Administración de las Comunicaciones del Proyecto

y Gestión de Stakeholders

Facilitador:

José Pantoja Magaña

ppantoja@itesm.mx

1
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 1
 Jose Pantoja Magaña
ppantoja@itesm.mx

• Ing. Químico UNAM (1967-1971)

• M en C . Fisicoquímica UNAM ( 1975-1977)
• M. en C. Liderazgo FIU ( 1987-1989)
• M. en C. Calidad La Salle (1991-1993)
• Diplomados Impartidos:
• Gestión Profesional de Proyectos desde 2003 en :
• Integración y Alcance, Calidad, Recursos Humanos,Recursos, Comunicación, Stakeholders, Responsabilidad Social y Profesional
• En 8 países diferentes (Panamá, USA, Ecuador, Colombia, República Dominicana, Perú, México y España)
• Habilidades Gerenciales
• Metodología SCRUM, Gestión Agil de Proyectos
• Certificación por competencias personales ADP PMI
• Administración de Proyectos
• Desarrollo de Habilidades Docentes
• Desarrollo de Habilidades Administrativas
• Calidad en el Trabajo
• Liderazgo
• Administración del tiempo
• Control Estadístico del Proceso (FORD-ITESM)
• Certificación Black Belt y Green Belt Six- sigma
• Calidad Kaisen
• 5´S + 1Habilidades Docentes …….y otros más

D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 2

 Objetivo

Identificar los procesos principales de la

Administración de las Comunicaciones
del proyecto y sus interacciones con las
diferentes áreas de conocimientos de
acuerdo con las definiciones del
PMBOK.

3
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 3
 Personal Competencies

• Desarrollo de Competencias en la Gestión Profesional de

Proyectos 4
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 4
 • La Administración de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar
que las necesidades de información de los Stakeholders, es satisfecha a través del desarrollo de
artefactos e implementación de actividades diseñadas para lograr información efectiva.

• Consiste de dos partes, la primera es desarrollar las estrategias necesarias para asegurar una
comunicación efectiva con los Stakeholders, y la segunda es llevar a cabo las actividades necesarias para
implementar las estrategias de comunicación

• Las estrategias deben proveer de los vínculos necesarios para ligar personas, ideas e información
necesaria para el éxito del proyecto

5
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 5
 • Cada persona involucrada en el proyecto deberá estar preparada para enviar y recibir
comunicaciones y debe entender el cómo las comunicaciones afectarán en lo general al avance del
proyecto.

6
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 6
 COMUNICACION

Tiene su raíz en la palabra latina “communicare”, que significa “poner en

común”.

Concepto del que se sirven una gran variedad de ciencias para definir, cada
cual en su campo, una infinidad de fenómenos distintos aunque todos
ellos de naturaleza similar que se explica en su raíz etimológica.

7
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 7
• ¿Cuánto tiempo inviertes en planear tus comunicaciones?

• ¿Cuántas veces has borrado un correo de voz sin escucharlo completo?

• ¿Esta tu buzón de email lleno de correos que no lees?

• Cuantas veces no lees completos los mensajes que te llegan al día?

8
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 8
 :

La comunicación es el intercambio de información, intencional o involuntaria, la cual puede ser en forma de ideas, instrucciones
verbales o escritas, o emociones .

Los mecanismos por los cuales la información es intercambiada puede ser :

• Escrita .- manual o electrónica

• Hablada.- remota o face to face
• Formal o informal ( escritos o redes sociales, etc.)
• A través de gestos, tono de voz, expresiones faciales, o través de medios como dibujos, imágenes, acciones, o aún mediante el uso
adecuado o no de palabras

• Las actividades de comunicación pueden variar desde juntas, presentaciones, reportes varios , correos electrónicos, documentos, etc.

9
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 9
 • Los Project manager invierten la mayor parte de tiempo comunicándose con su equipo, Stakeholders ,
ambos, internos de cualquier nivel, y externos.

