UNIVERSIDAD PERUANA DE LAS AMÉRICAS

ESCUELA DE POSGRADO

“PROYECTO DE MATRICULA VIRTUAL

UCSS SEGÚN PMBOK“
TIPO DE NEGOCIO: B2C Empresa a consumidor
MODALIDAD: Indirecto, ofrecer servicios de
enseñanza
Joel López del Mar
Luis Camavilca Chuco
* Mg. Roberto Mugruza Torres

2019
 Agenda
Matrícula
2 virtual en la UCSS
Iniciación
Proceso de planificación
Proceso de ejecución
Proceso de control
Proceso cierre del
proyecto
 3 Matrícula virtual en la UCSS
 La matrícula es un acto jurídico por el que la
Universidad asume la obligación de formar
mediante la enseñanza, la investigación, la
proyección social y el servicio a las comunidades
locales, con la doctrina social de la iglesia, a sus
estudiantes, y ellos se responsabilizan de participar
en la vida universitaria de acuerdo con las
disposiciones contenidas en la Ley, en el Estatuto
de la Universidad y en los reglamentos que la rigen.
 TIPO DE NEGOCIO: B2C Empresa a consumidor
 MODALIDAD: Indirecto, ofrecer servicios de
enseñanza
¿Cómo se realiza la matrícula virtual?
 1. Iniciación, Objetivos
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 Servir al estudiante de manera rápida,

simplificada y efectiva en el proceso de
matrícula virtual con una guía entendible
y práctica.
 Mejorar los procesos de matrícula para
brindar una mejor atención a los
estudiantes, docentes y comunidad
académica.
 Alcance (Objetivos que se desea lograr
en7 el proyecto (Tiempo, costo, calidad,
recursos, riesgos))
 -Dirección de Atención Integral al Alumno (DAIA):
Genera la Programación Académica del presente
Período Académico para cada una de las carreras y
ciclos de acuerdo a la disponibilidad docente, aulas y
laboratorios libres. Informa a los estudiantes las fechas
programadas para la matrícula. Controla todo el
proceso de matrícula, cupos, rectificaciones,
anulaciones de matrícula, reservas de matrícula,
trámites.
 Oficina de Personal: Mantiene registro de los docentes a
tiempo completo y a tiempo parcial para el presente
período académico. Registra los Contratos y coordina
los pagos
 Alcance
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 Oficina de Cuentas Corrientes: Lleva un control de pagos
de los estudiantes durante su estadía en la universidad.
Proporciona Becas estudiantiles de acuerdo al mérito y
situación económica del estudiante.

 Estudiante: Actualiza sus datos personales. Verifica el

Estado de Cuenta (previa matrícula). Consulta
Programación Académica de cursos(Oferta
académica). Se matricula de acuerdo a cursos
programados, docentes, horarios y cursos pre requisitos
aprobados. Observa cruces de horario. Genera
documentación de matrícula: Ficha de matrícula, Lista
de pagos por cuotas de presente período académico y
Horario de matrícula. Solicita rectificación de matrícula
en las fechas determinadas. Solicita Reserva de matrícula
en casos especiales o Anulación de matrícula.
 Alcance
9Facultad: En coordinación con DAIA, organiza la
oferta académica del período académico
correspondiente. Determina los cursos electivos a
dictarse.
 Vicerrector Académico: Revisa los Planes de Estudio,
la Programación Académica y todo el Proceso de
Matrícula en general, solicitando información
estadística de ello.
 Administrador general: Solicita estadísticas del
proceso de Matrícula virtual en General.
 Estrategia (¿qué, cómo, con qué, quién
dirige, cuándo, si algo sale mal?)
 Disponer del Calendario Académico del período
académico lo más pronto posible para ver las fechas
programadas para el proceso de matrícula virtual.
 Contar con los Procedimientos de matrícula en una
guía adecuada para el mejor desenvolvimiento del
proceso.
 Tener toda la Programación Académica (Oferta
Académica) ordenada y completa, que incluya los
cursos disponibles, los docentes asignados a los cursos
y los ambientes.
 Estrategia (¿qué, cómo, con qué, quién
dirige, cuándo, si algo sale mal?)
 DAIA genera la Programación Académica del presente
Período Académico 2019 -1 para cada una de las
carreras. Informa a los estudiantes las fechas
programadas para la matrícula. Controla el proceso de
matrícula, cupos, rectificaciones, anulaciones de
matrícula, reservas de matrícula, trámites.
 Tiempos de respuesta para ver el Rendimiento del sistema
(requisito implícito).
 Mecanismos de envío de mensajes (ayudas) en caso de
algún error inesperado y el proceso de recuperación del
sistema (tolerancia a fallos).
 Manejo del sistema para novatos y expertos.
 Disponibilidad.
 2.- Proceso de Planificación
 - Revisa los Planes de Estudio (Facultades en 1 mes)
 - Carga Académica, para ver la asignación de cursos y horas de
cada docente programado (Oficina DAIA 2 semanas)
 Desarrollo del sistema de matrícula vía web (oficina de sistemas plazo
de 4 meses – Herramientas(PHP, MySQL, Servidor Virtual, Bootstrap,
JavaScript.))
 Integración de procesos con el SIGA (Oficina de sistemas en el plazo
de 1 mes)
 Migración de información a cuentas corrientes (Oficina de sistemas
en el plazo de 1 mes)
 Capacitación del personal y elaboración de manuales para el
proceso de matrícula.
 Uso de metodología orientada a objetos, para el modelamiento de
datos y hacer seguimiento del proyecto.
 2.- Proceso de Planificación
 -Anulación de Matrícula (oficina DAIA plazo de 1 mes).
 -Reserva de Matrícula (oficina DAIA plazo 1 semana)
 - Lleva un control de pagos de los estudiantes durante su
estadía en la universidad. (Oficina Cuentas Corrientes en 2
semanas)
 - Actualiza sus datos personales. Verifica el Estado de Cuenta
(pagos) para que se encuentre al día, previa matrícula.
Consulta Programación Académica (Oferta académica) para
decidir cursos a llevar (Estudiantes por 2 semanas)
 - Coordina la oferta académica del presente período
académico. Determinan los cursos electivos a dictarse.
(Facultades en 1 mes )
 - Solicita Estadísticas del Proceso de Matrícula en General.
(Administración General Diariamente).
 3.- Proceso de ejecución
- -Formulario de Registro de docentes por categoría.
- -Formulario de Registro de ambientes (aulas,
laboratorios, salas de lecturas, auditorios, etc.)
- -Formulario de Registro de estudiantes (proceso de
admisión).
- -Formulario de Registro de cursos según carrera y
plan de estudios. Créditos y cursos pre-requisitos
- -Formulario de Programación Académica (oferta
académica). Horarios.
- -Formulario de Matrícula para Ingresantes.
- -Formulario de Matrícula para Regulares.
- -Rectificación de Matrícula.
- -Anulación de Matrícula.
- -Reserva de Matrícula.
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD ENCARGADO DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO
Coordinadores de
Revisa los Planes de Estudio
Facultad X
Carga Académica Oficina DAIA X

