PENGELOLAAN

PROGRAM DAN
PROSEDUR KERJA DI
UNIT REKAM MEDIS
Tsalits Maulidah Hariez
Prodi D-III PMIK
Urutan dokumen

Kebijakan

Panduan / Pedoman

Prosedur (SPO)

Program Kerja

Bukti Kegiatan
 ISTILAH DAN PENGERTIAN PROSEDUR
Suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang dibakukan untuk
menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.

• SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE)

• SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) DIGUNAKAN DI UU NO 29/2004 TENTANG PRAKTIK
KEDOKTERAN DAN UU NO 44/2009 TENTANG RS
• PROSEDUR TETAP (PROTAP)
• PROSEDUR KERJA
• PROSEDUR TINDAKAN
• PROSEDUR PENATALAKSANAAN
• PETUNJUK TEKNIS
TUJUAN DAN MANFAAT SPO
• AGAR PROSES KERJA RUTIN TERLAKSANA DENGAN EFISIEN, EFEKTIF, KONSISTEN/
SERAGAM DAN AMAN, DALAM RANGKA MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN MELALUI
PEMENUHAN STANDAR YANG BERLAKU
• MEMENUHI PERSYARATAN STANDAR AKREDITASI RS
• MENDOKUMENTASI LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN
• MEMASTIKAN STAF RS MEMAHAMI BAGAIMANA MELAKSANAKAN PEKERJAANNYA
TAHAPAN PENGELOLAAN SPO
Unit kerja terkait Penyusunan flow SPO dikoreksi oleh
Identifikasi Pengisian SPO
mengumpulkan charting sesuai tim / panitia yang
kebutuhan SPO sesuai format
bahan untuk SPO bahan yang ada ditunjuk

SPO yang sudah

Proses finishing,
Pendistribusian divalidasi
Evaluasi SPO Penyimpanan SPO penomoran dan
SPO disosialisasikan
validasi SPO
kepada unit terkait
Tata Cara Pengelolaan dan Penyusunan SPO

1. RS agar menetapkan siapa yang mengelola SPO

2. Pengelola SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO RS
3. Pengelola SPO agar membuat tata cara penyusunan,
penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan
revisi SPO
Format SPO (sesuai dengan SE Direktur Pelayanan Medik
Spesialistik No. YM.00.02.2.2.837)
Petunjuk Pengisian SPO

Kotak Heading
 heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman
 No dokumen diisi sesuai penomoran yang berlaku di RS
 No revisi diisi dengan “status revisi” (bila ada)
 Halaman ditulis nomor halaman dan juga total halaman (1/5, 5/5)
 Ditetapkan oleh direktur atau pejabat lain yang ditunjuk
 Harus jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, mengapa
Disusun menggunakan kalimat instruksi/perintah,
menghindari kalimat majemuk

berisi penjelasan dan atau definisi istilah yang sulit dipahami

berhubungan dengan SPO

sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……..

berisi kebijakan Direktur/Pimpinan RS yang menjadi dasar dibuatnya

SPO dan diikuti peraturan terkait
bagian utama menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja

berisi unit-unit terkait atau prosedur terkait

Cara Penomoran SPO

Kode yang
digunakan: kode unit
Semua SPO harus Penomoran sesuai
kerja, kode SPO,
diberi nomor kebijakan RS
nomor urut di unit
kerja
 Tata Cara Penyimpanan SPO
SPO disimpan di tempat
SPO Asli disimpan di yang mudah dibaca,
sekretariat tim akreditasi mudah diambil

SPO FC disimpan di Tata cara penyimpanan

masing-masing unit SPO sesuai
kerja penyimpanan arsip

SPO yang tidak berlaku RS dengan e-file tetap

disimpan di tim mencetak SPO asli di
akreditasi tim akreditasi
Tata Cara Pendistribusian SPO