• La comunicación efectiva construye vínculos entre Stakeholders, quienes pueden tener diferente
experiencia o bagaje cultural y/o organizacional, así como diferentes niveles de perspectiva, intereses y/o
preocupaciones

• Las actividades de comunicación tienen varias dimensiones, incluyendo:

• Interna.- Enfocada a Stakeholders dentro del proyecto o dentro de la organización

• Externa.- Enfocada a Stakeholders externos tales como, clientes, vendedores, otros proyectos,
organizaciones, gobierno, público en general, defensores del ambiente, etc.
• Formal.- Reportes, juntas formales, presentaciones, etc.
• Informal.- Actividades generalmente de comunicaciones que emplean el correo electrónico como medio,
redes sociales, websites, o sesiones de discusiones informales

10
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 10
 • Enfoque jerárquico.- Dependiendo de la posición en el proyecto de los Stakeholders con respecto al equipo
de trabajo que pueden afectar ó influir en el contenido y formato del mensaje

• Oficial.- Reportes anuales, reportes regulares, a dependencias oficiales, tienden a fortalecer las relaciones
entre los Stakeholders y los miembros del equipo

• Escrita y Oral.- Verbal y no verbal, redes sociales y comunidades virtuales , websites, comunicados de
prensa, etc.

• Los mensajes que constituyen las comunicaciones del proyecto, deben ser producto de un proceso planeado,
dirigido por el Communication Management Plan que define la recolección, creación, diseminación,
almacenaje, recuperación, administración, rastreo y disposición de estos artefactos de comunicación

11
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 11
• Una comunicación efectiva debe crear los vínculos necesarios entre diferentes Stakeholders , sin importar
que sean externos o internos o de diferentes niveles de la organización y que estén involucrados con el
proyecto, servirá para conectar varios puntos de vista, culturas y backgrounds organizacionales .

• Dara la oportunidad de aprender de diferentes niveles de experiencia y de varias perspectivas e intereses

en la ejecución del proyecto

12
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 12
 Las comunicaciones del proyecto deberán ser soportadas por esfuerzos para prevenir las malas
interpretaciones o perdidas de comunicación, mediante una cuidadosa selección de métodos, mensajeros, y
desarrollo de mensajes desarrollados desde la etapa de planeación.

Los malentendidos pueden ser reducidos, pero no eliminados con el uso de las 5 C ‘ s de la comunicación
escrita, tanto en mensajes hablados como escritos:

Correcta gramática y ortografía

Conciso en expresiones
Claro en propósito y expresión
Coherente en el flujo lógico de ideas
Controlado en palabras y flujo de ideas

13
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 13
 • Estas 5C´s de la comunicación escrita son soportadas por herramientas de la comunicación tales como:

• Escucha activa
• Conciencia de diferencias culturales y personales
• Identificar, establecer y gestionar las expectativas de los Stakeholders
• Mejorar las habilidades de los miembros del equipo en las siguientes actividades:

• Persuadir a una persona, a un equipo, o a una organización para llevar a cabo acciones
• Motivar a las personas proporcionando estímulo y confianza
• Coaching para mejorar el desempeño y adquirir resultados esperados
• Negociar para alcanzar acuerdos aceptables y así reducir retrasos en aprobaciones y/o decisiones
• Resolver conflictos para prevenir impactos negativos

14
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 14
 • Los atributos fundamentales de las actividades para una comunicación efectiva son:

• Claridad en el propósito de la comunicación

• Comprender tanto como sea posible, al receptor del mensaje, necesidades de reuniones, y preferencias
• Monitorear y medir la efectividad de la comunicación.

