Administrasi kontrak &

administrasi proyek konstruksi

Oleh:
EKO SUMARDIYANTO 120521403372
JOHANES GERRALDY P. 120521428953
 Administrasi kontrak
PENGANTAR
Administrasi Kontrak merupakan suatu istilah yang
menggambarkan penanganan kontrak secara komersial sejak
kontrak tersebut ditanda tangani sampai kontrak berakhir.

Penanganan secara komersial :

• Pengguna jasa memantau pemenuhan tugas penyedia
jasa
• Pengguna jasa memantau tugasnya sendiri
 Administrasi kontrak
Tugas-tugas tersebut antara lain :
• Pengajuan/Permintaan penyedia jasa, pembayaran
termyn.

Perubahan pekerjaan, klaim-klaim, pembayaran dini,

kelebihan membayar, unjuk kerja yang tidak memuaskan
dapat dicegah dengan melaksanakan Administrasi Kontrak
yang baik. (Gilbreath 1992)

Administrasi Kontrak (AK) adalah suatu bagian dari

Administrasi Proyek Konstruksi.
 Administrasi Kontrak

1. Administrasi kontrak
Merupakan suatu istilah yang menerangkan secara
komersial penanganan dari suatu kontrak sekali kontrak itu
diserahkan dan sampai kontrak itu berakhir secara resmi
(ditutup) atau mati karena cidera janji/ pemutusan dini.
2. Fungsi kembar administrasi kontrak
Pembentukan/ penyusunan dan pengadministrasian yang
biasa dibagi jadi dua kronologis yaitu:.
• Terlaksana sampai proyek dibentuk, dan
• berlanjut selama masa pelaksanaan berakhir.
3. kecukupan prosedur, Penekanan atas pengawasan kontrol
Administrasi.
Prosedur-prosedur yang mencukupi , pengawasan
administrasi yang dapat diselenggarakan dan personil
yang terlatih seharusnya lebih memungkinkan
pengguna jasa untuk mengawasi daripada bereaksi
terhadap resiko-resiko komersial dan tekanan-tekanan
selama pelaksanaan dari pekerjaan yang dilaksanakan.
4. Tahapan Administrasi kontrak
Bermula dengan penandatanganan kontrak,
berlanjut sepanjang masa pelaksanaan pekerjaan
dan berakhir dengan pengakhiran resmi dari
kontraktual.
5. Pengelolaan transaksi komersial
Pengelolaan transaksi-transaksi komersial yang
diperlukan untuk pemenuhan kontraktual. Dimulai
sejak kontrak ditandatangani dan berakhir dengan
penutupan atau pemutusan kontrak.
6. Tanggung jawab pengawasan pekerjaan sesuai kontrak
Administrasi kontrak termasuk tanggung jawab untuk
mengawasi pekerjaan dilaksanakan sesuai ketentuan-ketentuan
kontrak, menyiapkan dan memproses perubahan-perubahan tak
terelakkan yang akan dibuat, menyediakan penafsiran dari
bahasa kontrak dan menyetujui penagihan selama pekerjaan
dilaksanakan.
7. Pengelolaan hubungan usaha antar para pihak
Pengelolaan atau penanganan dari suatu hubungan kerja
antara para pihak yang berkontrak yang secara pemikiran
populer terbatas sebagai pekerjaan administrasi.
 Peran Administrasi Proyek
Konstruksi
Sangat penting : kemajuan fisik dilapangan harus diimbangi
dengan pengelolaan administrasi yang baik dan benar.

Pekerjaan-pekerjaan administrasi yang dimaksud secara

umum:
Persiapan jaminan-jaminan
Persiapan penutupan asuransi
Membuat laporan kemajuan
Korespondensi
 Peran Administrasi Proyek
Konstruksi
Pekerjaan administrasi selanjutnya:

Proses penagihan & pembayaran

Perubahan pekerjaan
Addendum/amandemen kontrak
Berita Acara Serah Terima Pekerjaan
Klaim-klaim
 Dasar Pemikiran/Filosof
>> Kontrak konstruksi diawali suatu perencanaan yang matang 
kemudian disusun  lalu dilaksanakan dan selanjutnya  kontrak
tersebut harus di administrasikan.

>> Perencanaan, pembentukan, pengadministrasian dan pengelolaan

kontrak mutlak merupakan suatu rangkaian kegiatan yang harus
ditangani secara professional.
 Batasan/Definisi
Suatu istilah yang menggambarkan penanganan secara
komersial dari kontrak konstruksi sejak mulai berlaku hingga
berakhir. (Gilbreath 1992)

Maksud dan Tujuan

Menyelenggarakan seluruh aspek non teknis sesuai
kemajuan pekerjaan agar tujuan kontrak tercapai (kontrak
secara komersial berhasil  hak dan kewajiban para pihak
terpenuhi). (Gilbreath 1992)
Fungsi
Menggerakkan proyek, menyelesaikan perselisihan,
pembayaran, perubahan pekerjaan, klaim serta
menyelesaikan perselisihan yang mungkin timbul.
(Gilbreath 1992)
 Kebutuhan Administrasi Kontrak (AK) yang
baik

– AK makin penting bila kontrak rumit, karena apabila

tidak dikelola dengan baik akan mengakibatkan kerugian
baik dipihak penyedia jasa maupun dipihak pengguna
jasa.

