PENULISAN PERMINTAAN PESAN-

PESAN RUTIN DAN POSITIF

Geraldy Nour Qodri (8335164658)

Hani Khoirunnisa (8335163702)
Raihan Noval Akbar (8335163816)

KELOMPOK : 10
S1 AKUNTANSI C 2016
 PESAN RUTIN
Pesan rutin adalah penyampaian pesan yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang
bersifat rutin, penting dan segera.
Pesan rutin sangat beragam seperti; pesanan
barang, memo, rekomendasi, permintaan informasi,
kredit, penawaran, pengaduan, undangan.
Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.
Pesan rutin sebaiknya disampaikan melalui
pendekatan langsung.
Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi
yang jelas dan menyesuaikan pendekatan dengan
situasi yang ada.

2
 STRATEGI PERMINTAAN PESAN-PESAN
RUTIN
Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang
normal satau lazim dalam kegiatan bisnis. Untuk menulis pesan-pesan
rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan
secara tegas apa yang diinginkan.
1. Pada bagian awal, gunakan pernyataan spesifik, sehingga mudah
dipahami oleh pembaca.
2. Pada bagian tengah, gunakan pernyataan yang dapat menarik
perhatian pembaca, gunakan juga pendekatan tanya-jawab (ask-
question approach)
3. Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi
dan tindakan khusus yang diinginkan untuk mendapat respons
pembaca
3
 STRATEGI PENULISAN PESAN-PESAN POSITIF

⬗ Dalam menyampaikan pesan bisnis yang positif melalui lisan maupun

tertulis, bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang
sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Bagian awal
penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan
tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Bagian pertengahan,
sampaikan penjelasan secara rinci (supporting idea). Bagian ini memiliki
porsi bahasan terbanyak dibandingkan dengan bagian awal dan akhir.
⬗ Bagian akhir pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang
baik atau pernyataan keramahan (close courtesy) dan pernyataan harapan
tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca.

4
Komponen penting dalam
penulisan pesan-pesan
positif.
a) Ide-ide Pokok yang
Jelas
b) Penjelasan Rinci
c) Penutup Surat

5
 PESAN POSITIF
Pesan positif adalah pesan-
pesan bisnis yang memberi-
kan kesan menyenangkan
kepada pihak lain, yang
meliputi goodnews dan
goodwill

Pengorganisasian permintaan
pesan rutin dan positif
menggunakan pendekatan
langsung (deduktif)
 GOOD NEWS
Pesan good news adalah surat yang
menginformasikan kabar baik atau berita
yang menyenangkan.

• Contoh good news tentang pekerjaan

->Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan
dikabulkan, Tunjangan hari raya (THR)

• Contoh good news tentang Produk

-> Pemberian diskon, Garansi, Persetujuan
kredit
 GOODWILL
Pesan dengan niat baik (goodwill) lebih menekankan pada upaya menjaga
hubungan personal atau kekeluargaan dengan para relasi, dan tidak
mempunyai tujuan bisnis langsung.

1. Ucapan selamat (congratulation). Ini biasanya diberikan atas keberhasilan

perusahaan atau individu.
2. Penghargaan (message of appreciation). Ini diberikan karena kemampuan
perusahaan atau individu mencapai prestasi kerja tertentu.
3. Ucapan dukacita (condolence). Ucapan dukacita ini dapat diberikan secara
lisan ataupun tertulis. Ini menunjukkan perhatian dan rasa simpati
perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah.
4. Ucapan terima kasih. Ini diberikan sebagai ungkapan rasa, karena telah
dibantu atau diuntungkan oleh seseorang atau lembaga

8
 PT MITRA PERKASA
Jl. Mayjen Haryono 163 Malang
UCAPAN SELAMAT
Dengan ini pimpinan dan karyawan PT Mitra Perkasa mengucapkan selamat
dan sukses atas dibukanya kantor cabang
Bank Mandiri
Cabang Kepanjen
Dengan dibukanya cabang yang baru tersebut kami mengharapkan
hubungan perbankan antara kami dengan bank mandiri bertanbah erat dan
lancar.
Malang, 10 Oktober 2013
Hormat kami
Ali Hanan SAB
Direktur 9
 MEMO
 Memo adalah surat dari seorang pejabat ditujukan
kepada pejabat lain dalam satu instansi atau
bawahannya yang isinya singkat tentang
pemberitahuan, saran, permintaan.
 Memo hanya berlaku untuk komunikasi secara
Internal dan biasanya ditulis dengan tangan di
lembar kertas dalam bentuk formulir tanpa nomor
dan cap instansi.
￮ Secara garis besar, bagian-bagian yang terdapat
dalam memo adalah:
￮ Kepala surat yang bisa memuat nama dan
alamat kantor, perkataan “memo”, “kepada”,
“dari”, “hal”, “tanggal”
￮ Badan surat,yang memuat pesan yang hendak
disampaikan
￮ Kaki surat, yang memuat tanda tangan, nama
terang. 10
our office