• Las tendencias y prácticas emergentes con la comunicación con Stakeholders incluyen entre otras:

• Inclusión de Stakeholders externos en revisiones periódicas y oportunas del proyecto

• Inclusión de Stakeholders externos en juntas del proyecto cuando sea pertinente
• Incremento del uso de redes sociales ( computación social)
• Enfoques multifacéticos de la comunicación

15
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 15
 • Las consideraciones sobre adaptación que debe considerar el equipo de proyecto con los
Stakeholders , debido al proyecto mismo entre otras son:

• Stakeholders .- Externos e internos

• Ubicación física de miembros del equipo de ejecución del proyecto
• Tecnologías de comunicación adecuadas a la situación
• Gestión del conocimiento ( repositorios específicos )

16
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 16
 Procesos de la Administración de las Comunicaciones del Proyecto:

• Gestionar el Plan de Comunicaciones

• Administración de las Comunicaciones

• Monitorear las Comunicaciones

17
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 17
 Objetivos de los procesos
• Plan Communications Management.- El proceso de desarrollar una apropiada propuesta y un plan para
las comunicaciones del proyecto basándose en la información y requerimientos de los Stakeholders y de
los activos organizacionales disponibles y en las necesidades del proyecto

• Manage Communications.- El proceso de crear, colectar, distribuir, almacenar, recuperar y tener en

disposición en tiempo y forma permitiendo un flujo de información eficaz y eficiente entre Stakeholders
y miembros del equipo

• Monitor Communications.- El proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo del ciclo
de vida del proyecto, asegurándose que los Stakeholders encontrarán la información que necesitan.

18
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 18
 Plan Communications Management

Inputs Tools and techniques Outputs

 1.- Expert Judgment

 1.-Project Charter  2.- Communication requirements analysis

 2.- Project management plan  3.- Communication Technology

 1.- Communication management
 Resource management plan  4.- Communication models plan

 Stakeholder engagement plan
 3.-Project documents
 Requirements documentation
 Stakeholder register
 4.-Enterprise enviromental
factors
 5.- Organizational process assets
 5.- Communication methods  2.- Project management plan
updates
 6.- Interpersonal and team skills
 Stakeholder engagement plan
 Communication styles assessment
 3.- Project documents updates
 Political awareness
 Project Schedule
 Cultural awareness
 Stakeholder register
 7.- Data analysis
 Stakeholder engagement assessment matrix
 8.- Meetings

19
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 19
 Manage Communications
Inputs Tools and techniques Outputs

 1.- Communication Technology

 1- Project management plan  2.- Communication models
 Resource management plan  3.- Communication skills  1.- Project communications
 Communication management plan  Communication competence  2.- Project management plan updates
 Feedback
 Stakeholder engagement plan  Communication management plan
 Nonverbal
 2.- Project documents  Stakeholder engagement plan
 Presentations
 Change log  3.- Project documents updates
 4.- Project management information system
 Issue log  5.- Project reporting  Issue log
 Lessons learned register  6.- Interpersonal and team skills  Lessons learned register
 Quality report  Active listening  Project Schedule
 Conflict management
 Risk report  Risk register
 Cultural awareness
 Stakeholder register  Stakeholder register
 Political awareness
 3.- Work performance reports  4.- Organizational process assets updates
 Meeting management
 4.-Enterprise enviromental factors  Networking
 5.- Organizational process assets  7.- Meetings

20
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 20
 Monitor Communications

Inputs Tools and techniques Outputs

 1- Project management plan

 1.-Work performance information
 Communication management plan
 2.- Change requests
 Stakeholder engagement plan  1.- Expert Judgment
 2 .-Project management information system
 3.- Project management plan updates
 2.- Project documents
 3.- Data analysis  Communications management plan
 Issue log
 Stakeholder engagement assessment matrix  Stakeholder engagement plan
 Lessons learned register
 4.- Interpersonal and team skills  4.- Project documents updates
 Project communications  Observation/conversation
 Issue log
 3.- Work performance data  5.- Meetings
 Lessons learned register
 4.-Enterprise enviromental factors
 Stakeholder register
 5.- Organizational process assets

21
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 21
 • Las actividades de Comunicación tienen varias dimensiones potenciales que incluyen:

• Interna ( dentro del proyecto) y externa (clientes, otros proyectos, medios, proveedores, organizaciones,
público, etc.)

