You are on page 1of 39

CONTRO

LLING

Group 4
Controlling is the fifth step in the management process. It is a 
management process to aim at achieving defined goals within an 
established timetable, and comprises of three components which are 
setting standards, measuring actual performance, and taking corrective 
action.

– DEFINITION OF CONTROL
– Control is a fundamental managerial function.it is the process of 
regulating organizational activities so that actual performance conforms 
to expected organizational standards and goals and ensures that 
necessary corrective action is taken. Different concepts of control first 
concept control is an executive function.in the second concept it is 
intimately connected with planning. Third concept it is process which 
guides activity towards some pre­determined goals.in managerial 
terminology, control is ensuring work accomplishment according to plans. 
It is a process of ensuring that activities are producing desired results.
Controlling ensures that there is effective and 
efficient utilization of organizational resources so as 
to achieve the planned goals.

– SOME IMPORTANT DEFINITIONS OF CONTROL ARE AS FOLLOW:
– *In the words of Dalton E.McFarland, ”control, in its managerial sense, 
can be defined as the presence in a business of that force which guise to a 
pre­determined objective by means of pre­determined policies and 
decisions.”
– *For Koontz and O’Donnell, “controlling is the measuring and correcting 
the activities of subordinates to ensure that events conform to plans.”
– *E.F.L Brech says, “control is the process of checking actual performance 
against the agreed standards or plans with a view to ensuring adequate 
progress and satisfactory performance.”
– *Teo Haimann says,”control is the process of checking to determine 
whether or not plans are being adhered to, whether or not proper 
progress is being made towards the objectives and goals and acting. It 
is necessary to correct any deviation.”
– * According to Henry Fayol, “control consists in verifying whether 
everything  occurs in conformity with the plans adopted, the 
instructions issued and principles established. It has foer object to 
point out  weaknesses and errors in order to rectify them and prevent 
recurrence.” 
CHARACTERISTICS OF CONTROL 
is a basic managerial function of every manager 
and the responsibility of line authority.
 
– 1 Continuing  And Never Ending Activity – control is a 
continuing and never ending activity.
– 2 Exercise At All Levels – control is an exercise at all levels of 
management.
– 3 Forward Looking – control is a forward looking activity and not a 
past activity.
– 4 Dynamic Process – control is  a dynamic process.
– 5 Corrective Action – the purpose of control is achieved only when 
corrective action is taken on the basis of feedback information.
– 6 Control is people oriented – control is attained through people 
– 7 Controlling is related with planning 
SCOPES OF MANAGERIAL CONTROL
The scopes of managerial control are very wide. A well­designed plan of 
managerial control includes all management activities. According to 
Holden, Fish and Smith, the main scopes of control are as follows:

– 1. Control over policies 
– 2. Control over organization 
– 4. Control over wages and salaries
– 5. Control over costs
– 6. Control over methods
– 7. Control over capital expenditure
– 8. Control over production
– 9. Control over research and development 
– 10. Control over external relations
– 11. Overall control
PROCESS OF CONTROLLING

Managerial control system involves four steps, first of all, 
the manager establishes the students of performance to 
ensure that performance is in accordance with the plans. 
After this under the second step, the manager will measure 
the performance, and under the third step he will compare it 
with predetermined standards.
1. Establishment of standards – standards are the plans or the 
targets which have to achieved in the course of business function. They 
can also be called as the criterions for judging the performance. 
a. Measurable or tangible – those standards which can be measured 
and expressed are called as measurable standards.
b. Non­measurable or intangible – there are standards which cannot 
be measured monetarily. 
2. Measurement Of Performance – The Second Major Step In 
Controlling Is To Measure The Performance. Finding Out Deviations 
Becomes Easy Through Measuring The Actual Performance.
A. Attitude Of The Workers,
B. Their Morale To Work,
C. The Development In The Attitudes Regarding The Physical 
Environment, And
D. Their Communication With Superiors.
3. Comparison Of Actual And Standard Performance – 
Comparison Of Actual Performance With The Planned Targets Is Very 
Important. Deviation Can Be Defined As The Gap Between Actual 
Performance And The Planned Targets.
A. Erroneous Planning 
B. Co­ordination Loosens,
4. Taking remedial actions­ one the causes and extent of deviations 
are know, the manager has to detect those errors and take remedial 
measures for it.
a. Taking corrective measures for deviations which have occurred; and 
b. After taking the corrective measures, if the actual performance is not 
in conformity with plans, the manager can revise the targets.
THE LINK BETWEEN PLANNING AND 
CONTROLLING

