UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

FACULTAD DE INGENIERÍA Y SISTEMAS

PLANEACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN EFECTIVA

 OBJETIVOS
Al finalizar la semana los estudiantes serán capaces de:

GENERAL:
Conocer cómo planificar una presentación
efectiva.
ESPECÍFICOS:
Conocer los elementos de una buena
presentación.
Conocer las normas requeridas para
crear una presentación.
Aplicar las normas para crear
presentaciones efectivas.
 INTRODUCCIÓN

Todos los profesionales, en algún momento del

ejercicio profesional, debemos realizar
presentaciones de temas de nuestra especialidad;
el punto es, cómo hacerlo y quedar bien ante la
audiencia.
 ¿QUÉ ES UNA PRESENTACIÓN?

En términos generales, una presentación es un acto

visual y oral cuyo fin es comunicar, con el
propósito de proporcionar información, ayudar a
comprender, conseguir un acuerdo y/o motivar a las
personas para que lleven a cabo algún tipo de
actuación.
El Propósito de toda presentación es
comunicar ideas, dichas ideas son a grandes
rasgos de tres tipos:

Motivación

Información

Inspiración
Motivación: Motivar a la audiencia a realizar algo, como
votar por un determinado candidato, comprar un producto,
etc.

Información: Nuestro objetivo o intención es transmitir

algún conocimiento a la audiencia. Por ejemplo: Dar a
conocer un programa informático o un informe financiero.

Inspiración: Nuestro objetivo es que la audiencia crea en

algo, como una filosofía, las bondades de un nuevo
producto, etc.
 ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIÓN

Existen tres elementos para una buena presentación:

el contenido, el diseño y la exposición.

Para hacer que la presentación sea brillante debe

producirse una sinergia de esos tres elementos.
Cada uno de ellos tiene el mismo peso y la misma
importancia. Su presentación no será sobresaliente a
no ser que se haya ocupado convenientemente de
esos tres elementos.
 EL CONTENIDO

Una vez que sepa de qué va a tratar su

presentación, por qué va a hacer la
presentación y a quién va dirigida, es hora de
hacer algunas indagaciones.

Empiece a hacer su investigación lo más pronto

posible. Tómese tiempo para recopilar cualquier
contenido que necesite con el fin de preparar
adecuadamente su presentación.
•Tenga en cuenta a la
audiencia.

Conocer a la audiencia
también le ayudará a
clasificar la información en
necesaria y conveniente.
Asegúrese siempre de que
conoce a su público antes
de clasificar la información.
•Elaborar un borrador de
la investigación.

Una vez que haya

completado su
investigación, el siguiente
paso es organizarla en un
borrador. El borrador no es
más que una ordenación
lógica de una serie de
pasos.
 EL DISEÑO

Ahora que ya ha organizado su contenido y tiene un

borrador, es hora de convertirlo en una presentación.

El diseño es la arquitectura de las diapositivas y de

los elementos de apoyo gráfico.

Reduzca su borrador a los puntos esenciales que su

audiencia necesita conocer para alcanzar su objetivo.
Desarrolle su punto mientras habla y no presente
toda la información en la diapositiva.
 ¿QUÉ MEDIO UTILIZAR?

Las presentaciones pueden realizarse utilizando

muchos medios diferentes. Algunos de los medios
posibles para nuestras presentaciones son los
siguientes:

• Diagramas
• Presentaciones en pantalla
• Transparencias
• Películas o cintas de video
 UTILIZACIÓN DE DIAGRAMAS

Los diagramas son hojas de papel independientes

unidas por un margen, en la que cada una de
ellas contiene un paso de la presentación.
Cuando avanzamos en la presentación, vamos
pasando las hojas de una en una.

Al igual que con cualquier otro tipo de medio de

presentación, los diagramas permiten que la
audiencia nos escuche y vea todo lo que
queremos comunicarle.
 PRESENTACIONES EN PANTALLA

Las presentaciones en pantalla que son relativamente

nuevas constan de una serie de imágenes presentadas en la
pantalla de la computadora.

Para un pequeño grupo de personas, aproximadamente

cinco o seis una presentación en pantalla tiene muchas
ventajas.

Las presentaciones en pantalla son extremadamente

flexibles, ya que pueden realizar cambios en la presentación
en los últimos minutos antes de mostrarla.

Todo el equipo que necesita para dar una presentación es su

computadora y el monitor.
 PREPARACIÓN DE TRANSPARENCIAS

Las transparencias son fáciles de preparar y

pueden ser efectivas, con tal de que se utilicen
correctamente.

Cuando preparemos transparencias tengamos en

cuenta que éstas deben ser fáciles de ver desde la
última fila del auditorio.
PRODUCCIÓN DE PELÍCULAS O CINTAS DE VIDEO

Las películas y cintas de vídeo representan un

medio de presentación sofisticado ya que permiten
movimiento; pero a la vez es más caro.

Mientras que una presentación de diapositivas se

puede crear en unos cuantos días y a un coste de
unos cientos de dólares, una presentación en
película o en cinta de vídeo cuesta varios miles de
dólares por minutos de proyección.
NORMAS IMPORTANTES PARA CREAR PRESENTACIONES

Los usuarios de un software de presentación tal

como PowerPoint se sienten tentados a veces a
poner de manifiesto la versatilidad de su hardware y
software y de sus habilidades en su uso, en lugar de
concentrar su atención en el mensaje que desean
relatar. Procure comunicar sus ideas, no poner de
manifiesto sus habilidades.