• Formal ( reportes, resúmenes, presentaciones) e informal (e mails, memos, juntas, discusiones)

• Vertical (hacia arriba o hacia abajo en la pirámide organizacional) y Horizontal

• Oficial (noticias, reportes anuales) y No Oficial (comunicaciones fuera de protocolo)

• Oral y Escrita
• Verbal y No Verbal

22
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 22
 • Las herramientas de comunicación incluyen algunos fundamentos y conceptos que no debemos perder de
vista que son:

• Elección de medio.- La cual es situacional, es decir, cuando hacerlo por escrito, cuando oral, o por vía
memorandum o reportes, informales o formales, cuando cara a cara, cuando por correo electrónico, etc.

23
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 23
 • Modelo de emisor-receptor vs Modelo de Comunicación interactiva. incluyendo retroalimentación y
barreras de la comunicación.

• En el modelo, el emisor (Sender) envía el mensaje al receptor (Receiver):

• Se asegura que el mensaje se nvio , pero no asegura su entendimiento

• En el modelo de comunicación.- La retroalimentación es la comunicación desde el receptor al emisor

ya sea para clarificar el mensaje o revocar por desconocimiento o falta de entendimiento.

Estilo de redacción.- Voz activa o voz pasiva, estructura de oraciones, y elección de palabras

Técnicas de presentación.- Diseño de ayudas visuales, lenguaje corporal.

Técnicas de gestión de reuniones.- Orden del día, minuta, seguimiento de acciones, gestión de
conflictos.

24
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 24
  Codificar.- Traducir los pensamientos o las ideas a un lenguaje que otros puedan entender.

 Mensaje.-La salida de la codificación

 Transmisión del mensaje.- cuidar la infraestructura, o tecnología y otros factores físicos

 Medio.- El método o formato usado para transmitir o entregar el mensaje.

 Ruido.- Todo lo que interfiere en la transmisión y comprensión del mensaje o bien lo distorsiona.

 Decodificar.- Traducir el mensaje nuevamente a pensamientos e ideas con sentido

25
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 25
 Tipos de comunicación

• Formal escrita.-

Debe ser usada para comunicación legal y documentación del proyecto, ó cuando implique distancias
grandes o extrema complejidad de ejecución, cuando se trate de aspectos que quieran manifestar las
intenciones de las partes involucradas, esto evitará lo de “el dijo, ella dijo”.

Si se usa inadecuadamente en este caso la comunicación verbal puede generar malas interpretaciones de
las intenciones.

26
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 26
 • Formal verbal.- Debe usarse en situaciones oficiales, presentaciones, y otras situaciones
unidireccionales. Una junta no esta contemplada bajo este criterio.

• Informal verbal.- Incluye cualquier comunicación que no es formal, como ejemplo una reunión grupal,
juntas departamentales, es decir comunicación bidireccional.

• Informal escrita.- Incluye por ejemplo, documentos no legales, documentación que preceden
cualquier contrato, documentación general y notas.

27
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 27
 • Escucha activa ( Active Listening).- El receptor verifica con el orador que el mensaje haya sido bien
interpretado, por medio de preguntas de clarificación o dando retroalimentación al orador

• Escucha efectiva ( Effective Listening).- El receptor observa claves visuales y vocales, así como pide
retroalimentación al orador

• Retroalimentación (Feedback).- El orador recibe retroalimentación del oyente posiblemente por medio
de preguntas adicionales o el uso de otros métodos para clarificar la información

28
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 28
  No verbal.- El intercambio no verbal puede llegar a ser hasta el 55 % de una comunicación, incluyendo
lenguaje facial y corporal

 Paralingual.- Expresarse con las características originales del orador original cuando se juega su papel
y se traspasa un mensaje

29
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 29
 • Escucha Activa

Es la habilidad para mantener el interés y la atención de la otra parte mientras le

comunicamos algo, demostrándole que nos interesa lo que dice y que le estamos prestando
atención.

