Gestión de Proyectos

Master en Evaluación de Proyectos

ITBA – UCEMA
Semana 11: Organización y Funciones de la
Oficina de Proyectos
 Oficina de Proyectos
Organización y Funciones
• Misión, Objetivos y Responsabilidades de
la Oficina de Proyectos. Factores clave en
el diseño. Variables a considerar. Etapas en
el Diseño.
• Ejemplo de Puesta en Marcha y
documentación del Plan del Proyecto
Preocupación inicial
• ¿Cómo
implementar
proyectos en
mi
organización
del modo más
efectivo?
Requerimientos
Crecimiento de la
práctica de la
Gestión de Proyectos

Necesidad de un método
sistemático de
implementación
 La Oficina de Proyectos
• Proveer servicios o
consultoría interna
en todos los aspectos
que la Organización
debe generar
aptitudes en la
implementación de
sus proyectos
 Estrategia
Modelo 5 fuerzas de M.Porter

Nuevos Competidores

Amenaza

Proveedores Competen Clientes

Poder de Poder de
Negociación
cia Negociación
Mercado

Amenaza

Sustitutos
 Ciclo de vida de Proyectos
Uso de Recursos / Costos

Implementación

Desarrollo Cierre

Concepción

Tiempo
Procesos en la Gestión de Proyectos

Iniciación
Planeamiento

Control Ejecución

Cierre
Modelo PMI
Gerenciamiento
Areas de de
Conocimiento Proyectos

Visión
Alcance
Integral

Tiempos Costos Calidad

Recursos Comunicación Riesgos Abastecimiento

Humanos
 Procesos Seguimiento
Areas de
Conocimiento Iniciación Planeamiento Ejecución y Control Cierre

1.- Integración

2.- Alcance

3.- Tiempos

4.- Costos

5.- Calidad

6.- Recursos
Humanos
7.- Comuni-
cación
8.- Riesgos

9.- Aprovisio
namiento
 Oficina de Proyectos

MISION

 Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de

Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión
exitosa de todos sus emprendimientos

 Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con

las estrategias de la organización

 y respetando los procedimientos establecidos

 Proveer visión sistémica y metodología

 Generado internamente como iniciativa de la organización
1.-Concepción
Generación Iniciado por un cliente a través de un requerimiento

La organización formaliza su intención

2.- Desarrollo
Preliminar Se relevan los requerimientos
HOJA DE RUTA

Project Charter
3.- Planeamiento Se construye la Estructura del Proyecto
WBS

5.-Ejecución Monitoreo Se desarrolla el Cronograma del Proyecto

4.- Programación Se definen los recursos y su organización
Se especifican materiales, equipos e instalaciones
Se establece el Presupuesto
Se calculan los riesgos
Se contratan los recursos

Se ejecuta el Plan
Se monitorean los resultados

Se introducen los
6.- Cambios cambios y modificaciones
y mejoras necesarias

7.- Cierre del Se cierran formalmente todos los documentos

Proyecto Se registran las lecciones aprendidas
Uso de Recursos / Costos

5.-Ejecución Monitoreo
2.- Desarrollo

3.- Planeamiento 7.- Cierre del

1.-Concepción
Generación Proyecto

6.- Cambios

4.- Programación
Riesgos
Cierre
Implementación

Concepción

Desarrollo

Tiempo
Soporte a los
equipos

Consultoría

Métodos y
Estándares

Capacitación

Project
Managers
 Beneficios
Reconocimiento

Mejora Rentabilidad

Efectividad de Equipos

Mejora en la Organización

Cambio cultural

Profesionalismo

Herramientas Validadas
 Soporte Administrativo
Soporte a los • Complejidad en los
equipos
canales de
Consultoría
comunicación
Métodos y
Estándares • Número de canales
Capacitación
= n(n-1) / 2
Project
• Grupo 20 personas
Managers
= 20(20-1) / 2 = 190
 Soporte Administrativo
• Programación Proyectos
may 25 '03 jun 1 '03 jun 8 '03
Id Nombre de tarea D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S
1 1 Obtener especificaciones de Equipos

Soporte a los
2 2 Definición de stock de P.T.
3 3 Selección de equipos
4 4 Compra de equipos

equipos
• Actualización diagramas
5 5 Instalación de equipos
6 6 Selección
7 7 Acondicionamiento
8 8 Obtener especificac. de Prod, M.P. Y Materiales
9 9 Definición de Stock para materia prima

Consultoría
• Reportes de Progreso
10 10 Localizar y/o desarrollar proveedores
11 11 Seleccionar proveedores
12 12 Aprobar proveedores
13 13 Firma de contratos

14 14 Obtener especificaciones de procesos

Métodos y
15 15 Definición de perfiles Recursos Humanos

• Visibilidad Proyectos
16 16 Búsqueda de personal
17 17 Selección de personal

Estándares 18 18 Capacitación

C a lid a d
Capacitación • Base de datos N
P rojec t M a n ag e m en t - C as o

C o m p ro b a c ió n
29
1 2
P rod u ctos S e le cc io n a d os S .A .