– Planning and controlling are two separate functions of management, 
yet they are closely related. The  scopes of activities if both are 
overlapping to each other. Without the basis of planning, controlling 
activities becomes baseless and without controlling, planning becomes 
a meaningless exercise. According to Billy Goetz, relationship 
between the two can be summarized in the following points 
1. Planning precedes controlling and controlling succeeds 
planning.
2. Planning and controlling are inseparable functions of 
management.
3. Activities are put on rails by planning and they are kept at 
right place through controlling. 
4. The process of planning and controlling works on systems 
approach which is as follows :
           Planning  Results  Corrective Action 
5. Planning and controlling are integral parts of an organization 
as both are important for smooth running of an enterprise.
6. Planning and controlling reinforce each other. Each drives 
the other function of management.
TYPES OF CONTROL
is a process that directs the activities of individuals toward the 
achievement of organizational goals.
­Controls operate in three modes in relation to time: feed 
forward, concurrent, and feedback.

1. Feedforward Control –Feedforward control focuses on the 
regulation of inputs (human, material, and financial resources that flow 
into the organization). 
– Feedforward controls are advantageous because they let management 
to avoid problems rather than having to treat them later. 
– Feedforward control also is occasionally called preliminary control, 
pre­control, preventive control, or steering control.
2.  Concurrent Control­Concurrent control takes place while an 
activity is in progress.
– It is designed to ensure that employee work activities produce the 
correct results.
– Concurrent control sometimes is called or sometime yes­no control.
3. Feedback Control­focuses on the outputs of organization after 
transformation complete. 
– Sometimes called post action or output control, fulfills number of 
important functions.
– Sometimes, feedback is the only viable type of control variable.
– Feedback has two advantages. First, feedback provides managers 
with meaningful information on how effective its planning effort was. 
Second, feedback control can enhance employees’ motivation.
CONTROL STRATEGIES AND TECHNIQUES
According to William Outchi there are three strategies that could be 
utilized to accomplish control in the organization. Thy are the following:

1. Bureaucratic control­It is a top­down control in which managers 
try to use influence employee behavior by rewarding or punishing 
employees for compliance or noncompliance.
2. Market control­ This is based on the use of mechanisms control 
activities in organizations as though they were economic transactions.
3. Clan control­ This is based on the idea that employees may share 
the values, expectations and goals of the organization and take action 
based on them
Ten (10) Traditional  Techniques of 
Controlling

1. Direct supervision and observation
2. Financial Statements
3. Budgetary Control
4. Break Even Analysis
5. Return on Investment (ROI)
6. Management by Objectives (MBO) 
a) Objectives for individuals are jointly fixed by the superior 
and the subordinate.
b) Periodic evaluation and regular feedback to evaluate 
individual performance
c) Achievement of objectives brings rewards to individuals.
7. Management Audit
8. Management Information System (MIS)
9. PERT and CPM Techniques­ Program Evaluation and 
Review Technique (PERT) and Critical Path Method (CPM)
10. Self control­ A person is given a freedom
MANAGEMENT CONTROL SYSTEM 

– Management control are methods to collect information that will later 
guide and direct the behavior of the corporate
– The goal is to set a uniform standard that is easy to identify and 
hopefully easy to follow to ensure common results across a company 
– Usually intended to add this bit of stability and predictability to a 
range of different process. 
Accounting methods 

Financial accounting­ generally focuses on internal issues 
such as reporting sales cost.
­ focuses on a company's internal accounting issues 
concerned with the payroll and human resource issues that 
impact employees within the company, including how much 
is being paid in salaries and bonuses. It may also manage 
employee costs and reimbursement for things like travel and 
related expenses. 
Managerial accounting – may focus on broader things 
like determining product cost.  
– Managerial accounting is typically responsible for 
providing management with information on controlling 
costs and improving the production process. Managerial 
accountant may also provide cost information on new 
products, make pricing decisions, and monitor actual and 
spending. 
Incentives Program 
 
– Many of the most direct employee benefits and incentives are 
financial, often in the form of raises and salary bonuses, but not all 
are. 
Directors often are in­charge for coordinating activities with human 
resources to generate employee incentives for work well done and to 
hire upper­level managers. When they're forced by set guidelines and 
best practices, directors can better examine production progress, offer 
suitable job assignments, and more effectively commune with all 
company employees. 
– Executives can also be more positive that everyone in all divisions is 
using approximately similar standards, which preferably should lead 
to unity between departments and employees no matter their area of 
proficiency. 
Performance Evaluation and Employee 
Monitoring

