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ORGANIZACIÓN

CONCEPTO
• Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y
objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros
subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas.
• En otras palabras, una organización es un grupo social formado por
personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una
estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.
IMPORTANCIA
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización
son:

• Es de carácter continuo. Es decir no se puede decir que ha terminado dado


que en una empresa sus recursos están sujetos a cambios constantes
• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr
objetivos.
• Suministra métodos para que se puedan desempeñar actividades
eficientemente, a través de un minimo esfuerzo
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
actividades.
PRINCIPIOS
• 1- Orientación al objetivo
• Como cualquier proceso dentro de la administración, este debe responder
al objetivo que se ha planteado la empresa.
• Cada acción que se contemple, así como el modo de seleccionar y
estructurar la información en la que se basa el plan, deben atender al
objetivo principal de la empresa.
PRINCIPIOS
• 2- Especialización
• Es el principio que establece la realización en serie de una tarea muy
específica.
• Se trata de aprovechar al máximo una capacidad muy concreta de un
empleado o de una máquina, a fin de obtener el máximo rendimiento en
esa tarea.
PRINCIPIOS
• 3- Jerarquía
• Es el principio según el cual el poder se distribuye dentro de la empresa
para que sea ejercido en beneficio del cumplimiento de los objetivos.
• Generar esa cadena de mando ayudará a tener un mejor control de las
tareas en cuanto a metodología (cómo se hacen las cosas) y resultados
(para qué se hacen las cosas).
PRINCIPIOS
• 4- Responsabilidad
• Organizar el uso y la gestión de recursos y asignar tareas requieren también
la generación y distribución de responsabilidades.
• La magnitud de las responsabilidades dependerá del rango y rol de la
persona dentro de la institución
PRINCIPIOS
• 5- Cadena de mando
• En esa organización hay que establecer normas de actuación y
procedimientos dentro de la cadena de mando.
• De ese modo se evitarán malos entendidos en el transcurso de las labores
operativas, y se podrán establecer responsabilidades en caso de fallas y
reconocimientos en casos de éxitos.
PRINCIPIOS
• 6- Difusión o divulgación
• Es una parte fundamental de todo el proceso administrativo: solo
difundiendo correcta y oportunamente la estructura de la empresa y sus
procesos, los empleados tendrán claro su margen de acción.
PRINCIPIOS
• 7- Tramo de control
• En el momento de la organización se debe pensar en la estructura de la
línea supervisoria, un grupo de personas con la responsabilidad de
supervisar a otros.
• 8- Coordinación
• Este principio se refiere a la armonía o el equilibrio que se logra al distribuir las
responsabilidades entre las distintas unidades de la empresa, y cómo estas
unidades aportan proporcionalmente al logro del objetivo.
• 9- Continuidad
• La continuidad es el principio según el cual, al momento de organizar, debe
pensarse en el largo plazo, en cómo se garantiza la estabilidad del proceso
en el tiempo.
Etapas de la
organización

División de trabajo Coordinación

Descripción de
Jerarquización Departamentalización funciones, actividades
y obligaciones
DIVISION DE TRABAJO
• La división del trabajo significa dividir grandes tareas en paquetes más
pequeños de trabajo que se distribuyen entre varias personas.

La división del trabajo crea muchos trabajos diferentes y con frecuencia


estrechos, lo que intensifica la necesidad de una coordinación
administrativa efectiva.
JERARQUIZACIÓN

Es la disposición de las funciones de una organización por un orden • Los niveles jerárquicos
de rango, grado o importancia.
establecidos dentro de
cualquier grupo social deben
Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de ser los mínimos e
acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, indispensables.
independientemente de la función que realicen
•se debe definir claramente el
La jerarquización implica la definición con de la estructura de la tipo de autoridad (lineal,
empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad funcional, y/o staff) de cada
que se relacionen entre si con precisión nivel
DEPARTAMENTALIZACIÓN
• La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite
a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. Es la división
y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con
base en su similitud
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y
OBLIGACIONES
Es la recopilación ordenada y clasificada de
todos los factores y actividades necesarias
para llevar a cabo el trabajo de la mejor
manera

Se realiza a través de técnicas de análisis de


puestos y de la carta de distribución del
trabajo o cuadro de distribución de
actividades
COORDINACIÓN

• La coordinazion es un proceso que consiste en


integrar las actividades de departamentos
independientes para perseguir las metas de
la organización con eficacia
Tipología de
la
organización

Lineal o Funcional o Lineo-


Staff Por comités Matricial
militar de Taylor funcional
ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR
• se caracteriza por que la actividad decisional se concentra en una sola
persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad basica sel
mando
• Se le conoce como militar por que se utiliza en instituciones militares , siendo
aconsejable su aplicación en pequeñas empresas.
Tomar tiempos