3 4 5
m ín m áx

Project • Auditorías 1.

2.
¿ S e c u m p le e l P la n d e C a lid a d d e l P ro y e c to ?

¿ T o d o s lo s p r o d u c to s o b te n id o s s o n a p to s
p a ra s u u s o p o r e l c lie n te ?
Managers
• Registro modificaciones
3. ¿ S e c u m p le n to d a s la s le y e s y re g u la c io n e s ?

4. ¿ L o s s is te m a s d e o b te n c ió n d e in f o r m a c ió n
d e c a lid a d s o n p r e c is o s ?
5. ¿ S e p o n e n e n m a rc h a la s m e d id a s c o rr e c tiv a s

• Operación Soft 6.
c u a n d o s o n re q u e rid a s ?
¿ S e id e n tif ic a n o p o rtu n id a d e s d e m e jo ra ?

A d m in is tr a c ió n d e P r o y e c to s Ing P ed ro d el C am p o
22
D I V I S I Ó N E D U C A C IO N C O N T IN U A
 Actividades semanales

A realizar

Con Atraso

Críticas
 Consultoría
Soporte a los • Soporte desarrollo de
equipos
propuestas
Consultoría  procedimientos
 desarrollo para
Métodos y
Estándares requerimientos de
propuestas de trabajo
Capacitación  revisiones de
propuestas
Project
 revisión desde el
Managers
punto de vista
externo
 fortalezas y
debilidades
 Consultoría
• Asistencia en el lanzamiento

• Disponibilidad ante eventualidades

• Evaluación de riesgos

• Recuperación de Proyectos
 Consultores
Estándar Senior
• Más de cinco años de • De diez a quince años
experiencia de experiencia
• Expertos en:
 programación • Certificado Project
 presupuestos Management
 asignación de Professional
recursos
 Consultores

Marketing Finanzas

Sólida
Visión
General

Relaciones
Suministros
Humanas
 Métodos y Estándares

Soporte a los
• Preparación
equipos
procedimientos
Consultoría
responsable
Métodos y
Estándares equipo apoyo
Capacitación programación tareas
Project aprobación
Managers
divulgación
 Procedimientos
• Selección de Proyectos
• Construcción Estructura de Trabajo
• Cambios
• Camino Crítico
• Evaluación de Riesgos
• Documentación apoyo
 Mejores Prácticas
• Implementación y monitoreo

• Actualizado en los últimos

desarrollos MODELO

PMI
Gerenciamiento
Areas de Conocimiento de
Proyectos

Universidades
Visión
Alcance
Integral

Literatura Tiempos Costos Calidad

Simposios
Recursos Comunicación Riesgos Abastecimiento
Humanos
 Capacitación

Soporte a los
• Básico
equipos
• Avanzado
Consultoría
• Preparación para el
Métodos y
Estándares examen de
Capacitación
certificación PMI
Project
• Software
Managers
• Visión General de
Negocios
 Project Managers
• Identificar competencias requeridas
Soporte a los
equipos • Identificar personas competentes
Consultoría
• Asignar personas a proyectos
Métodos y
Estándares
• Incorporación de líderes de proyecto
Capacitación
• Evaluar las capacidades project
Project
Managers
......managers
 Proyectos Virtuales
Project Sistemas
Manager Información
Equipo Métodos
A Estándares

Equipo Oficina
B
Proyecto A Proyectos

Equipo
Otros
C Base Base Departamentos
Datos Datos
Sitios Remotos Proyecto A Of Proyectos Sitio Central
 Oficina de Proyectos
• FACTORES CLAVE EN EL DISEÑO
Tamaño de la Organización