 
– Complete and accurate performance evaluations may be one of the 
most important methods of determining an employee’s strengths and 
retaining the most competitive and efficient employees. Management 
control systems allow for flexibility and outside factors to affect the 
evaluation process. 
– For example, if external explanatory circumstances negatively affect 
sales or productivity, an evaluation may account for this factor and 
include it as part of the evaluation process.
MANAGEMENT CONTROL IN FINANCE 
AND MARKETING

– Finance reveals the health conditions of any business, while 
marketing discloses the result of the marketing efforts applied 
towards customer satisfaction, pricing and delivery of goods and 
services.
Finance Control

– Several approaches commonly used in business to control financial 
performance. 
– Cash flow analysis calculates how changes in a business will 
influence its capacity to receive more cash that it disburses.
–  Balance sheets offer a picture of the financial position of the 
company at a specific time. 
– Profit and loss statements explain what has happened to an 
organization’s income, expenses and net profit (income minus 
expenses) over a period of time. 
– Financial ratios are normally used to check the overall performance 
of a company in terms of liquidity, efficacy and profitability over time 
in comparison with other business in the same industry. 
– Budgets are used to forecast costs and revenues, prioritize and control 
expenses, and make certain that expenses do not go beyond funds on 
hand and revenues.
Cash Flow Statement
A cash­flow statements can be a very useful tool in making certain the business 
is solvent for the periods planned. Cash flow is the amount of net cash generated 
By an investment or a business during a specific period. 
The following are cash flow statement essentials:

 
– 1 Operating activities make up the day­to­day business, like selling 
products, purchasing inventory, paying wages, and paying operating 
expenses.
– 2 investing activities include buying and selling assets like property 
and equipment, lending money to others and collecting the principal 
and buying/selling investment securities.
– 3 Financing activities include borrowing from creditors and repaying 
loans, issuing and repurchasing stock, and colleting money from 
owners/inventors, and payments of cash dividends.
Balance Sheet

– The balance sheet shows the financial snapshot of a 
company at a given time. There are three elements that 
are presented in an itemized manner in the balance sheet 
which are assets, liabilities and owner’s equity is the 
amount accruing to the company’s owners.
Assets + liabilities= owner’s equity 
Profit and Loss Statement

– The income and expenses of a company’s operations are 
detailed in the profit and loss statement. The net income 
is the standard for measuring income of the company. 
Managers can also identify trouble areas and corrent 
them with the aid of the profit and loss statement.
Financial Ratios

– The overall performance of a company be checked using 
key financial ratios. Ratios assist pointing to possible 
strengths and weaknesses in a company’s operations. 
Selected items on the profit and loss statement and the 
balance sheets are the sources of key ratios. The most 
common ratios, leverage ratios, activity ratios and profit 
ratios
Marketing Controls
are a set of procedures used to keep an eye on the success of 
marketing activates set fourth in a company’s marketing 
plan.
– 1 Customer satisfaction is the ability a product or service to please a 
customer.
– 2 Pricing refers to charging a reasonable price, providing value for the 
price.
– 3 Delivery means getting the word out to possible customers via 
advertising and promotion and having the product obtainable at the 
right time, in the right place, and in the right quantity
Marketing Control Techniques
is used by business to check and assess their existing marketing 
strategies to identify necessary changes and lay down guidelines for the 
future to attain marketing and business goals.

– 1 Competitor Analysis­ the owner of the business necessitates 
knowing how his products, services and marketing strategy compare 
to local, regional, competitor analysis consists of checking out the new 
products or services offered by rivals
– 2 Customer Analysis­ An analysis entails obtaining data about 
customers during or after check out and then tabulating this 
information in a spreadsheet for comparison
– 3 Testing Research­ Once a target customer base is identified, a firm 
can establish the likely success of a new product or service, the 
marketing methods considered necessary to promote and sell it and 
the financial result of a planned marketing strategy through 
prerelease group testing
– 4 Customer feedback­ Customer feedback is a marketing control 
technique comparable to testing research, but as an alternative of 
obtaining ideas into future products and services, many organization 
may appraise customers’ opinion of existing products or services and 
the marketing methods currently use.
–  Customer feedback may engage inviting customers to complete a 
survey, recommend opinions through a suggestion box or respond to 
specific questions in­person or over the phone after they’ve purchased 
a product or service.
– 5 Cost Analysis­ Business make use of cost analysis to generate a 
whole picture of the cost of existing marketing strategies to lessen 
costs. Discard products and marketing strageties that are’t woking 
and construct a new budget to employ moving forward
MEMBERS 
Almira Josefina Diaz 
Nathaniel Alcosaba 
Tweenky Tamundong 
Kenneth Idago 
ML Gregorio 
Maureen Garcia
Princess Garcia