– Krisis moneter medio 1997 menyadarkan pelaku

Industri Jasa Konstruksi kita bahwa AK sangat penting.

– Klaim-klaim menjadi sulit karena AK tidak dipelihara

dengan rapi.
 Hubungan Administrasi Kontrak dengan Aspek
Hukum

AK menangani seluruh aspek non teknis dari kontrak antara lain

menyelesaikan sengketa, klaim, pemutusan kontrak  AK berhubungan
dengan aspek hukum.

Pihak-pihak yang terlibat Administrasi Kontrak

• Pengguna jasa
• Konsultan Perencana
• Penyedia jasa
Ditambah MK
• QC
• Agen Asuransi
• Sub penyedia jasa
• Supplier
 Dalam praktek, pengguna jasa biasanya membuat
kontrak dengan :
Arsitek/Konsultan Perencana
• Rencana/desain
• Masa waktu
• Batasan biaya
• Kompetitif
Penyedia jasa utama
Konsultan MK
Konsultan Hukum
Penyedia jasa lain, sub penyedia jasa (Caroline Sutandi,
2002)
 Hubungan Kontraktual antar Para Pihak
(Lihat Tampilan No. 1 sampai dengan 4)

• Tampilan No. 1: Hubungan Tradisional

Kontrak Langsung dengan penyedia jasa
Kontrak Perencaaan tersendiri
• Tampilan No. 2: Hubungan Rancang Bangun
Perencanaan & Pelaksanaan jadi satu
• Tampilan No. 3: Kontrak MK
Terpisah dari kontrak dengan penyedia jasa
• Tampilan No. 4: Kontrak MK.
MK Profesional, Perencanaan, Pelaksanaan terpisah

(Caroline Sutandi, 2002)

 >>Administrasi Konstruksi
Tanggung Jawab lain Administrasi Kontrak
• Memelihara arsip kontrak
• Memelihara rujukan sehubungan dengan proyek
• Menyiapkan rekaman kontrak
(Caroline Sutandi, 2002)

>> Administrasi Proyek Konstruksi (APK)

• merupakan induk dari Administrasi Kontrak.
• administrasi kontrak hanyalah satu bagian dari
Administrasi Proyek Konstruksi.
 KONDISI Administrasi Proyek
Konstruksi DI INDONESIA

Kondisi Umum

• Sebagian besar pelaku jasa konstruksi belum

menyadari pentingnya Administrasi Proyek Konstruksi.

Contoh :
• Baru sadar kalau timbul masalah:
pekerjaan tambah atas perintah lisan
perubahan gambar, perintah lisan
 Kebiasaan kurang baik
• lalai mencatat.
• tak menunjuk seorang yang tetap.
• karena tidak dicatat  lupa  pura-pura lupa  jadi
sengketa.

Menunda masalah
• karena lalai mencatat = menunda masalah.
• menunda masalah  mempersulit diri sendiri.
• seharusnya sejak awal bentu organisasi APK yang baru
dan diisi dengan orang-orang profesional.
 Mempersulit pelaksanaan kontrak

• hal-hal alami sebelumnya akan mempersulit pelaksanaan

kontrak.
• kesulitan bertambah jika petugas ganti-ganti.
• petugas-petugas jangan diganti-ganti (kalau tak sangat
penting).
Mau menghemat, malah tambah rugi

• pakai tenaga kurang profesional  hasil dibawah standar

 malah rugi
• karena mutu dibawah standar  perlu sewa Konsultan
Hukum. akhirnya mau murah diawal, akhirnya malah rugi
• pakai tenaga profesional sejak awal.
Menjaga integritas
• setiap pejabat harus menjaga kerahasiaan masing-masing instansi tempat
kerja.
• keakraban antar petugas tidak sampai harus melanggar rambu-rambu
integritas
• pelihara jangan sampai integritas dibutuhkan jika uang sudah ikut
berperan

Pemanfaatan peluang klaim

• bila APK dikelola baik  peluang klaim nampak
• bila tidak, klaim tinggal peluang yang diabaikan
 pertanyaan
1. Peran administrasi kontrak, korespondensi itu apa?? (Deby P)
2. Pengelolaan transaksi komersial, pemenuhan kontraktual dan apa
saja yg harus dipenuhi?? (M. agil)
3. AK dan APK, hubungan antara AK dan APK?? (ruli)
4. Adendum itu seperti apa?? (Dika P)
5. Pemantauan tugas penyedia jasa, jika diabaikan apakah pelaku
penerima kontrak ada sanksi?? (maretha)
6. Pada Administasi kontrak terdapat rambu-rambu integritas, seperti
apa itu?? (Niswah)
7. APK, kelebihan dan kekurangan dari APK (styawan)
8. Jika ada kerusakan di luar kontrak kerja, siapa yg bertanggung
jawab??? (yanuar)