central de
proyecto. Procesos”.
 Planeación: Promueve una planeación basado en un producto
la cual es repetitiva y resulta en un plan de proyecto.
Corporate / Programme Management
 Administrando los límites del proyecto: Provee a la
dirección del proyecto con los puntos clave de decisión donde Project
Mandate Directing a Project (DP)
se debe continuar o no con el proyecto.
Starting Up a Initiating a Controlling a Managing Stage Closing a Project

 Controlando una etapa: Este proceso cubre las actividades Project (SU) Project (IP) Stage (CS) Boundaries (SB) (CP)

del Gerente de Proyecto y sus actividades de gestión del día a Managing

día. Product Delivery
(MP)

Planning (PL)
 Administrando la entrega del producto: El objetivo de este
proceso es asegurar que los productos planeados son creados
y entregados.
 Cerrando un proyecto: permite ejecutar un cierre controlado
de un proyecto
 TenStep
• Esta metodología escalable de la gestión del proyecto contiene los procesos definidos para
gerenciar efectivamente los proyectos.
• El modelo de proceso de TenStep consiste en dos pasos iníciales del planeamiento - definiendo
el proyecto y construyendo el plan de trabajo.
• Ocho procesos adicionales que se utilizan para manejar el proyecto, incluyendo el manejo del
plan de trabajo, de las ediciones, del alcance, de las comunicaciones, del riesgo, de la
documentación, de la calidad y de la métrica.
• El más bajos de los diez pasos son aplicables en una cierta forma a todos los proyectos,
mientras que los procesos en los pasos más altos pueden solamente ser aplicables a proyectos
más grandes o más complejos.
Definición de Proyecto
 Definición de Proyecto –
Proyecto Vs. Programa
• “Un programa es un grupo de proyectos relacionados cuya dirección se
realiza de manera coordinada.” Fuente: PMBOK® Guide
 Ciclo de Vida de un Proyecto
- Introducción

• El ciclo de vida del proyecto consiste en todos el

trabajo requerido para traer un nuevo producto al
mercado o un nuevo servicio a operación,
independiente del tipo del proyecto que se este
trabajando.

• Iniciando el proyecto
• Organizando y preparación
• Ejecución
• Cierre del proyecto
 Ciclo de Vida de un Proyecto
- Introducción

• Todas estas fases tienen características

comunes que afectaran en una medida diferente
lo siguiente:

• Costo y el nivel del staff

• Incertidumbre
• El costo de los cambios.
 Ciclo de Vida de un Proyecto -
Introducción

• Un proyecto se caracteriza por su ciclo de vida y

divide el trabajo en grandes fases, permitiendo
mayores revisiones de estado y progreso (algunas
veces resultando en Go/NoGo’s ) y revisiones de QA
(Quality Assurance).

• Las graficas muestran la relación de las fases y

requerimientos del proyecto
 Ciclo de Vida de un Proyecto -
Introducción

• Un proyecto se caracteriza por su ciclo de vida

y divide el trabajo en grandes procesos,
permitiendo mayores revisiones de estado y
progreso (algunas veces resultando en
Go/NoGo’s ) y revisiones de QA.

• Las graficas muestran la relación de los

procesos y requerimientos del proyecto
 Ciclo de Vida de un Proyecto -
Introducción

Fuente: PMBOK®
Guide Procesos de Ejecución
Costo y staff

Procesos de Planeación

Procesos de
Procesos de Cierre
Inicio
Procesos de Control

Tiempo
 Ciclo de Vida del Producto

• El ciclo de vida del producto con aquellas etapas que son

necesarias para administrar el producto en el mercado
las fases son las siguientes:

• Definición y desarrollo del producto

• Introducción en el Mercado
• Crecimiento del Mercado
• Madurez del mercado
• Declinación de las ventas
 Áreas de Conocimiento

• El PMI define a las áreas de conocimiento, que incluye la

información necesaria para la apropiada gestión de proyectos.

• Integración
• Alcance
• Tiempos
• Costos
• Calidad
• Recursos Humanos
• Comunicaciones
• Riesgo
• Compras
 Ciclo de Vida de un Proyecto –
Ámbito del Éxito

Iniciación Planeación Ejecución Entrega Utilización Cierre

Algunas veces un
proyecto es
considerado no
exitoso, aunque el
gerente de proyecto
haya hecho un gran
trabajo.
Ámbito del éxito del proyecto

Ámbito del éxito de la

gestión del proyecto

Gerente de Proyecto Negocio/Clientes

 Cuáles son las principales
actividades de una PMO?

Principales
Relacionar los Objetivos del proyecto con actividades Asegurar la elaboración y consistencia de
la estrategia de la organización, objetivos de la PMO los reportes de avance, plan de trabajo y
y programas estratégicos entregables.

Coordinar los proyectos para aprovechar Identificar imprevistos / riesgos y hacer

sinergias, evitando duplicación de seguimiento a la solución. Prever y
esfuerzos controlar riesgos

Proveer los procedimientos, estándares, Asegurar la alineación de los equipos de

formatos y mecanismos requeridos para trabajo en la ejecución del proyecto y
gestionar eficiente el Proyecto de manera coordinar las actividades relacionadas
que sea un potenciador en el logro de los con la Administración del Cambio del
objetivos proyecto
 Qué tipos de PMO se pueden
implementar?

• Dependiendo de las necesidades especificas de cada organización, se

pueden establecer desde una PMO Operativa hasta una estratégica:

Estratégica

La PMO gobierna y dirige los proyectos.

Define la dirección para iniciativas individuales, aprueba: presupuestos, planes de proyectos,

requerimientos de personal, etc., y tiene autoridad sobre los gerentes de proyecto e iniciativas.

La PMO provee el liderazgo y lleva la responsabilidad de los resultados del programa o

proyecto. Se espera que los gerentes de proyecto sigan las directrices dadas por la oficina de
proyectos.
 Qué tipos de PMO se pueden
implementar?

• Dependiendo de las necesidades especificas de cada organización, se

pueden establecer desde una PMO Operativa hasta una estratégica:

Táctica

Provee estándares, herramientas y formatos para el manejo de los proyectos.

La PMO sirve como un mecanismo de coordinación entre las diferentes iniciativas pero no tiene
ningún tipo de autoridad.

Es un intermediario que trabaja con los líderes de equipo y de proyecto para coordinar el
proyecto y asegurar que la sincronización, riesgos, imprevistos, requerimientos de recursos, etc.,
sean dinámicamente manejados a lo largo de todos los proyectos.
 Qué tipos de PMO se pueden
implementar?

• Dependiendo de las necesidades especificas de cada organización, se

pueden establecer desde una PMO Operativa hasta una estratégica:

Operativa

Facilita la alineación, planeación, ejecución, monitoreo y control de todos los proyectos

individuales.

Reporta actividades del proyecto que no influencian su ejecución.

 Estructura de la PMO

• Hay factores que influyen en el tamaño y estructura de la PMO como son:

• Tamaño y complejidad de los proyectos

• Distribución geográfica de los proyectos
• Alcance de las actividades de los proyectos
• Calendarios de los proyectos
• Recursos y presupuesto disponibles para las actividades de la PMO
• Grado de control requerido
• Cultura de la organización
• Habilidades, competencias y experiencia de los gerentes de proyecto o programa
 RESUMEN
Ejecutivo SAP
WBS = EDT = PEP

WBS: Work Breakdown Structure

EDT: Estructura de descomposición

del trabajo

PEP en SAP: Plan de la estructura

del Proyecto Definición
clic AQUÍ
GRACIAS