30
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 30
 • Formas de Mejorar:

• Asuma la responsabilidad personal de la calidad de la comunicación

• Mientras escucha mire a los ojos del interlocutor

• Observe los gestos, movimientos y reacciones a lo que usted esta diciendo

• Demuestre corporalmente lo que usted esta captando

• Haga verbalizaciones breves que demuestren que usted le presta atención y atiende lo que dice bien claro.

31
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 31
 •Empatía

• Es la habilidad para reconocer y responder con precisión a los sentimientos y a los contenidos de las
expresiones del otro. Es entender tan bien a la otra persona, que es como estar en sus zapatos y caminar
tres cuadras con ellos.

32
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 32
 • Formas de Mejorar:

• Haga preguntas, solicitando más información y datos importantes

• Demuestre con preguntas de parafraseo que usted esta entendiendo

• Refleje cuales son los sentimientos que usted capta

• Refleje las posibles implicaciones de lo que la otra persona esta diciendo

33
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 33
 • Expresión Eficaz

• Es la habilidad para comunicarse combinando distintas formas de expresión (verbal, corporal y emocional)
de manera que el otro pueda reconocer con claridad el significado de los mensajes.

34
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 34
 • Formas de Mejorar:

• Prepare y ordene sus ideas antes de expresarlas

• Asuma el derecho de decir NO de manera adecuada: Dígalo con firmeza y tranquilidad-,

• Permita la presencia de emociones y expréselas adecuadamente

• Mejore sus habilidades de dicción y modulación al hablar

• Hable en positivo y en forma propositiva

• Hable en primera persona y en presente
• Utilice adecuadamente el lenguaje corporal
• Mejore sus habilidades de comunicación escrita

35
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 35
 • Expresión Oportuna

• Es la habilidad de expresar oportunamente las ideas, pensamientos y emociones.

36
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 36
 • Formas de Mejorar:

• Elija el momento para comunicarse, en que ambos tengan el tiempo para terminar la comunicación, estén
de buen humor y no tengan problemas ni tensiones físicas o emocionales

• Elija el mejor lugar, debe ser una zona libre de interrupciones y distracciones, con clima y ambiente
agradable y que brinde la formalidad, privacidad y neutralidad requerida

• Comuníquese con la persona involucrada

• Resuelva los conflictos lo más pronto posible

37
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 37
 • La comunicación efectiva contribuye a :
• Reducir los errores

• Reducir el estrés físico y mental

• Incrementar la motivación y la moral

• Crear buenas relaciones

• Impulsar el trabajo en equipo

• Resolver los problemas y conflictos de manera más rápida

• Promover la creatividad y la productividad

• Identificar los intereses de las partes

• Mantener la atención disciplinada hacia los problemas principales y evitar que las personas desvíen el interés de cosas
esenciales para enfocarse en asuntos triviales
38
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 38
 Comportamientos en la Comunicación

Expresión Directa

Agresivo Asertivo

Comportamiento Comportamiento
no coercitivo
coercitivo

Pasivo Pasivo
Agresivo

Expresión Indirecta

39
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 39
 • Tiene ideas y opiniones muy firmes

• No teme expresarlas , incluso si es a expensas de

• Expresión directa otros

• A veces parecen guardar resentimiento

Agresivo
• Con frecuencia se comunican de manera autoritaria
y sarcástica e incluso irrespetuosa

• Comportamiento
• Su lenguaje corporal y tono de voz es agresivo e
intimidante
coercitivo

40
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 40
 Comportamiento
coercitivo • Evitan el conflicto

Pasivo • Siempre tiene algo que decir, pero lo dice de

manera inoportuna
agresivo
• Rara vez hablan directamente

Expresión Indirecta • Discuten los problemas con quien no esta

directamente involucrado

• Guardan ira y frustración que no expresan

41
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 41
 Comportamiento no
coercitivo • Rara vez se involucra

