La presentación “control de documentos y registros” tiene como finalidad
instruir al líder de implementación de la NTC 5906 del Centro de Arbitraje y/o Conciliación acerca de las actividades necesarias para la construcción y mantenimiento de un sistema documental que apoye la gestión de los procesos misionales y estratégicos, así como dar cumplimiento a varios de los requisitos de la norma.
Son varios los tipos de documentos que se generan en el desarrollo de
las actividades de un Centro. Adicionalmente, con la implementación de la norma otros documentos empiezan a hacer parte de la cotidianidad del Centro. Para todos ellos se establece un procedimiento que permita garantizar su gestión, desde el momento que se recibe o se genera hasta su envío o disposición final.
El líder del proyecto deberá familiarizarse con el contenido de esta
presentación y capacitar al personal en los aspectos más importantes para la gestión documental del Centro, dentro del tiempo estipulado para la Fase 4 por la Guía de Implementación de la NTC-5906.
P_04_1 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
CONTENIDO
1. DEFINICIONES Y PROPÓSITO DEL
CONTROL DOCUMENTAL 2. REQUISITOS 3. PRINCIPIOS DE UNA DOCUMENTACIÓN ADECUADA 4. CICLO PARA EL CONTROL DE LA EMISIÓN DE DOCUMENTOS 5. ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL 6. EL REGISTRO DOCUMENTAL
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1. DEFINICIONES Y PROPÓSITO DEL CONTROL DOCUMENTAL De acuerdo con estándares internacionales como la ISO 9000:2005, el documento es la información y su medio de soporte. Este medio de soporte puede ser papel, discos magnéticos, fotografías, videos o una combinación de estos.
Los documentos contienen información o disposiciones sobre temas
relacionados con la actividad del Centro, por ejemplo sobre cómo prestar el servicio, y dicha información puede ser actualizada.
Con frecuencia, un conjunto de documentos por ejemplo especificaciones y
registros, se denominan “documentación”.
Es importante considerar la definición, puesto que algunos requisitos están
relacionados con todos los tipos de documentos (por ejemplo, que sean legibles) pero hay requisitos diferentes para diferentes tipos de documento y su registro.
El propósito del control de la documentación es asegurar que los
documentos se actualicen permanentemente y estén disponibles para su uso.
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2. REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Con la finalidad de facilitar la gestión de la actividad documental del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, el proceso de elaboración de documentos debe observar una serie de requisitos, entre los que se encuentran los siguientes:
a) Revisión y actualización cuando sea necesario.
a) Identificación de los cambios y el estado de revisión actual.
c) Disponibilidad de versiones preliminares.
d) Legibilidad.
e) Facilidad de identificación (origen -externo o interno-).
f) Control de distribución.
g) Prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos.
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3. PRINCIPIOS DE UNA DOCUMENTACIÓN ADECUADA
• Su redacción debe ser clara y precisa
1 (considerar que será consultada por diferentes clases de personas)
• No debe dar lugar a múltiples o diferentes
2 interpretaciones
• En lo posible, no debe incluir adjetivos
3 calificativos
• Debe estar al nivel de educación de los
4 usuarios o de la persona a quien va dirigido
5 • Debe facilitar su actualización
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4. CICLO PARA EL CONTROL DE LA EMISIÓN DE DOCUMENTOS A continuación se presenta un esquema en el que se describe en forma gráfica el ciclo para realizar el control de la emisión de documentos, desde que se genera la necesidad de producirlo o se solicita, hasta su aplicación y posibilidad de mejoramiento:
Solicitud Análisis de la Elaboración Revisión Edición
necesidad
MEJORAMIENTO
Aprobación
Aplicación Difusión Distribución
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5. ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
LEGISLACIÓN Leyes, Decretos, Resoluciones, entre
otros.
Misión, visión y objetivos estratégicos
DOCMENTOS ESTRATÉGICOS del Centro
Documento que establece, de forma
esquemática, los procesos que hacen MAPA DE PROCESOS parte del sistema de gestión del Centro
CARACTERIZACIONES DE Documentos que establecen el
PROCESOS alcance de un proceso
Documentos que establecen los
PROCEDIMIENTOS E INSRUCTIVOS responsables y la manera como se lleva a cabo un proceso
OTROS DOCUMENTOS Incluye reglamentación, indicadores,
entre otros.
Documentos que presentan
REGISTROS resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas
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6. EL REGISTRO DOCUMENTAL El registro es un documento que presenta los resultados obtenidos de alguna actividad o proporciona evidencia de actividades desempeñadas (ejemplos: solicitud de conciliación, acta de conciliación, constancia de no acuerdo, etc.).
Los registros son de utilidad, por ejemplo, para documentar la
trazabilidad de la actividad y para proporcionar evidencias de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
Como sucede con cualquier otro tipo de documento, se requiere
que el registro sea legible, identificable, recuperable y se debe asegurar su almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición.
Para conseguir lo anterior se pueden observar los siguientes
pasos:
• Generar: Consignar la información de los resultados de los
procesos. • Almacenar y proteger: Garantizar la integridad del registro. • Facilitar la consulta: Permitir que se encuentre la información en el momento requerido. • Retener: Conservar el registro durante el tiempo establecido. • Disponer: Eliminar los documentos obsoletos una vez transcurrido el tiempo de retención.