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Agente Comercial

Documentos
Tipos de documentos
• Los documentos se suelen clasificar en función
de:
– Por una parte, según los que se requieran en el
país de origen o de destino
– Por otra, según la función que los mismos
cumplan. Se encuentran así:
• Documentos comerciales
• Documentos para el transporte
• Documentos administrativos
Documentos comerciales
• Los más importantes son los diversos tipos de
factura.
Factura pro-forma
• Es un documento de carácter provisional que emite el vendedor en el
que se informa de las condiciones en las que se realizará la venta.
• La factura pro-forma generalmente permite al comprador iniciar las
operaciones tendentes a conseguir la documentación administrativa
que pueda requerirse y a iniciar las operaciones de pago.
• Físicamente, la factura pro-forma es idéntica a la factura comercial
(mismo soporte papel) con la diferencia de que se indica esa
condición de pro-forma.
• En buen número de casos, se considera la factura pro-forma como
una proposición del vendedor. Si el comprador la confirma se
convierte en un pedido en firme.
Factura comercial
• Es un documento clave de la operación comercial.
• Se caracteriza porque es prácticamente un resumen de la operación.
• De acuerdo con el modelo que haya elegido el vendedor, se
especifican en ella aspectos tan importantes como la cantidad, la
calidad, las condiciones de entrega, o la forma de pago convenida,
además de identificar a comprador y vendedor.
• En buen número de operaciones puede ser considerada el contrato
de venta. En correspondencia también se la considera forma de
cobro.
– En consecuencia, debe ir firmada.
• También la factura cumple una función administrativa por ser
requerida por las aduanas para el despacho de la mercancía.
Factura consular
• En algunos casos la operación de compraventa
da origen a un documento, que contiene las
informaciones antes citadas y que es emitido
por el consulado del país del comprador en el
país del vendedor.
• Con ella se quiere generalizar en buena
medida la veracidad de la operación
Certificaciones de origen
• En buen número de casos se suele solicitar una
certificación, normalmente expedida por las
Cámaras de Comercio, acreditativa del origen
de las mercancías exportadas.
• En el comercio internacional, dada la
existencia de diversos regímenes de
preferencias arancelarias (esto es, de distintos
aranceles según el origen de las mercancías)
resulta necesario demostrar ese origen.
Lista de contenido
• (Packing List)
• Es un documento emitido por el exportador
en el que se expresa el contenido de cada uno
de los bultos que forman la expedición
comercial.
• Se señalan en ella peso, número de unidades,
etc.
 
Documentos para el transporte
• En el comercio internacional, como se deduce de su definición, las
mercancías pasan de un país de origen a un país de destino que puede
estar situado a miles de kilómetros. Adquieren así una gran importancia
todos los aspectos relacionados con las operaciones logísticas y de
transporte. En la práctica, la documentación relacionada con el
transporte tiene una gran importancia por las siguientes razones:
• a) Son prueba de la recepción de las mercancías por parte del
transportista (técnicamente conocido como porteador) quien ha de
entregarlas al propietario legítimo.
• b) Son la prueba de la existencia de un contrato de transporte. c)
Lógicamente permiten la retirada de las mercancías a quien tenga el
título que lo autoriza. d) Además, permite un uso como título de
crédito.
• Aunque los términos que se recogen a
continuación son distintos pues están
asociados a los diversos medios de transporte
sustancialmente su contenido relativo a las
características de la mercancía, identificación
de los usuarios, etc. es similar.
• Así, los documentos básicos son:
• En transporte marítimo, el conocimiento de embarque
(Bill of Lading)
• En transporte terrestre por carretera, la carta de porte
CMR
• En transporte terrestre por ferrocarril, la carta de porte
CIM
• En transporte aéreo, el conocimiento aéreo (Airway Bill)
• En transporte multimodal, el conocimiento de embarque
FIATA (FIATA Bill of Lading)
• Una serie de convenciones recogen los
derechos y obligaciones de las partes que
intervienen en la operación. Conviene señalar
la conveniencia de distinguir entre documentos
“limpios” que indican que la mercancía ha sido
recibida por el transportista en “perfecto orden
y condición aparente” y documentos “sucios”
en los que se expresa los tipos de defectos o
reservas (roturas, mojaduras, etc.).
• Además de los documentos básicos pueden señalarse otros.
• En el transporte marítimo:
• El recibo de a bordo es un recibo provisional que indica que el
cargador ha efectuado el embarque de las mercancías.
• • La lista de embarque que recoge el contenido y número de
bultos de la expedición. En todos:
• El aviso de expedición, documento de información al
destinatario.
• El certificado de depósito por el que se confiere la titularidad
sobre las mercancías almacenadas.
•  
• Unido al transporte de mercancías suele asociarse el
seguro de transporte.
• Se suele distinguir al respecto:
• Pólizas individuales, que cubren los riesgos que se
especifican en las mismas que pueda sufrir una
mercancía determinada en una expedición concreta.
• Pólizas globales, en las que se cubren varias operaciones
durante un cierto período de tiempo. En este caso, un
certificado de seguro se emplea como demostrativo de
la existencia de la póliza para cada expedición concreta.
Documentos administrativos
• Las formas en que las autoridades
administrativas de los distintos países actúan
sobre el comercio exterior son muy variadas
• Podemos agruparlas en intervenciones que se
plasman en documentos aduaneros y no
aduaneros, aunque muchas veces son
solicitados por las aduanas.
Licencias de importación y exportación