• Rara vez se queja, prefiere evitar el conflicto

Pasivo • Se comportan de manera tímida e insegura

• A menudo muestra rasgos de comunicación no verbal

de sumisión:
Expresión Indirecta
- Tono de voz excesivamente suave
- Titubeo al hablar
- Falta de contacto visual

• Parecen felices pero cuando se les presiona expresan

sus emociones ocultas de maneras inesperadas

42
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 42
 Expresión Directa • Da la cara

• Parten del supuesto positivo de que los problemas se

pueden resolver

• Expresan sus necesidades y preocupaciones

apropiadamente
Asertivo
• Respeta los derechos y el espacio personal de los demás

• Usan un lenguaje corporal abierto

Comportamiento no • Mantienen contacto visual

coercitivo
• No temen preguntar ¿Por qué?

• Saben lo que quieren y distinguen entre lo relevante e

irrelevante

• Son sinceros y respetuosos

43
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 43
 Métodos de Comunicación

• Comunicación Interactiva.-

• Entre dos o más partes originando un intercambio multidireccional de información .

• Es el método más eficiente para asegurar y generar interpretaciones comunes entre todos los participantes
y pueden incluir reuniones deliberadas o juntas, videoconferencias, conferencias telefónicas, congresos,
algunas formas de redes sociales, etc.

44
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 44
 • Push Communication.-

• Enviar información a quien la necesita a recipientes específicos por medio de cartas, memos, reportes,
emails, faxes, sitios de intranet, mensajes de voz, blogs, comunicados de prensa, etc.

• Este método garantiza la distribución correcta de la información, pero no necesariamente el

entendimiento común e interpretación adecuada en algunos receivers.

45
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 45
 • Pull Communication

• .-Método utilizado para grandes volúmenes de información , o grandes audiencias, lo cual implica que el
receiver accesará al contenido de la información a discreción según su necesidad e involucramiento.

• Estos métodos incluyen entre otros, sitios de intranet, e-learning, y knowledge repositories, bases de datos
de lecciones aprendidas, etc

46
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 46
 • Los métodos usados para transferir la información entre los diferentes Stakeholders, pueden variar
significativamente.-

• Los métodos comúnmente usados para el intercambio de información y colaboración , incluyen

conversaciones, juntas , documentos, bases de datos, redes sociales y websites.

• Los factores que pueden afectar y decidir sobre la tecnología de comunicación a escoger incluyen entre
otros:

• Urgencia o necesidad de información

• Disponibilidad de tecnología
• Facilidad de acceso a la información
• Entorno del proyecto
• Sensibilidad y confidencialidad de la información

47
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 47
 Plan Communications Management

Inputs Tools and techniques Outputs

 1.- Expert Judgment

 1.-Project Charter  2.- Communication requirements analysis

 2.- Project management plan  3.- Communication Technology

 1.- Communication management
 Resource management plan  4.- Communication models plan

 Stakeholder engagement plan
 3.-Project documents
 Requirements documentation
 Stakeholder register
 4.-Enterprise enviromental
factors
 5.- Organizational process assets
 5.- Communication methods  2.- Project management plan
updates
 6.- Interpersonal and team skills
 Stakeholder engagement plan
 Communication styles assessment
 3.- Project documents updates
 Political awareness
 Project Schedule
 Cultural awareness
 Stakeholder register
 7.- Data analysis
 Stakeholder engagement assessment matrix
 8.- Meetings

48
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 48
 • Factores Ambientales de la empresa.-

• Aquellos que pueden influenciar en este proceso tales como el conocimiento de la cultura y estructura
organizacional, clima político, políticas de administración del personal, límites de riesgos de los
stakeholders, estándares industriales existentes y/o gubernamentales, regulaciones internacionales,
normatividad necesaria, canales establecidos de comunicación, herramientas y sistemas, hábitos y
costumbres regionales, distribución geográfica de instalaciones y recursos etc.

49
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 49
 • Activos de los procesos organizacionales.-

• Políticas y procedimientos organizacionales para el uso de redes sociales, ética y seguridad

• Políticas y procedimientos organizacionales para el manejo de incidentes, riesgos, cambios, y manejo de
datos
• Requerimientos organizacionales de comunicación
• Guías estandarizadas para el desarrollo, intercambio, almacenaje y recuperación de información
• Información histórica y repositorio de lecciones aprendidas
• Datos de comunicación e información de Stakeholders de previos proyectos

50
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 50
 • Communication Requirements Analysis.-

• Determinará que tipo y formato de información que añada valor necesitarán los Stakeholders .

• Considerar el número de canales de comunicación para determinar su complejidad.

• Las fuentes de información típicamente empleadas para definir los requerimientos de comunicación
incluyen:

• Cartas Organizacionales

51
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 51
 • Disciplinas, departamentos, y especialidades involucradas en el proyecto

• Logística de cuantas personas deberán estar involucradas en el proyecto incluyendo su localización.

• Necesidades de Información interna y externa de la organización

• Responsabilidades de los Stakeholders y sus interrelaciones

• Requerimientos legales

• El número potencial de canales de comunicación n(n-1)/2

52
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 52
 • Communications Management Plan

• Describirá como las comunicaciones del proyecto serán planeadas, estructuradas , implementadas,
monitoreadas y controladas para su efectividad

• . Deberá contener al menos la siguiente información:

• Requerimientos de Información de los Stakeholders

• Información a ser comunicada, incluyendo lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle.

53
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 53
 • Razones para la distribución de la información

• Tiempo y frecuencia para la distribución de la información requerida y recibo, desconocimiento o

repuesta según el caso.

• Persona responsable de comunicar la información

• Persona responsable para autorizar la divulgación de información confidencial

• Personas o grupos que recibirán la información, incluyendo información acerca de sus necesidades,
requerimientos y expectativas

54
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 54
 • Métodos o tecnologías usadas para enviar la información , pueden ir desde simples memos , e-mail,
comunicados de prensa, redes sociales

• Recursos asignados para las actividades de comunicación , incluyendo tiempos y presupuestos.

• Métodos para actualizar y refinar el plan de comunicaciones , así como el desarrollo y progreso del
proyecto.

• Glosario de terminología común

55
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 55
 • Cartas de flujo de información del proyecto, con posibles secuencias de autorización, (OBS) listado de
reportes y planeación de juntas.

• Posibles restricciones derivadas de legislaciones, regulaciones , políticas organizacionales y tecnología

disponible

• El Communication management plan puede incluir lineamientos y plantillas o formatos para juntas de
status, juntas del proyecto del equipo, e- meetings, y mensajes electrónicos .

• El uso de un website exclusivo para proyectos y software de administración de proyectos pueden ser
incluidos

56
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 56
 • Un plan de comunicación permite al Project Manager documentar más apropiadamente lo que debe se
comunicado de una manera más efectiva y eficiente a los Stakeholders.

• Comunicación efectiva significa que la información es provista en el formato adecuado, en el tiempo

correcto y con el impacto esperado. z

• Comunicación eficiente significa informar solamente lo que es necesario.

57
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 57
 Manage Communications
Inputs Tools and techniques Outputs

 1- Project management plan  1.- Communication Technology

 2.- Communication models
 Resource management plan  1.- Project communications
 3.- Communication skills
 Communication management plan  2.- Project management plan updates
 Communication competence
 Stakeholder engagement plan  Communication management plan
 Feedback
 2.- Project documents  Nonverbal  Stakeholder engagement plan
 Change log  Presentations  3.- Project documents updates
 Issue log  4.- Project management information system  Issue log
 5.- Project reporting
 Lessons learned register  Lessons learned register
 6.- Interpersonal and team skills
 Quality report  Project Schedule
 Active listening
 Risk report  Risk register
 Conflict management
 Stakeholder register  Cultural awareness  Stakeholder register
 3.- Work performance reports  Political awareness  4.- Organizational process assets updates
 4.-Enterprise enviromental factors  Meeting management
 Networking
 5.- Organizational process assets
 7.- Meetings

58
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 58
 Manage Communications

• Es el proceso de crear, almacenar, colectar, distribuir , modificar y tener en disposición en tiempo y

forma la información del proyecto de manera eficiente y efectiva.