Tarjeta de

ORGANIZACIÓN
Mantenimiento
instrucción

FUNCIONAL O DE
TAYLOR
Consiste en dividir el trabajo y
establecer la especialización de Adiestramiento Obreros Itinerario de
trabajo
manera que cada persona, desde el
gerente hasta el obrero, ejecuten el
menor numero de funciones

Control de
Vigilar disciplina
calidad

Abastecimientos
de materiales
ORGANIZACIÓN LINEO-
FUNCIONAL
• En ésta se combinan los dos tipos de organización , aprovechando las
ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de ahí el
nombre de organización lineo-funcional, ya que se conserva:

a) De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se


transmite a través de un solo jefe para cada función en especial. (Cadena
de mando).
b) De la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

• (Este tipo de organización es la más aplicada en la actualidad, por ser la


más ventajosa)
Presidente o
Asesor jurídico
director general

ORGANIZACIÓN

empresa
Director de Consultor del
Fábrica director
STAFF
Este tipo de organización no disfruta
de autoridad de línea o poder imponer Superintendente
decisiones, surge como consecuencia
de las grandes empresas y del avance
de la tecnología , proporciona
información experta y de asesoría. supervisor

obreros
ORGANIZACIÓN POR COMITÉS
• El comité es un conjunto de personas que se reúnen para deliberar, decidir
o ejecutar en común y en forma coordinada, algún acto o función.
ORGANIZACIÓN POR COMITÉS
• Los comités pueden clasificarse en tres clases principales:

• Comités consultivos: su misión es discutir algún asunto, con el fin principal


de aportar puntos de vista a quien habrá de decidir o de ejecutar, pero sin
que el comité tenga facultades, ni para decidir, ni para ejecutar: su
dictamen puede ser utilizado o no, por la persona a quien corresponden las
facultades para decidir y ejecutar.
ORGANIZACIÓN POR COMITÉS
• Comités decisorios: tienen como finalidad limitar la autoridad de algún
funcionario, al exigirse que. en determinado tipo de actividades, se requiera
la mayoría de los votos de los integrantes del comité, para que un asunto se
considere resuelto.
ORGANIZACIÓN POR COMITÉS
• Comités ejecutivos: son los que se integran para impulsar y cuidar de que
se lleve a cabo alguna función.

• (Los comités como ejecutores suelen ser poco recomendables: de ordinario


conviene responsabilizar de la ejecución de las decisiones del mismo comité
a uno o varios funcionarios concretos)
Gerente
general

ORGANIZACIÓN Especialidad

MATRICIAL tecnica
(gerente
Gerente de
proyecto
numero 2)
Consiste en combinar la
departamentalización por productos
con la de funciones, se distingue de
otros tipos de organización porque se
abandona el principio de la unidad de Gente de Sub gerente de
mando o de dos jefes laboratorio proyecto

Gente de
depto. Y
subgerente de
proyecto
Son herramientas necesarias
para llevar a cabo una
organización racional; son
disponibles durante el
proceso de organización y
aplicables de acuerdo con
Técnicas de las
organización necesidades de cada
grupo social

Carta de
Diagramas de
distribución del Análisis de
Organigramas Manuales procedimientos
trabajo o de puesto
o de flujo
actividades
ORGANIGRAMAS

Representaciones gráficas de la
• “
estructura formal de una organización,
que muestran las interrelaciones, las
funciones, los niveles jerárquicos, las
obligaciones y la autoridad existentes
dentro de ésta”
Son documentos detallados, que contienen en
forma ordenada y sistemática, información
MANUALES
acerca de la organización de la empresa y
pueden ser: de políticas, departamentales, de
bienvenida, de organización, de
procedimientos, de contenido múltiple, de
técnicas, de puestos.
Importancia de los manuales:
Uniforman y controlan el cumplimiento de
funciones.
Delimitan las actividades, responsabilidad y
funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados.
Son una fuente de información, pues muestran
la organización de la empresa.
Ayudan a la coordinación y evitan la
duplicidad y las fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de
sistemas.
Reduce costos al incrementar la eficiencia.
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
DE FLUJO
• Es la representación grafica que muestran las sucesiones de los pasos de
que consta un procedimiento.
CARTA DE DISTRIBUCIÓN DE
TRABAJO O ACTIVIDADES
• A través de esta técnica se analizan los
puestos que integran un departamento o
sección, para lograr una división de funciones
y mejorar la estructura de los grupos de
trabajo. Sirve para analizar labores
relacionadas de cinco, hasta quince,
personas.

• Ventaja:
a) Define la naturaleza de los trabajos y de los
departamentos a que corresponden.
b) Elimina la duplicidad e ineficiencia en el
trabajo.
c) Normaliza y estandariza procedimientos.
d) Distribuye adecuadamente las cargas de
trabajo de los distintos puestos.
e) Delimita funciones, evitando fugas de
responsabilidad.
ANÁLISIS DE PUESTO
• El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se
determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos
de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser
contratadas para ocuparlas
• Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección,
evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo
determinado”

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