Desarrollo del sistema de matrícula

vía web
Oficina de Sistemas X X
Integración de procesos con el SIGA Oficina de Sistemas X
Migración de información a cuentas
corrientes (Oficina de sistemas en el
plazo de 1 mes) Oficina de Sistemas X
Capacitación del personal y
elaboración de manuales para el
proceso de matrícula. Oficina de Sistemas X
Uso de metodología orientada a
objetos, para el modelamiento de
datos y hacer seguimiento del
proyecto. Oficina de Sistemas X
Anulación de Matrícula Oficina DAIA X X
Reserva de Matrícula Oficina DAIA X X X
Lleva un control de pagos de los
estudiantes durante su estadía en la Oficina Cuentas Corrientes
universidad. X X X
Actualiza sus datos personales.
Verifica el Estado de Cuenta (pagos)
para que se encuentre al día, previa Oficina DAIA
matrícula. X X X
Coordina la oferta académica del
presente período académico. Facultades X X X

Solicita Estadísticas del Proceso de

Matrícula en General Administración General
Diariamente X X
 PERSONAL

ENCARGADO DELEGADO SUBDELEGADOS

Ing. José Pérez.
Ing. Ana Arashiro
Coordinadores de
Decano Teresa Brioso
Facultad
Giampiero Gambaro
Luis Neyra
Personal administrativo:
Oficina Dirección de Juan Carlos Peralta
Raúl Bizarro
Atención a estudiante María Osorio Caja
Marcos Tafur Tello
Programadores y analistas de
sistema:
Oficina de Sistemas Jesús Arias Antonio Estrada
Cristian Camino
Carlos Peña
Financistas y caja
Oficina de cuentas corrientes Manolo Ramos Cristina Rejas
Yenifer Castro
Administración general Ing. Mario Gutiérrez -
 PRESUPUESTO
ACTIVIDAD ENCARGADO s/.
Revisa los Planes de Estudio Coordinadores de Facultad 2 000
Carga Académica Oficina DAIA 1 200

Desarrollo del sistema de matrícula vía web

Oficina de Sistemas 10 000
Integración de procesos con el SIGA Oficina de Sistemas 2 500
Migración de información a cuentas corrientes
Oficina de Sistemas 2 500
Capacitación del personal y elaboración de
manuales para el proceso de matrícula. Oficina de Sistemas 2 000
Uso de metodología orientada a objetos, para
el modelamiento de datos y hacer seguimiento
del proyecto. Oficina de Sistemas 2500
Anulación de Matrícula Oficina DAIA 1 500
Reserva de Matrícula Oficina DAIA 1 500
Lleva un control de pagos de los estudiantes Oficina Cuentas Corrientes
durante su estadía en la universidad. 2 500
Actualiza sus datos personales. Verifica el
Estado de Cuenta (pagos) para que se Oficina DAIA
encuentre al día, previa matrícula. 3 000
Coordina la oferta académica del presente
período académico. Facultades 4 000
Solicita Estadísticas del Proceso de Matrícula en
Administración General
General
Diariamente 3 000
TOTAL 21 700
 4.- Proceso de control
 Los cuadros estadísticos para brindar mayor información:
 1) estudiantes desertores
 2) estudiantes repitentes
 3) estudiantes que posiblemente quieran abandonar un curso, etc.
 - Mejorar la interfaz gráfica de usuario, para dar mejor presentación
de los formularios y que sean más amigables.
 - Mejorar el software para este proceso de matrícula en base a las
nuevas tecnologías de información e Internet y móviles para estar a
la vanguardia de la tecnología.
 - Mejorar la seguridad de los datos ante posibles intrusos y hackers.
 - Mejorar el sistema de copias de respaldo de la información.
 5.- Proceso de cierre del proyecto
 - Que el sistema reúna la funcionalidad deseada.
 - Que exista seguridad de la información.
 - Que la base de datos sea íntegra (no vulnerada).

 Se remitirá un informe técnico por parte de DAIA a la administración

para producción en los siguientes semestres, según las nuevas mallas
curriculares y planes.
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