A continuación se muestran algunas normas

importantes a seguir cuando cree una presentación:
 MOSTRAR UNA NUEVA IDEA EN CADA DIAPOSITIVA

Limitemos la cantidad de información en cada

diapositiva. Idealmente, sólo deberíamos colocar
en cada diapositiva un elemento de información.

No debemos presentar una lista completa de

palabras clave. Si lo hacemos, mientras estemos
hablando sobre el primer punto, nuestros oyentes
estarán leyendo la lista y tendrán curiosidad por
saber lo que vamos a decir en los otros puntos.
 AJUSTE A LA REGAL DEL 8 x 8

La regla del 8 x 8 nos ayuda a no abrumar a

nuestra audiencia con demasiada información y
debería asegurar que todos los miembros de su
público puedan ver y leer el texto.

La regla consiste en no tener más de ocho líneas

de texto por diapositiva y no más de ocho
palabras por línea.

Es posible ajustar un poco esta regla,

dependiendo de la fuente que utilice.
 TENER EL NÚMERO CORRECTO DE DIAPOSITIVA

Si le han asignado cierta cantidad de tiempo para

su presentación, debe empezar por el final.
Independientemente de cuánta información tenga
en su borrador, usted puede presentar sólo la
información que se ajuste al tiempo que disponga.
REDUCIR EL NÚMERO DE PALABRAS Y ESTABLECER UN TAMAÑO DE
LETRA GRANDE

Reduciendo el número de palabras, podemos

asegurar que nuestro texto sea fácil de leer.
Miremos la pantalla desde la última fila de la sala
en donde realizaremos la presentación.
REALIZAR UNA COMPOSICIÓN GRAFICA CONSISTENTE

Seleccionemos un esquema de color y un

diseño básico y mantengámoslo inalterable
durante toda la presentación.
No tenemos por que impresionar a nuestra
audiencia con todos los colores y diseños
que podemos realizar.

¡Impresionémosla con nuestro mensaje!

MOSTRAR GRÁFICAMENTE LOS DATOS NUMÉRICOS.

Si nuestra presentación contiene una

información financiera o cualquier otra que
implique números, utilicemos gráficos y
diagramas siempre que sea posible.

Un buen diseño gráfico o un diagrama puede

transmitir el mensaje instantáneamente,
mientras que las tablas de números son
difíciles de leer e interpretar.
NO ABUSAR DEL LOGOTIPO DE LA EMPRESA

Generalmente cuando estamos hablando

no estamos repitiendo constantemente
nuestro nombre en cada frase.

De forma similar, no es necesario

visualizar el nombre de nuestra empresa
en cada una de las diapositivas.
UTILIZAR TANTAS IMÁGENES O DIBUJOS COMO SEA
POSIBLE

Nuestra audiencia encontrará que la presentación es

más interesante e informativa si ilustramos los datos.

HACER COINCIDIR LA IMAGEN CON NUESTRAS

PALABRAS
La imagen de la pantalla debería siempre
complementar nuestras palabras, al igual que nuestras
palabras deberían complementarse con la imagen.
 ELIMINAR DISTRACCIONES

• Use transiciones naturales

• La presentación debe tener el mínimo posible de

sonidos y animaciones

• No utilice colores brillantes, sobre todo colores

primarios
 LA EXPOSICIÓN

Ha hecho todo lo necesario para preparar adecuadamente su

presentación. Ha investigado, ha elaborado unas diapositivas
excelentes, ahora va a exponer toda su información; aquí es
donde todo se ensambla.

La exposición es la explicación y desarrollo de un tema con el

propósito de informar rigurosa y objetivamente sobre él.

Es una importante forma de comunicar y de transmitir

información.
 Los siguientes consejos te ayudarán a preparar
una buena exposición/ponencia:

1- Prepara la intervención
Esto es elemental, no se
puede hablar sobre un
tema si no se sabe nada.
Lo primero que debes tener
en cuenta es de qué vas
hablar, y si tienes o no
conocimientos.
2- Elabora un guión.
Puede servirte el
guión de tu trabajo, con
algunas anotaciones
sobre detalles que no
debes olvidar.
3- Ensaya en voz alta.
Ensaya frente a un
espejo, o pide a algún
amigo o familiar que haga
de público.
4- Habla despacio.
No te aceleres y haz pausas
durante la intervención. Ayudarás
al público a “digerir” la
información, y a ti te servirá para
centrarte y tranquilizarte.
5- Utiliza los gestos
adecuadamente.
Esto es elemental, no se piensa
que sólo estás comunicando con la
voz; es muy importante que mires al
público, y no siempre al mismo sitio.
RECUERDA:
 Preparar un borrador.
 A partir de éste se definen
los títulos de las otras
diapositivas.
 El texto de cada diapositiva
se debe limitar a unas
cuantas frases.
 Debe recordar además,
hacer comentarios
adicionales.
 No deben incluirse párrafos
en las diapositivas.
 No olvide simplificar
 Cuidado con la redacción y
ortografía
 Ensaye su actuación para
adquirir esa experiencia.
 Preséntese erguido .
 Use ropa con la que sabe
que se ve bien.
 Nunca, se pase del tiempo
asignado.
 Familiarícese con el equipo,  Comunicarse con seguridad
sus capacidades, sus y transmitir sus
requerimientos antes de conocimientos con
hacer su presentación. sinceridad.

 Creen empatía, generen

preguntas o construyan una  Establece contacto visual
relación con la audiencia con cada miembro del
grupo en diferentes
 Los primeros minutos sirven momentos de la
para establecer un contexto presentación.

 Los minutos finales sirven

para unir todas las piezas y  Evitar que el estudiante lea
enfatizar los puntos más las diapositivas.
importantes