• Según países y mercancías resulta precisa la


obtención de un documento en el órgano
administrativo correspondiente que permita la
operación.
• En la mayoría de los casos, en los Ministerios
de Comercio, pero no siempre ocurre así.
Certificaciones de sanidad

• Exigido por regulaciones sanitarias de la


práctica totalidad de países para el comercio
de diversas mercancías relacionadas no sólo
con la salud humana sino también con los
efectos del comercio exterior sobre plantas y
animales.
Certificaciones de calidad
• De análisis, de cumplimiento de normas
técnicas, etc.
• Igualmente, muchos países exigen para
diversos productos el cumplimiento de
requerimientos en los órdenes indicados que
habrá de ser acreditado por los organismos
competentes.
Otras certificaciones
• La existencia de requisitos especiales en
muchos países para permitir las operaciones
de importación y exportación es amplísima.
• Como ejemplo, el cumplimiento del Convenio
de Protección de las Especies en Peligro de
Extinción o la demostración de inexistencia de
un producto nacional exigen la obtención de
documentos.
• No obstante, debe señalarse que lógicamente estos
documentos están relacionados con un número
relativamente limitado de operaciones.
• La gran mayoría de las operaciones de países de la U.E.
son intracomunitarias y una de las características del
mercado interior es la eliminación de estos requisitos que
sólo se encuentran en países que inician su desarrollo.
• También ha de indicarse la existencia en las aduanas del
DUA (documento unificado de audanas) que ha de ser
presentado para el despacho de las mercancías.
Otros documentos
• Una serie de operaciones específicas de comercio exterior han dado
también origen a la necesidad de documentos específicos. Así
encontramos:
– Cuadernos ATA.
• utilizados para permitir la exhibición de muestras con valor comercial durante
viajes, ferias o material publicitario.
• Permiten la importación y la exportación temporal sin pago de derechos aduaneros.
– Carnés TIR.
• permiten el tránsito de mercancías entre un país de origen y otro de destino por
carretera a través de los países intermedios sin ser sometidas a revisiones en las
aduanas de estos últimos.
– Carnés TIF.
• realizan la misma función en el tránsito ferroviario.
• En uno y otro caso la mercancía se transporta en medios (camiones o
contenedores) herméticos y con precintos.
Preguntas frecuentes
• ¿Qué consejo operativo puede darse para las
operaciones que se realizan con terceros
países en cuanto a la documentación
requerida?
Respuesta
Conviene distinguir si se trata de una
operación sobre la que existen precedentes, o
si no es este el caso es decir si se trata de una
primera operación, conviene realizar una
consulta previa, bien a los servicios de
información de las Oficinas Comerciales de
España, bien a las Cámaras de Comercio.
• ¿Existe un modelo único de facturas
comerciales y pro-forma?
• No, aunque haya que indicar que la existencia
de programas informáticos ha introducido una
cierta tendencia a la uniformidad.
• Lo que sí ha de resaltarse es que todos los
modelos suelen coincidir en presentar una
serie de conceptos iguales respecto a los
intervinientes en la operación, las
descripciones de las mercancías, etc.
• ¿Para qué sirve una factura pro-forma?
Respuesta
• Normalmente cumple tres objetivos distintos.
– En primer lugar, uno de orden informativo al
comprador. La aceptación de una factura de este
tipo supone la formalización de la operación.
– En segundo lugar, en buen número de países
permite al comprador solicitar los documentos
administrativos que se requieran (licencias, etc.).
– Y, por último, permite iniciar las operaciones de
pago, especialmente en el caso de los créditos
documentarios.
• ¿Cuáles son los documentos que deben
asociarse a la entrega de la mercancía al
transportista?
Respuesta
En general se aconseja hacer entrega al mismo
de todos los documentos requeridos para
poder despachar la mercancía en la aduana
(generalmente, factura, certificaciones,
licencias si se requieren).
En contrapartida, se ha de solicitar como
mínimo un certificado o recibo de entrega de
la mercancía.
• ¿Por qué se habla en transporte de
documentos “limpios” y “sucios”?
Respuesta
• Para evitar los riesgos y los gastos asociados a
unos daños al transporte, el transportista se
puede cubrir indicando que las mercancías
que recepciona no están en perfecto estado
(sólo si lo están emitiría documentos limpios).

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