Resultados esperados

Barreras a su implementación

Características de la Organización que serán

potenciadas con la creación de la oficina de
proyectos
 Oficina de Proyectos

• VARIABLES A TENER EN CUENTA

 Contexto , tipo de organización y antecedentes

 Ubicación dentro de la Organización

 Cobertura de responsabilidades

 Origen del personal

 Tamaño del área

 Oficina de Proyectos
• VARIABLES A TENER EN CUENTA
 Alcance de las funciones de soporte

desarrollo

implementación

 Sistema de Información a mantener

 Alcance de la Ejecución

 Carácter de la Gestión de Cambio

Documentación del Proyecto

Proyecto:
P.M.O.
Oficina de Proyectos
Importancia del  Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el
Proyecto lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus
emprendimientos

 Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias
de la organización y respetando los procedimientos establecidos

 Proveer visión sistémica y metodología

Necesidades del
Negocio  Concentrar los esfuerzos

 Aumentar la eficacia de la Gestión de Proyectos

Estrategias
 Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva
sin afectar los proyectos en curso
Objetivo del Proyecto
Producto Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos

Características del
Producto del Proyecto  Proveer servicio o consultoría interna en:
Alcance Planeamiento y programación
Monitoreo
Preparación y administración de contratos
Administración de Cambios
Herramientas y métricas
Gestión de documentación
Monitoreo de activos
Auditorías de Proyectos
Requerimientos
servicio de apoyo al  Sistema Informático
producto
 Software ´PMO

Límites
 Toda la Organización

Productos
Entregables  Plan de Comunicaciones
 Documentación de Proyectos
 Procedimientos de Gestión
 Procedimientos solicitud de servicios de PMO
Criterios de
Aceptación  Políticas de la Organización

Asunciones o
 Eficacia de la Nueva Función
Hipótesis
 Aceptación por parte de todas las áreas que intervienen

Restricciones
 No interferir la operación y controles actuales
Roles y
responsabilidades Ver Matriz de Responsabilidades

Equipo de trabajo del

proyecto Integrado por:
Equipamiento e
instalaciones - Equipamiento en operación
asignadas
- Oficina de Proyectos sector X

Comunicaciones /
Documentación / - Plan de Comunicación
Informes - Documento Start up
- Procedimientos
- Informes de Avance
Riesgos del Proyecto
• Falta de claridad en la Transición
• Falta de coordinación en el Start up
• Fallas en el Funcionamiento
Procesamiento
Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington

Nro de respuestas en % Personas full time OP

68 0a5
21.6 6 a 10
8.1 10 a 20
2.7 > 20
 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington

INDUSTRIAS

Construcción

Transportes

Productos Farmacéuticos

Consultoría

Comunicaciones

Seguros

Gobierno

Manufactura

Bancos / Servicios Financieros

Información& Tecnología
0 5 10 15 20 25 30
 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington

SERVICIOS OFICINA PROYECTOS

Mantener un lugar para PM´s

Mantenimiento herramientas PM

Mantenimiento Project Web site

Project Portfolio Management

Soporte Administrativo

Tracking Proyectos

Entrenamiento

Mentoring

Consultoría

Establecer Métodos y Estándares

0 10 20 30 40 50 60 70 80
 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington

CONTRIBUCIONES PARA EL ÉXITO DE OP

Y2K

Requerimiento de Clientes

Entrenamiento

Lecciones Aprendidas

Validación y negociación Project Managers

Mejorar resultados de Proyectos

Satisfacer los requerimientos de la Compañía

Soporte a Alta Gerencia

Profesionales competentes en la Oficina Proyectos

0 10 20 30 40 50 60
 Visión Futura
Presiones del Mercado

Competencia Tecnología

Estándares Calidad Factores Políticos Sociales

Resultados Financieros Presiones Económicas

Cuestiones Legales Preocupaciones Stockholders

 Visión Futura
Enfoques Organizacionales

Tradicional Project Management

•Pocos Proyectos •Proyectos generadores

•de Ingresos
•Rentabilidad de
la Producción •PM responsable de la
rentabilidad
•Largos ciclos de
vida •PM reconocido como
profesión
•Organización funcional
por islas

Orientada a Producto Orientada a Proyectos

Los 6 componentes de la Excelencia

Integración
Procesos

Comportamiento Cultura

Apoyo de
PM la Gerencia

Educación &
Entrenamiento
 Gestión de Proyectos
•Lealtad Usuarios
Aceptación •Atraer nuevos adeptos
•Desalentar métodos paralelos
Organización •mostrar beneficios
•mostrar costos

Integración •Integrar procesos actuales

Actualización Procesos •Integrar nuevos procesos
Oportunidades
Metodología
Mejora
Gestión
•Industrias similares
Benchmarking •Industrias no similares
•nuevas ideas
•nuevas aplicaciones

•Actualización Interna
Mejora
•Adquisición
Software