11
 Menulis Jawaban Positif
Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif
tersebut, dapat digunakan pendakatan langsung yang dimulai dengan pernyataan
yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau
penghargaan pada orang lain.

a. Surat Konfirmasi Pesanan

Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi
(confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan
produknya telah diterima. Pada umumnya, surat konfirmasi diperlukan apabila
terdapat pesanan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya,
apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nulai pesanannya relatif
kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi.

12
b. Menjawab Permintaan Informasi
Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat orang lain
terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh
bagaimana kesigapan Anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi
setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.
Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan untuk
mengambil beberapa tindakan harus dilakukan oleh tingkat manajer/pimpinan yang lebih
tinggi. Oleh karena itu, proses pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan segera karena
permasalahan birokratis. Meskipun proses pengambilan keputusan cenderung lamban,
permintaan informasi dari pelanggan atau pihak lain harus direspon secara cepat dan tepat.
1. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
2. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan

13
 Menangani Permintaan
Kredit Rutin

￮ Kredit pada dasarnya adalah bentu kepercayaan

yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank
maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai
kepentingan. Oleh karena itu kredit adalah sesuatu
hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat,
kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti
surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan
referensi kredit (credit reference).

14
a. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good
news kepada pihak lain. Dalam kaitannya dengan persetujuan
akad kredit dengan jumlah plafon tertentu, adakalanya dilibatkan
pihak notaris yang ada di suatu wilayah tertentu. Oleh karena itu
merupakan dokumen resmi, surat perjanjian persetujuan kredit
harus dicek benar-benar baik dari sisi penulisan kata, kalimat,
penggunaan tanda baca secara tepat, tingkat akurasi,
kelengkapan isi/subtansi pesan, maupun kejelasannya.

15
b. Memberikan Referensi Kredit
Di negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar
permohonan kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya
menggunakan program komputer secara online. Terminal komputer
dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang
mereka miliki. Sistem perbankan online memungkinkan kantor pusat
mudah melakukan monitor terhadap segala aktifitas yang ada pada
cabang-cabang mereka. Oleh karena itu, para nasabah juga
memperoleh kemudahan layanan yang berkaitan dengan penarikan
uang tunai atau memindahbukuan atau pembayaran secara online.

16
 Surat Rekomendasi dan
Pemberitahuan
Dalam surat rekomendasi umumnya
dijelaskan berbagai hal yang berkaitan
dengan masalah kemampuan, kedisiplinan,
kemandirian, dan sikap positif lainnya yang
dapat dipakai sebagai dukungan untuk
melanjutkan kariernya.
Surat rekomendasi merupakan salah bentuk informasi positif yang
berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa
karateristik, antara lain :
• Nama lengkap permohonan (untuk keperluan melanjutkan studi
atau mencari kerja).
• Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon.
• Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas
inisiatifnya sendiri.
• Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon.
• Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

18
 Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi
tentang diterimanya sebagai
pegawai baru atau keberhasilan
melamar suatu pekerjaan. Setiap
orang tentunya akan senang sekali
bila lamaran kerjanya
membuahkan hasil, dengan
diterimanya ia sebagai
pegawai/karyawan di suatu
organisasi (bisnis maupun
nonbisnis).
 KESIMPULAN
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat
dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling
efesien,efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan
komunikasi lisan. Kebanyakan pesan-pesan rutin, good
news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-
pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk
melakukan kegiatan bisnis setiap hari.

22
THANKYOU!

23
 SUMBER
Djoko Purwanto. Komunikasi Bisnis. 2011.
Bovee/Thill. Komunikasi Bisnis Edisi 8 Jilid 1. 2007.

24