• Debe buscarse con este proceso la distribución de información relevante y asegurar el entendimiento
de lo comunicado a los stakeholders,

• La administración efectiva de las comunicaciones incluye entre otros:

Manejo del modelo Sender- Receiver

Elección del medio
Estilo de reportes escritos

59
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 59
 Performance Reporting

• Es el acto de coleccionar, y distribuir informes de desempeño, incluyendo reportes de estatus, medidas

de progreso, y pronósticos.

• Involucra la colección periódica y análisis de la línea base contra los datos y entendimiento actual del
desempeño,

• Pueden incluir entre otros:

• Análisis de desempeños pasados
• Análisis de pronósticos incluyendo tiempo y costo

60
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 60
 • Trabajo completado durante el periodo

• Estado actual de riesgos y de issues

• Trabajo a ser completado para el siguiente periodo

• Resumen de cambios aprobados en el periodo

• Otra información relevante que ha sido revisada y discutida

61
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 61
 Monitor Communications

Inputs Tools and techniques Outputs

 1- Project management plan

 1.-Work performance information
 Communication management plan
 2.- Change requests
 Stakeholder engagement plan  1.- Expert Judgment
 2 .-Project management information system
 3.- Project management plan updates
 2.- Project documents
 3.- Data analysis  Communications management plan
 Issue log
 Stakeholder engagement assessment matrix  Stakeholder engagement plan
 Lessons learned register
 4.- Interpersonal and team skills  4.- Project documents updates
 Project communications  Observation/conversation
 Issue log
 3.- Work performance data  5.- Meetings
 Lessons learned register
 4.-Enterprise enviromental factors
 Stakeholder register
 5.- Organizational process assets

62
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 62
 MonitorCommunications

• Proceso de Monitorear y Controlar las comunicaciones a través del ciclo de vida del proyecto, asegurará a los
participantes disponer en tiempo y forma la información pertinente a cada etapa del proyecto.

• El proceso de Control de la Comunicaciones puede ser el detonante para la iteración del Communications Management
Plan y/o los procesos de la Administración de las comunicaciones.

• El impacto y repercusión de los comunicados en el proyecto deben ser cuidadosamente evaluados y controlados para
asegurar que son correctos y entregados a las personas correctas y en el tiempo correcto

63
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 63
 • Los Work Performance Data organizan y sumarizan la información recolectada y presentar los datos desde
un análisis comparativo a las medidas de desempeño de la línea base.

• Las comunicaciones pueden ser influidas grandemente cuando se crean templates para estandarizar, se
definen las políticas, guías y procedimientos que definen las comunicaciones, se tienen tecnologías
disponibles para distribuir la información, y se cuidan los requerimientos de seguridad en la información

64
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 64
 )

Kerzner, Harold (2013), “Project Management – A systems approach to planning, scheduling, and
controlling”, 10th Edition, John Wiley and Sons, New York. USA

Project Management Institute (2007) “Project Manager Competency Development Framework”.

Second Edition, Newton Square, Pennsylvania USA.

Project Management Institute (2017), “A guide to the project management body of knowledge
(PMBOK ® guide)”, Sixth Edition, Newton Square, Pennsylvania USA.

SCRUM Study (2013) “ A guide to the Scrum body of knowledge ( SBOCK TM guide)
2013 Edition , Phoenix, Arizona USA

65
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 65
 ¡GRACIAS POR TU PARTICIPACIÓN Y
MUCHO ÉXITO!

Ing. José Pantoja Magaña

D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 66
 ¡Gracias!

67
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 67
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey 68