■ Proses menyampaikan SPO kepada unit kerja dan atau pelaksana yang
memerlukan SPO
■ Menggunakan buku ekspedisi / tanda terima
■ Bagi RS dengan e-file maka distribusi kepada unit terkait melalui intranet
 Tata Cara Evaluasi SPO
■ Evaluasi sesuai kebutuhan, maksimal 3 tahun sekali
■ Dilakukan oleh masing-masing unit kerja
■ TL evaluasi: SPO tetap digunakan / SPO diperbaiki
■ Evaluasi diperlukan bila:
alur SPO tidak sesuai dengan keadaan
adanya perkembangan IPTEK
adanya perubahan organisasi atua kebijakan baru
perubahan fasilitas
Identifikasi prosedur Unit Rekam Medis
■ Prosedur pendaftaran pasien rawat jalan
■ Prosedur pendaftaran pasien rawat inap
■ Prosedur pendaftaran pasien IGD
■ Prosedur pasien keluar
■ Prosedur pasien pulang paksa
■ Prosedur penomoran dokumen rekam medis
■ Prosedur pengambilan berkas rekam medis
■ Prosedur peminjaman dokumen rekam medis
■ Prosedur pengiriman berkas rekam medis
■ Prosedur pengembalian berkas rekam medis
■ Prosedur pengisian dokumen rekam medis
■ Prosedur pembuatan visum et repertum
■ Prosedur pelayanan asuransi
PROGRAM KERJA
Pengertian
■ Rencana berskala besar dan terperinci untuk tujuan tertentu (Collins
Cobuild English Language Dictionary)
■ Rencana baku tentang rangkaian kegiatan, daftar tugas dan lain lain
(Longman)
■ Merupakan problem solving termasuk pengumpulan data,
memprosesnya dan presentasi hasilnya (American Heritage
Dictionary)
■ Penjabaran terperinci tentang strategi dan langkah yang digunakan
untuk mencapai tujuan lembaga (Kemenristekdikti)
■ RENCANA KEGIATAN YANG AKAN DILAKSANAKAN YANG DISUSUN
SECARA RINCI YANG DIGUNAKAN UNTUK MENCAPAI TUJUAN
LEMBAGA
Tujuan penyusunan program kerja
Panduan dalam melaksanakan kegiatan unit kerja

Adanya kejelasan langkah-langkah dalam

melaksanakan tugas

Adanya kejelasan siapa yg melaksanakan kegiatan

dan bagaimana

Adanya kejelasan sasaran, tujuan, dan waktu

pelaksanaan
Sistematika Program (minimal)
■ Pendahuluan
■ Latar belakang
■ Tujuan umum dan khusus
■ Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
■ Cara melaksanakan kegiatan
■ Sasaran
■ Jadwal pelaksanaan
■ Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
■ Pencatatan, pelaporan, dan evaluasi kegiatan
 Pendahuluan • Hal-hal bersifat umum yang terkait program

• Justifikasi/alasan mengapa program

Latar belakang disusun
• Dilengkapi data-data

Tujuan umum • Tujuan program secara rinci

dan khusus

Kegiatan pokok
• Langkah-langkah kegiatan yg harus
dan rincian dilakukan berkaitan tujuan
kegiatan
 Cara
• Metode dalam melaksanakan kegiatan
melaksanakan (rapat, membentuk tim, audit, dll)
kegiatan

• Target per tahun yg spesifik dan terukur

Sasaran • Unsur “SMART”

Jadwal • Perencanaan waktu melaksanakan langkah-

pelaksanaan langkah
tugas • Dibuat time table

Evaluasi • Evaluasi dari jadwal kegiatan

pelaksanaan • Kapan waktu evaluasi dan pelaporan
 Spesific •Sasaran menggambarkan hasil spesifik bukan cara
pencapaiannya

Measurable •Sasaran harus terukur

•Dapat dipastikan kapan dan apa pencapaiannya

Agressive •Sasaran harus menantang dg target yg layak

Result •Hasil yg ingin dicapai dan spesifik

Time •Dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek